交通工程质量监督档案管理工作研究

1、    交通工程质量监督档案管理工作研究    杨靖梅【摘要】交通工程质量监督局是交通主管部门所属的二级单位，作为为上级主管部门履行对公路水运工程质量安全监管职责提供决策支持及技术性、辅助性保障工作的技术支撑机构，其主要职能是承担交通工程质量、安全生产监督检查工作，承担交通行业监理、试验检测的监管技术指导工作。交通质监机构成立30年来，在履行监管职责、实施项目质量安全监管过程中产生了大量的涉及交工质量检测、竣工质量检测鉴定等文字、图表、声像等形式与载体的原始记录资料，且资料具有价值高、专业性强等特点。如何有效保障这些档案资料的完整性，提高档案资料的使用率

2、以及实现新形势下档案资料的信息化管理是档案资料管理机构需要面对和研究的问题。【关键词】交通工程;质量监督;档案管理一、交通工程质量监督档案管理的现状目前，交通工程质量安全监督机构的工程质量监督档案主要是公路工程竣工项目的质量安全监督工作档案。档案内容涵盖工程项目监督申请及受理资料、监督检查资料、建设项目交工质量检测评定资料、竣工质量检测鉴定资料以及所受理的工程质量举报、质量事故调查等监督资料。交通工程质量安全监督档案管理工作贯穿公路建设项目的施工建设和竣工验收全过程，始于项目前期，止与项目完工验收期。质量监督项目档案工作自质量监督机构接受工程项目质量监督申请之日起，即开始进行项目质量监督文件的

3、收集和整理工作。项目监督部门在项目监督期满后的三个月内完成档案收集和整理工作，工程质量监督档案按要求完成后及时申请组织档案验收及移交工作。以云南为例，目前，省级交通质监机构受理监督并完成的项目有40多个，完成1400余卷档案资料并移交档案管理部门。二、交通工程质量监督档案管理工作存在的问题近年来，云南省级交通质量安全监管机构认真贯彻实施档案法、交通部关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见交通建设项目档案管理登记办法等国家、省有关项目工程档案管理的规定办法，在新形势下，认真抓好档案工作的目標和任务，交通工程质量监督档案工作取得了可喜成绩和良好发展，取得了较好的社会经济效益。但面对新形势、新

4、任务，交通工程质量监督档案管理仍存在一些不适应的地方。（一）对档案管理重视不足。多年来，由于交通工程项目质量安全监督部门在各个时期的工作任务，工作重心和侧重点不同，几乎没有广泛开展过对工程质量监督档案管理的专项管理工作，也没有将其纳入日常式经常性的管理和工作范围，虽然有公路建设项目文件材料立卷归档管理办法交通建设项目质量监督档案管理登记办法以及单位制定的一些工程质量监督档案管理的规定、办法和工作要求，但对工程项目质量监督档案管理工作缺乏应有的重视和关注，责任部门对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致工程质量监督档案资料系统性、完整性、准确性得不到保证，交通工程质量监督档案管理的质量和水平

5、都还有待提高。（二）档案工作与项目质量监督工作不能协调开展和共同发展。由于项目建设工期长，质监机构的质量监督工作贯穿整个建设过程，而同时在建的工程项目质量监督项目工作涉及监督机构内设的多个部门，由于监督业务部门档案工作人员不足，工作任务、职责不明确，档案管理知识缺乏等客观困难，导致相当一部分项目工程质量监督档案管理工作不能与质量监督工作同步开展，责任部门只重视对工程项目的质量监督，但轻视档案的管理，造成工程质量监督档案材料收集不齐全、整理不规范、管理混乱，各种档案材料分散保管现象较为普遍，甚至产生危害和损失，严重影响档案的完整性、制度性、安全性、保管性和有效利用。（三）交通工程质量监督档案信息

6、化建设滞后。由于对交通工程质量监督档案信息化管理建设的技术理解不够充分，错误地认为，档案信息化管理是把纸质档案转化为电子档案，导致档案管理部门的管理模式和信息服务水平不适应当前信息化时代管理要求。同时，因交通工程质量监督档案信息化管理的保障设施不完善，信息化系统、数字化设备等基础设施较为落后，也无法满足档案信息化建设工作的各项需要。三、做好交通工程质量监督档案管理的建议（一）进一步提高认识，加强对交通工程质量监督档案工作的领导。各级质量监督机构要把质量监督档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划，列入本级综合考核或目标责任制考核，确保计划执行从严从实。省级质量安全监督机构要针对不同层次、不同需

7、求，适时组织质量监督档案培训。建立和落实项目档案工作领导责任制，各项目监督部门、档案行政管理部门要认真抓紧、抓好、抓落实工程质量监督的档案工作。严格按照交通运输部关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知交通运输部办公厅关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见要求加强项目档案工作，档案管理单位及档案管理人员应严格履行档案管理的职责，按照规定对工程质量监督档案管理开展收集、整理等相关工作。（二）建立健全的工程质量监督档案管理体系。交通工程质量监督档案工作应以交通运输质量监督档案资源体系建设、档案运用体系建设、档案保密体系建设为发展目标，以服务和保障交通运输质量安全发展为中心，进一步完

8、善档案规范和标准建设，要基于档案管理的需要及交通工程质量监督工作情况建立健全相应的档案管理制度，明晰质量监督档案归属，完善归档制度，落实归档责任，进一步规范质量监督工程档案工作，有效提升管理效率。（三）同步实施项目档案管理与工程质量监督管理工作。质量监督工作在工程建设的不同时期都有其不同的工作内容及不同的侧重点，交通工程质量监督机构要认真落实项目监督档案同步管理要求，把档案工作与质量安全监督工作同步规划、同步部署、同步落实，自收到项目建设单位的质量监督申请之日起，即开始收集工程项目的文档，同步进行整理和归档。项目监督责任部门在档案资料的收集过程中要紧紧围绕监督工作的重点，做到重点在哪里，收集就

9、跟到哪里，防止重要资料的缺失。同时，档案管理部门应加强各项工作的统筹协调，加大对项目监督业务部门做好监督档案工作的督促力度，保证监督项目档案管理工作规范、有序开展。（四）依托档案信息化，推进档案管理现代化。随着我国全面建成小康社会，推进依法治省，服务和融入“一带一路”、长江经济带建设等国家重大发展战略，云南也被国家赋予重要战略定位，伴随“互联网+”行动计划、云上云、大数据中心建设等，档案工作的理念、技术、方法及模式将发生很大改变，档案信息化、现代化管理也将是档案管理的重要发展方向。在新形势下，各级交通质量监督机构要在信息化建设的整体规划中列入档案管理信息化建设，加强在人力、物力及运管方面的建设，应以数字化档案管理、信息采集处理、档案检索使用、借阅管理、信息编研、鉴定销毁、用户权限管理等方面建设为重点，切实推动档案管理数字化和运用网络化，实现以信息化建设为核心的档案管理现代化。