企业行政管理 (2)PPT课件

1、企业行政管理企业行政管理2021-11-27 第五部分：工作交流、个人效率、团队精神 目目 录录序言第一部分：办公室工作第二部分：设备、材料、服务和供应第三部分：工作环境的创建和管理第四部分：信息的管理2021-11-27 序序 言言 企业行政管理，主要讲解有效的行政管理组织，工作实践以及商务交流和办公设备操作知识。 其中包括；办公室管理工作技巧；设备、材料、服务、供应工作；工作环境创建和管理；程序、信息与交流；工作交流、个人效率和团队精神。2021-11-27 第一部分第一部分 办公室工作办公室工作 行政管理人员的重要职责和素质； 办公室如何支持业务运作，能提供什么职能服务； 高效的行政管理

2、在促进良好形象中的重要性； 办公室综合业务职能，特别是充当信息交流中心的角色。2021-11-27 中心思想：中心思想： 办公室工作是企业管理运作的中心； 办公室是企业对外的形象； 办公室成员要有较好的素质，能承担起相应的职责。2021-11-27 主要内容：主要内容：一一、企业行政管理人员的职责和素质、企业行政管理人员的职责和素质二、行政办公室及行政工作对单位的重二、行政办公室及行政工作对单位的重 要影响要影响三、行政办公室怎样支持和服务于企业三、行政办公室怎样支持和服务于企业 整体整体四、办公室的综合职能四、办公室的综合职能2021-11-27 一、企业行政管理人员的职责和素质一、企业行政

3、管理人员的职责和素质职责与素质企业行政管理人员的职责企业行政管理人员的素质2021-11-27企业行政管理人员的职责企业行政管理人员的职责1、企业行政管理人员的职责 （1）收发信函 （2）接打电话 （3）存档、检索 （4）接待来访者 （5）复印 （6）使用计算机制作多种文件 （7）安排约会 （8）安排会谈和会议 （9）物资的购买与管理 （10）办公室财务管理 （11）安全和保密2021-11-27企业行政管理人员的素质 （1）什么是素质 （2）素质的一般特征： 有上流贵族的修养、风度 在某一方面（或某些方面）有过人的智慧 有敏锐、细致的洞察力 有极强的领导能力和组织能力 注重理性，做事有条理

4、有耐心。 支持新事物，重视高科技 对人生有着独特而精辟的思想 有坚定的信念、毅力和不达目的决不放弃的韧性 有天生的经济头脑。 2021-11-27企业行政管理人员的基本素质是：企业行政管理人员的基本素质是：（1）工作能力工作能力：a、良好的交流技能。b、机智。c、有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题。d、良好的记忆力（2）工作态度：a、准时。b、得体的外表。c、对单位的忠诚。d、准确性。e、热心帮助他人。f、自觉处理加班。（3 3）心理素质：）心理素质：a、热情友善的性格。b、互相理解。c、谨慎。d d、 冷静。2021-11-27 二、行政办公室及行政工作对单位的重二、行政办

5、公室及行政工作对单位的重要影响要影响办公室重要性影响性利润发展形象接待来访接打电话书面信函2021-11-27 1 行政办公室在企业运作中的重要性行政办公室在企业运作中的重要性 影响企业的利润； 影响企业的综合发展； 影响企业的敬业形象； 2 行政工作对单位形象的影响行政工作对单位形象的影响 接待来访、 接打电话、 书面信函2021-11-27 （1）以接打电话为例，说明行政工作）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响对树立单位形象的影响 接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一印象，也直接树立单位良好的对外形象。2021-11-27 接打电话要注意： 以友善的

6、帮助对方的态度； 尽快接听，显示单位的高效率； 用令人愉快的、礼貌的语言讲话； 迅速、正确回答内部电话号码和姓名； 如果需要对方等待，不要让对方等太久； 电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言要仔细，重复重要细节。2021-11-27 （2）以接待为例，说明说明哪些行为）以接待为例，说明说明哪些行为有损单位的对外形象有损单位的对外形象 外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。2021-11-27 接待访客时要注意： 本人形象欠佳或接待区乱七八糟； 对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看； 对来访者讲话粗鲁，不礼貌； 不能迅速与被访人联络，延误

