健升房地产档案管理制度

1、健升房地产档案管理制度 1.目的 明确公司档案管理原则,建立完善精确的档案系列,积累和储存珍贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策供应必要的资料服务。 2.定义 档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件. 3.原则 企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。:依据本公司实际状况,公司的企业档案,根据集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要专心做好档案的整理与归档上交工作,由保证档

2、案的完整、精确和安全。 a、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。 b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。 c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。 d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。 4.档案分类 通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。 依据公司目前和以后发展的业务状况,现将档案资料分为五大类。 a、文书类

3、b、财务类 c、工程施工类 d、物资类 e、地产类 5.各档案分类如下 a、文书类 公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。 公司组织简洁、机构设置、启用印章之印模。 营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。 有关机构颁发的业务文件。 工作计划、总结、会议纪要、重要文件。 公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。 对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。 b、财务类 本公司财务制度。 各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。 会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。 会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。 各类清册(会计移交清册、会计

4、档案保管清册、会计档案销毁清册等)。 c、工程施工类 开工申请。 工程保险文件。 施工记录、测试记录、来回信件和指示(分开存档)。 施工进度、质量记录、质量安全事故报告。 重要的工程图表、图片、施工照片等。 结算文件资料。 竣工工程总结报告。 完工保养纸。 d、物资类 机械设备及材料选购供应计划及审批件。 物资订购的报价单、比价单与合同文件。 各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。 固定资产清单。 固定资产调拔、报废及出售审批表。 材料调拔单。 物资买卖合同文本。 销售收、付发票及凭证。 海关进出口报送单证。 重大买卖合约审批表。 e、地产类 征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。

5、 建筑房屋的全部文件、资料。 卖房契约、价目、入伙等文件。 与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。 市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。 6.档案立卷归档要求 a、档案归档立卷依据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。 b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。 c、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转

6、发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。 d、立卷归档必需按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清楚。 e、工程项目在进行过程中要随时留意收集、积累有关资料。 7.有关留意事项 a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应根据本管理制度的要求,并结合实际状况和以往的经验,将资料按各有关规定搜寻、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必需重视并经常过问,检查此项工作。 b、各级管理人员必需健全和完善档案资料的存入、借出和 移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必需经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。 c、需统一归档的档案原件正本必需按本管理制

7、度之3.3所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期准时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。 d、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。 e、凡需销毁的档案资料,必需先造册列出清单,并经相应级别的主管签字批准后,才可销毁,销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁,原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时,清理上交后,将无用资料加以销毁。 8.公司档案室档案 a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。 b、档案在用完之后按需要存于公司档案室,一定时间或永久保存。 入库档案由行政人事部负责人审查批准,并指派专人掌握、整理及最终销毁档案(档案室档案存放清单)。 c、档案的储存及储存时间等,要视乎档案状况及其他原因而定,并由部门负责人最终打算。 d、档案要保存在公司统一制作的封套内,每年封套均需有参考编号,以便