试论农村计生家庭奖扶档案管理存在的问题及对策

1、    试论农村计生家庭奖扶档案管理存在的问题及对策    姜春杰摘要：在不断发展的过程当中计划生育家庭奖励扶持制度在总体上呈现出逐步落实的状态，这也是导致计划生育家庭奖励扶助档案数量逐步增加的主要原因。这对新时期人口计生系统档案管理工作提出全新的问题与挑战，现阶段人口计生系统档案管理工作面对的主要问题就是如何实现对计生家庭奖励扶助档案的科学管理，我们需要再结合以往工作经验的基础上对新时期的档案管理问题进行有效探究，这可从根本上促使农村计生家庭奖扶档案管理工作得以顺利开展。关键词：农村；计生家庭；奖扶档案管理在不断实践与应用的过程当中农村计生家庭奖扶档案

2、管理工作已经在原有基础上取得较为明显的成绩，但是在管理过程中还是有诸多避免的缺陷与不足存在。这要求我们对其中存在的问题进行客观分析，然后提出有针对性的对策与建议。这是指导相关工作人员如何科学进行计生家庭奖扶档案管理工作的重要依据，同时也可从根本上实现对该种档案管理质量以及效率的有效提升。一、当前计生家庭奖扶档案管理存在的问题近日，笔者就全市计生奖扶档案建档工作开展调研，范围包括所辖13个县（市、区）人口计生局、部分乡（镇）计生办。从调查情况看，计生奖扶档案管理工作整体水平不高，大部分（市）人口计生局档案管理工作还相对落后。通过调研，笔者认为，计划生育家庭奖励扶助档案管理存在的问题主要是“五不”

3、，即：认识不足、重视不够，指导不力，素质不高，管理不规范。1.各级人口计生部门对档案工作重视不够，没有把档案管理工作摆到议事日程来抓其主要表现在：（1）投入少。致使档案管理部门没有必要的档案管理设施，甚至连档案室面积都保证不了，一些重要的档案资料不能按时有序地入室、入柜、入架或立卷归档，严重制约了档案管理工作的定级、升级。（2）档案管理人员变更频繁，监管人员较多，不能保证档案管理队伍的相对稳定。2.计生部门和有关档案管理部门对档案工作指导不力在记录历史方面档案起着绝对的作用与优势，计生单位以及档案管理部门多數存在忽视基层档案管理工作指导与帮助的现象，这也是导致收集档案资料归档的思想存在着严重不

4、足状态的原因。尤其是在不注意收集整理以及归档范围与界限不明确的基础之上，档案人员不能进行科学有效的工作，其任务也不能在这一过程中得到进一步的明确。3.计生部门档案管理人员业务素质不高市、县两级计生档案管理人员中，有档案专业技术职称者微乎其微，而且市、县两级专、兼职管理人员中，几乎都是在干中学，学中干，大部分没有进过正规院校或经过正规培训，有个别连短暂的业务理论培训班、研讨班都未参加过，其业务理论水平和业务管理能力可想而知，加上一部分从事计生工作时间短。这样，既不熟悉计生业务，又没有掌握档案业务知识，很不适应工作需要。二、加强计生家庭档案管理工作的对策1.增强各级领导的档案意识。首先是各级领导必

5、须提高对档案工作重要性的认识，并且在搞好计生系统答案管理工作的基础上实现对相关档案问题的有效解决。档案业务建设、机构配置、人员配备以及库房建设等都是档案管理工作所必须满足的条件。档案工作人员的教育工作也要在这一过程当中进行不断的加强，主要是促使其责任感以及使命感得到不断提升，并且在做好本职工作的基础上帮助领导做好一系列的决策工作，将更好的服务提供给档案信息管理。2.深入开展档案法规的宣传教育。一方面要利用中华人民共和国人口和计划生育法>等法规宣传和“7.1l世界人口日12.4法制宣传日”等有利时机，进行档案法规的宣传；另一方面要不定期组织干部职工学习和掌握档案管理方面的业务知识，使各级计

6、生人员认识到做好档案管理工作的重要性、必要性，提高各级计生人员的档案管理水平，在全系统形成人人关心档案工作的良好氛围。3.培养和提高档案管理人员的整体素质。在实际针对在职人员进行知识更新培训的过程当中可利用后续教育的方式，这是档案管理人员个体素质得到提升的重要手段，同时也可帮助档案管理队伍的整体素质得到进一步改善，培训过程主要对以下三个原则进行遵守。（1）全体性培训的主要对象为全市计生系统档案管理人员，在制定培训目标与要求的过程当中需要针对不同层次管理人员自身素质进行，也就是说结合实际情况对不同形式以及内容的培训项目进行科学提供，促使结构合理的档案人员梯队得以顺利构建。（2）全面性。既培养专业

7、理论知识，又培训相关专业知识；既注重对知识的灌输，又注重专业技术技能的培养提高。（3）基础性注重充实基础理论和专业知识，从能够履行基本岗位职责人手逐步构建素质结构，为进一步的知识更新、技能的全面掌握、经验的积累奠定基础。4.加大经费投入，强化基础建设。为了适应改革开放的新形势，计生系统的领导应根据加强奖扶档案管理、确保奖扶档案安全和有效利用的需要，拨出专款对计生奖扶档案室进行特别的装修，县级档案室要添置计算机、档案柜、新型档案卷夹以及各种档案的必备器材，做到专人、专室、专柜；乡村两级奖扶档案要做到“两专”，即专柜、专管，为逐步实现档案管理的现代化奠定坚实的基础。5.加强档案管理的基础工作。整理

8、人口计生家庭奖扶材料工作量大、任务重，也是一项政策性很强的工作。县、乡专（兼）职档案工作人员要认真做好档案整理工作，妥善处理好档案工作中存在的问题，杜绝计生家庭奖励扶助档案材料分散，杂乱的现象，真正使积极落实基本国策、主动实行计划生育的家庭能及时、足额得到国家的奖励，使计生奖励扶助这一利民、惠民的政策切实落到实处。6.注重档案的开发利用工作。加强档案提供利用工作是搞好档案工作的关键。一方面，档案提供利用工作代表整个档案工作的成果，体现档案工作的方向和作用，是衡量档案业务工作开展好坏的主要标志；另一方面，档案提供利用工作在一定程度上体现了外界利用的需求，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。计生系统档案人员要树立强烈的服务意识，认真地将原有的档案资料进行全面系统、分门别类的收集整理，并精心编制全引目录、案卷目录、分类目录等检索工具，编写计生系统组织沿革、大事记、建立全宗