出纳管理手册

1、出纳管理手册第一章总则一、为加速公款收付、确保公款与公有财物保管安全及健全机关内部财务控管机制，特订 定本手册。二、中央政府机关及国立学校（以下简称各机关）之出纳事务，依本手册之规定办理。三、本手册用词，定义如下：（一）出纳事务：指依法管理现金、票据、有价证券与其他保管品等之收付、移转、 保管及帐表之登记、编制等事项。（二）出纳管理单位：指管理出纳事务之单位。（三）出纳管理人员：指实际经管出纳事务之人员。（四）主办出纳：指综理、督导、指挥出纳管理业务，不实际经管出纳管理事务之人 员。前项第一款所称其他保管品，如系不动产或须堆栈仓库保管之动产，应以契据栈 单或其他证明文件代之。四、出纳管理人员每

2、六年至少职务或工作轮换一次，并贯彻休假代理制度。五、出纳管理人员於职务或工作轮调时，应办理交代，并由机关首长指定人员会同主办出 纳监交。出纳管理人员应於彳爰任接替之日起二日内完成交代；必要时，得陈报机关首长核 准於十日内交代完毕。六、出纳管理人员办理交代，应将经管出纳事务所用章戳、文件、帐表及其他公有物，连 同经办之未了事项，造表悉数交付彳爰任，并由前、彳爰任出纳管理人员及监交人员签章 彳爰陈报机关首长。七、出纳管理人员超过一人时，应按业务实际状况，适当分配其工作，并按其职务范围，详细规定其职掌及责任。八、各机关如有分地办公者，其出纳管理单位，得视事实需要，酌派人员，分区管理；但各派出人员，仍

3、受原管理单位之指挥及监督。九、出纳管理单位对机关自行收支款项，收入部分，得委托金融机构代收，支出部分，除零用金外，以直接汇拨或签发票据为原则。十、出纳管理单位主要工作如下：（一）点收款项、支票、有价证券等，并填开收款收据。（二）保管柜存现金、各种票据（ 包括支票、汇票、本票及外币票据等） 、支票簿、送款簿、存摺、存单、有价证券及其他保管品等。（三）按时领取有价证券之本息。（四）办理缴款及存款手续。（五）办理收入退还、结购外汇、汇寄与收兑款项及员工薪津（划拨）发放等手续。（六）根据会计凭证或其他合法通知，扣缴各种税款、捐款、借支款项、保险费及其他款项等。（七）各项押标金、保证金及其他担保之收付保

4、管及其他收款退款等事项。（八）登记各项出纳保管簿籍，编制现金结存表，及保管品类报表。（九）逐月核对由会计单位收转之银行存款核帐清单，是否与帐面结存相符，如有不符之处，应编制银行存款结存差额解释表。（十）递送付款或转帐凭单及领取支票凭证通知受款人领取。（十一）签发支票办理支付时，其支票应由机关首长、主办会计及主办出纳签名或盖章，上述人员得视组织编制情形及业务特性授权代签人签名或盖章。卜一、出纳管理人员应负责任如下:（一）经办收付工作1. 收付现金、票据、有价证券及其他保管品等，如有错误，应查明处理。2. 收入现金、票据及有价证券等，除自行保管者外，应按规定解缴或送存国库。3. 结存款项，如有错误

5、，应查明处理。（二）经管柜存现金、票据、有价证券及其他保管品等工作1 .柜存现金应与帐面结余相符。2 . 现金、票据、有价证券及其他保管品等，应妥慎保管，不得挪用或垫借。有价证券之本息，应按时领取。（三）经办帐表登记工作1 .现金出纳备查簿、银行往来帐及各种帐表之记录，应正确无误。2 .收支及现金转帐传票、付款凭单，应依照规定时间执行收付彳爰，登记递送簿移送会计单位。3 . 业经办理收纳或支付之相关凭证， 应於次日前整理完竣并编制现金结存表，送会计单位据以入帐。第二章 安全及设施十二、出纳管理单位对於经管之现金、票据、有价证券及其他保管品，须有安全维护设备，并应采取适当防范措施。十三、 出纳管

6、理单位如与其他单位同在一办公室工作， 其位置应设在办公室最内角为原则。十四、出纳管理单位之保险柜，应放置於乾燥处所，并尽量靠近出纳管理人员。十五、出纳管理单位对於有关单据，应妥慎管理。十六、出纳管理单位之保险柜门键应牢固、柜壁应坚实、密码盘应采复算者。十七、出纳管理单位应注意事项如下：（一）业务无关人员不得逗留出纳作业处所或翻阅各种公文、帐簿。（二）出纳管理人员在工作时间，应尽量避免会客。（三）出纳管理人员言辞应谦虚，态度应温和。（四）保险柜应不定期变更密码，关闭时，应随时注意回转密码，关闭上锁，钥匙应随身携带。（五）当日收付应於当日结算。（六）应尽可能装置防盗警铃。（七）出纳管理人员解领款项

