SAP应付账款操作手册_v1.0

1、应付账款操作手册2010.11应付账款操作手册目录1.有采购订单的供应商发票录入41.1.供应商发票校验41.2.供应商发票显示81.3.冲销发票校验101.4.供应商冻结发票下达112.无采购订单的供应商发票录入142.1无采购订单的供应商发票录入142.2无采购订单的供应商贷项凭证录入183.供应商特别总账业务203.1供应商特别总账业务记账（以其他应付款为例）203.2供应商预付款输入243.3供应商预付款清算253.4供应商预付款请求284.供应商付款324.1供应商手工付款324.2供应商自动付款444.3下载银行付款文件524.4供应商清帐534.5供应商与供应商(客户)转账565

2、.供应商报表查询635.1供应商余额查询635.2供应商行项目查询665.3以本币计的供应商余额显示695.4应付账龄分析表711. 有采购订单的供应商发票录入在系统内供应商的发票录入有两种情况：有采购订单的供应商发票录入和无采购订单的供应商发票录入，如果采购业务在系统内有相应的采购订单记录，并进行相应的收货记录，当供应商开来发票时，财务对供应商发票进行入账，我们把这类业务叫做有采购订单的供应商发票录入1.1. 供应商发票校验SAP菜单后勤à物料管理à后勤发票校验à凭证输入à输入发票事务代码 MIRO功能说明对有采购订单的供应商发票进行校验Ø

3、在事务代码框输入MIRO,回车进入下界面，输入红色标记信息54321项次输入字段名称类型输入内容1业务处理必输系统默认，如果是红色发票的话，注意手工修改为“贷方凭证”。2发票日期必输发票的日期3过账日期必输会计凭证过账的日期4参照必输具体输入内容没有规定，根据情况填写即可。5采购订单必输输入要校验的采购订单号码，如果同时校验多张采购订单，点击旁边的进行输入即可。Ø 回车，系统自动带出采购订单的信息和收货信息，如下图所示44321项次输入字段名称类型输入内容1计算税额可选如果需要系统计算税额则需要勾选此选项，如果手工输入税额，不勾选此标志。2税额必输如果需要系统计算税额，此数额，系统会

4、自动显示计算的金额，如果不需要系统计算税额，则手工输入此金额3税码必输如果没有税，选择J0，有税选择相应的税码即可。4余额系统自动显示该处的余额=金额-税额-净值，如果金额处输入了价税合计数，则此处为0，只有此处的余额为0，发票才能过账Ø 输入金额，或者将上面余额处的数字直接拷贝到“金额”处21项次输入字段名称类型输入内容1金额必输价税合计数2余额系统自动显示该处的余额=金额-税额-净值，如果金额处输入了价税合计数，则此处为0，只有此处的余额为0，发票才能过账Ø 如下图所示，点击标签，输入标记的信息321项次输入字段名称类型输入内容1基线日期必输根据付款条件计算到期付款日的

5、基准日期，不输入系统默认为当天，可根据实际情况进行填写。2付款条件系统自动根据供应商主数据里的付款条件自动显示系统自动根据供应商主数据里的付款条件自动显示，也可进行更改。3到期日系统自动计算到期日=基准日期+付款条件里的期限。Ø 点击模按钮，如下图所示Ø 点击过账按钮，系统提示下列信息表明发票已经建立，会计凭证已经生成。1.2. 供应商发票显示SAP菜单后勤à物料管理à后勤发票校验à进一步处理à显示发票凭证事务代码 MIR4功能说明供应商发票显示Ø 在事务代码框输入MIR4，回车，进入下列界面，输入红色标记部分Ø

6、回车，或者点击，进入下列界面，可以看到具体的发票信息Ø 点击，可以看到财务会计凭证Ø 双击红色标记部分，查看凭证信息1.3. 冲销发票校验SAP菜单后勤à物料管理à后勤发票校验à进一步处理à取消发票凭证事务代码 MR8M功能说明直接增加资产的原值,不调整以前的折旧.Ø 在事务代码框输入事务代码MR8M,回车,进入下列界面。Ø 点击，系统提示下列信息表示发票已经被冲销。1.4. 供应商冻结发票下达 如果供应商开来的发票与采购订单和入库单不匹配，并且差额太大的话，系统会自动冻结发票付款，当相应批准人审批通过后，需要对冻

