实用资料行政事务管理表格

1、行政事务管理表格 目录一、员工考勤登记表二、年度考勤汇总表三、员丁出差申请表四、文件目录清单五、往来信函登记表六、发文申请表 七、物品登记表 八、车辆保养（修理）单 九、违规事故报告单十、办公室综合秘书岗位说明书十一、竞聘职位报名表十二、 业务部档案管理员职务说明书十三、 行政部秘书岗位职务说明书十四、行政部文员岗位职务说明书十五、 行政秘书职务说明书 十六、 秘书职位说明书（一）十七、秘书职务说明书（二）十八、 position description 职 位说明书 十九、档案管理专员岗位职责二十、秘书主任岗位描述二十一、岗位描述秘书室主管员工考勤登记表年度考勤汇总表属门 所部勤数 出天注

2、备事假病假婚假其他累间 到时 迟计累间 退时 早计 0口口匚匚匚匚nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn匚nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn匚nnnnnnnnnnnnn员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出并地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算（列明细）本部门意见人力资源部意见总经理意见文件目录清单文件类别规范类规格类标准类序号文件号名称编号页数日期备注123往来信函登记表类别日期来（公）函内容处理人回函日期回函内容去来发文申请表文件名称文件类別公文表单信件 领导讲话其他文件份数文件级别普通 急特急 秘密机密绝密交件时间取件时间申请部门

3、主管经办人签收人物品登记表使用 单位登记h期名称编号类别使用人购入日期购入价格备注设备仪器家具其他车辆保养（修理）单编号车号里程数驾驶员修车事由损坏原因修理厂审核意见管理部门审核部门总经理主管主管经办经办见木书第35页违规事故报告单所属部门驾驶人姓名车名违规、事故 发生时间年 月 日吋分花右登记号码对方违规状况车名姓名年龄上班地点登记号码联络处电话草图说明损害程度 （罚款金额）我方对方检讨书车辆管理者 意见备注办公室综合秘书岗位说明书岗位说明书一、岗位信息部门名称办公室岗位序号003岗位名称业务助理/主管工作地点办公楼2楼岗位等级管理八岗/七岗直接上级主任二、岗位职责1. 组织起草综合性文件、

4、报告、材料；2. 制订学院工作目标，并具体负责工作目标的检查和考核；3. 具体负责学院法制教育，归口管理学院的各类合同；4. 负责宣传、企业文化建设，编辑学院工作简报、周报和分公司报,指导实 施学院网站的信息收集、整理和审核，具体负责办公口动化和安全公务平台 的建设和管理工作，归口做好新闻信息的发布报送工作；5. 完成部门领导交办的其他工作。三、入职条件1.基本素质要思想政治态度端正，具有很强的工作责任感，能够主动、求创造性地开展工作;具有较强的成本意识;具有较强的综合分析、理解和判断能力、人际沟通能力、逻辑思维能力和很强 的语言文字组织表达能力和协调能力，掌握文秘、宣传、公 共关系和法律等业

5、务知识，较强的市场意识、服务意识和全 局观念;身体健康，能胜任所聘岗位的工作。岗位说明书2.学历、专业、(1)基本条件(2)理想条件经历和知识技能要求年龄:30周岁以下 学历:大学本科及以上学 历专业：中文、管理或相关专 业经历:有从事相关专业工 作或综合管理工作经历年龄:25周岁以下学历:硕士研究生及以上学历 寺业:中文、管理或相关专业 经历:从事相关专业或综合管理 工作2年以上知识技能：熟悉管理流程，具备知识技能：了解管理流程，管理、屮文、公共关系学、法律等具备管理、中文、公丿关系基础知识基础知识，熟悉学院管学、法律等基础知识，了解理工作状况，具备跟踪学习提高学院管理工作状况，具备的能力，