7、来访者时间； 在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料； 不愿或不能为来访者解答问题； 在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵； 接待中，违反单位接待访客的规定。2021-11-27 （3）以）以收发的函件收发的函件为例，说明哪些行为为例，说明哪些行为有损单位的对外形象有损单位的对外形象 收发的函件时要注意： 收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延误； 外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意； 外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意； 外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；2021-11-27 接打电话时不注意或一些坏毛病，常会使对方对单接打电

8、话时不注意或一些坏毛病，常会使对方对单位产生不良影响，所以接打电话时要禁忌：位产生不良影响，所以接打电话时要禁忌： （1）电话铃响，不迅速接听，显示工作 （2）态度不友善，语气不友好 （3）不用礼貌语讲话，如使用“喂”等不规范语回答 （4）没有盖住话筒就在房间中大声呼叫人 （5）接听电话不耐烦，让对方感到讲话着急，不愿沟通 （6）语言生硬或粗鲁，甚至在电话中发 （7）在回答要找的人不在之前先问对方的姓名 （8）在电话中让对方举着话筒等待过 （9）不将对方的来电转达给相关人。2021-11-27 案例分析；用现实生活中存在的正反两个方面的案例来说明办公室工作的重要性。 现场模拟；让学生扮演接待来

9、访者的办公室工作人员，演示一次接待工作的过程，其他学生现场评判。2021-11-27 三、行政办公室怎样支持和服务于企业三、行政办公室怎样支持和服务于企业整体整体支支持持和和服服务务运用互联网进行企业行政管理大、小型单位行政管理职能的区别办公室集中化管理的优缺点办公室集中化管理中打印室的任务办公室集中化管理中储藏室的任务办公室集中化管理中档案室的任务办公室集中化管理中接待区的任务2021-11-27 1运用互联网进行企业行政管理 这是企业行政管理工作的发展方向 绘制虚拟办公室动画图 绘制电子商务图 学会oa、erp等办公系统2021-11-27 2、大、小型单位行政管理职能的区别 （1）小型单

10、位办公室的行政管理工作职责：）小型单位办公室的行政管理工作职责： 小型企业办公室的特点是综合性和复杂性，决定了小型企业办公室的职责：（1）负责办公文件的复印，包括复印、缩放、装订和整理。（2）负责信件的收发，包括分类、发送（3）回答电话查询和接通外线（4）负责对内、对外联系和处理紧急事（5）负责接待来访者，带领客人参观。（6）与新闻媒体打交道，代表企业接待来访的记者。（7）负责信件、资料的归类存档。（8 8）用计算机文字处理、数据库、电子表格和桌面出版软件来制作文件。2021-11-27 （2）大型单位办公室的行政管理工作职责）大型单位办公室的行政管理工作职责大型企业行政管理办公室是按事项划分

11、的，如档案室、接待室、合同办公室等，分门别类，分工负责，相互协作，彼此沟通。以某公司合同办公室为例，其主要职责包括：（1）发送材料和正确填写申请表格给复印中心，以进行复制、整理和装订。（2）处理本部门收到的信件，并分发给相应的人员。信件先送到单位收发室，在那里把信件按部门分类再分发。（3）收集本部门要发出的信件，并送到单位收发室。（4）回答单位内外部的电话，负责请总机接通外线。（5）接待从单位前台转来的，并已发放了来宾卡的来访者。（6）将手写或磁盘上的信息整理到“发送文档”中，准备发出。（7）归类保存在本办公室的材料，并发送其余的给中心归档室职员归档。2021-11-27 3、办公室集中化管理

12、的优缺点、办公室集中化管理的优缺点 办公室服务集中化的优点有：办公室服务集中化的优点有： （1）人员专业化 （2）容易地监督工作流程和控制成本 （3）易于标准化、规范化 （4）有利于集中购买设备 （5）使用空间小 （6）信息共享2021-11-27 办公室服务集中化的缺点有办公室服务集中化的缺点有： （1）集中化程序管理难以满足所有部门需要。 （2）员工工作职责过于狭窄，工作单一。 （3）工作过于程序化，员工创新能力得不到提高。 （4）工作程序繁锁，降低效率。2021-11-27 4、办公室集中化管理中，打印室的任务、办公室集中化管理中，打印室的任务 办公室集中化管理中，打印室的任务有： （1

