机关单位养老保险档案规范化管理研究

1、    机关单位养老保险档案规范化管理研究    赵虹【摘要】近几年，机关单位对于养老保险档案管理工作越来越重视。养老保险是我国社会保障制度的重要组成部分，随着社会的进步，养老保险也在不断完善。机关单位同样重视养老保险制度的革新，对于机关单位养老保险的管理，逐步采用现代化管理方式，建立起规范化的养老保险档案管理制度。本文主要探讨机关事业单位养老保险制度存在的问题，以及如何实现养老保险档案的规范化管理。【关键词】机关；养老保险；档案管理一、机关单位养老保险档案管理中存在的问题（一）机关单位档案规范化管理意识淡薄在机关单位发展过程中，受传统机关单位管理的制约

2、，机关单位的人事档案管理方面，没有重视到档案管理的重要性，规范化管理意识淡薄，鲜有对现有档案管理人员进行系统、规范、全面的培训。因档案管理人员业务基础薄弱，在查阅档案时工作进度缓慢，信息采集含糊不清，对查找的材料不确定，经常事倍功半。比如此次机关事业单位养老保险制度改革主要针对于机关事业单位编内人员，何种档案材料为人员进编证明材料呢？不熟悉档案分类的话，只能把厚重的档案材料从头翻到尾，很是浪费时间。如果熟悉干部人事档案材料分类方法的话，就可以有针对性地查找，干部人事档案材料的分类中“第一类：履历材料中就可找到大中专毕业生毕业统一就业报到证”或“第九类：工资、任免、退（离）休等材料中可找到吸收录

3、用国家干部审批表等均是养老保险参保登记所需材料。”（二）机关单位人事档案管理模式单一机关单位主要使用纸质存档的管理模式来管理档案，因档案更新频繁，每年都需增进新材料，由于此项工作量较大，档案管理人员容易产生隋性，甚至几年装订一次，这样严重影响材料归档的及时性。随着收入分配制度改革的深化，确立岗位津贴采取按岗定薪、工资浮动等方式。此次养老保险参保登记时需要在系统里上报“2014年9月所在岗位（即职称）及其对应的基本工资”。但是在实际工作中，职称评聘、年度考核等工作结束后却没有及时形成人事档案材料存入个人档案，档案中的工资信息部分仍是几年前的，不具有使用价值。二、机关单位养老保险档案规范化管理对策

4、（一）提升档案管理人员的素质，建设高素质管理团队机关单位养老保险档案管理工作的规范化开展，离不开专业的档案管理人员，建设高素质的档案管理团队，才能实现规范化的档案管理。因此，机关单位需要做好档案管理人才的培养，具体措施有：首先，加强外部档案管理人才引入和内部档案管理人才的培养。外部招聘具有专业档案管理知识的人员，内部依靠档案管理方面的专家和教授，对单位档案管理人员进行专业知识教学和讲座，组织单位档案管理人员，参观市档案局或者省档案局，学习档案管理的先进理念和经验。其次，为了促进档案管理的顺利进行，做好档案管理人才的储备。制定档案管理人才的招聘、培训计划等，保证档案管理人员的人才供应。最后，档案

5、管理的信息化建设，需要提升档案管理人员的信息化水平，因此，机关单位加强档案管理人员的信息化技术培训，让管理人员可以掌握和熟练运用新技术和新设备，例如，熟练使用计算机系统，完成各种软件和程序的操作。（二）优化机关单位档案管理机制在机关单位对人事档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。建立多部门、多科室联动机制，如涉及奖惩材料可以由党办、工会、团委补充；涉及干部考察、任免文件等由院办、党办补充；涉及干部履历表、学历学位、职称评聘、工资、劳动合同等材料由人事科提供；同时在机关内通过内网做好档案归档目录宣传工作，鼓励职工本人及时归档个人材料，拓宽资料收集

6、渠道，确保人事归档材料都能及时送交人事档案部门，减少档案信息与人员实际不一致的情况，使档案能全面真实、细致、及时地反映职工全貌。（三）增强机关单位档案管理意识机关单位管理者应重视人事档案管理工作的重要性。积极组织开展全院范围的档案法律法规学习，努力宣传加强机关单位档案管理的意义。不断增强机关单位档案管理工作人员的专业素养和政治素养，全方位增强档案管理工作水准。作为档案管理工作人员，应熟悉党和国家有关档案工作下发的各项法律法规和方针政策，了解当前国家对于档案管理的方向和背景。其次，要熟悉自己所从事的档案管理业务工作，熟知档案基本知识，熟悉各项工作流程，掌握工作要求和具体注意事项等；同时，档案管理

7、工作者要具有政治觉悟，档案管理人员需保守档案秘密，防止档案内容泄露。（四）推進机关单位档案管理信息化建设“大数据”时代已经到来，通过信息化建设来提高机关单位档案管理工作是时代发展的必然趋势。计算机数据存储量大，能够方便档案管理人员进行资料的查找、编辑、检索，除此之外，数字化信息的应用，能够为档案管理人员在短时间内提供各种资料。通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而大幅提高档案管理的工作效率，真正提升机关单位的档案管理水平。三、结语综上所述，随着社会的不断发展，养老保险作为重要的社会保障内容，受到人们的极大关注。机关单位在养老保险档案的管理工作中，采用传统的档案管理模式，管理效率较差，加上对档案管理工作重视程度较低，档案管理存在不规范，标准不统一的情况。因此，提