合同管理办法(20211127020019)

1、1 上 海宝 冶建设有限公司广州大学城工程项目部合同管理办法编制：合同预算部颁布：2003年 11月 5 日签发人：张友建实施：2003年 11月 5 日一、目的为加强上海宝冶建设有限公司广州大学城工程项目部（以下简称“项目部”）的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，规避市场风险，维护公司及项目部的合法权益，根据中华人民共和国合同法和国家有关法律法规及公司章程的规定，结合本项目部的实际情况，特制定本规定。二、范围本规定适用于本项目部与项目部之外的法人单位、其他经济组织之间签订的各类合同的管理。三、总则3.1 合同管理原则：合同管理必须遵循公平公正、依法管理、预防为主、跟踪监督、及时调处

2、，维护公司及项目部合法权益的原则。3.2 合同检查监督：本项目部设合同预算部（以下简称“合同预算部”） ，有权对本项目部拟签订的合同进行必要的审核和指导，并对所签订的各类合同进行监督检查，。3.3 守法原则签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法和国家的有关法律、法规。3.4 保守商业秘密参与合同起草、签订、管理工作的有关人员，应当严格保守公司及项目部的商业秘密，不得泄露任何秘密。四、合同管理体制4.1 管理形式2 项目部对各类合同实行统一归口管理与分类专项管理相结合的管理形式，做到业务部门分口管，分部单位有人管。4.2 管理机构4.2.1 合同预算部负责对本项目部各类合同的起

3、草、签订及履行工作进行全面的监督检查，并负责合同争议的调解、仲裁和诉讼。4.2.2 合同预算部负责对项目部各类合同进行日常归口管理。4.2.3 各项目分部应当根据本单位的实际情况指定一个部门作为合同综合管理部门，负责本单位合同的日常归口管理。4.3 合同预算部管理职责：4.3.1 制定项目部合同管理规定及管理实施细则。4.3.2 负责项目部各类合同的日常归口管理工作。4.3.3 参与项目部各类重大合同的起草、谈判、签订、变更及解除工作。4.3.4 对需要进行审查的各类合同条款严格把关，在合同签订前预防、纠正和制止不完善或违法合同的签订。4.3.5 监督、检查项目部各类合同的签订、履行、进度款的

4、支付、竣工结算、合同变更、合同解除等情况，及时发现问题予以纠正，并定期向指挥长、项目经理及项目部相关领导汇报。4.3.6 建立、健全项目部各类合同的管理台帐，对合同文本进行编号登记和归档。4.3.7 对各类拟签订的合同中存在的问题，向项目部有关部门提出意见，督促有关部门及时予以改正。4.3.8 负责项目部各类合同争议的调解、仲裁及诉讼活动。4.4 合同管理员4.4.1 项目部合同管理部门配备专人负责合同管理，各项目分部也必须配备专职或兼职的合同管理员。4.4.2 合同管理员承担下列职责：4.4.2.1 审查合同条款，防止不完善或不合法的合同出现。4.4.2.2 检查合同履行、进度款支付、竣工结

5、算、合同变更、合同解除等情况，发现问题及时反馈给本项目部领导及合同预算部等相关业务部门，并协助办理合同执行中的问题和纠纷。3 4.4.2.3负责建立合同管理台帐， 定期编报合同情况报表， 对合同文本进行编号登记和归档。4.4.2.4 配合参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。五 合同签订5.1 合同订立主体5.1.1 订立合同必须是项目部的指挥长、项目经理同意并予以授权的委托代理人，并以宝冶建设广州大学城工程项目部的名义对外签订合同。5.1.2 项目部的业务部门以及各项目分部未经指挥长、项目经理同意并予以授权，不得以本部门的名义擅自对外签订合同。5.2 主体资格审查5.2.1 在签订合同前，必

6、须严格审查对方当事人的主体资格。具体审查事项如下：5.2.1.1对法人单位必须审查其营业执照原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的营业执照复印件。5.2.1.2 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。5.2.1.3对分支机构或事业单位及社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属单位的主体资格。5.2.1.4 对分包单位还须同时要求分包单位提供资质证书、经营手册或经营许可证等资质原件。5.2.1.5对方单位提供的各种证明资料中所使用的名称、印章等内容必须完全一致。5.3 代理人资格审查5.3.1 在签订合同前，必须严格审查对方单位代理人的代理身份和代

