最好时间管理 就是要抽专门时间做那些重要但不紧迫事

1、教育是年轻人对自己最成功的后天改造，但是在生活中，并不是每个拿到进入主流社会资格证的人，都做出了显而易见的业绩并获得了相应的报酬。大家都在忙，得到的回报却有高有低，问题究竟出在哪里了呢?19世纪，意大利经济学者帕列托提出了著名的"二八法则"，对于付出与回报的关系，"二八法则"这么说：你所完成的工作里，80%的成果来自你所付出的20%。换言之，我们五分之四的努力-也就是付出的大部分努力，几乎是白白浪费的。这一点一定使你大吃一惊!为了使你的辛苦都收到实效，我们迫切需要一种更为合理的工作方法。比尔·盖茨认为：那些高效率的人，不管做什么事情时，首先都用

2、分清主次的办法来统筹做事。把要做的事情分成等级和类别，首先是先办重要而又紧迫的事；其次是重要的但不紧迫的事；再次是紧迫但不重要的事；最后是既不重要又不紧迫的事。为了大幅度提高自己的做事效率，我们应该用80%的精力做能带来最高回报的事情，而用20%的精力做其他的事情。所谓"最高回报"的事情，即是符合"目标要求"或自己会比别人干得更高效的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待"勤奋"。"业精于勤荒于嬉"。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将"三更灯火五更鸡"

3、;的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏、高效率的信息时代，勤奋需要新的定义。勤要勤在点子上，即最有生产力的地方，这就是当今时代"勤"的特点。最好的时间管理，就是要抽专门时间做那些重要但不紧迫的事。现代的时间管理将事情分为重要而紧迫的事；不重要但紧迫的事；重要而不紧迫的事；不重要又不紧迫的事。比如说学习，思考未来，考虑发展、规划、战略等，这些事就属于重要但不紧迫的事。正因为这些事情不紧迫，所以有些人就一拖再拖，一直拖到干脆就不做了。其实最好的时间管理就是要重视这些重要而不紧迫的事，因为这些事才最有价值。领导者最重要的任务其实不是管理，而是要思考，要学习，要考虑未来，考虑战略。

4、所以领导者最有价值的工作就是学习、思考，但对于学习和思考等重要而不紧迫的事，你一定要抽专门时间去做，绝对不能用零碎的时间。零碎时间的效率是很低的。比方说我今天用零碎的半小时写书，到明天再写时思路就会中断，又要重新思考，这半小时对我而言就毫无价值。一个人最好每个月都要抽出一两天的时间，专门学习和思考。古人强调要慎独，人都需要一段孤独的时候。比如一杯混浊的水，你越搅动它就越混浊；当你静静地将它放在那里不去动它时，浊物就会沉淀下去，水就会慢慢地变清了。人也是这个道理，时常要在孤独中冷静一下，从具体的事务中跳出来，从旁观者的角度来考量一下。你的时间是永远守恒的，怎样能在有限的时间做更多有效的事情？永远

5、做得要而不紧急的事。时间管理的“象限法”：你的一生如何度过？大凡能够在事业上做出卓越成绩的人，都是时间管理的专家。有人曾粗略地统计过一个活到73岁的美国人对时间是怎么支配的：睡觉：21年工作：14年个人卫生： 7年吃饭： 6年旅行： 6年排队： 6年学习： 4年开会： 3年打电话： 2年找东西： 1年其他： 3年看了上面的这一组数据，我们有何感受？是不是觉得有太多的时间都被荒废了？所以要想有效执行，一定要学会“时间管理”。时间管理的出发点，在于学会处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急” 也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。请看下图。重要又急迫·紧急状况&#

6、183;迫切的问题·限期完成的会议或工作重要不急迫·准备工作·预防措施·价值观的澄清·计划·人际关系的建立·真正的再创造力·增进自己的能力急迫不重要·造成干扰的事、电话·信件、报告·会议·许多迫在眉睫的急事·符合别人期望的事不重要不急迫·忙碌琐碎的事·广告函件·电话·浪费时间·逃避性活动 第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。第二象限是重要但不紧急的事。比如，包括长期的规划、问题的

7、发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理建议等等。第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第四象限徘徊。现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。要学会把