7、，应亲自办理，并视需要加派人员协助。十八、出纳管理单位保险柜内不得代为保管私人财物。第三章 收款十九、收款作业：（一）出纳管理人员收到会计单位开具之收入传票或相关单位之收款通知单，应即通知缴款人缴纳。收受时，出纳管理人员对收入款项，务须当面清点检查，并及时登记备查簿，如该款项依规定应送存国库或金融机构者，应填具送金单（簿）或缴（存）款单据，确实依照票据抬头字样，在票背完成背书彳爰，如数缴存，并将缴款凭证及收据移送会计单位登帐。（二）出纳管理人员对依法令规定应收纳之款项，得先行收纳开立收据，於当日或翌日上午前送会计单位补开收入传票入帐。（三）收入票据，应审阅发票人或银行名称、地点、种类、抬头、金

8、额、日期、背书等是否与规定相符。（四）经办收入事项，须按照先彳爰次序，编列号码，并视需要使用号码凭证（牌）发给缴款人，以凭调换正式收讫凭证。（五）款项收妥彳爰，即在传票或缴款单上加盖收讫日期戳记及经收人私章。（六）每日结算终了仍有收入款项等，应记入现金暂记簿，次日再补行正式登帐。（七）出纳管理人员对收入款项，应随时按顺序登帐。二十、经收现金或有价证券，如发现伪造或变造时，应查明处理。第四章 付款二十一、付款作业：（一）实施集中支付之机关，出纳管理人员收到会计单位编制之付款凭单，应即递送地区支付机构办理支付。 其属於受款人自领方式附有 领取支票凭证者，应即通知受款人前来领取。（二）收到会计单位编

9、制之支出传票，其属於在专户存管款项支付者，以汇款方式支付或签发支票通知受款人前来领取，并及时登记备查簿。（三）办理付款时，应检核所附凭证，其内容与支出传票及其上有关印监是否相符。如付款时，需取具收据或发票者，应注意合於支出凭证处理要点之规定。（四）领款人出具之收据、统一发票或收款证明，应於支付彳爰，附於支出传票之 彳爰，并於传票附件栏注明张数。（五）经办支付事项，须按申请先彳爰办理。必要时得使用支付号码凭证，循序办 理手续。（六）支付现款时，应询明申请者之现金数目，并收回支付号码凭证或其他领款凭证。（七）支付现金之数额，应请收款人当面点清。（八）签发支票除应根据合法之会计凭证外，并应注意下列事

10、项：1. 存款余额不足时，不得签发支票。2. 在专户存管款项内支付之款项，除法令另有规定者外，应一律签发抬头支票，票面划平行线二道，并注明禁止背书转让。但具备下列条件者，得予注销平行线二道或禁止背书转让：（1） 金额在新台币五十万元以下。（2） 受款人非属政府机关。（3） 非采邮寄方式。3. 金额数字应用中文大写，数字末尾应加一整字。4. 支票金额须同时填写阿拉伯数字者，应一并填写。5. 支票上应填明发票日期及与付款凭证相符之受款人姓名或公司行号名称。6. 各机关如规定受款人应於支票存根上签名或盖章者，从其规定。7. 签发支票之号码帐号等，应於传票上注明。8. 签发支票如大小写金额有错误应即作

11、废，并加盖作废字样，重新签发，不得涂改。（九）款项付讫彳爰，经付人员即在传票上加盖付讫日期戳记并签章。（十）汇寄附属单位或其他机关之款项，应斟酌实际情形，分别电汇、信汇或票汇。（十一）支付款项，须由金融机构汇寄者，会计单位应在传票上注明汇往金融机构及受款人名称与帐号，由出纳单位即日汇出，并将汇款金融机构所掣发之汇款凭证附入原传票。（十二）出纳管理单位接到应（待）付款单据彳爰，应依限办理支付，不得稽延。第五章 各项税费款之扣缴作业二十二、员工薪津内扣缴之各种税费款，须依据有关会计凭证或其他合法通知，始得办理。二十三、出纳管理单位，代扣之各项税费款，除薪资所得税，属中华民国境内居住之国人所得，应於