7、理资格。5.3.2 具体审查事项如下: 对方单位代理人的职务资格证明及个人身份证( 必须为原件 )；被代理人签发的授权委托书(必须为原件 ) ；代理人的代理权限 , 其行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。5.4 履约能力审查5.4 在签订合同前，必须严格审查对方单位的履约能力。具体审查事项如下：对方单位的注册资金及注册情况；对方单位的经营情况、公司信誉及资金状况；5.5 合同形式5.5.1 除即时结清者外，所有物资采购、机械设备租赁、工程分包必须采用书面4 合同形式并采用统一格式，未尽事宜在备注中加以补充。六、合同编号6.1 所有合同均就编号、 名称、时间、当事人等要素由合同预算

8、部进行登记，并建立电子档案，以便查询、执行和跟踪管理。6.2 合同编号统一， 共分五部分。 第一部分为大学城拼音首字母的缩写；第二部分为订立年月；第三部分为合同分类：a建筑安装施工类合同，b勘探、设计、监理、咨询、代理及其他服务类合同，c 物资采购供应类合同，d物资租赁类合同；第四部分为合同关键词，通过关键词可以快速检索以上四大类合同中的具体的名称；第五部分为合同序号。例如： dxc 200310b设计 001，其意为与某设计院在2003 年 10月签订了一设计合同。6.2 合同编号不得重复、跳号或漏号。七 文字要求合同及其有关的书面材料均采用汉语，并且要求用语规范准确， 无歧义，字迹（符号）

9、清晰，条款完整，内容具体。八、合同备案管理8.1 各项目分部在与材料供应商、设备供应商等签订合同之前， 须将合同文本上交项目部合同预算部审核，审核通过后，由双方同时签字，签订合约。将合同副本上报项目部备案（合同预算部、财务各一份） 。8.2 由项目部与业主签订的合同，必须在合同签订之日起的3 日内，将合同副本报送合同预算部，并由合同预算部发送相关部门。九、合同履行管理9.1 履约能力跟踪调查9.1.1 在合同履行过程中，根据实际情况的变化，应当对对方单位的履行能力进行跟踪调查。9.1.2 在合同履行过程中如发现问题，应当及时向本单位负责人汇报，并向项目部有关部门备案。9.2 合同变更9.2.1

10、 对方单位作为合同履行主体而要求变更时，必须出具相关的证明材料 （原件）并签订书面变更协议。5 9.2.2 在履行合同过程中，合同条款的变更必须采取书面的形式，严禁在未取得对方单位的书面变更资料时，而凭口头约定或通知擅自变更合同条款。9.3 合同结算9.3.1 合同结算必须通过各单位合同预算、财务部门办理。9.3.2 各单位合同预算、财务部门必须按照合同约定的期限及结算办法，办理结算工作。9.3.3 各单位在合同结算过程中发现的问题，必须在3 日内报送项目部合同预算部备案。9.4 合同终止9.4.1 因不可抗力或者其他合同规定的原因致使合同无法履行时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知

11、对方单位，同时积极采取补救措施，减少损失。9.4.2 在合同履行过程中， 对方单位不履行或不完全履行合同时，应当书面告之对方单位必须采取有效的补救措施，并应收集、保存对方单位不履行合同的相关证据，及时向项目部相关部门报告。9.5 履约证据下列资料可作为履约证据材料，应妥善保管原件：设计变更；工程联系单；会议纪要；业主或监理签字确认的书面资料；来往信函及传真；补充协议；其他有关书面资料9.6 合同争议处理9.6.1 合同争议的报告：各单位在合同履行过程中发生争议时，必须在24 小时内报告单位领导，并在争议 发生之日起的3 日内书面报项目部相关部门备案。9.6.2项目部必须在收到报告后的48 小时

12、内提出初步 处理意见，一并向项目部指挥长、项目总经理及相关领导报告，经审批同意后实施。9.6.3 时效期间为解决合同争议所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。9.6.4 争议解决方式9.6.4.1 合同争议发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。9.6.4.2 如与对方单位协商、调解不成时，必须在2 日内将有关书面资料一并送交项目部合同预算部审核。6 9.6.4.3 合同预算部在报请指挥长、项目经理同意后，诉讼解决。十、合同资料管理10.1 档案资料下列资料可以作为合同档案：10.1.1 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；10.1.2 对方当事人的企业法人营业执