8、时间花在第二象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限，变得紧急。一个价值2.5万美元的建议曾经有位效率研究专家艾伊贝·李，他给当时的美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议，结果查鲁斯因为这个建议给了艾伊贝·李一张价值2.5万美元的支票，那是为了感激李给他的这个神奇的建议，那么这个建议是什么？让我们来揭开这个谜底。原来，查鲁斯每天忙于公司中繁复的事务，他是一个追求完美的人，但是事无巨细，他一个人怎么可能管得过来，于是很多事情最后都不能有效地做下去。而李的这个建议正是：1要想把所有事情都做完。2手边的事情并不一定是最重要的事情。3每天晚上写出你明天必

9、须做的事情，按照事情的重要性排列。4第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。5到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。于是，查鲁斯按照李给他的建议试了一段时间，谁知效果非常惊人。当然，你也可以试一下李的建议！时间是永远守恒的，怎样才能在有限的时间里做更多有效的事情？答案就是，永远做重要而又不紧迫急的事。 善做重要而不紧迫的事现实生活中，人们习惯于根据事情本身的轻重缓急，分出既重要又紧迫、重要而不紧迫、不重要但紧迫几种类型来，并采取不同的对策。这原本不错，但实际情况是，有很多重要而不紧迫的事，往往

10、因为时间要求不太急，便一拖再拖，始终没时间去干，甚至越拖越糟，以致到了不可收拾的地步。比如学习。这事太重要了，不过却并非一定要在某天完成某项学习任务，今天工作忙就可以放在明天。结果在一些人那里，因为可以放一放，就一直明日复明日下去。畅销书一万小时天才理论认为，达到事业的至高境界，需要经历至少1万小时的刻苦学习，也就是连续10年，每天3小时，任何人都不例外。学界流行的“知识折旧律”显示，一年不学习，你所拥有的全部知识就会折旧80%。人才学中的“蓄电池理论”表明，一块高能电池的蓄电量是有限的，只有不断地进行周期性充电，才能可持续地释放能量。身处信息时代，要想不落伍、不掉队，就要做学习的“快手”，在

11、变革速度上先人一步。只要学起来，学习永远不晚。又比如规划。没有规划，就如同盲目行驶的船只，任何方向的风都是逆风。规划设计原本是干事创业的龙头，应当在第一时间完成。但有时因为当初误了，规划失去第一时间约束，也便成为可以放一放的重要事。许多人惧于规划需要“而今迈步从头越”，怕动作太大、伤筋动骨，结果越拖越被动，再行规划起来已是尾大不掉了。一些城市规划布局不合理，使发展受到极大的制约，就源于当初没搞好规划，意识到规划重要却没能及时纠正，到了非重新规划不可的地步时，其劳民伤财之严重不禁令人慨叹“早干什么去了”！发展规划如此，人生规划亦然。一些人梦想和计划受挫，往往是由两个小问题导致的：早上起不来床，晚

12、上下不了线。不抓紧、抓不紧、不紧抓，规划搁浅，梦想落空。再比如健康。“不少人把思考交给了电脑，把联系交给了手机，把腿脚交给了汽车，把健康交给了药丸”。没有人不知道健康的重要，有些人却在每天的日常生活中，把适度运动和合理饮食这两位“良医”拒之门外。还有些人任由心浮气躁、攀比嫉妒等“毒素”在体内潜滋暗长，却迟迟不愿让感恩、宽容的阳光洒满心田。身体保健需趁早，心灵营养更需及时，拖延不得。还比如行善，只要利他，凡事皆善，不必等到发达时；比如尽孝，孝不能等，否则徒留“子欲养而亲不待”的遗憾；比如人才培养，等到人才断层断档、青黄不接时再去培养，事业早被耽误；比如构建和谐人际关系，“平时不烧香，临时抱佛脚”

13、，怕是不那么灵光时刻保持一种等不起的紧迫感、慢不得的危机感、坐不住的责任感，那些“重要而不紧迫”的事，才不会陷入“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的窘境。时间管理第二象限法第二节第二象限组织法艾森豪威尔当选美国总统后，不太插手政府的作为，只有紧急与重要的事才会引起他的注意。每一件事都授权给手下的行政人员处理。因为他发现紧急与重要的事很少同时出现。这项观念也可以引用到我们的生活里。重要的事难得紧急，而紧急的事也难得重要。当你赴约已迟，为车胎打气比缴汽车保险费要紧急得多，但在大多数的情况中，它的重要性比较小。不幸的是很多人在紧急的压制下忙得团团转，结果忽视了生活中不紧急但更重要的事。当你面临许

