《电子签名法》在电子档案管理中的应用解析

1、    电子签名法在电子档案管理中的应用解析    符慧萍1电子签名法确立了电子档案的各种标准11电子档案的原始标准。电子档案作为新的一类档案，同样要具有档案的本质属性原始性。电子签名法对此有着明确的要求：能有效地表现所载的内容并可供随时调取查用：能保证自最终形成时起，内容保持完整，未被更改。电子档案必须同时具备以上两种属性。12电子档案的真实性标准。电子签名法规定：生成、储存或传递文件的方法是可靠的；保持内容完整性方法的可靠。电子档案的内容不允许有任何删改和变动，从产生到形成电子档案要有一致性，不能有任何变动。13电子档案的保存标准。电子档案保存不同于

2、传统的纸质档案，有另外的标准，如能有效地表现所载的内容并可供随时调取查用；能识别电子档案的移交人、接收入以及移交、接收的时间等等。因此，对电子档案的保管，不仅要保存电子档案本身内容，而且还要保存相应的软件及运行环境。14电子档案的移交和接收的标准。纸质档案的接收、移交都是在接收单位或移交单位面对面的进行的，双方同时进行清点、核对，共同办理移交手续。而电子档案的移交和接收可以在不同的城市、不同的单位之间进行，这是电子档案与传统的纸质档案最大不同，反映了信息时代的特点。电子签名法规定，移交人的移送即发件人的发送必须具备下列条件之一：经移交人授权发送的；移交人的信息系统自动发送的；接收入按照移交人认

3、可的方法对电子档案进行验证后符合设定结果的。2电子签名法是电子档案的安全核心21传统的纸质档案必须要有负责人的签字盖章才能发生效力，而电子档案只有负责人的签字盖章并不能解决问题。一份电子档案，一个人制作出来后，其他人也可以制作出相同的内容和格式，制作者的身份和效力难以得到保证。只有采取电子签名的手段才能保证对电子档案的安全。电子签名只有同时符合下列条件的，才能视为可靠的电子签名：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现：签署后对电子档案的内容和形式作任何改动能够被发现。从中可以得出，电子签名是指在电子档案

4、中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，即能够在电子档案中识别当事人的身份，保证安全、起到与手写签名或者盖章同等作用的电子技术手段。22电子签名或盖章(电子签章)决不是将普通的印章变为电子的就算电子签章，也不是数字证书与印章图像的简单组合。目前的电子签章技术已经达到了成熟阶段。电子印章中心可以根据“刻”章者的要求，为印章加上水印、隐形编码等防伪标识，并可以记录每次使用的时间、用途等信息。只要使用专业仪器，就可以立即辨别出印章的真伪。23为了使加盖了电子印章后的电子档案与纸质档案有相同的外观特性，必须采用数字纸张技术，用以保证传输前后的电子档案的版面一致，确保内容

5、和形式不被篡改和不被分割。例如，发送一个100页的word文档，接收时变成了101页，虽然内容没有变，可是文字、图形等排版的位置改变了。采用了电子签章中的数字纸张技术，则能保证电子档案在传送前后的版面保持一致，内容不会被篡改，也能保证任何人都不能把盖章后的电子档案中印章与文件相分离。24使用电子签名之前必须进行实时的验证，以确保只有合法的电子签名才能够进行签章。电子档案的传输双方由于不一定相识，使用电子签名时，往往需要由第三方对电子签名人的身份进行认证，并为其发放证书，向交易双方提供信誉保证，这个第三方称为认证机构。认证机构起着担保作用。3电子签名法使电子档案管理进入法制化轨道31电子签名法是

6、社会进入信息时代的标志。一切信息表达、信息记载均可数字化，信息生成、传输、修改、再现等都可以通过计算机和网络得以实现，数字形式愈来愈多地替代纸张形式，成为社会活动和意思表示的载体。在倡导无纸化办公和无纸化交易的今天，这部法律的实施正是反映了时代的需求，为我们对电子档案的法制化管理提供了法律基础。32电子档案的管理者对电子档案进行管理时，需了解电子档案的内容，审查提供者所提供的电子档案是否符合电子签名法的要求，有无进行电子签名等。在接收电子档案时，也必须按照电子签名法的标准使用电子签名，实现对电子档案的法制化管理。33电子签名法所体现的“功能等同”、“技术中立”等标准，是管理电子档案的重要依据。在只有电子档案而没有纸质档案的情况下，按照“功能等同”的标准，电子档案与纸质档案起着同样的作用，同