13、照，营业执照、事业法人执照的副本复印件；10.1.3 对方当事人履约能力证明资料复印件（对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件）；10.1.4 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；10.1.5 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；10.1.6 双方签订或履行合同的往来信函、传真等书面材料和视听材料；10.1.7 登记、见证、鉴证、公证等文书资料；10.1.8 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；10.1.9 标的验收记录；10.1.10 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。10.2 合同管理台帐

14、10.2.1 各单位都必须建立健全合同管理台帐，合同管理台帐由合同管理员负责建立和保存。10.2.2 台帐中的合同名称必须使用合同全称，签订单位必须与合同盖章单位相一致。10.3 分析报告：各单位应于每月的25 日前，将本单位管辖范围内的合同管理情况分析报告报送合同预算部。十一、考核与奖惩11.1 检查与考核制度项目部合同预算部有权按照本管理规定及有关规定、实施细则等对各单位的合同单独或会同有关部门进行季度检查合同管理达标考评。对考核结果以评分的形式公布，并依照本规定奖惩。11.2 检查考核的主要内容为：领导、机构、人员落实情况；管理规定、配套制度及其执行情况；合同的合法率及履约率；合同争议处

15、理及责任情况；合同、分析报告情况；7 合同管理台帐、档案资料情况。11.3 奖惩11.3.1 合同管理工作的奖惩，应当遵循荣誉奖励和物质奖励相结合、教育和处罚相结合的原则。11.3.2 对于在合同管理工作中成绩突出或因管理混乱造成不利后果的，报请项目部指挥长、项目经理及相关领导审批同意后，分别给予表彰奖励或批评处罚。11.3.3 对于违反本规定，情节严重，给公司及本项目部造成重大经济损失并构成犯罪的，依法报请司法机关追究责任人的刑事法律责任。十二、本规定由项目部合同预算部起草并负责解释。十三、本规定于 2003年 11月 5 日发布，自 2003年 11 月 5 日开始实施。附件 1: 合同管

16、理员登记表附件 2: 合同签订及履行情况统计表附件 3：物资采购合同附件 4：物资租赁合同8 附件 1：上海宝冶广州大学城工程项目部合同管理员登记表单位部门姓名性别年龄文化程度党团员行政职务技术职称邮政编码电话主要工作简历时间学习或工作单位所在单位部门推荐意见负责人（签章）单位（部门）公章年月日上级合同管理部门考核意见负责人（签章）单位（部门）公章年月日9 附件 2：合同签订及履行情况统计表序号合同名称合同编号对方单位合同金额（元）合同期限履行情况结算情况备注10 附件 3 物 资 采 购 合 同合同编号：需方：上海宝冶建设有限公司（以下简称甲方）供方：（以下简称乙方）根据中华人民共和国合同法

17、及国家有关法律法规的规定，甲、乙双方经协商一致，特签订本合同，以资双方共同遵照执行。第一条 材料（或产品或设备）名称、规格型号、质量标准（或技术指标）1.1 材料（或产品或设备）名称：1.2 规格型号：1.3 质量标准（或技术指标） ：第二条 材料（或产品或设备）包装标准及费用2.1 包装标准：2.2 包装费用：2.3 包装物的供应及回收：第三条 材料（或产品或设备）的数量和计量单位、计量方法3.1 数量：3.2 计量单位：3.3 计量方法：第四条 材料（或产品或设备）交货的规定4.1 交货单位：4.2 收货单位：4.3 到货地点：4.4 交货方法：4.5 运输费的承担：4.6 交货时间：第五

18、条 合同价款及结算5.1 本合同单价为，总价为。5.2 结算：11 第六条 材料（或产品或设备）验收规定6.1 验收时间：6.2 验收标准：6.3 验收及试验费用的承担：第七条 对材料（或产品或设备）提出异议的时间和方法7.1 甲方在验收过程中，如发现材料（或产品或设备）的品种、规格、型号、颜色、质量等不符合规定，则应在7 日内向乙方提出书面异议，并有权拒付货款并提出处理意见。7.2 乙方在接到甲方的书面异议后，应在7 日内负责处理。如乙方逾期不予处理，则视为默认甲方提出的异议和处理意见。第八条 违约责任8.1 甲方应承担的违约责任8.1.1 甲方如未经乙方同意而中途变更材料( 或产品或设备

