事业单位档案管理信息化建设水平提升策略

1、    事业单位档案管理信息化建设水平提升策略    王志生【摘要】现阶段我国事业单位取得了飞速发展，要求其档案管理方式不断更新以适宜日趋发展的形势，相较于纸质档案，信息化档案更能提高事业单位的工作效率。这要求事业单位要根据本单位的具体档案管理特征，确定明确的目标，有步骤地实现事业单位档案管理信息化。本文主要探究事业单位档案管理信息化建设的提升策略。【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设随着信息技术的不断发展，使得事业单位应用信息化来管理档案成为可能，事业单位应该顺应时代发展要求，不断更新档案管理模式，促进档案管理工作的进步，以此提高本单位工作效率。现

2、阶段，在事业单位档案管理信息化建设仍存在一些问题，本文就档案管理中存在的问题，具体阐述如何提升档案管理信息化建设。一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题（一）对信息化管理缺乏充分认识。尽管越来越多的事业单位开始进行档案管理信息化建设，但信息化建设在我国起步较晚，一些事业单位档案的使用者和管理者对信息化管理缺乏充分的认识，包括领导及工作人员没有意识到档案管理信息化带来的好处，因此不会在档案信息化建设工作中投入过多心血，不利于信息化建设工作的推进以及信息化建设与发展。（二）档案管理信息化建设投入不够。由于档案管理相关工作人员对信息化管理缺乏充分认识，在档案管理信息化建设工作中投入心血较少，导致档

3、案管理信息化建设投入不够，无法完善相关软件以及硬件设备配置，这就造成了档案管理工作的滞后性，当前许多事业单位仍然采用传统的纸质档案，而不会将重点放在信息化管理中去，由此影响到档案信息化水平，事业单位工作效率低下。（三）档案管理工作人员素质低下。一些事业单位档案信息化建设中缺乏专业人才，且对相关工作人员培训力度不够，导致档案管理工作人员素质低下，且由于领导的不重视，在工作人员的培训上投入较少。大多数事业单位档案管理工作人员不是专业的，而是从其他工作岗位上抽调来的，这些工作人员缺乏专业的知识技能，对于信息技术和网络技术的接受能力和学习能力较差，无法灵活运用新档案信息化管理，从而影响档案管理信息化建

4、设的发展。（四）管理技术存在缺失。现阶段一些事业单位信息管理技术尚未完善，没有配备功能齐全的应用软件，这极大阻碍了档案管理信息化建设的发展，且由于技术水平低下，管理工作中会频繁出现错误，导致档案管理工作效率低下。（五）事业单位对档案的管理工作不重视。一些事业单位由于缺乏对档案管理信息化建设的充足认识而对档案管理工作没有足够的重视，部分工作人员认为档案管理工作就是一个很小的工作，只需要交给相关的工作人员去做，部分事业单位缺乏对档案管理信息化建设的相关制度。殊不知档案管理信息化建设不仅关系着事业单位工作效率能否提高，更关系着一个国家的利益。二、事业单位档案信息化管理的意义（一）档案管理的信息化。档

5、案管理信息化这一管理模式在之前档案管理实体化的基础上发展为档案管理信息化，让档案实体通过信息技术的应用，以信息化的形式向社会提供服务，更好地服务于社会。档案管理信息化能对档案信息资源进行分类整合，从而提高档案管理的效率，与传统的纸质档案相比有更便于保存、查询及修改的优势，通过档案信息化管理提高档案管理的利用效率，降低档案的管理成本。（二）档案使用及查询更加便捷。由于档案管理信息化使用信息技术对档案资料进行统一管理，因而相对于传统的纸质档案有使用及查询更加便捷的优势，既节省了人力物力也提高了工作效率，简化了档案查询的流程。传统的纸质档案会存在纸张时间长而老化的问题，导致档案字迹模糊，给查询带来了