14、多等待解决的问题时，要衡量何者是重要的问题，并优先处理。如果你被紧急所支配，生活中会危机不断，你就像一只忙得团团转的蚂蚁。有一天你可能顿悟自己是白忙了。一你是否为急迫性偏执者第四代时间管理是建筑在“重要性”的基本观念上。要把最重要的事摆在第一位，基本原则便在于认识重要性与急迫性的区别。而第三代时间管理是建立在急迫性的基础上，它把最急迫的事放在第一位。你有没有临时抱佛脚的经验？整个学期都在混日子，大考前熬夜想把整学期的课程都塞到脑子里？时间管理专家史蒂芬曾说：“说来惭愧，但我一直到大学都是用临时抱佛脚方式念书，而且还自以为很聪明。我学会分析我们的教育系统，以及每个老师的要求是什么。这个老师是怎么

15、打分数的？主要看上课表现？好极了，那教科书就不用看得太仔细。另外这个老师呢？要考课本？没问题，赶快去找参考书看一看就成了。也就是说，我想要得高分，但又不肯花工夫改变生活习惯。“后来我进了研究所，那里的环境完全不同。我进去头三个月都在猛啃书，拼命想弥补大学四年的空白，结果落得结肠溃疡住院。万事都有一定的发展进度。我后来发现刻意去扭转终究是没有用的。过去我的价值观根本不符合自然原则，后来我光为了弥补年少时的愚昧就耗费了好几年的时间。”你能想象农耕时“临时抱佛脚”会有什么后果吗？假设春天忘了播种，夏天又瞎混过去，到了秋天才想努力赶上，翻土、播种、浇水、灌溉，但你能预期一夜之间就满园丰收吗？像农耕这样

16、的自然体系是不能靠临时抱佛脚的。这也是社会体系与自然体系的根本区别。社会体系建构在价值观之上，自然体系是建筑在原则之上。在社会体系中，短期间内也许可以靠临时抱佛脚。只要技巧得当，下一番猛药表面上往往会有立竿见影之效。但到头来生活的每个层次还是要受农场法则所主宰。我们当中有多少人曾懊悔在学校时临时抱佛脚？即使拿到了学位，却没有真正受到教育。我们终究会发现，学校社会体系中所认可的成功，与真正的心灵发展是不同的，后者代表我们能拥有分析、创址、高度抽象的思考能力，能够以语言或文字与别人沟通，能够跨越藩篱，处理事情时能抛弃陈规，寻求现好的解决方法。个性也不是一蹴而就的，你很难“临时抱佛脚”后立刻改头换面

17、，变成一个正直、勇敢、富同情心的人，体能也一样。如果你多年来都是吃马铃薯片、巧克力，又从来不运动，总不能在今天在健身房运动一个晚上，就寄望明天可以参加马拉松比赛。婚姻也是一样，主宰婚姻的究竟是学校法则或是农场法则，就看你希望婚姻能够维持多久。很多人结了婚以后完全不想改变自己的生活方式，这种人可称之为已婚的单身汉。他们不想花时间培养共同的想法、对彼此无私的关系，等到荒草满园时却又无法置信。他们可能想采用社会体系的恶补法来挽救婚姻，但这是不可能的，因为婚姻是受秋收春种的自然法则主宰的。亲子关系何尝不是如此。有些人可能会想走捷径，毕竟我们比小孩子聪明、成熟，又有权威。无论是靠说理、威胁或强迫，我们都

18、能占优势。而且我们可以把教养小孩的责任推给学校、教会、托儿所。但这样的方法能教养出聪明、负责、有爱心的成人吗？将来小孩能成为一个果决快乐的人吗？更重要的是，我们能保有亲密的亲子关系，甚至与孩子成为最好的朋友吗？短时间内我们也许能够靠走捷径得到表面的成功；尽管我们可以让人印象深刻，甚至讨人喜欢；我们可以学会察言观色，八面玲珑，知道说什么话会得到什么效果，但是收获是无法伪造的。诚如被称作“效率能手”的美国时间管理专家布瑞姆博士在阿波罗精神一书所说的：“自然自有共均衡，这是人力所无法破坏的，因为我们知道因果是自然界最无情而又报应不爽的。然而，无论是国家或个人常常不知自己的均衡点，这是因为我们仍然执迷

