基于机关文书档案整理存在的问题及对策研究

1、基于机关文书档案整理存在的问题及对策研究我们知道，档案本质上就是对过去发生事实的一种真实 性历史记录，它的载体多种多样，其中最为重要与主流的就 是文书档案。所谓文书档案，顾名思义就是利用书面材料的 形式通过特定的程序，经过一定处理流程而形式的文件材料, 它记录了一个社会组织及所从事的各类管理活动1。在机 关工作的过程中，文书档案管理一直扮演着记录机关不同职 能部门历史与相关人员重要信息的角色，它对机关部门在过 去工作过程中发现的价值信息起到了回忆与保留的作用，是 机关部门进行有序化工作的一个重要的组成部分。那么接 下来，我们就来谈谈实施机关文书档案管理工作的意义。一、当下机关文书档案管理中存在

2、的问题当今社会，随着时间的推移科技的发展,在进行机关文 书档案管理工作的过程中逐渐出现了一些新的问题,这些问 题或多或少的影响了机关文书档案管理工作的有序进行，从 而引起了机关管理者的重视，下面我们就这些问题进行简要 叙述。（一）档案工作人员对档案整理重视程度不高经过观察发现，很多工作人员在对机关文书档案管理工 作的过程中心态有些懈怠，重视程度不高。譬如有的档案人 员在对档案编制页码的过程中为了图省事，将多有文件集中 起来进行大流水编页码,这样就会造成一份文件的页数无法 确定，到最后还是需要重新编页号，增加工作负担;再有，有 的工作人员在盖归档章的时候过于松懈，章印盖歪盖斜的现 象层出不穷，甚

3、至有的把归档章盖在了文件的背面，一定也 不规范；还有一种现象，就是工作人员对于需要归档与不需 要归档文件的范围没有明确，对于收集进来的文件不论文件 性质如何全部归档，这样不仅使工作人员自身的工作内容加 大，而且造成了档案保管场地的浪费，文书档案本身占地面 积就不小，再增添不需要归档的文件进来更是增加了馆藏档 案量的增加。（二）机关文书档案种类多样，保存与整理不易一般情况下对于机关文书档案的管理都是由人工进行 操作的，现在机关内部的文书档案内容越来越复杂，形式也 变得越来越多样,这就给档案工作人员的工作带来的一定的 难度，因为他们需要花费大量的时间去对文档的性质进行归 类整理，程序繁杂，再加上有

4、的工作人员工作态度不太端正, 这就使得文书档案的整理质量得不到保障。再者，文书档案 多数是纸质的，这就对档案存放的环境有了一定的要求，室 内温度的高低与空气湿度大小都会影响纸张的寿命,不仅如 此，文书档案还极容易遭受到害虫的侵袭。（三）机关文书档案管理不够专业化在一些机关单位有时会经常出现一些非档案管理专业 毕业的人员从事档案管理工作，由于没有经过专业的培训, 专业知识掌握的不强，就导致了对关于档案的整理、分类汇 总以及立卷等知识的一知半解,譬如机关档案管理没有专业 化的管理人员；档案室内部人员流动性过高，经常是新人刚 刚熟悉一些档案管理知识就转岗位，内部人员极度不稳定; 以上的种种情况都直接

5、影响到了档案管理工作的专业性。（四）档案利用效率不高机关部门形成的档案虽然专业性强，形式多样且数量庞 大,但是目前仍然只是有较少一部分档案能够被社会社会利 用，不能较好地服务于广大社会民众，这就造成了档案在利 用方面的缺失，使得档案管理工作的意义略显表面化。二、关于强化机关文书档案文书管理工作的对策研究（一）加强各部门对机关文书档案的重视程度首先要从思想上重视起机关文书管理这一工作，要强化 档案意识,尤其是要让各机关部门领导认识到档案管理的重 要性，鼓励他们主动参与到档案管理工作的过程中去，要意 识到管理档案文书并不只是档案工作人员的责任，也是每一 位领导，每一位在职人员的义务，起好领头羊的作

6、用2 o譬 如各部门领导加强对部门人员上交归档资料的监督,关注工 作人员是否按时按质按量的上交资料,对于没能及时上交资 料的部门，要进行未交登记，实时掌握资料动态，避免资料遗 失，便于后期的整理归档。（二）强化档案工作人员内部管理，提升工作人员业务素 质众所周知，工作态度决定工作质量，我们不仅要从思想 上重视起文书档案管理工作，更要从行动上落实我们的重视, 故而建立起一支高素质的档案管理队伍是重中之重。强化 队伍建设与档案管理人员的业务素质可以做到以下几个方面。1、加强对档案管理工作人员的工作培训，定期对其普 及档案管理理论知识，强化工作认知，杜绝出现懈怠工作的 现象，并要求按时上交工作报告总

7、结。2、定期让老员工与新员工之间展开工作经验交流，促 使新员工在老员工的带领下逐步掌握档案管理的操作技能, 提升工作效率。3、强化内部管理制度，督促档案管理人员按规章办事, 同时要时刻引导档案工作人员积极主动的工作，以保证档案 队伍发展的稳定性与长久性。（三）提高机关文书档案的利用效率我们政府实施一切工作的出发点都是为了人民,所以实 施档案管理工作的最终目的就是要提高档案的利用效率，强 化服务民生。（四）注意对文书档案的保护一般来说存放文书档案的地方一定要通风干燥,最好在 隐蔽角落定期防止樟脑丸，防止档案回潮霉变或是遭受害虫 侵袭。三、结束语机关文书档案管理记录了机关工作中的一切重要的活 动，它看起来简单，但实际在整理过程中是十分具有挑战性 的