13、）打印与复印，要注意各部门所要求的复印数量，尺寸，颜色，是否需要放大，缩小等。 （2）装订，将复印好的散页按页码顺序整理，装订或打孔成册，为各部门备好待用。 （3）印刷与制作，如业务部门需要，打印室也可制作一般性黑白或彩色的业务传单和小册子发送给客户。如果需要高质量的打印，打印室人员有责任与外部专业单位联系。2021-11-27 5、办公室集中化管理中，办公用品储藏、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务室的任务 （1 1）货物订购方面：）货物订购方面：a.从外部供应商进货，并按照交货单据核对物品，任何短缺应该记录，并提交会计部门；b.为每种办公用品准备存货记录卡，记录卡必须注意定期更新；c

14、.办公用品数量达到最低标准时，必须联系订购 （2 2）货物存放管理方面）货物存放管理方面：a货物应按正确的方式存放，重的、体积大的放在架子底部；b危险品按照包装指明的方式存放 （3 3）办公用品发放管理方面：）办公用品发放管理方面：a.从申请人处接到办公用品申请单时，应审核以确保申请单已由适当人员签署b.物品发放时间和发放给哪些部门应依据单位规定行事；c.发放时必须进行物品核对；d.剩余的、过期的和损害的物品必须安按照单位程序处理。2021-11-27 6、办公室集中化管理中，档案室的任务、办公室集中化管理中，档案室的任务 （1 1）文件的归档：）文件的归档：a.归档时去除纸页上所有回形针、大

15、头针和库存标签，需要时用钉书针代替，确保钉书针不破坏任何文字和图片；b.给文档打孔，并排列文件中的纸页，保证打孔不损害文字和图片；c.按需要设立新文件夹；d.编制附录索引；e修复文件，如果文件损害严重应用新文件代替。 （2 2）文件的借阅管理：）文件的借阅管理：a查找所需的文件；b保留发出文档和借阅人员记录；c填写借出文件跟踪卡，表明何人何时借出；d在文件归还时，应放回到正确位置；e跟踪过期未还的文件。2021-11-27 （3 3）文件保密工作：）文件保密工作：a如果保密文件存在中心，应执行相关处理程序；b非被授权人想借保密文件，应进一步请示；c 要遵循单位的安全规定。 （4 4）文档的处理

16、：）文档的处理：根据单位的有关规定，做好档案整理工作。如除去无用的文件，或将文件转移到缩微胶片上存放等。处理文件应符合单位的程序。 2021-11-27 7、办公室集中化管理中，接待区的工作任务、办公室集中化管理中，接待区的工作任务（1）保证接待区整洁，注意给植物浇水（2）迎候来访者（3）问明来访理由（4）联系人员接待：按预约和未预约处理（5）等待期间，礼貌接待和交谈（6）准确做好来宾记录，发放和收回来宾卡（7）引导或联系安全人员陪伴来访者到目的地（8）协助来访者留言（9）预定出租车（10）遵守单位安全程序和规定，留心角落包裹，搬物离开单位需 有证明（11）接打国内、国际电话（12）保证接待信

17、息不断更新（13）归档访客名片。2021-11-27 四、办公室的综合职能四、办公室的综合职能综综合合职职能能接受和处理口头和书面信息信息的传递交流和引导准确回答内、外电话查询归档保存好记录、资料有效地安排各种约会支持、强化企业的整体管理2021-11-27 办公室有6方面的综合职能，突出体现在对内、对外的信息交流 1、综合职能之一是接受和处理来自各综合职能之一是接受和处理来自各方的口头和书面信息方的口头和书面信息2021-11-27 （1）办公室会收到的信息）办公室会收到的信息 办公室一般会收到如下信息： （1）口头收到的信息。 （2）用信件收到的书面信息。 （3）用传真收到的书面信息。 （

18、4）用电子邮件传送的书面信息。2021-11-27 （2）、办公室如何处理接收到的信息）、办公室如何处理接收到的信息 （1）办公室人员应保存一个文件夹，把常用的信息归类其中。包括工作人员的联系电话、通讯地址和传真号码等。 （2）办公室分发邮件的主要形式是，把收到的传真传递给适当的工作人员。把由中心计算机收到的电子邮件，下载并打印分发。 （3）把供应商送来的小册子、产品目录和函件转发给有关人员。 （4）负责把办公室收到的其它信息转发给有关人员。2021-11-27 2、综合职能之二是将各类信息及工作及时传递、交流、引导到位 （1）办公室应保证信息及时、安全、准确的传递 办公室通常接收和处理的信息

