医院财务会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度

1、医院财务会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度 医院财务管理制度-会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度 为了加强对会计档案的科学管理,健全会计档案工作制度,依据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的会计档案管理方法的规定,结合本单位的实际状况,特制定本方法: 一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料,它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必需加强对会计档案的管理,建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案管好。 二、本单位每年形成的会计档案,应由财会部门根据归档要求,负责整理立卷及装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一

2、年,第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。 三、归档范围: 1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证 实行会计电算化,年末必需将本年帐套数据软盘备份,每份数据均要备份二份,异地保管在指定的保管柜内。 四、整理方法: 1、分类:一般按年度形成分类,即首先按会计年度分开,然后按"类别名称"将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。 帐薄:一般是一本为一卷(册),即一个保管单位。活页帐应抽出空白页,再按会计科目顺序装订成册,并加具帐簿封面。 凭证:按会计凭证的材料形成时间为顺序,连同所附的原始凭证,按日、旬、月的先后整理装订成册,年内连续编号共几册,并填写封面和备注。每册厚度要适

3、中,装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章,履行签封手续,以示负责。 报表:按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位,可按文书立卷要求进行,卷内目录一般填到月或季表类型。 2、组卷: 会计凭证中工资清单签名的一页,应按月、按年归入到当年度的文书档案中去,属长期保管。 3、卷内排列:一般应按会计材料形成时间顺序排列,报表卷内文字材料(如决算说明等)在前,表格在后。 4、编页号:只编有效页号,一页一号,活页空帐页要抽出。 5、装订:应拆除全部金属物,对已损坏的会计材料要进行裱糊,缺少装订线的要加边。 6、拟写案卷题名(标题):一般应由责任者(即作者)、时间(针对年月)、内容和名称四部分

4、组成。 7、案卷排列与编卷号:应先分报表、帐簿、凭证三大类,再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列,一年度一个流水案卷号。 8、编制案卷目录:历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。 9、归档时间:当年的会计档案、在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,以便利利用。期满后,原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时,财会部门应编制会计档案移交清册(案卷目录)一式两份,交接双方应签字,一份由会计部门留存,一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时,可暂留财会部门保留,但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。 五、保管期限: 1、会计报表: 年报为永久;月报表和季报表为五

5、年。 2、会计帐簿:总帐十五年;现金日记帐二十五年;银行日记帐二十五年;明细帐和辅助帐均为十五年。 3、会计凭证:十五年。 六、会计档案的保管和利用: 1、会计档案实行集中统一管理的原则。 2、对会计档案必需进行科学管理,做到妥当保管。存放有序,查找便利。同时严格执行安全和保密制度,不得随便堆放,严防毁损、散失和泄密。 3、会计档案应为本单位积极供应利用,也可以为上级单位供应利用。调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特别需要,经本单位负责人批准后,供应查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用供应依据。 七、会计档案的鉴定与销毁: 会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外),由档案室提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查、编造销毁清册,按不同状况分别报请主管领导