6、有一定的创新能力和分继续学习提高的能力。析能力;具有初级以上专业技术任职资格或相关技术证书。四、职位关系图直属上级职位 学院内部联系紧密部门/职位外部联系紧密的部门/职位部门同级职位本职位综合事务业务助理/主管人资、后勤、党群、计财和 安通服综合部门/主任、主 市场等职能部门，教务、系管(部)等教学部门，以及学生 教育厅办公室/负责人、社 管理部门/政处/办事人员各部门负责人、各部门主管等竞聘职位报名表公开竞聘管理岗位报名表 表中有处，请以“丁” 表示编号：申请职位职位名称1岗位序二2岗位序七3岗位序七岗位名称：岗位名称：岗位名称：是否服从分配个人资料姓名性别出生口期民族籍贯政治面貌户口所在地

7、婚否毕业院校专业最终学历家庭地址邮编家庭电话教育经历年月至年月毕业院校及专业学历学位证明人家庭主要成员及工作单位姓>关系年龄工作单位及职位联系电话计算机水平：熟练 一般 不了解英语水平：大学四级 大学六级其它工作经历年月至年月工作单位名称职位全职/兼职证明人获得奖励或惩罚情况时间奖惩情况证明人本人遵守本次竞聘的所有规定，在此报名表中所填写的一切均属实及匸确，如有不实熄报z处, 自愿接受女徽邮电职业技术学院处理。申请人签署： 日期： 年 月 日业务部档案管理员职务说明书岗位名称档案管理员岗位编号所在部门业务部l-1-l /亠 r-*-i o 冈位疋贝直接上级业务部经理工资等级直接下级薪酬类

8、型所辖人员岗位分析日期2005年3月本职：负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户（经销商）的档案管理工作，以及建立 部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系职责及工作任务：职 责职责表述:负责档案的收集，分类管理工作 任务负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、 立卷、当档保存收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档，为部门或公司供 应决策提供建议负责将各类信息综合处理，并分类管理，建立业务部档案管理体系职 责职责表述:负责控制和监督供应合同履行工作 任务根据公司年度采购供应计划，协助业务部组织产品采购供应依据合同条款，为供应合

9、同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持职 责职责表述:做好采购供应、商品销售产品信息收集。工作 任务协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（客户、生产企业）资质、质量 文档的收集整理协助供应商（生产企业）对来往账,库存商品的跟踪处理，负责建立档案管理关系负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集,并对管理国家政策、政府监 管理部门的发布信息的收集，并归档为决策提供支持。建立采购供应（供应商、生产企业）与销售（客户）管理档案、质量档案、购进合 同（结算）台帐管理等，提岀供应管理改进方案职 责 四职责表述:建立档案管理体系工作 任务做好公司立卷档案的鉴定和保存期限负责对档案的收进、移交、

10、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式， 进行登记和统计；负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等负责建立档案借阅管理制度遵守国家和公司的保密规定及有关规程，负责保管档案系统完整和安全职责 五职责表述:完成业务部经理交办的其他工作任务权力：部门信息的收集权档案管理的监督权对档案信息的反馈权对档案管理控制的建议权工作协作关系：内部协调关 系质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等外部协调关 系供应商、生产企业、同行、行业协会、政府有关部门等任职条件：教管f水平专科以上专业医药、营销等相关专业培训经历企业管理、采购供应管理、法律知识的培训、档案管理经验2年以上档案管理经验知识通晓医药知

11、识具备采购供应、企业管理、法律、档案管理等方面的知识技能技巧掌握vrd excel等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，熟悉公司应用信 息管理软件本岗位操作'个人素质具有较强判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设 备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、internet/intranet网络）工作环境办公室工作时间特 征正常工作时间，偶尔需加班所需记录文 档供应商相关资料案、采购供应合同、销售合同、借阅登记等考核指标：档案的完整性、供应商（客户、内部）满意度、重要任务完成情况等考勤、服从安排、遵守制度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

