我国企业数字档案馆标准体系建设之总体思路探索

1、    我国企业数字档案馆标准体系建设之总体思路探索    摘 要企业数字档案馆标准体系的建设对提高企业数字档案信息资源的控制力、证据力和服务力具有现实的重要性。文章旨在通过对当前我国企业数字档案馆标准体系建设的背景与现状，必要性与可行性加以分析，初步完成该标准体系建设总体思路的探索，为下一阶段开展分层次研究提供必要的支撑与指导。关键词企业数字档案馆；标准体系；总体思路；探索当前，国内企业数字档案馆的研究与建设已经成为许多行业，如航天、钢铁、电力等领域档案工作研究的重点和热点问题，同时也将是今后相当长时期内的发展目标和发展方向，而制定相应的标准规范体系，

2、是保证质量、安全和绩效评估一致性的关键依据。本文有关企业数字档案馆标准体系建设的研究一方面是基于数字档案馆研究与建设的总体背景和现状，另一方面则是基于现阶段对企业数字档案馆标准规范体系建设的必要性与可行性分析。1.我国企业数字档案馆标准体系建设的研究背景1.1数字档案馆建设指南的出台自青岛、深圳等地数字档案馆建设相继完成并投入运行后，2009年，国家档案局又确定云南省档案馆、浙江绍兴市档案馆和广州番禺区档案馆为全国数字档案馆建设试点单位。2010年6月，国家档案局发布了数字档案馆建设指南，对全国档案工作提出了新要求，指明了新方向，数字档案馆建设的政策性和方向性日益明确。在此前后，一些地方档案行

3、政管理部门也结合地方实际出台了有关数字档案馆建设规程、规范等文件。当前，许多省、市、企业档案部门都已将“数字档案馆”建设纳入到“十二五”规划当中来。1.2企业档案工作规范的出台2009年11月2日，国家档案局发布了企业档案工作规范，该标准给出了企业档案工作相关的术语和定义，并从组织、制度、基本业务、信息化建设、设备配置等方面做出了相应的规定。这是我国专门针对企业档案工作制定的为数不多的几项标准之一，不仅对企业基础的档案业务工作提供依据，同时也是当前企业档案信息化环境下的产物，数字档案馆作为档案信息化的新阶段，可谓与其一脉相承。2.我国企业数字档案馆标准体系建设的现状2.1文献研究中的现状呈现国

4、内文献调研主要以cnki-系列数据库和维普中文科技期刊数据库为数据检索源数据库，通过对近五年以来的部分标准体系相关文献进行分类检索与阅读，我们发现，在档案领域中，与数字档案馆标准体系相关的研究成果并不多见。这里，我们仅能根据有限的资料来简要介绍研究成果概况。发表与主题直接相关文章的仅除部分学者外，直接研究成果甚少。有些学者对数字档案馆标准体系的研究主要停留在对数字档案馆标准体系浅层次的初步探索；有些学者直接展开了对电子文件管理规范体系的研究；也有部分学者从档案信息化的大角度出发对标准体系做出探索，但共同的问题的，他们并未对标准体系的最终呈现形式等关键性成果做出结论。事实上，这些间接的研究成果与

5、数字档案馆标准体系的建设存在着直接的关系，因为数字档案馆是档案信息化建设的一个有机组成部分，电子文件又是数字档案馆建设的重要内容之一，期间的包含与被包含关系都在很大程度上反映了数字档案馆标准体系的复杂性及其关联性。可见，这些间接的研究成果也是不可忽略的，它们的可借鉴参考价值相对较大。2.2实践操作中的现状呈现在实际操作过程中，档案工作标准也已经形成了国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级标准体系。国内部分企业根据企业自身的档案信息化建设实际需要，在遵循相关国际标准、国家标准、行业标准和地方标准的前提下，研究制定符合企业需要的和可操作的数字档案馆标准规范。如国家电网公司就自行制定了档案管理模