19、不悟，不知道我们的人生与社会一定躲不过自然的铁律：怎么栽种，必怎么收获。”那么你的生活是否常被“急迫性”所左右？做完下面的急迫性指数测验，你对自己的态度与行为便能有一定的了解，更能知道你的人生观是不是以“急迫性”为根据。做完测验后把分数加起来：0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。如果你得到的分数偏低，表示急迫性观念对生活影响还不大。如果分数居中或偏高，表示急迫性很可能是你的根本观念。如果各项答案分数都很高，表示你不仅是以事情的急迫与否作为观察的角度，更严重到成为一种偏执。急迫性指数测验：选出你最可能作出的反应行为或态度（0=从不，2

20、=有时候，4=常常）1我在压力之下表现最好。2我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。3我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。4我休息时会觉得不安。5我似乎永远在赶时间。6我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。7我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。8我在做件事时常会想到另一件事。9我处理危机时表现最好。10处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。11我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。12当我为了处理突发状况，必须取消约会或小途离开，我认为别人应该能谅解。13我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。14我常边工作边吃饭。15我一直认为总有一

21、天能做我真正想做的事情。16天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。有些人习惯于处理突发状况时潜能大发的感觉，到后来变成期待突发状况的发生，以从中获得刺激与力量。遇到突发状况时我们会有什么感觉？压力？紧张？筋疲力尽？不能否认，有时候确实很令人振奋。令人有成就感，很能发挥所长，而且愈战愈勇。每当哪里出状况。我们一马当先，一枪把“问题”解决掉，扛着仍在冒烟的枪管，单骑消失在落日的天际。立竿见影，潇洒之至。当我们解决一件重要而迫切的问题后，心里自然会升起短暂的成就感。但当重要性消失时，我们才了解追逐一切显得迫切的事物仿佛只是为了不让自己闲下来。别人总预期我们要不断地忙碌、不停地工作

22、。忙碌几乎成了新的社会地位的象征。愈忙的人愈重要，承认自己不忙简直是种耻辱。我们从忙碌中找到安全感。大忙人才能受到别人的敬重与欢迎。然而，忙碌也成了浑浑噩噩的借口，让我们无法思索生命中最重要的是什么。急迫性偏执者经常这样说：“我很想与你共度美好时光，但却必须工作，而且时间很紧迫，实在不能再拖了，你应该会谅解吧！”“我知道运动很重要，但实在有太多事等着做。等不忙时再说吧。”急迫性偏执其实是一种自毁行为，真正的需求未能满足，徒然以忙碌暂时填补空虚。一般的时间管理不但不能满足真正的需求，反而会使急迫性偏执病情加重，让我们每天只知道寻找最急迫的事情来忙碌。急迫性偏执与其他常见的上瘾同样危险。下列症状表

23、取材于与时间管理无关的治疗书籍，病源是化学药品中毒、赌博、暴饮暴食等。但症状与急迫性偏执非常相似。上瘾的经验：1会产生固定、可预测的感觉。2让人全神贯注。3暂时消除痛苦或其他不良的感觉。4产生虚幻的感觉，包括自信、力量、安全、亲密、成就感等。5不但未能解决原来的问题，反而使问题更恶化。6影响行为或思考能力，造成人际关系的破碎。这些症状与急迫性偏执多么吻合！而社会上却又充斥着这些疾病。在日常生活中、我们的文化中，急迫性偏执已经到了四处蔓延的地步。住在美国洛杉矶的时间管理学教授罗杰曾对此讲过自己的一次亲身经历：“在我们举办的一次活动中，我向一群跨国公司的资深主管介绍迫切性指数。中场休息时间，一位来

24、自澳洲的资深主管来找我，我还记得他脸上带着自嘲的微笑。他说：真不可思议！原来我是个不折不扣的急迫性偏执患者。其实这就是我们整个行业的文化，每天都在处理一个接一个的危机。一件事非得被列为紧急事件才会有人去处理。“他说话时，他的下属站在旁边点头表示赞同。二人就这种情况开了一会儿玩笑，但可以听出来玩笑背后隐藏着严肃的一面。接着资深主管又对我说：你知道吗？他刚进公司时并不是这样的，现在也被同化了。“说到这里，他睁大眼睛恍然大悟地说：原来我不只是个患者，还是个凶手呢。”但我们必须了解问题不在迫切性本身，而是生活节奏完全取决于事情的紧急程度，而非重要与否，也就是说误将急事当作是最重要的事。我们忙着处理所谓

