浅析文书档案管理工作的创新

1、    浅析文书档案管理工作的创新    晏宇星摘 要：为适应新时代发展需求，如何提升原有文书档案管理工作效率，实现工作创新的当代管理工作中一大重要课题。笔者从人员素质、管理人员重视程度、相关制度完善这三个方面给出了他的解读。关键词：文书档案管理 人员素质 重视程度 相关制度完善 创新文书档案管理，就是将单位的各种日常行政、党务活动等进行完整记录，归纳，汇总，保存，以便于为后期单位信息系统化、规范化管理提供保障的一项工作1。它在现在社会工作中起着举足轻重的作用。然而随着科技进步、互联网发展，传统文书档案管理工作方式已落伍，不能满足新时代工作的需求。所以采

2、用什么样的方式才能行之有效的提高现有文书档案管理水平，对应对时代发展以及经济稳步提升有着现实的意义。笔者从现有管理工作的不足入手，给出了相关管理工作创新的几个建议。一、现有文书管理工作的不足1、从业人员素质有待提升。文书档案管理因其工作内容繁杂，管理项目多样，需要从业人员有足够的相关知识背景、逻辑思维能力等职业素质。但由于现在大部分企业没有意识到文书管理工作的重要性，因此对于从业人员的要求不高，导致行业现有从业人员普遍存在文化程度不高、专业素养不足等现象2。这样的从业人员无疑会阻碍单位在新时期的健康发展。所谓专业的人做专业的事，只有用对了人才，才能达到事半功倍的效果，想要提升现代社会文书档案管

3、理的创新工作，人员建设无疑是重中之重。2.档案管理工作遭遇忽视。经过笔者对我国企事业单位的管理现状的调研发现，大多数企事业单位认为文书档案管理工作是一种简单机械的记录、归纳的工作，实际意义不大，对于单位的重要性更是可有可无，因而在日常工作中从未对其给予足够重视。这直接造成了该工作出现投入产出极不成正比的窘境，国家单位都在文书档案管理上投入了很大的人力、物力、财力，但是收效甚微3。想要改变这一现状，首先是要求各单位及时转变思想，给予该工作它应得的重视；其次要求各单位提升档案管理意识，提高服务水平，通过加大对于现有档案有效利用程度实现档案管理工作存在的意义。3.现有文书档案管理制度存在很大漏洞。所

4、谓无规矩不成方圆，现有文书档案管理工作水平不高和其现有管理制服的严重缺乏有着不可分割的关系。我们说制度的缺乏并不是说没有相关的管理制度，而是没有合适的、能切实指导管理工作的相关制度。原有制度局限于制定时的特殊环境已不能够适应现代社会中文书档案的管理工作，时代在不断发展，制度却从未改善这显然是不对的。举例来说：传统制度注重记录而轻视应用，这就与现代社会要求用活档案、活用档案的要求相违背。再比如，传统制度对于档案的借还流程没有完善的规定，这就不可避免的导致了部分文件的丢失，无疑对于档案的完整性以及后期档案的调用造成了很大的不便。二、如何在现有基础上实现文书档案管理工作的创新与发展1.提升从业人员整

5、体素质是实现文书档案管理工作的基础。任何工作归根结底都是人的工作，只有将专业、合适的人放在合适的岗位上才能从根本上实现工作效率的提升。因此从业人员能力的提升是文书档案管理工作水平提升的基础。企事业单位可以从以下几个方面实现人员能力的提升：（1）加强原有工作人员培训力度，使他们工作能力能得到显著提升，同时通过培训等活动增强对从业人员对于该项工作重要性的有效认知继而增强其工作积极性；（2）建立合理内部晋升、激励制度，通过绩效奖金的形式提高从业人员积极性和薪酬，通过晋升渠道的明确完善员工的职业发展道路，对于长期稳定员工工作态度，保持员工自发的上进心、责任心有着切实有效的作用；（3）有目的的引进高精尖

6、人才，通过为团队引入专业、新生代的血液，将时下最先进的技术也同时引入到团队中，既能弥补老员工对于新鲜事务了解的不足，又能避免新员工对于事务性工作的不熟，从而完善团队人员梯队建设，实现整体工作质量、效率的提升。2.提高相關管理部门领导对于文书档案管理工作本身及其作用的重视程度，是改变现有管理现状的前提。一个管理工作的改善能否实施根本在于自上而下对于其看法是否一致，且主要是自上对于该工作的看法到底如何。原有管理方法不足以应对现阶段的工作需求是不可否认的事实，现阶段文书档案管理工作需要一个质的改变。这就要求相关分管领导有意识的加强学习，使自己的管理思路能跟上社会的发展步伐。基层工作人员，应及时全面的

7、将现有工作中存在的问题向上一级进行反映，使管理层切实了解目前管理工作的不足，意识到改革的重要性、必要性，从而在政策、资源分配上能给予必要的支持，才能为文书档案管理工作走向一个新的台阶提供必要的保障。3.弥补现有文书档案管理漏洞，完善相关管理制度。一个完善的文书管理制度不仅指明了文书管理工作的基本内容、操作流程，更是从业人员的一个行为准则，只有制度足够全面、完善、细致，才能确保从业人员的工作事无巨细却同时达到方向方法正确。这并不容易，但是必须要做。我们已经意识到原有制度的诸多不足，主要是不适应现阶段的发展需要，那就应当对原有制度取其精华去其糟粕，将好的部分继续传承下来，不足的、不适应现有情况的部

8、分进行修订，使其成为一个能够切实指导现阶段文书管理工作的行之有效的制度而不是纸上谈兵。在修订过程中尤其需要注意的以下几个方面：（1）全面性：对于制度的各条款都需要进行整体的查看是否符合现阶段的发展。（2）创新性：对于原制度中重记录轻应用的方面要进行创新，如何行之有效的对档案内容进行有效应用，使得档案内容能够为未来的发展提供参考是修订过程的重中之重。（3）保护性：文书档案凝聚着从业人员的辛苦工作，因此对于如何平衡档案使用便捷性和档案保管的安全性之间要有明确的界定。制度的完善是对于文书档案管理工作的最后一道保障，可以确保从业人员在日常工作中能够遵循基本的工作规定从而高效完成本职工作。参考文献1杨爽.浅谈新形势下文书档案管理的创新研究j.兰台内外，2016（2）：45-45.2张才华.浅谈文书档案管理中的创新j.