12、、专业知识及技能 备注：行政部秘书岗位职务说明书岗位名称：行政部秘书所属部门:行政部职务等级：直接主管：行政部主管职责:1、物业公司员工人事档案维护、更新2、对物业公司电子文档归类及文件整理3、日常员工及外单位人员相关接待工作4、对物业公司人员储备工作如拟定招聘计划、招聘信息发布、招聘实施5、招聘渠道的建立和维护。如人才市场、现场招聘、人才信息报6、每月底对物业公司人事统计、报表7、办公设施设备购买维护工作&物业公司内部员工活动组织9、大宗物品、设备采购职权：资格要求：1、教育要求：2、资格要求：3、技能要求：4、工作经验要求：5、健康要求:实施者签字：fi期：行政部文员岗位职务说明书

13、岗位名称：行政部文员所属部门:行政部职务等级：直接主管：行政部主竹职责:1、每日对办公室员工考勤2、各部门文件文书处理及文档打印3、事务通知，会议通知4、文件转发，代收6、物业公司资料档案存档及书籍借阅工作7、每月办公室人员排班&物业公司新员工入职手续的办理9、办公用品购买及发放10、毎刀底龙湖大家庭寄发工作11、大型办公设备的维护12、每月初缴纳上月电话费职权：资格要求：8、教育要求：9、技能要求：10、工作经验要求：11、健康要求：（这个要求可以根据自己情况写）实丿施者签字：日期：某材料研究院行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门院部岗位定员直接上级院部副部长职系直接卜

14、-级无所辖人员无岗位分析ii期2001年10月本职:负责院部的文书、行政事务和其他程序性工作职责与工作任务：职 责职责表述:负责公文处理工作工作时间百分比:30%作务 工壬办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交院部副部长传递及催办（根据登文记录和时间）办公室文件办理上级主管部门及其他下属单位的文件交换职 责职责表述:完成日常行政事务工作工作时间百分比:25%工作 任务承担院联席会、院长办公会、院务会等会议的通知布置会场、调试设备接待来访、接听、传达日常电话、传真,处理、回复信函承担院领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购及外出车辆的安排等工 作负责准备、管理各类礼品职责三职责表述:

15、落实文件、印、信管理工作时间百分比：20%承担公文及会议内容的安全和保密责任承担院部文件、资料、档案的保管和定期归档工作保管印鉴、介绍信并对其使用进行管理职 责 四职责表述:打字复印工作工作时间百分比：10%及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作工作 任务承担文档的复印及填写复印记录单的工作录入后的文稿存档、上交、送还或销毁负责计算机内文件的安全和保密工作职 责五职责表述:负责对打字、复印设备的日常维护工作时间百分比5%正确、规范使用计算机、打字机、复印机工作 任务进行日常设备的基本保养、维护发现设备使用异常,及时向主管副部长上报情况职责职责表述:完成上级交办的其他工作工作吋

16、间百分比：5%权力：办公室文件传递的督促权印鉴、介绍信的使用的审查权工作协作关系：内部1办调关系某院各职能部门、研究室外部协调关系无任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业文秘专业、中文专业或者其他文科类专业培训经历经过文秘及相关专业的培训经验3年以上工作经验,1年以上相关专业工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技能技巧能够熟练使用办公自动化设备和办公软件;具备一定的写作能力、表达能力其它：使用工具设备一般办公自动化设备工作坏境一般的办公环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档通知、简报、印章、介绍信备注：秘书职位说明书基本情况职位名称秘书职位编号所属部门办公室直接上级主

17、任直接下属职责1.督促、检查各部门月度工作完成情况。2.编写、印发月度工作通报和半年、年度的公司工作报告。3.撰写对外工作汇报和会议交流材料等文稿4.接听和处理电话5.组织接待公司来客6.组织实施公司相关工作例会的会务7.协助调度公司车辆&收集整理宏观经济及行业综合信息，供领导决策参考。9.协助协调、衔接公司各部门10.协助对外宣传报道。11.及时完成领导临时交办事务。12.13.14.15.职权1.公司部分行政指令执行情况的督查权。2.月度工作计划完成情况检查权。3. 部分文件的审核权4. 督查工作建议权 5.6.7.定期向公司领导书面汇报月度工作执行情况汇不楚期|nj直接硕尊汜取束

