时间管理与工作统筹技巧概述

1、123小实验小实验道具：道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。细沙一堆，水一罐。方法：方法：把以上物品装进铁桶。把以上物品装进铁桶。提问：提问：如果请你做这个实验，你将会按怎如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？样的顺序把以上物品装进铁桶？41 1、员工职业生涯与时间管理、员工职业生涯与时间管理生命的有限性生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值观生命的价值和人生的意义生命的价值和人生的意义追求成功人生是每个人的梦想追求成功人生是每个人的梦想成功的原动力来自心灵成功的原动力来自心灵实现

2、理想取决于行动力实现理想取决于行动力个人职业设计与操作中的时间管理个人职业设计与操作中的时间管理52 2、人生的四个职业发展阶段、人生的四个职业发展阶段6666岁以上，当退休临近的时候岁以上，当退休临近的时候下降下降阶段阶段4545岁岁-65-65岁岁维持维持阶段阶段3030多岁和多岁和4040多岁之间的多岁之间的某个时段上某个时段上职业中期危机阶段职业中期危机阶段30-4030-40岁之间岁之间稳定子阶段稳定子阶段25-3025-30岁之间岁之间尝试子阶段尝试子阶段24-4424-44岁岁之之 间间确立确立阶段阶段1515岁岁-24-24岁之间岁之间探索探索阶段阶段具体说明具体说明不同不同阶

3、段阶段63 3、人生定位与选择最佳职业、人生定位与选择最佳职业性格性格/ /爱好爱好/ /能力能力/ /市场市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约准确定位提高人生价值是另一种时间节约性格线性格线爱好线爱好线能力线能力线市场线市场线个人职个人职业选择业选择的范围的范围71 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里透过现象看本质透过现象看本质部分人的三个字特征部分人的三个字特征人治特征下的权力情结人治特征下的权力情结时间管理失序时间管理失序做事缺乏计划性做事缺乏计划性做事分不清主次做事分不清主次不善于说不善于说“不不”无法恰当处理外部的打扰无法恰当处理外部的打扰“茫茫”“忙忙”“盲盲”81 1、我

4、们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费电话干扰，陪同煲粥电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：外部客观的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B B、餐饮服务、餐饮服务 C C、社会化程度、社会化程度91 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费某项调查数据结果某项调查数据结果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小时小时用用 餐餐 1.311.31小时小时琐琐 事事 0.550.55小时小时工

5、工 作作 7.347.34小时小时交交 际际 0.390.39小时小时 休休 息息 0.450.45小时小时娱娱 乐乐 0.310.31小时小时上下班交通上下班交通 0.730.73小时小时读书报杂志读书报杂志 0.420.42小时小时处理家务事处理家务事 0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作 0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视 2.512.51小时小时 与朋友聊天与朋友聊天 1.111.11小时小时101 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间陷井时间陷井情不自禁情不自禁过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为 国外学者对某跨国公

6、司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的的跟踪调查显示：跟踪调查显示：管理人员平均每管理人员平均每8分钟被打扰一次；分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于10小时；小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议20小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟11日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8 分钟会收到分钟会收到1 1 次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打扰大约是次。平均每次

7、打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就是小时，也就是50%50%。其中约。其中约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了工作时小时工作制算，这占了工作时间的间的68.7%68.7%。 122 2、团队时间管理的原则、团

8、队时间管理的原则时间进度表制定原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则时间被占用说不原则过度热心肠者的良药过度热心肠者的良药133 3、走出观念上的误区、走出观念上的误区高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好吗？快就一定好吗？方向错误和方法不当方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动想明白了再行动144 4、时间管理的

9、八大法宝、时间管理的八大法宝工作环境工作环境“”准备工准备工作作工作的计划性工作的计划性目标管理目标管理分清工作轻重缓急分清工作轻重缓急优先级优先级并行串行的兼顾性并行串行的兼顾性统筹学统筹学学会说学会说“不不” 拒绝的学拒绝的学问问15案例案例：华为的时间管理：华为的时间管理韵律原则韵律原则“韵律原则韵律原则”包括两个方面的内容：包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如性不强的沟通方式（如e-maile-mail），要适当的与），要适

10、当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 161 1、提高你的时间管理技能、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手做个时间管理的高手有效地计划与安排自己的时间有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施找到节约时间的措施学会积零成整学会积零成整提高提高“复种复种”指数指数应付意外事件应付意外事件172 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4）购买工具

11、书购买工具书/ /增加知识储备增加知识储备/ /提高能力提高能力训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡事预则立，不预则废。182 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做

12、好正式工作前的准备工作192 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法要培养的好习惯（要培养的好习惯（6 6）利用各种装备如电话利用各种装备如电话/ /信件等节省时间信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/ /避免上午开会避免上午开会休息片刻休息片刻/ /伸个懒腰伸个懒腰/ /冲杯咖啡冲杯咖啡/ /茶茶/ /其他饮料其他饮料每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顾与总结回顾与总结202 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法与外部产生联

13、系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4）站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊从不主动闲聊/ /尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号管理电话：主动拨号/ /与被动接听与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱3 3、秘书人员的时间管理、秘书人员的时间管理认清自己的角色和职责认清自己的角色和职责21工作环境工作环境“”白领阶层的办公室白领阶层的办公室“”1.1. 工作计划表工作计划表2.2. 常用文件及工具书常用文件及工具书3.3. 柜子及办公室桌清理柜子及办公室桌清理4.4. 相关人员通讯录相关人员通讯录5.5. 事件记录本事件记录本

14、221 1、“8080、2020”法则法则运用运用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圆的面积占圆的面积占正方形面积正方形面积的多少吗？的多少吗？ 你知道去掉你知道去掉圆的面积正方圆的面积正方形面积还剩下形面积还剩下多少吗？多少吗？结论：结论：做重要的少数事情做重要的少数事情23 请运用请运用“8080、2020”法则，找出自己法则，找出自己日常工作任务中重要的日常工作任务中重要的20%20%。个人模式：个人模式：自发回忆法自发回忆法团队模式：团队模式：头脑风暴法头脑风暴法现场思考：现场思考：242 2、工作优先级综合分析、工作优先级综合分析 四象限坐标图四象限坐标图重要度紧迫性A

15、重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫25请运用四象限方法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划B（石块型的事务）（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D（

16、水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动26案例分析 一天下午，一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨由于这次会议时间紧

17、，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。止不了，因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？假如你是李华，此时此刻你该怎么办？271 1、并行工作模式、并行工作模式什么情况下能并行工作什么情况下能并行工作举例举例ABCD 走访客户去甲城市走访客户去甲城市

18、顺便采购某机器配件顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾公私兼顾一次搞掂一次搞掂282 2、串行工作模式、串行工作模式什么情况下必须串行工作什么情况下必须串行工作举例举例ABCD主要领主要领导不到导不到场会议场会议不能开不能开要充分考虑工作的连续性要充分考虑工作的连续性会议没会议没结束形结束形不成工不成工作决议作决议决议没决议没有下达有下达工作无工作无法开展法开展工作尚工作尚未结束未结束无法进无法进行考核行考核293 3、并行串行如何兼顾、并行串行如何兼顾学一点统筹学学一点统筹学ABCD 走访客户去甲城市走访

19、客户去甲城市 顺便采购某机器配件顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾公私兼顾一次搞掂一次搞掂请问请问：A A、B B、C C、DD如何排列？如何排列？30 陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； B B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； C C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E E、复印机故障需联系售后服务单位前来