6、块接入非结构化数据管理平台技术规范和纸质档案数字化技术规范等。3.我国企业数字档案馆标准体系建设的必要性与可行性分析3.1必要性分析3.1.1企业档案馆可持续发展的基础保障随着大中型企业内部档案信息化程度的加速，为保障在现有环境下企业档案馆各项基础工作的顺利开展，同时企业支持中期目标和远期目标的实现，建立与档案馆同步运行的标准体系，使档案馆各项工作流程化、标准化和规范化，最终达到建设一流企业数字档案馆的水平，既至关重要，又刻不容缓。3.1.2企业档案馆适应企业战略发展的需要目前在我国，电子文件的管理已经上升到了国家战略的高度，作为企业档案部门，应敏锐地意识到这种战略的意义所在，充分地发掘自身工

7、作的潜在价值，找准时机，从企业战略的高度来搭建全局意义的标准体系平台，使档案工作真正地服务企业中心工作，服务企业战略发展。这种具有全局意义的标准文件体系不仅是企业档案馆工作的实现规范管理的必要条件，同时也将是适应企业一定时期内战略发展的需要。3.2可行性分析3.2.1国家系列相关标准的出台为企业档案馆标准体系的建设提供了参考与借鉴目前，国家档案局和标准化相关部门已经出台了一系列数字档案馆相关标准规范，且目前仍有部分标准规范正在制定或修订过程中。其中，有些标准规范可直接吸纳入标准体系供企业系统各单位档案馆参照执行，有些标准规范可经修订或细化后纳入标准体系供企业系统各单位档案馆参照执行。这些国家层

8、面的标准规范的出台无疑为企业数字档案馆建设运营标准体系的建立和完善提供了方向上的可行性。此外，国际上也有部分先进标准可供档案工作发展程度较高的企业直接或间接采标。3.2.2部分大中型企业相关标准的出台为标准体系的建设奠定了基础目前，部分大中型档案部门已经制定了企业档案工作标准，供本企业参照执行。例如，国家电网公司信息化工业部出台的档案管理模块接入非结构化数据管理平台技术规范，为实现各类信息系统与档案管理系统的对接提供了接口标准；国家电网公司档案馆出台的国家电网公司纸质档案数字化技术规范，为公司系统纸质档案数字化提供了统一的操作要求和标准等。这些企业标准规范的出台都印证了企业数字档案工作标准体系

9、建设的现实可行性。4.我国企业数字档案馆标准体系建设的总体思路4.1在分类方法上，以企业标准体系表编制指南为依据本文在标准体系的分类方法上，未沿用档案领域部分学者借用的印度魏尔曼提出的“标准体系表三维结构思想”，即将标准体系划分为信息技术维、业务属性维、层次领域维三个维度，也未采用个别其他专业领域学者的技术领域、标准级别、标准内容三维属性空间，而是按照gb/t13017-2008企业标准体系表编制指南的分类要求，将企业数字档案馆标准体系分为技术标准、管理标准、工作标准，这是由于企业数字档案馆标准体系作为企业标准化的有机组成部分，需要考虑与企业其他各部门、各门类标准体系之间的衔接性和配套性，才能

10、更好地融入到企业的各项生产、管理当中去，才能发挥出其最大效用。因此，这也是与以往研究的不同之处。4.2在研究成果上，应该编制标准体系明细表，系统性更强，更具现实意义除应按照常规思维对企业数字档案馆标准体系建设的必要性和可行性、存在的问题等方面加以阐述外，更需一改以往理论研究中的务虚诟病，不仅要提出以往研究中企业数字档案馆标准体系“应该建、怎么建和建什么”的问题，更重要的是按照gb/t13017-2008企业标准体系表编制指南的要求编制各门类标准体系明细表，将标准体系的整体面貌呈现在读者面前，使整套标准呈现科学化、系统化的特征，即完成标准体系由“应该是什么”到“具体是什么”的过渡，更直观，更系统，也更具现实参考性。参考文献：1杨安莲.关于数字档案馆标准体系的思考j.档案学通讯，200