7、结付款的发票解除冻结，则使用此功能进行操作。使用MIR4查看一张冻结的发票，以发票5105600562为例Ø 如上图所示，红色标记部分表明此发票已经冻结支付。下面我们来使用MRBR对冻结的发票解除冻结SAP菜单后勤à物料管理à后勤发票校验à进一步处理à下达冻结发票事务代码 MRBR功能说明对冻结付款的供应商发票解除冻结654321项次输入字段名称类型输入内容1公司代码可选公司代码2发票凭证号可选输入要下达的冻结发票凭证号，不输则会过滤出所有冻结的发票3供应商可选供应商编码4过账日期可选过账日期5处理必输勾选“手动付款”6冻结过程必输勾选“由于变

8、化而冻结”Ø 点击按钮,进入下列界面Ø 选中要批准的行项目，如上图所示红色标记部分，点击按钮Ø 发票的状态改为“已批准”，如上图所示，点击按钮，系统提示下列信息说明此发票冻结已经解除。Ø 可以使用MIR4查看发票的冻结状态，如图所示Ø 付款冻结处已经由发票校验冻结修改为“自有付款”。2. 无采购订单的供应商发票录入在系统内供应商的发票录入有两种情况：有采购订单的供应商发票录入和无采购订单的供应商发票录入，如果采购业务在系统内没有有相应的采购记录，只是相关部门提供供应商发票，财务根据供应商发票进行记账，我们把此类业务成为无采购订单的供应商发票录入

9、 2.1 无采购订单的供应商发票录入SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à发票事务代码 FB60功能说明无采购订单的供应商发票录入7654321项次输入字段名称类型输入内容1供应商必输输入要记账的供应商编码2发票日期必输发票的日期3过账日期必输会计凭证要记账的日期3参照必输必输，但没限制输入内容4金额必输价税合计数（贷方金额）5计算税额可输如果需要系统自动计算税额，可以勾选，否则可以不选。6科目必输借方的会计科目7税码可输没有进项税的话，可以不输Ø 双击行项目如图所示Ø 系统进入下一界面，输入成本中心（对于成本费用类科目，

10、必需输入成本中心）Ø 返回，点击，系统显示将要产生的会计凭证Ø 点击按钮，系统提示下列信息Ø 可以使用下列图示查看生成的会计凭证Ø 也可以使用FB03查看会计凭证。2.2 无采购订单的供应商贷项凭证录入SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à贷项备忘录事务代码 FB65功能说明无采购订单的供应商发票录入Ø 使用事务代码FB65进入下列界面，输入红色标记信息98765432176项次输入字段名称类型输入内容1交易系统默认注意此处与事务代码FB60的不同之处2供应商必输输入要记账的供应商编码3发票日

11、期必输发票的日期4过账日期必输会计凭证要记账的日期5参照必输必输，但没限制输入内容6金额必输价税合计数（借方金额）7计算税额可输如果需要系统自动计算税额，可以勾选，否则可以不选。8科目必输借方的会计科目9金额必输贷方金额Ø 双击行项目，输入成本中心（对于成本费用类科目，必须输入成本中心）Ø 返回，点击Ø 点击按钮，系统提示下列信息表明会计凭证已经生成。3. 供应商特别总账业务在实际业务中，与供应商可能发生多种类型的业务，但是不同类型的业务记账的会计科目不同，有应付账款、其他应付款、预付账款、汇票等，在SAP中我们会在供应商主数据中维护一个默认的记账科目（统驭科目）

12、，在与供应商发生业务交易时，输入供应商的编码，系统根据供应商的编码自动带出在供应商主数据中维护的默认的记账科目，但是有时与某供应商发生的业务交易并不计入供应商主数据中维护的记账科目，为了通过供应商记账能够记入非默认的记账科目，我们使用特别总账标志+供应商编码共同指定要记账的科目，这就是我们所说的特别总账业务。目前在系统内设置的特别总账有特殊总账标志特殊总账描述用途V供应商保证金记录供应商需要支付的押金或保证金X其他应付款-集团内记录关联方之间非贸易往来，如代垫代付等等M预付款，有形资本预付固定资产和无形资产LDown payments inventory goods对第三方贸易应付款Q供应商其

