浅谈大数据时代应急部门档案建设模式

1、    浅谈大数据时代应急部门档案建设模式    刘佳梅摘 要：大数据的应用，推动应急部门档案信息化建设的步伐，为应急部门档案管理提供一个全新的工作模式。如何利用大数据实现高效、快捷的档案信息化管理，已成为应急部门档案管理人员急需解决的问题。本文依据大数据下，应急部门档案管理在实际工作中出现的各种问题，并根据应急部门管理的需求，提出一些建议与意见，希望对应急部门档案管理工作有一定的帮助。关键词：大数据;应急部门;档案管理;建设模式大数据时代，应急部门档案管理已走向信息化建设的时代，充分利用大数据信息，为应急部门档案管理提供信息资源，从而提高应急部门的工作

2、效率。本文依据大数据下，应急部门档案管理在实际工作中出现的各种问题，并根据当事档案管理的需求，提出一些建议与意见，希望对应急部门档案管理工作有一定的帮助。1 大数据下应急部门档案管理的优势1.1 大数据下档案环境方面的优势传统的纸质为载体的档案记载方式，随着纸张的质量、翻阅的次数而出现不同程度的损毁，给档案管理带来不可估量的损失。大数据下档案管理工作，可以通过电子、网络等方式加强档案信息管理，从而改变档案信息的管理途径，如面对风雹等自然灾害时，可以通过自然灾害报灾系统及时快速的将所需救助人员信息在网络平台上填报、上传、保存。通过系统上报的档案也可以作为永远档案进行保存。1.2 档案利用与查询的

3、优势大数据技术的应用事项了应急部门档案与其他部门之间的共享与应用，实现了不同地域、不同行业的档案资源整合，为突发事件的紧急应对提供了全新的平台，更加广阔的空间。体现了大数据下档案信息的重要性，新近开发的小程序，可以快速锁定相关飞机、火车上的同乘人员。为应急部门、指导小组及乘客及时提供同乘情况，以更好更快保护自己与他人。大数据极大的提高了档案资源的利用效率，在使用和査询上发挥着重要的作用。2 应急部门档案工作的现状以及任务做为新组建的应急部门硬件设施较为完备，无纸化办公的步伐速度不断更新，也为保障档案管理工作的科学化和规范化做出了榜样，但我们也要清醒的认识到应急部门做为一个新组建的部门，还有存在

4、许多因资源整合不到位而出现的一系列问题。如纸质档案存储量激增，电子档案缺失等。由于应急部门由多个单位合并而成，这需要将原来单位的部分档案转移或复制过来，从而增加了档案业务量，但原单位电子档案管理松懈，也会造成一定的电子档案缺换现象。而一些部门对档案工作的不重视，也增加了档案移交工作的难度，从而影响了应急部门档案发展的速度与质量。因此，加强应急部门档案管理，尤其是电子档案的管理是应急部门重要工作任务之一。3 应急部门档案管理的策略研究3.1 应急部门档案管理的历史价值目前，应急部门的档案资料收集，一般仅限于档案的简单收集、存档，并没有发挥档案真正价值，因此应急部门应加强档案编撰管理，提升档案的历

5、史价值。当突发事件发生后，应急部门档案工作人员应及时收集所有的档案材料，就事件发生的起因、现场记录、安排部署、组织实施、评估分析、善后处理等进行档案整理。通过突发事件的档案整理，不仅可以还原历史真相，还可以充分发挥其历史价值，使后人能够从该事件中汲取经验教训，避免类似事件的发生。同时，也可以利用突发事件档案做好科普宣传，增强广大人民群众的自我防控、自我保护的意识。3.2 建设应急部门档案信息网站应急部门的档案关系着各个行业部门，因此应急部门应建立各个行业部门的互通互用的档案信息网站，方便各个行业部门在网站上传、下载、查阅档案信息，实现档案的共享共用以更快更好的服务于社会。因此，网站要实现查找、

6、浏览、上传、下载及咨询等功能，并授予相关部门权限，实现共享资源的快速上传。选择能够满足当前网络支持的网络开发公司，选取升级速度快，利用效果好的档案信息管理操作系统，以适应档案网络更新提速的要求。而网站的建设并不是一个应急部门能力所及的，这需要政府相关部门的支持与配合。3.3 加快配套档案建设的硬件设施当前应急部门为新组建部门，党和政府高度重视，为应急部门配备了各种保障设备。但由于档案工作历来不为人们所重视，因此，档案设备配备相对缺乏。在实践中，一个具备完整档案信息的部门则能较为快速的找到所需信息，从而提高工作效率。因此，加大资金投入，完善硬件设备建设，将高质量的硬件设备利用到档案管理工作中，充

7、分发挥大数据的作用，对档案信息的储存和管理具有重要的意义。这不仅有利于档案管理工作，更可以提高单位工作效率。3.4 制定档案管理总体规划制定档案管理总体规划，推动档案管理的健康可持续发展，是每个应急部门都应做的事情。制定档案管理总体规划，要注意档案管理与实际业务的结合，将各项业务作为一个整体来衡量。譬如，要结合突发事件、防灾减灾、临时性工作、安全工作、防火等项工作，制定出合理的总体规划。制定档案管理总体规划时，也要充分考虑到应急人才的需要，将符合应急工作并熟悉档案工作人才吸引到应急部门，同时，注意培养档案梯队人才，这样才能充分发挥档案工作的应急部门中重要作用。3.5 提高档案管理人员专业素质在

8、大数据时代，档案管理工作不仅需要具备应急工作的能力，還需要对计算机、网络应用熟悉的人才。因此，应急部门要调整人才招聘策略，吸收信息技术型人才，鼓励高素质的创新人才，利用人才对大数据的了解，提高档案管理水平。应急部门要加强档案学习，通过利用系统内业务学习、兄弟单位学习、档案管理部门组织的业务培训，营造良好的学习氛围，提高档案工作人员的综合素质，使档案工作人员深入了解大数据，明确大数据对档案管理的影响和作用。同时，建立档案管理人员业务考核制度，加强对档案管理人员思想教育，提高他们对档案工作的重视程度。3.6 保证档案管理环境的安全档案安全是档案管理的重要工作之一，大数据下档案价值难以估量，而安全管理尤为重要。大数据下，病毒破坏、网络攻击、黑客入侵成为网络安全的最大威胁。因此提高档案工作人员安全意识，创造档案安全环境是应急部门档案管理中十分重要的工作。一是加强档案工作人员安全意识教育、保密知识教育，提高他们的综合素质，在运用计算机网络时，要加强自身操作规范，在安全环境下的进行操作。如，不要乱下载文件，要时时对电脑系统实施安全扫描检查，防止黑客与病毒趁机而入，破坏和盗窃用户信息;如，使用加密密码，提升数据传输过程中的网络信息安全性。二是要加强外部环境的安全门阀。如，在大数据时代，防火墙是保护计算机网络信息安全的首道安全屏保，因此，加强配置计算机防火墙，避免计算机网络系统受到来自黑客和