水利系统干部人事档案信息化管理的研究与探讨

1、    水利系统干部人事档案信息化管理的研究与探讨    摘 要：随着水利系统的稳定迅速发展，传统的干部人事档案管理理论与手段已不足以满足现代化干部人事档案管理的要求，新型的人事档案管理模式与档案载体是当前水利系统发展的必然趋势。本文主要对水利系统干部人事档案信息化管理方式进行研究，指出当前水利系统中干部人事档案管理中存在的不足，并提出提高水利系统干部人事档案信息化管理水平的策略，以期参考。关键词：水利系统；干部人事；档案信息化水利系统干部人事档案记录了人事部门在选拔、培养和任用干部等各项工作中形成的干部工作业绩、品德作风、成长经历、政治思想等内容，是全

2、面考察、评价干部综合素质的重要原始资料及依据。近年，我国水利系统干部队伍人才流动加快，迫切需要建立信息化管理制度，以更好收集、整理及利用档案资料，从而为水利部门提供优质服务。1 水利系统干部人事档案信息化管理的现状水利系统干部人事档案信息化管理主要是利用计算机、数码相机、扫描仪等现代化技术和设备将干部的人事档案资料记录到管理系统中，此过程包含对干部人事档案中的文字、图片和音像资料进行技术处理，将其转换成电子数据资料，从而实现干部人事档案电子版与纸质版共存。在目前水利系统干部人事档案管理工作中，管理部门能够根据实际情况重点收集干部的学历、专业技术水平、学习经历和各种资格考试等内容，并进行档案信息

3、化管理，从而为干部人事考核与人事决策提供重要依据。干部人事档案的信息化管理极大减轻了工作负担，降低了管理费用，提高了工作效率。然而当前水利系统干部人事档案信息化管理仍然存在许多不足之处，主要体现在以下几个方面：1.1 信息管理水平不高，不能充分发挥现代化技术的作用传统的水利系統干部人事档案一般是以纸质形式保存，在保存过程中每一次查询和翻阅都会对纸质档案造成或多或少的损坏，纸质档案难以长期保存下来。尽管水利系统档案部门配有计算机、打印机等现代化设施，但是当前档案管理设施普遍存在设备陈旧、老化、落后、等问题，因此大部分档案管理部门止步于简单的对干部基本信息录入和检索查询阶段，不能利用计算机等现代化

4、技术进一步管理和利用档案资源，信息管理水平不高，不能与现代化信息技术接轨。此外，水利系统干部人事档案信息化管理缺乏统一管理标准和制度，部门与部门之间缺乏沟通、各自为政，在使用档案数据时各取所需，难以实现水利系统干部人事档案的数据共享，在一定程度上阻碍了档案信息化管理的发展。1.2 水利系统干部人事档案的保密工作不完善，档案资料安全性受到威胁在传统的水利系统干部人事档案管理模式中，档案资料极易受人为因素的影响而受损或丢失，不利于档案资料的保管工作顺利进行。此外，干部人事档案管理工作需要极高的保密度，而档案的信息化管理采用计算机网络对档案信息进行加密，提高了档案的安全性。在信息化管理中，档案信息的

5、载体通常是u盘、光盘、硬盘等，往往存在体积小、易于丢失和损坏等特点，档案安全性受到威胁，不利于档案信息的保管工作。1.3 水利系统干部人事档案管理工作人员素质不高，管理手段落后档案工作人员的素质高低是影响水利系统干部人事档案信息化管理的关键。水利系统干部人事档案信息化管理是一项繁冗同时不乏专业性的工作。在传统的档案管理工作中，由于计算机及专业档案管理软件未普及，档案工作人员往往需要手工书写、装订、裁剪档案材料，而且档案资料不断更新替换，档案工作人员的工作负担相当大，这种落后的管理手段已经无法满足新形势下的水利系统干部人事档案管理工作。此外，当前大部分档案工作人员的专业素质不强，档案知识教育不足

6、，管理水平参差不齐，严重阻碍档案信息化管理的发展。2 水利系统干部人事档案信息化管理对策分析2.1 创新信息化管理方法，提高档案信息化管理水平在水利系统干部人事档案资料收集环节，要充分发挥现代化技术的作用，将档案资料转换为文件、数据、表格、音像等电子文件保存起来。一个完整的干部人事档案管理系统应当是融信息接收、信息传递、信息存储和信息利用为一体的综合管理系统，而数据库建设则是管理系统的关键部分，因此要建立完善的水利系统干部人事档案数据库，实现干部人事档案信息资源共享。设立专门的实行电子档案动态化管理，确保水利系统干部人事档案真实、准确，符合当前水利系统干部人事档案的实际发展情况。实行多样性利用

7、管理，加强部门之间的沟通交流，整合信息资源，提高档案资料的质量，实现档案资料资源共享。在进行干部的入党、升职、调动和历史遗留问题时，可通过互联网实现档案资料远距离传输、多方共享，为用档部门提供干部档案资料，最大化发挥档案信息化管理的作用。2.2 加强水利系统干部人事档案资料的保密工作建设相关管理部门要将干部人事档案资料的保密工作放在首位，不断增强档案资料的加密技术，实行档案分级管理，并细化档案使用权限，设置档案报警系统，防止非法用户窃听，避免干部人事档案资料泄露。加强电子档案的使用安全管理，将电子档案的备份和使用分隔开，在进行拷贝复制电子档案操作时，要做好档案资料监控工作。对于档案工作人员，要

8、求其能够熟练操作档案数据库管理系统，对实时档案信息进行更新、备份，定期不定期进行档案管理保密教育，做好档案工作人员的档案保密知识考核，提高档案工作人员的档案管理保密意识，签订档案资料保密责任书，严格按照规章制度办事，不得越权使用档案资料。为提高档案资料的保密程度，还要加大资金投入，更新现代化设备（计算机、打印复印一体机、数码相机等），为水利系统干部人事档案信息化管理提供强有力的硬件保障。2.3 提高水利系统干部人事档案信息化管理人才的综合素质水利管理部门应结合自身情况，努力提高档案信息化管理人才的综合素质。可通过以下途径进行：第一，要增强档案工作人员的专业能力与素养。相关部门可经常性地对档案工

9、作人员进行培训、开展相关业务知识讲座，使档案工作人员具备与时俱进的理论与技能；第二，要增强对档案工作人员的思政教育及法律教育。积极引导其学习党的方针、政策、路线，学习档案法等相关法律文献，提高思想道德修养；第三，要贯彻落实水利系统干部人事档案信息化管理工作的计划目标，具体到人，并建立健全的工作奖惩制度，提高档案工作人员的工作热情，打造一支高素质的水利系统干部人事档案信息化管理队伍。3 结束语综上所述，水利系统干部人事档案信息化管理是当前社会发展的大势所趋，要想做好水利系统的干部人事档案信息化管理工作，相关部门就要结合自身发展实际，不断创新并完善档案信息化管理手段，建立完善的水利系统干部人事档案信息化管理数据系统，增强各部门之间的沟通与交流、实现档案信息资源共享，增强水利系统干部人事档案资料的保密工作建设，提高档案信息化管理人才的综合素质，这样才能使我国水利系统干部人事档案信息化管理走向科学化、规范化的轨道。参考文献1敖雪婷.干部人事档案信息化管理的制约因素及对策j.中国管理信息化，2015，（14）：196-196.2李敏仪.创新档案管理理念实现档案管理信息化j.城市建设理论研究（电子版），2012，（27）.3包太敏.干部人事档案信息化管理中的问题及措施j.黑龙江史志，2014，（1）：108-108，109.4方满银.