19、) 颜色、品种、规格、型号、质量或包装要求等，应按合同总价的 % 向乙方支付违约金。8.1.2 甲方如未按本合同规定的日期向乙方付款，则每延期一天，应按合同总价的万分之一向乙方支付违约金。8.1.3 乙方送货或代运的产品，如非乙方原因甲方拒绝接货，甲方应承担因而造成的损失和运输费用。8.2 乙方应承担的违约责任8.2.1 乙方如未经甲方同意而中途变更材料( 或产品或设备 )颜色、品种、规格、型号、质量或包装标准等，应按合同总价的 5 % 向甲方支付违约金。情况严重者，甲方可单方面解除与乙方的合同，并由乙方承担因此给甲方造成的经济损失和责任。8.2.2 乙方逾期交货 , 则每逾期一天，乙方应按合

20、同总价的万分之二向甲方支付违约金。8.2.3 乙方如未按本合同规定交货， 少交的部分如果甲方仍然需要， 乙方必须如数补齐，并须按合同总价的 5 % 向甲方支付违约金； 甲方如果不再需要该部分货物，可以退货，乙方应承担由于退货而造成的全部损失并须按合同总价的 5 % 向甲方支付违约金。 如甲方需要而乙方又不能交货，则乙方应按合同总价的 5 %向甲方支付违约金。8.2.4 乙方的材料 ( 或产品或设备 )包装不符合本合同规定时，乙方应负责重新包装，并承担因此而发生的费用。因此而给甲方造成的损失, 乙方应按实赔偿，并须按合同总12 价的 5 % 向甲方支付违约金。第九条 本合同生效后，任何一方不得擅

21、自变更。第十条 甲、乙双方任何一方如确因国家法律规定的不可抗力原因，导致本合同不能履行时，本合同可予解除。第十一条 本合同在履行过程中如发生争议，由甲、乙双方协商解决。 协商解决不成时，任何一方均可向上海市宝山区人民法院提起诉讼。第十二条 本合同自双方签字盖章后生效，至双方交齐货物并结清全部货款后终止。第十三条 本合同正本一式份，甲、乙双方各执份；副本一式份，甲、乙双方各执份。第十四条 本合同未尽事宜，在双方协商后另行签订补充协议。甲方：上海宝冶建设有限公司乙方：法人代表：法人代表：(委托人 ) (委托人 ) 甲方代表 : 乙方代表 : 签订日期：签订地点：13 附表：材料名称规格及型号质量标

22、准或技术指标计量单位单价（元）合计（元）14 附件 4 物 资 租 赁 合 同出租方：（以下简称甲方）承租方：上海宝冶建设有限公司（以下简称乙方）根据中华人民共和国合同法及国家有关规定，甲、乙双方经协商一致，特此签订本合同，以资双方共同遵照执行。第一条 租赁物资的名称、规格、数量、质量1.1 租赁物资的名称：1.2 租赁物资的规格：1.3 租赁物资的数量：1.4 租赁物资的质量：1.5 以上详见本合同附件。第二条 租赁期限2.1 自年月日开始，至年月日终止。2.2 乙方在租赁期满后提出延长租赁期限, 甲方如无正当理由拒绝则应当继续租赁给乙方。第三条 租金及支付方式3.1 合同租金为：3.2 租金支付方式为：第四条 押金（保证金）15 4.1 经甲、乙双方友好协商，甲方向乙方收取押金（保证金）人民币元整，4.2 租赁期间，甲方不得将押金抵作租金。4.3 租赁期满，甲方应将押金全部无条件退还乙方。如甲方逾期不退， 则每逾期一天，须按押金总额的万分之二向乙方支付违约金。4.4 对于操作有特殊要求的租赁物资，甲方在提供租赁物资之前，应向乙方相应的操作人员无偿的进行专业交底和培训。第五条 租赁物资的维修保养5.1 甲方在物资租赁期间，应定期