13、他应付记录非关联方之间非贸易往来RDown payments made记录第三方的非贸易应付款、预付给关联方的款项、对第三方的非贸易应付款、对员工的借款。3.1 供应商特别总账业务记账（以其他应付款为例）SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à发票一般事务代码 F-43功能说明特别总账业务记账Ø 使用事务代码F-43，进入下列界面,输入红色标记部分98887654321项次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KR，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525货币/汇率必输输入公

14、司货币CNY,如果是外币则输入外币代码和汇率6记账码必输供应商特别总账借方29，贷方397科目必输输入供应商编码8SGL标志必输输入了记账码29或者39,特别总账标志是必输的，根据实际情况选择特别总账业务的标志，在此选择QØ 回车，进入下列界面，输入金额4321项次输入字段名称类型输入内容1金额必输输入供应商发票金额2税码必输如果没有税，输入J0，有税，根据实际情况填写即可，然后勾选“计算税额”3记账码必输40代表总账科目的借方，50代表总账科目的贷方。在此输入404科目必输输入要记账的会计科目Ø 回车，进入下一界面，输入金额和成本中心项次输入字段名称类型输入内容1金额必输

15、输入借方金额2成本中心必输如果选择的是成本费用类科目，成本中心是必输的Ø 点击，如下图所示，可以预览凭证Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息3.2 供应商预付款输入SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à预付定金à预付定金事务代码 F-48功能说明供应商预付款录入Ø 使用事务代码F-48，进入下列界面987654321项次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KZ，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525参照可输根据实际情况输入即可6科目必输输入供应商的编码7SGL标

16、志必输特别总账标志是必输的，根据实际情况选择特别总账业务的标志，在此选择R8科目必输输入要记账的银行会计科目9金额必输输入预付的金额Ø 回车,输入金额，1项次输入字段名称类型备注1总账科目系统自动显示此科目表示要记账的预付款的会计科目Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息3.3 供应商预付款清算SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à预付定金à清算事务代码 F-54功能说明供应商预付款清算Ø 使用事务代码F-54，进入下列界面，输入红色标记部分7654321项次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日

17、期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KZ，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525货币/汇率必输输入公司货币CNY,如果是外币则输入外币代码和汇率6参照可输根据实际情况输入即可7科目必输输入供应商的编码Ø 点击，进入下列界面，输入要结算的金额Ø 点击保存按钮，显示下列界面Ø 如上图所示，系统提示“请修正被标记的行项目”，双击蓝色行项目，输入红色标记的文本信息Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息3.4 供应商预付款请求SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à预付定金à请求事务代码 F-

18、47功能说明供应商预付款付款申请Ø 使用事务代码F-47，进入下列界面项次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KA，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525参照可输自行决定输入内容6凭证抬头文本可输可输入凭证摘要信息7科目必输输入供应商的编码8特别总账标志必输输入“R”Ø 回车，进入下列界面，输入申请的金额和到期日Ø 点击，预览产生的凭证（非财务凭证）Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息对于预付款请求，如果手工付款的话，使用事务代码F-48进行付款，如果采用自动付款的话，使用F110进行付款，下

19、面我们以手工付款F-48为例来进行付款:Ø 点击，系统显示下列界面Ø 选中要付款的预付款请求，如下图所示：Ø 点击，系统显示将要产生的会计凭证Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息4. 供应商付款供应商付款分两种方式：手工付款和自动付款，通过美国银行进行付款的采购自动付款方式，不通过美国银行对供应商的付款采用手工付款方式4.1 供应商手工付款SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à付款事务代码 F-53功能说明供应商手工付款Ø 使用事务代码F-53进入下列界面，输入红色标记的信息987654231项