18、囊皮菸击人员接祥信沉报不拒期丙直接硕尊汇报公司行政扌镂执行僧浣工作关系内部工作关系督促子、分公司相关人员及吋报送有关信息督核便客就门、单位及时犍供月度壬祚讦劾执行情浣部门间相关工作协调 协调外部与政府相关部门搞好工作衔接 工作 关系任职资格学历专科以上专业管理类年龄2535性别不限工作经验二年以上秘书工作经验综合文稿写作经验工作技能较好的卩面和口头表达能力良好的沟通协调能力扎实的文字工作基础职前培训文秘知识培训办公口动化知识培训保密知识培训其他要求职位调动或晋升宣传员、办公室副主任考核内容考核指标考核周期考核者领导满意度季度主任部门员工满意度年度部门员工相关部门员工满意度年度相关人员秘书职务说

19、明书一、职位基础资料1.职位名称秘书2 直接上级总经办主任3 .所属部门总经办4 .职位级别55.辖员人数6定员人数1人二、职位职责1 职责摘要负责公司法律、合同等文件管理，协助总经办主任进行会议安排，文件起草及来 访人员接待等工作。2呷责说明（逐项说明工作任务）1负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作,2. 负责通知和安排公司各类会议,负责会议记录、撰写会议纪要、存档冇关建议、提 案、方案，必要时对会议内容进行传达；3. 负责公文函也邮件、报刊的收发、分类、编号、登记、分转、函复、催办、立卷、归档, 负责文件的打印、复印、下发、上报等；4. 按公司管理制度和审批权限办理文档的查阅、

20、转发、外借等事项。5. 负责管理总经办传真机；6. 严守公司机密，妥善保管各类文件；7. 协助办公室主任起草、修订各类管理文件；8. 协助办公室主任组织公司齐类活动；9. 定期向总经办主任述职；10. 积极配合、主动完成总办公室主任临时委派的其他工作。壬职位关系 上向联系:总经办主任 横向联系:总经办成员 下向联系:四、工作设备电话、电脑、传真、复印机、打印机五、职位资格1 .年龄/性别/身体状况:2035岁/女性/身体健康2.教育程度（最低/最高学历区间）:屮专一大学木科3.技能等级标准（价值观，知识，技巧）技能技能要素技能要素描述要求无低中高敬业精神有很强的事业心。v价 值团队精神积极营造

21、团结合作的文化氛围,在多种工作组内积极 投入工作，并解决较为复杂的矛盾问题。观对企业忠诚以公司为家，将个人利益与企业发展紧密结合在一起ov知专业知识具备的专业知识能够在业务范1韦1内有创新并可以指 导他人的工作（专家）。v识业务及公司 知识对公司及业务有深入了解，对客户和外界进行宣传， 进行经营及渠道拓展。农达沟通止确表达概念或想法，说服他人，争取共识。计划纟织有周密完善的工作计划,并能组织各种资源结合实际 对计划作调整和控制。v技决策对复杂的工作迅速做出果断正确的决策。创新表现岀独到的见解并提岀有创意的方法v人力资源知人善任,公正评价人才，培训并开发人力资源。v解决问题能 力在多变的环境中高

22、质量的解决复杂的问题。v巧谈判技巧在谈判中把握主动，掌握高超的谈判技巧。计算机技巧熟练应用计算机。v外语能力能够阅读外文资料并进行简单対话。v4.职位经历（含地区，工作年限，行业，专业，职位等） 地区:不限； 行业:不限； 年限:工作3年以上; 专业:不限，文秘优先; 职位:秘书。5 特别资格要求unit:财务 机构规模operating network 工法律秘书可以影响该岗位的外部 职位/机构该岗位可以影响的外部职位/机构position description 职 位说明书'identity 确立date 日期：2002 年 8 月organization机构：北京万通实业股份冇

