浅谈档案管理信息化建设

1、    浅谈档案管理信息化建设    李欢【摘要】随着现代社会的发展，计算机技术和信息技术已经成为现代人生活中必不可少的工具，极大的改善了现代人的生活与生产方式，提高了社会生产力。对于档案管理工作也是这样，信息技术的出现和普及促进了档案管理工作的推进，给档案管理工作带来了很多的方便，为此我们应该对档案管理信息化建设引起充分的重视，在此基础上促进档案管理信息化建设。【关键词】档案管理；信息化；对策一、档案管理信息化建设的意义1.1有利于实现档案现代化管理随着现代社会的进步，人们的档案内容越来越复杂，档案管理涉及到的项目也在逐步增多，档案管理的难度逐步加大，

2、为了更好的实现档案管理的现代化，提升档案管理的效率，降低档案管理工作人员的工作量，我们必须顺应时代发展的潮流，将计算机技术和信息技术应用到现代档案管理工作之中，只有这样才能促进我国档案管理工作的整体推进。1.2有利于实现档案信息资源的共享现代信息技术的植入，可以对现有的档案信息进行有效的整合，实现各类档案资源的科学分类与数据共享，这样可以更好的利用档案信息，增加了档案管理工作的意义，为社会主义现代化建设中的人才选择提供更为丰富的档案信息，从而促进档案管理工作的发展。1.3方便对档案信息的查阅档案信息管理的意义就是为我们提供丰富的档案信息，促使决策者更好的进行决策，因此，在实际的档案管理工作之中

3、如何实现高效、快捷的档案查询一直是档案管理工作的重中之重，通过档案管理信息化建设有效的解决了档案管理查询工作难的问题。信息化的植入可以通过电脑对档案信息尽心搜索，查询效率提高了很多。二、档案管理信息化建设中存在的问题2.1思想意识落后档案本身就是一种保密性很强的东西，尤其是人事档案，往往涉及到人们的很多隐私，为了更好的促进档案管理工作的推进，人们对于档案管理的安全性要求较高。信息化和电脑技术本身就存在着共享的特点，这对于档案管理安全性存在较大的隐患，正是由于这一原因，造成很多部门和单位在进行档案管理之中仍然选择较为传统的档案管理方法，不愿意将信息化管理方法引入现代档案管理工作之中，这就直接造成

4、了我国档案管理信息建设的落后。2.2硬件设施落后档案管理信息化建设不是一句空话，需要多方面的支持才能切实的推进，最为重要的就是硬件设施的支持。但是，现阶段，我国档案管理部门硬件设施配置方面仍然存在较大的问题。很多单位的档案管理部门的电脑已经严重落伍，无法满足现代档案管理信息化的要求，这一问题直接阻碍了我国档案管理工作的推进。2.3档案管理信息化管理标准缺失古语有云"没有规矩，不成方圆"，对于档案信息化管理也是这样，要想进行更好的档案管理信息建设，就必须注重信息管理标准的制定以及执行，但是，现阶段，我国档案管理信息化标准制定方面仍然存在较大的问题，很多单位更本没有制定系统的档

5、案管理信息化建設标准。另一方面，在标准的执行方面也存在较大的漏洞，很多单位档案管理信息化建设根本就没有按照事先制定的标准严格的执行，不利于档案管理信息化建设的推进。2.4相关工作人员业务能力不足档案管理信息化建设需要大量的人才支撑，这些人才不仅需要掌握档案管理的相关知识，还应该对信息化较为熟悉，也就是说档案管理信息化建设需要大量的复合型人才。但是，实际的档案管理工作人员中具有这些综合能力的专业人才可谓是少之又少，这就造成了档案管理工作的落后，无法推进档案管理信息化建设。三、档案管理的信息化建设对策3.1更新理念，创新方法档案管理信息化建设需要多方面的支撑，首先需要的就是思想意识方面的支撑，必须

6、更新档案管理的理念，创新档案管理方面，只有这样才能切实提高档案管理工作的效率。第一，相关领导要转变理念，这些领导是档案管理工作的实际引导者，他们的思想理念直接决定了档案管理信息化建设的发展方向；第二，要改变档案管理相关工作人员的思想观念，他们是档案管理工作的实际执行者，他们的思想观念直接决定了档案管理信息化建设的推进效果，要想实现档案管理工作的不断进步就必须注重他们思想观念的转变；第三，在转变观念的基础上进行创新，思想管理转变之后要将其应用于实践，通过实践来创新其工作方法，开拓出一些具有实际价值的信息化改革方式。3.2更新硬件设备前文已述，档案管理信息化建设需要一定的硬件支撑，但是，现阶段档案

7、管理部门的硬件设备仍然存在较大的问题，为了更好的推进档案管理信息建设，促进我国档案管理工作的发展，我们必须注重档案管理部门硬件设备的更新。在实际的工作之中首先要预先规划，管理层予以一定的资金支持；其次，应该严把设备更新的质量关，在满足需求的前提下尽量降低成本，实现资金利用效率的最大化。3.3加强档案信息化标准和规范建设档案管理信息化建设必须有相应标准和规范予以保障，只有这样才能使档案管理信息化建设在实际的推进之中少走弯路。为此，相关部门应该结合档案法的规定，制定出科学合理的档案信息化标准和规范，指导档案管理信息化建设工作的推进，做到有章可循、有规可守。另一方面，制定了相应的标准之后还应该不折不

8、扣的来完成，在实际的信息化建设之中要严把执行关，只有这样才能保证档案管理信息化建设的健康发展。3.4提高工作人员整体素质档案管理工作人员是档案管理工作的实际操作者，他们的业务能力与综合素质直接决定了档案管理信息化建设的推进程度。首先，在实际的工作之中要注重复合型人才的培养，既要培养管理人员的档案管理知识，还要引导他们学习信息化的相关理论，只有这样才能保证档案管理信息化建设的人才需求。其次，注重综合人才的引进，通过公开招聘，选聘一些具有档案管理和信息化综合知识的专业人才，这样可以直接提高档案管理工作人员的整体素质；最后，要引导现有的工作人员进行学习，通过学习实现自我知识体系的更新，以此来提升他们的工作能力，促进档案管理信息化建设的推进。参考文献：1张雨薇，李锋. 档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析j. 科协论坛（下半月），2013