20、次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KZ，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525参考必输具体输入内容没有规定，根据实际情况输入即可。6科目必输输入要记账的银行会计科目7金额必输输入要付款的金额8科目必输输入要付款的供应商编码9科目类型系统默认K表示供应商的科目类型，也就是上面的科目处输入的必须是供应商编码，系统才认为是正确的。10特别总账标志可输如果要付款的是特别总账业务，可以在此输入特别总账标志11标准未清项目可选选择此选项，表示要付款的行项目不是特别总账业务。Ø 点击，进入下列界面Ø 点击，如下图所示&#

21、216; 图示行项目全为灰色，表示这些行项目未被选中，如果想选中所有行项目，则点击上图红色标记部分，然后点击，如图所示，所有行项目全部显示为蓝色，表示行项目全被选中Ø 假设只付凭证号码5100000013这一笔，则双击其他的行项目使其变灰，如下图所示Ø 红色标记的行项目变成灰色，表示不进行支付如下图所示Ø 如上图所示，输入的金额不等于已经分配的金额， 此时我们需要在支付金额处输入支付的金额1001，如下图所示，此时输入的金额等于已经分配的金额Ø 如上图所示“未分配的”处的金额为0，表示凭证的借贷方金额相同，点击保存按钮，系统提示下列信息Ø 点击

22、菜单凭证显示，如图所示， Ø 查看生成的会计凭证以上介绍的是手工付款中的部分支付的支付方式，此支付方式的特点是原未清项不变，并产生一张新的支付金额的未清项。我们可以使用FBL1N查看供应商行项目，原凭证号5100000013仍然是未清项，新产生一笔凭证号为1500000007的未清项。 下面介绍剩余付款的方式，以供应商300290为例Ø 使用F-53,进入下列界面，输入红色标记信息8765433321项次输入字段名称类型输入内容1凭证日期必输选择凭证日期2过账日期必输选择过账日期3凭证类型必输KZ，系统默认4公司代码必输输入公司代码，如CN525科目必输输入要记账的银行会计

23、科目6金额必输输入要付款的金额7科目必输输入要付款的供应商编码8科目类型系统默认K表示供应商的科目类型，也就是上面的科目处输入的必须是供应商编码，系统才认为是正确的。Ø 点击，进入下列界面Ø 点击，双击行项目，如图所示Ø 在剩余行项目处输入应付款与已付款的差额=2005.1-1500=505.1，或者直接双击剩余行项目处，让系统自动计算。点击保存按钮，系统提示下列信息Ø 双击蓝色标记行项目，输入文本信息Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息Ø 剩余支付的特点是结清原来的未清项，产生一笔差额的未清项，使用FBL1N查看行项目，如下图，原来的

24、未清项5100000028已经结清，产生一笔新的凭证1500000008金额为505.1的未清项。4.2 供应商自动付款系统自动筛选到期的应付账款、预付款请求，给出付款建议，业务人员根据付款建议进行自动付款，如果对于给出的付款建议不进行付款可以手工进行冻结支付。SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à定期付款à付款事务代码 F110功能说明供应商自动付款（对供应商的应付款项进行自动付款）Ø 使用事务代码F110进入下列界面，输入红色标记信息项次输入字段名称类型输入内容1运行日期必输选择运行的日期2标识必输自动付款业务的标识码，自定义输入即可&#

25、216; 点击，进入下列界面输入红色标记信息654321项次输入字段名称类型输入内容1过账日期必输自动付款记账凭证的运行日期2截止凭证输入日期必输系统按照此日期筛选凭证3公司代码必输输入要付款的公司代码4付款方式必输输入T5下一记账日期必输系统按照此日期筛选到期的未清行项目6供应商必输选择要进行付款的供应商编码Ø 选择，勾选红色标记信息Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息Ø 点击，进入下列界面Ø 点击，系统进入下列界面Ø 输入红色标记信息，回车，系统提示下列信息Ø 点击，系统显示下列界面Ø 点击，进入下列界面Ø 回车

26、，进入下列界面Ø 如图所示红色标记部分为付款建议，如果想要冻结某笔付款，可以双击行项目，进行修改，在此假设对所有付款建议进行付款，返回，进入下列界面Ø 点击，进入下列界面，输入红色标记部分Ø 回车，进入下列界面，注意红色标记部分Ø 回车，进入下列界面，注意红色标记部分Ø 回车，点击，进入下列界面Ø 如上图所示，红色标记信息为产生的付款会计凭证。4.3 下载银行付款文件Ø 使用事务代码ZFCN029下载付款文档，发给银行。项次输入字段名称类型输入内容1运行日期必输自动付款记账凭证的运行日期2标识必输自动付款运行时的标识3公司代