12、每月十日前将上一月内所扣缴税额；属非中华民国境内居住之个人所 得，应於代扣税款之日起十日内，分别填制薪资所得扣缴税额缴款书向金融机构缴纳外，其余代扣税费款，应依各该扣缴规定期限，办理代缴。第六章 零用金二十四、零用金系因应紧急及各项零星支付而设置，各机关零用金用以支付在一定金额以下之经费支出；其作业程序如次：（一）零用金之申请：年度开始，各机关出纳管理单位为应紧急及零星支用，应参酌实际情形在国库主管机关或权责单位核定零用金额度内，签会会计单位并奉机关首长或其授权人核准彳爰，提取定额现金，备作零星支用。（二）零用金由各机关指定专责人员保管支付，在一定金额限额内，各业务承办单位因业务需要，得经其单

13、位主管及保管单位主管或其授权人核准，向保管零用金人员借款备付零用，惟应自借款日起三日内检附支出凭证办理核销。（三）各机关以零用金支出之费用，其原始凭证（ 发票或收据） 应由经办人员粘贴於粘贴凭证用纸上，检附经会相关权责单位及机关首长或其授权人之核准，向管理零用金人员领取。（四）零用金支付彳爰，管理零用金人员应将支出凭证予以编号加盖付讫及日期章，随时逐笔登入零用金备查簿，於支付相当数额时，按类别整理归类，填具零用金支用清单及总表，连同支出凭证，经主办出纳或其授权人核章彳爰，送会计单位审核，依规定程序拨还。（五）会计年度终了时，应依规定办理零用金之结转或缴回。二十五、各机关办理零用金支付及结垫拨还

14、，应随时登记零用金备查簿并结计余额，帐面 余额应与柜存现金及预借未核销零用金之合计数相符。第七章票据、有价证券与其他保管品之收付及管理二十六、票据、有价证券及其他保管品之收付，出纳管理单位应根据传票执行，并当面清点，如根据核准文件收入者，应即填制收入款项通知单或书面通知会计单位 补制传票，执行彳爰，主办出纳人员及收付票据、有价证券及保管品之人员，应於 传票上签章以示完成收付手续。二十七、出纳管理单位收到各项票据、有价证券及其他保管品，除须於当日发还者外，应依照国库保管品有关规定送存国库或代理国库机关保管。二十八、出纳管理单位经收票据、有价证券及其他保管品应注意事项如下：（一）外币、票据、有价证

15、券及契据等，应逐案编注收管案号，并就其性质相同者，分类登入保管品纪录簿。（二）金银条块、外币应由原经办单位或经手人，加注签封，以明责任。（三）本票及国内外之支票、汇票等，除应详细登记来源、票号、抬头、用途、币别、金额、出票及兑付处所等项外，并应注意票据之有效期限。（四）公债、股票、库券、储蓄券等有价证券应按类别、户名、品名、数量、金额、号码，详细登记之。（五）公债、库券、储蓄券等应注意还本付息日期，办理领取手续，并通知会计 单位。（六）应注意各项票据、有价证券及保管品之到期日或有效期限适时通知经管业务单位，办理展延、退回或收取本息彳爰即填具收入款项通知单，通知会 计单位编制传票。（七）收管机关

16、采购及财物变卖、处分等实物担保凭证，应依照原订立契约书会同有关单位办理。（八）存库之保管品，应分类登记於存库保管品备查簿，并按月编造保管品报告表送会计单位以备查考管制。（九）有价证券之质权设定登记书，应加注抛弃行使抵销权。二十九、出纳管理单位除依法得自行保管之经费款项外，收纳之各种款项及有价证券等，除法令另有规定外，应於当日或次日解缴公库，零星收入最长不得逾五日。第八章 押标金、保证金及其他担保之收付三十、为应采购作业需要，出纳管理单位得以机关名义申请於代理国库之金融机构开立专户，存管厂商缴纳之押标金、保证金及其他担保。三十一、为应采购业务需要，出纳管理单位得设招标专用收据，其收据之管理同自行

17、收纳款项收据办理。三十二、出纳管理单位依招标文件规定，收取押标金，应开立收据，退还时，对未得标厂商，可即时退还者，出纳管理单位应依据采购单位之通知，由厂商检附采购单位已签认之文件，连同原缴纳之收据或於原缴纳押标金之收据上经采购单位签注未得标之文字与签章彳爰退还。对无法即时退还者，应循一般付款程序办理。对得标厂商，收取履约保证金，或将押标金转换为履约保证金，如转换时有应补足（ 或应退）之差额，应由采购单位通知厂商及会计单位办理，於办理补缴或退还程序彳爰，始开立收取履约保证金收据交付厂商。三十三、出纳管理单位办理保证金等款项之退还时，除即时退还之押标金外，应依据会计单位编制之传票，始可退还。三十四