19、主要有以下6类，即邮件、传真、电传、电子邮件、电话及来访者的有关信息。作为企业的通讯交流中心，办公室应确保及时、安全、准确地传递这些信息，以提高企业工作效率。2021-11-27（ 1）邮件：应及时将收到的邮件分发给相应的部门或工作人员；对要发出的邮件，要及时将邮件从各部门收集起来或由各部门送到收发室，然后由收发室人员统一送到邮局或由邮局人员收取。（ 2）传真：收到的传真住处要及时发送给相应的工作人员。发出传真，要注意保留传真发出记录。（ 3）电传：有电传设备的办公室，行政管理人员要负责收发电传消息。（ 4）电子邮件：对收到的电子邮件，要及时转发或通知有关工作人员，对重要邮件应打印出来，保留书

20、面记录。（ 5）电话：办公室一般会有总机，总机工作人员要把来电转给相应人员，也要为打外线的人员及时接通。如果工作人员不在，要注意留言。（ 6）来访者：接待人员要热情接待来访者，保证将他们领到被访问的部门。如被访者不在，要帮助留下来访者的信息或便条，以便于进行联系。2021-11-27 （2 2）、制作一份电话留言记录表。）、制作一份电话留言记录表。 留言记录表留言记录表 紧急非紧急 接收人姓名：接收人部门： 来电人姓名：来电人性别： 来电人单位：来电人电话号码： 来电时间：是否要求回电： 留言： 记录人：记录时间：2021-11-27 3、综合职能之三是准确、友好地回答内、外电话查询 （1 1

21、）接打电话时应做到：）接打电话时应做到：（1）以友善的帮助对方的态度（2）尽快接听，显示单位的高效率（3）用令人愉快的、礼貌的语言讲话（4）迅速、正确回答内部电话号码和姓名（5）如果需要对方等待，不要让对方等太久（6）电话机旁备好笔、便笺或留言卡（7）留言要仔细，重复重要细节（8）按照单位的规定机智和谨慎地处理电话2021-11-27 （2 2）、）、接打电话时要禁忌：接打电话时要禁忌：（1）电话铃响，不迅速接听，显示工作疲劳（2）态度不友善，语气不友好（3）不用礼貌语讲话，如使用“喂”等不规范语回答（4）没有盖住话筒就在房间中大声呼叫人（5）接听电话不耐烦，让对方感到讲话着急，不愿沟通（6）

22、语言生硬或粗鲁，甚至在电话中发脾气（7）在回答要找的人不在之前先问对方的姓名（8）在电话中让对方举着话筒等待过久（9）不将对方的来电转达给相关人2021-11-27 4、综合职能之四是归档保存好有用的记录、资料 举例说明哪些信息应在办公室保存。举例说明哪些信息应在办公室保存。 下列信息应在办公室保存： （1）有共性的信息。比如职工生病，弹性工作安排和请假的资料，职员的家庭电话号码，家庭地址等。2021-11-27（2）专用信息。如：在人事部门工作，你必须保存全部工作人员的记录，包括他们的家庭地址，电话，传真号码，未使用的休假记录，应确保信息在需要时能容易查到，以便迅速回答工作人员或经理的查询。

23、2021-11-27 5、综合职能之五是有效地安排各种约会 有效安排约会时，应注意： （1）当有来访电话时，要记下来电的时间，来电人姓名，单位，电话，以及要拜访何人 （2）确认约会并通知双方 （3）将以上情况填入约会记录：2021-11-27约定见面的时间要见的人来访人单位、地址、电话来访人时间来电时间2021-11-27 6、综合职能之六是每项工作都支持、强化企业的整体管理（1）迅速有效地处理电话和接待来访者，使客户和打电话的人对单位有一个良好的印象（2）迅速分发或回复收到的邮件。安排送快件的人迅速和安全地投递紧急或非常重要的文档（3）通过安排会议、会见和旅行来协助管理（4）准备小册子和广告