25、的急事，根本无暇思考这些事究竟需不需要立刻处理。结果时钟与罗盘的误差愈来愈大。正如美国著名作家、时间学家汉摩尔在急事的奴隶一书所说的：“重要的事通常不需要在今天或这个星期完成，但急事却非得立刻行动不可。急事的迫切性总让人觉得非常重要而无法耽搁，从而一步步耗损我们的精力。然而，如果从时间的架构来看，这种似是而非的重要性便会逐渐消失，于是我们怅然记起有多少重要事情被搁在一旁，警觉自己已成为急事的奴隶。”传统的时间管理方法多半只会使急迫性偏执更为加剧。每日的行事历实际上只是让我们把事情按紧急的顺序做完。生活中急事的比重愈大，重要事情完成的就愈少。当被别人问到工作的职责是什么时，有许多人都会仔细地把每

26、天要处理的事务说出来。其实两者是有很大的差别，而正因为理解上的差异，我们在界定工作上的轻重缓急时，便往往处置不当。首先谈谈职责和事务的分别。前者是每位雇员在职权范围内所要履行的责任，这是公司最起码的要求。比方说，培训部的经理是专职研究公司内部培训所需，策划并设计有关课程。但这位部门经理，正如许多主管一样，每天要处理的事务可多着呢！开会、接听电话、联络、沟通、作报告、阅读文件等等，令他应接不暇。是否他把每天的工作都做好就是尽了责任呢？是否这样他就能受到器重、升职有望呢？答案是否定的！公司聘用他，目的是要他发挥所长，为其所掌管的部门带来新计划，配合公司的发展。做老板的不会管你每天有多忙，忙的是什么

27、事情，他要看的是成绩。所以上班族必须要懂得权衡轻重，把你的职责和事务分辨出来。重者（职责）为先，轻者（事务）属后；重者应占用大部分的时间，轻者少之，是最合乎逻辑不过的了。意大利著名经济学家巴瑞多的“8020定律”告诉我们：80的价值来自20的事物，而余下的20价值则来自80的事物，这个原理可以引申到任何一种情况。传统的时间管理一味要求在最短时间做很多事，反而忽略了依照事情重要程度来安排先后顺序，忘掉墙上的闹钟，学会认清急迫性与重要性的区别程度，遵循心中的罗盘，作自己生活的主宰。二忙碌的真相我们的社会有一种传统，即辛勤工作是高尚的美德。“她工作得很卖力”或“他真的有忙不完的事”，都是极大的恭维。

28、前美国总统理查·尼克森的说法可以代表这种想法：“劳动本身就是美德。工作不只对他人有所贡献，而且，可在工作行为的美德下使自己更进步。”在我们的社会价值中，这种说法几乎没有异议。所有人类的活动完全是美德的表现，这种假设实在大有疑问。辛勤的工作有助于某些人，也有害于某些人，它是依当事人与待解决的工作而定。就从书上所得的经验，相信可以大胆地假设战争狂徒希特勒是个辛勤努力者，但实在看不出希特勒的辛勤工作有何高尚的美德可言。有些人在其工作上尽忠职守，却弄得精疲力尽；有的人努力读书，成绩却不见得提高，甚至毕不了业或找不到工作。我们常夸张努力的价值，忽视获得成功的其他相等的重要因素。许多人经常把行动

29、与成效混淆在一起，在工作上经常看到这种情况。行动成为衡量的标准。最忙碌的海獭被认为是最优秀的工人，它因为忙碌的行为而被赞赏。很多“9·5”工作者（9点上班5点下班），有些日子虽然没多少事或根本没事，仍然出现在公司并整天待着，不必顾虑工作量的多寡，所有这些即形成一个浪费时间精力的环境。当然，如果你一副无所事事的样子；老板可能认为你是冗员。有趣的是当我们对该做的事缺乏安全感时，就有被迫装出很忙的样子的感觉，在目标不明显时就经常加倍努力，我们试着对行动不赋与任何目的。行动的陷阱可被设定并掌握目标的人所识破。大部分人所犯的错误就是无法掌握目标，在追求目标的过程中，容易迷失于行动的迷宫里，这些行动造成了一个毫无意义的结局：本来是狗摇尾巴，现在变成尾巴摇狗，如同梭罗所说：“事情实在没这么忙问题是我们到底在忙些什么？”工作狂把每一分每一秒都分配在工作上。至于生活