27、码必输输入要付款的公司代码4银行付款日期必输要求银行进行付款的日期5下载模板必输选择“美国银行模板格式”Ø 输入红色标记部分，点击按钮，系统提示下列信息Ø 输入下载的文件的文件名，点击保存即可，找到下载的文件，查看下载的信息如下：4.4 供应商清帐1 当供应商的未清项有借方金额和贷方金额时，如果某几笔的借方金额之和正好等于某几笔的贷方金额之和，实际上供应商的借方金额就是针对某几笔的贷方金额进行支付的，由于当时支付的时候没有进行对应，此时我们可以使用F-44进行手工清帐，减少供应商的未清项。2 使用MIRO进行发票校验后，发现凭证错误又使用MR8M进行了冲销，此时会产生G供应

28、商一借一贷的两笔未清项，实际上这两笔未清项是可以相抵的，此时我们可以使用F-44进行手工清帐。3 注意：此种情况下产生的凭证是没有行项目的。SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à帐户à清帐事务代码 F-44功能说明供应商预付款清算Ø 使用事务代码F-44进入下列界面，输入红色标记部分52431项次输入字段名称类型输入内容1科目必输输入要清帐的供应商编码2公司代码必输输入公司代码，如CN343清帐日期必输输入清帐的日期4过账期间必输系统会自动默认5特别总账标志可选输入如果要清算特别总账业务，则在此输入 特别总账标志Ø 点击，进入下列界

29、面Ø 双击要清帐的行项目，使行项目显示蓝色，点击保存按钮，系统提示下列信息使用FB03查看会计凭证如下：Ø 该会计凭证是没有行项目的。不产生实际的财务凭证4.5 供应商与供应商(客户)转账SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à凭证输入à其他à带清帐事务代码 F-51功能说明供应商之间转账或者供应商与客户之间转账假如某几个供应商之间或者某几个客户之间串户，或者某供应商同时又是公司的客户，供应商的应付账款可以和客户的应收账款相抵，可以使用此功能进行转账。供应商之间转账Ø 使用事务代码F-51,进入下列界面项次输入字段

30、名称类型输入内容1记账码必输31，代表供应商的贷方；21代表供应商的借方2科目必输输入要转入的供应商的编码Ø 回车，输入要转账的金额Ø 点击，进入下列界面，输入红色标记信息Ø 输入要转账的供应商编码，回车，系统列示该供应商的未清行项目Ø 选中要转帐的行项目，双击行项目变成蓝色，输入要转帐的金额，如图所示Ø 点击，如下图所示Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息供应商与客户之间转账Ø 使用事务代码F-51，进入下列界面Ø 点击，回车，进入下列界面，输入红色标记信息Ø 回车，进入下列界面,输入红色标记信息注意：类

31、型：D,表示选择的是客户的编码Ø 点击按钮，进入下列界面Ø 如上图所示，系统会同时筛选出客户和供应商的未清行项目，双击要转帐的行项目，如下图所表示Ø 点击，预览要产生的会计凭证Ø 点击保存按钮，系统提示下列信息5. 供应商报表查询5.1 供应商余额查询SAP菜单会计核算à财务会计à应付账款à帐户à显示余额事务代码 FK10N功能说明显示供应商余额Ø 使用事务代码FK10N进入下列界面Ø 也可点击按钮进行多项选择，如下图所示，可以按照选择范围，排除单一值，排除范围进行查询。Ø 在此我们以选择一个单一值300290为例来查询，回车，进入下列界面Ø 双击红色标记部分，能够看到供应商的明细账信息，如下图所示符号含义表示未清项已清项筛选的标志，可以按照凭证编号、类型、凭证日期、金额等进行筛选正排序倒排序更改格式，如果显示的格式或者字段不满足要求，可以使用此功能进行添加或者删除字段，然后保存成自己的格式选择