6、极大不便。（三）储存档案的优势。传统的档案管理工作多以纸质文件的形式储存，记录信息时使用人力手写的方式，这种储存档案的方式在信息记录、管理、调用等方面存在一定的弊端。纸质档案本身的弊端导致其不能经历时间较长的储存，时间长了，对其储存有极大的不便，且信息很容易丢失。而利用现代信息技术进行档案储存，可以通过建立信息管理平台的方式将信息进行上传，既节省了人力，简化档案储存流程，提高了办事效率，又极好地保护了存储的信息，信息不容易丢失也不会随着时间的推移而产生一系列问题影响使用。三、增强事业单位信息化档案管理的方法（一）充分认识档案管理建设的重要性。提高事业单位档案管理水平首先要提高对信息化档案管理的

7、重视程度，只有事业单位的相关工作人员从本质上加强对信息化档案管理工作的重视，加强档案管理应用软件的开发，从而提高档案管理信息化效率，增强事业单位的档案信息化管理工作。事业单位的领导应该提高档案管理信息化的重视程度，逐渐将工作重心转移到新型管理模式的建立上来，完善信息化档案管理制度，加大对档案管理信息化建设的资金投入，推动档案管理工作的顺利进行，必要时可以组建专业管理团队负责档案的管理工作，从而提高工作效率。（二）加大对档案管理信息化建设的投入力度。想要提高档案管理信息化建设的有效性，关键在于事业单位领导要加大对于档案管理信息化建设的资金投入，划拨资金用于完善单位的基础设施，不断更新老化设备，保

8、证设备的使用寿命，提高档案记录、查阅的效率。同时，为提高档案管理信息化的技术水平，事业单位可以与较高科技水平的互联网公司开展合作，为信息化管理提供技术支撑。（三）提高管理人员素质。现阶段阻碍事业单位档案管理信息化建设推进的一个重要原因在于缺乏专业的高素质人才进行管理。事业单位档案管理对管理人员要求较高，要求管理人员进行档案分类、录入，除此之外，还需要管理人员具备专业的管理知识，熟练掌握计算机知识，只有管理团队素质达标才能提高信息化档案管理的水平。事業单位要在工作人员招聘、培训以及工作过程几个阶段对工作人员作出明确要求：事业单位在招聘档案管理人员时要对应聘者能力、综合素质做出明确规定，挑选优秀的

9、人才为事业单位服务，从而提高档案管理信息化建设工作的有效性，在相关管理人员入职之后，事业单位领导也要注重不断提高管理人员的业务能力，可以定期邀请专家开展专题讲座，教授最新的管理方式让管理人员应用到工作中去，事业单位可以定期对管理人员进行业务能力考核，及时淘汰不合要求的工作人员，保证管理团队的质量。此外，为提高管理人员的工作积极性和工作热情，事业单位可以设置奖惩制度，对优胜者给予奖励，有利于工作人员更好地投身于管理工作中。（四）加强档案管理应用软件的开发。事业单位要根据实际情况不断加强档案管理应用软件的开发，并给予广泛应用。首先，事业单位要进行档案信息资源的数字化管理和保存，积极创建完善档案目录

10、数据库以及档案全文数据库，以便为档案需求者提供更好的服务。其次，技术工作者要致力于创建完善的档案信息网，提高查询效率和单位办事效率。事业单位要注重与其他实力较强的公司进行交流合作，在与其他单位的交流中取长补短完善档案管理系统。（五）建立功能实用的档案信息网站。事业单位要致力于创建完善的档案信息网，以提高档案信息的网上咨询效率，这是施行档案信息化的主要目的，充分发挥互联网的优势，在建设信息档案的网站时，选用标准化的设备，保证技术升级换代。四、总结信息技术的发展带来了网络的广泛应用，对于事业单位档案管理信息化工作的推进，信息技术发挥了极大的作用。所以，事业单位在档案管理信息化建设过程中要利用好网络这一平台，以此为事业单位的档案管理提供更大便利，提高办事效率，同时还要注重对信息化平台的