浅谈港口航道工程档案管理存在的问题及对策

1、    浅谈港口航道工程档案管理存在的问题及对策    白雪摘 要：港口航道工程档案管理是对工程设计、施工以及维护工程中的重要资料汇总，通过开展档案管理工作有利于帮助建设单位、监理单位以及设计单位对相关数据进行参考和应用。本文主要针对港口航道工程档案管理存在的问题及对策展开介绍，文章中首先介绍了港口航道工程档案管理中存在的问题，然后介绍了完善建筑工程档案管理的措施，最后针对本文做了总结。关键词：工程档案管理；问题；对策港口与航道工程主要做的工作是为了对港口与航道的相关配套设施进行新建或者改建等，进而所开展的一系列施工、设计、安装以及维护等各种技术工作。港

2、口航道工程档案管理是对工程设计、施工以及维护工程中的重要资料汇总，通过开展档案管理工作有利于帮助建设单位、监理单位以及设计单位对相关数据进行参考和应用。并且通过档案管理，能够对整个生命周期中的相关数据进行整理、分类和采集进而使得项目工程与数据之间保持同步性。港口航道工程档案管理工作存在于方方面面，对其开展档案管理工作对于对工程质量的全面鉴定有着很重要的价值。港口航道档案管理工作是建筑工程管理中的基本工作之一，该工作的实施对于推动工程管理工作健康发展尤其推动性作用。不过就当前情况来看，我国港口航道档案管理工作方面存在的问题依旧比较多。1 港口航道工程档案管理中存在的问题1.1 档案管理意识淡薄，

3、基础管理工作薄弱当前港口航道档案管理方面普遍存在的现象是管理意识比较淡化，电子化档案管理技术还没能完全在实际档案管理工作中得到落实。这样一来就会导致一些工程建设单位对于档案管理方面了解程度比较低，从而使得档案管理工作与基础建设工作相比显得明显落后。另外，由于其自身所具备的复杂性，并且港口航道工程自身存在非盈利性的特点，所产生的经济效益也不是很明显，因此很多工程建设部门往往会将主要精力投放在项目建设进度方面，对于工程档案管理工作显得不够重视，并且消极对待存档管理工作，这样一来就会使得很多时候项目工程快完工时，相关人员才开始忙于处理档案管理方面的工作，以此来应付上级部门检查。1.2 档案管理专业性

4、人才匮乏目前，很多从事港口航道档案管理工作的人员并不具备很强的专业性，这些人基本上没有经过专业化培训，因此关于这方面的理论知识以及管理经验等都比较匮乏，甚至有的单位聘请一些兼职人员处理该任务。随着当前社会不断朝着数字化方向发展，很多传统的纸质文档都开始被各种电子化文档所取代，而目前我国非常缺乏了解电子文档管理方面的人才，很多工程项目所采用的管理模式还是以传统管理模式为主，这种管理模式不但效率比较低，而且也比较费时费力，對工程建设的验收质量造成严重影响。再加上工程建设档案管理方面的人员素质不够高，管理思想比较传统化，管理人员的整体收入水平也偏低，档案管理人员也普遍缺乏敬业精神以及责任心。1.3

5、归档的真实性和完整率有待根据相关数据资料得知，我国建筑工程行业档案管理效率普遍还比较低，仅仅为20%左右。其原因一方面，很多工程建设单位未能严格按照制度要求来执行，从项目立项开始一直到最后的竣工阶段，负责档案管理的人员对于档案保存、收集以及整理等工序重视力度比较偏低，进而导致档案管理工作变得无序化，甚至出现很多档案文件乱摆放等现象，导致最后查找资料过程中出现困难。另一方面，负责方案管理的人员个人业务水平不足，并且对于档案管理工作的责任心也比较差，从而使得档案的完整率提不高。1.4 档案资料失真问题港口航道工程单位对于档案方面的重视力度普遍比较低，进而使得档案管理人员在对档案编制以及录入过程中存

6、在明显形式化现象，实际信息与档案资料上面的信息偏差度比较大，对于相关数据的测量以及记录等都存在误差。港口航道工程单位负责档案管理的人员要么是一些只懂档案编制的人，要么是一些只懂施工的人或者只懂信息管理的人，档案管理人员的综合能力得不到提升，进而导致在对港口航道工程档案的分类方面容易出现混淆现象，并且也经常会出现数据填写不完整现象等，进而降低了档案资料的可利用价值。2 完善建筑工程档案管理的措施2.1 不断强化档案管理意识，健全档案管理制度在工程建设项目中，工程档案管理工作一直都扮演着很重要的角色，对此，作为档案管理人员，一定要不断提高自身的档案管理意识，清楚认识到档案管理工作的重要性，建立其良

7、好的工作态度，增强自身在档案管理工作方面的责任心。从各个项目部门的主管一直到基层负责人都应该要对档案管理工作给予高度重视，从思想上面建立其真确的意识，努力落实档案整理、收集以及编制等工作，对各个部门的责任工作进一步明确，进而对相关部门做好监督工作，避免出现档案管理工作落后于项目建设的现象。此外，还需要对档案管理工作进行定期检查，确保档案管理资料的完整性，避免资料随意丢弃，将档案管理工作作为重点项目管理内容，进而使得建设单位档案管理意识不断加强，使得档案管理工作效率能够全面提升。2.2 加强培训，提高队伍素质为了确保档案管理工作能够良好的适应社会发展需求，工程建设单位还需要针对档案管理人员开展培

8、训工作，使得档案管理队伍整体素质水平得到提升，将档案管理人员的考核工作严格落实下去，努力将实践和理论之间结合起来，工程建设单位通过为档案管理人员开展一系列培训实践活动以及专题讲座等，进而使得这些人员的综合素质得到提高。此外，还需要进一步做好对档案管理人员的激励工作，通过制定一系列的激励制度来使得档案管理人员的积极性得到提高。2.3 发挥工程档案的有效价值通过开展港口航道工程档案管理工作，主要是为了对工程建设服务方提供更好的服务，而并不是为了用来应付上级部门检查。因此，为了提高档案管理工作的质量水平，一定要对其进行系统性的规划和考核，使得档案管理工作能够更好的为工程建设方面提供服务。目前，档案管

9、理工作的标准化以及规范化越来越强，项目建设单位需要将档案管理工作规划到项目管理当中，通过建立相应的制度，并努力将责任落实下来，进而保证档案管理工作与项目规划工作同步进行， 并通过采取各种规范化、科学化的手段来将档案管理工作的真正价值发挥出来，从而保证项目工程档案管理水平得到提升，促进各项工作顺利开展。2.4 交通工程档案管理规范化实施港口航道工程档案管理工作质量的提高需要建立在规范性的管理流程以及科学的管理制度等方面，在对项目档案进行动态管理时，首先需要将当前的档案管理制度结合起来，同时还要与单位的实际情况相结合，进而对归档流程以及档案管理分类进行科学确定，并对相关数据资料进行跟踪检查，使得档案信息编制与工程建设之间保持同步进行，针对其中出错的环节及时对其进行纠正，进而使得资料的准确性以及真实性能够提高。3 总结通过此次分析得知，当前我国港口航道工程档案管理工作方面还存在着不少问题，比如档案管理意识淡薄、档案管理专业性人才匮乏、归档的真实性和完整率有待、档案资料失真问题等，这些问题的存在势必会对当前档案管理工作造成影响。对此本文同对港口航道工程档案管理存在的问题及对策展开研究，对于提高港口航道工程档案管理的责任感以及提升港口航道工程档案管理质量水平有着很重要的意义。参考文献1马金鹏.档案管理存在的问题及对策分析昆明市市级机关