18、、采购案有保固期间者，厂商应缴纳之保固金，经厂商事先申明者，得直接由应退之履约保证金或该采购案之应付款项中扣抵。三十五、出纳管理单位应配合会计单位、业务（ 采购 ） 相关单位随时注意押标金、保证金及其他担保之有效期限，随时清理。第九章自行收纳款项收据之管理三十六、各机关使用之自行收纳款项收据及领用单之格式，由各机关视业务需要自行定之。三十七、各机关印制之自行收纳款项空白收据，应由会计单位负责保管。三十八、自行收纳款项收据之领用，应由出纳管理单位或使用单位填具领用单一式二联，经主办出纳或使用单位主管签核彳爰，向会计单位领用。领用第一联由会计单位抽存，第二联由出纳管理单位或使用单位保管存查，并应设

19、置自行收纳款项收据纪 录卡，随时记录使用情形，备供查核。三十九、已使用之自行收纳款项收据，第一联交缴款人收执，第二联报核，送会计单位列帐。第三联存根，由出纳管理单位或使用单位存查。四十、未使用或已使用拟作废之收据，由保管单位或使用单位列表记录起讫号码，截角作废，并妥慎保管备查，保管期限至少二年，届满二年彳爰，陈经该管上级机关同意得予销毁。四十一、自行收纳款项收据，应由出纳管理单位或使用单位按编号顺序开立，不得跳号，并以类别分类。四十二、汇解各项收入款时，属票据缴纳者，应在各该缴款单据备注栏内填写收款之收据字轨号码及缴存票据号码；属电汇款者，应在收入凭证粘存单内填写收 款之收据字轨号码。四十三、

20、为加强自行收纳款项收据之管制， 会计单位应设置自行收纳款项收据领用纪录卡， 并不定期抽查领用情形，作成纪录备查。四十四、自行收纳款项汇解国库之收入，依法未另掣发收据者，应按月编制收入月报表备查。利用机器收款者，其使用完毕之电脑处理纪录资料贮存体， 应分年编号收藏, 并制目录备查。四十五、经收岁入以外之其他款项，得使用自行收纳款项收据第十章 出纳帐表四十六、出纳管理单位应置备下列各项簿籍（ 其格式详附录壹 ） ：（一）现金出纳备查簿，备登收纳款项，必要时得分立收入、支出或收支结存各项簿籍。（二）零用金备查簿，备登零用金支付、结报拨还。（三）存库保管品备查簿，备登存库保管各类有价证券、票据、保管品

21、等项。（四）保管品纪录簿，作为保管品之明细备查簿，以记载保管品收存及发还之原始记录。（五）现金暂记簿，备登每日结算终了彳爰之收支款项，次日再补行正式登帐。（六）传票递送簿，备登收支及现金转帐传票、付款凭单移送时间之登载。（七）其他备查簿，视业务繁简需要设置，如银行往来簿、支票签发用印登记簿、送金簿等。四十七、前点簿籍采用电脑处理者，其电脑贮存体中之纪录视为簿籍，应妥善保管。四十八、经办出纳管理人员，於执行出纳事务时，应随时登入有关备查簿，并按日结计清楚，不得稽延，相关凭证应於次日前送会计单位据以入帐。四十九、出纳管理单位，除领用之零用金，应适时办理结报申请拨还外，并斟酌需要，根据现金出纳备查簿

22、，分别编制现金日报表、旬报表及月报表，连同国库或银行对帐单及存款分析表，送会计单位核对，并同会计报告转报。其他出纳报表，得视实际需要定之。五十、出纳管理单位为办理收支有关事项，应备具如下书表（ 其格式详附录贰） ：（一）缴款书。（二）支出收回书（三）收入退还书。（四）转正通知书。（五）机关专户存款收款书。（六）国库保管品申请书。（七）保管品月报表。（八）银行（ 公库 ） 存款差额解释表。（九）零用金支用清单。（十）现金结存（ 日报 ） 表。（十一）现金收支结存旬报表（ 含现金收支月报表） 。（十二）自行收纳款项收据纪录卡。第十一章 出纳事务之盘点及检核五十一、各机关出纳管理单位，对於存管之现金、票据、有价证券、自行收纳款项收据及其他保管品等， 应作定期与不定期之盘点；另由会计单位每年至少监督盘点一次。五 十二、办理盘点人员如发现存管之现金、票据、有价证券、自行收纳款项收据及