23、限公司position:personapproval职位：法律秘书任职者：接受supervisor's position supervisorapprovalrn t，亠 、丄 z-4-minimum requirements 最低要求education教育程度 人学本科学历experience 经验从事相关法律工作四年specific knowledge 特殊知识 熟悉各类法律、法规，了解公司经营动作中可能出现或已经出现法律问题 trf -t-rrta-a- a-» vj-ri -、，八purpose （why the position exists, within wha

24、t limits and according to what objectives）目的（职位存在的理由，限制和目标）为了使公司的各类纠纷和法律问题能得以及时处理，在部门经理的领导下，协助经理解决法律纠纷和处理部门（t 行政事务规模 personnel authorizationnon financial 非经济下属总人数： 直接下属：间接下属：法律部经理、律师position 职位person任职者date日期：2002年8月法律秘书areas of responsibility责任范围header 名称definition定义in order to,what results 该职责所要达到

25、的结果/目标levelofresponsibilities级另full全部partial部分supporting协助measurementcriteria衡量标准 quantitative数量qualitative质量1制定文件、协议按照公司的要求和工作需要， 在经理领导下，制定相关文件、协议全责质量性2审查合同为了保证公司的各类文件、合 同准确无误，在部门经理领导下，做 好各类文件、合同的审查工作。部分数量性、质量性3收集整理丁作为了部门在开展工作是及时 有效，按照耍求，收集法律、法规并 实时归纳总结，协助经理做好常 行政工作，整理好部门档案、资料， 做好存档、管理。全责质量性4处理纠纷为了

26、使公司商城的各种纠纷 能即使解决，在经理领导和要求下， 处理好小业主事宜和各类法律纠 纷。全责质量性档案管理专员岗位职责职贯1执行公司的规章制度和工作程序，保质、保鼠、按时完成工作任务职责2制定员工人审档案管理制度及实施细则职贵3负责建立人力资源部文件、员丄人事档案、劳资档案，及保管利定期归档丄作职责4负责人事档案的保密工作职贵5及时向人屮半务主管汇报相关工作职责6 »人事事务主管交代的其他和关工作秘书主任岗位描述岗位名称:秘书主任直接上级：办公室主任宜接下级：秘书木职工作：做好办公室日常事务工作直接责任：（1）参加办公室例会和有关会议，并做好会议记录，了解各项决定，决议的贯彻执行,

27、 并及吋反馈信息。（2）协助办公室主任做好重要接待工作及来信来访有关事宜。（3）负责审检对外的发文，对内的行文。领导责任：（1）对下属人员纪律、工作秩序,整体精神面貌负责。（2）对文字的打卬、传送、归档保管负责。主要权利：（1）向上报告权。（2）对秘书违反纪律行为有批评权。管辖范围：秘书办公室及有关秘书工作岗位描述秘书室主管岗位名称:秘书室主管直接上级：办公室主任宜接下级：行政秘书、文印员木职工作：负责办公室的文秘工作。直接责任：（4）认真执行公司各项规章制度，服从上级指挥，保质保量按时完成工作任务。（5）及吋做好月度工作计划和预算并上报，经批准后执行。（6）起草公司上行文及本部门公文，校对公司行政行文文稿。（7）负责公司行政文件、表单等资料的保管、立卷与归档工作。（8）负责公司文件的编号、打印、发放工作。（9）负责日常信函的处理、回复工作。（10）保管公司卬章和介绍信,在批准后使用并做好登记。（11）参加办公室例会、系统间会议及有关会议，并做好会议记录、纪要工作。（12）了解各项决定、决议的贯彻执行情况，并及吋向办公室主任反馈信