24、材料，并用powerpoint软件为经理准备演示文稿。（5）使用多媒体技术，组织好演讲展示活动。（6）准备报告、制作精美的文档并分发给用户、同事和客户。（7）使用专门的软件准备年终财务报告来配合管理者强化部门管理2021-11-27 案例：案例：列出大型单位与小型单位中行政列出大型单位与小型单位中行政管理职责的差别。管理职责的差别。 答：c公司是一家中国大型国有企业，该公司的行政部（实际上就是公司的办公室）是公司的行政管理中心。c公司行政部共设4个分部，其分部名称和职责分别如下： （1）秘书分部：主要职责是：秘书分部：主要职责是：a公司的会议服务工作，包括会议安排、会议记录、会议议定事项的督办

25、工作；b公司领导来访客人的预约、安排，公司领导等；c公司领导日常事务的服务工作；d公司及公司领导重要文件的起草工作；e公司文件传递工作；f公司邮件收发工作及内外文件交换工作。2021-11-27（2）管理分部：主要职责是：管理分部：主要职责是：（负责公司办公用品的订货、采购及验收； 负责公司办公用品的库房管理； 负责办公用品的发放； 负责公司办公设备如传真机、复印机、电话机、饮水机、油印一体机等的订购、使用管理及维修； 负责公司通讯包括电话、传真等费用的结算管理。2021-11-27（3）公关分部：主要职责是公关分部：主要职责是： 负责公司的对外接待工作，如联系、订火车飞机票、订饭店及食宿安排

26、，及外宾参观、购物的陪同工作； 负责公司的对外广告、与媒休联系进行宣传工作； 负责公司礼品、纪念品的订购、管理及发放工作，发放需要申请人有适当的人员签署意见批准。2021-11-27（4）文档分部：主要职责是文档分部：主要职责是： 根据规格要求，负责公司文件的打印、装订工作； 负责公司文件、资料的归档、管理工作； 负责公司文档的借阅、查询工作； 负责公司文件保密管理工作。2021-11-27 企业办公室职责及内部机构设置大多是大同小异，但具体并不会完全相同，应根据各企业实际及习惯性做法，及企业办公室的一般职责，合理确定办公室职责及内设机构。 a公司是典型的小型单位，其行政管理的主要公司是典型的

27、小型单位，其行政管理的主要职责有职责有： （1 1）人事部）人事部负责人员招聘、解聘；负责管理各类外聘专家、培训师的工作；参与组织员工各类培训；负责员工的考勤记录；参与考核工作；负责员工工资保险业务的处理；负责人事档案的管理。2021-11-27 （2 2）行政部行政部负责档案合同公章管理；负责公司各类文件资料的接收、归档管理和发放；负责办公用品的购买、保管和领发；负责办公设备购买、配备、维护；负责公司环境安全和保卫；文秘、接待；负责公司资料发行前的三审；负责公司资料印刷前的排版、校对；负责联系资料印刷、装订；负责公司各类文件、资料的接收和发放。2021-11-27 思考题及答案：思考题及答案

28、： 1、企业行政管理人员的主要职责是什么？企业行政管理人员的主要职责是什么？ 2、企业行政管理人员的基本素质是什么？企业行政管理人员的基本素质是什么？ 3、小型单位办公室的行政管理工作职责是小型单位办公室的行政管理工作职责是什么？什么？ 4、简述大型单位某个办公室的行政管理工简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么？作职责是什么？ 5 5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么？什么？ 6 6、办公室集中化管理中，打印室的任务是、办公室集中化管理中，打印室的任务是什么？什么？2021-11-27 7 7、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的、办公室集中

29、化管理中，办公用品储藏室的任务是什么？任务是什么？ 8 8、办公室集中化管理中，档案室的任务是什、办公室集中化管理中，档案室的任务是什么？么？ 9 9、办公室集中化管理中，接待区的工作任务、办公室集中化管理中，接待区的工作任务是什么？是什么？ 1010、以电话、接待、信函为例，行政工作应怎、以电话、接待、信函为例，行政工作应怎样树立单位的对外形象？样树立单位的对外形象？ 1111、以电话、接待、信函为例，哪些行为有损、以电话、接待、信函为例，哪些行为有损单位的对外形象？单位的对外形象？ 1212、办公室会收到哪些信息？、办公室会收到哪些信息？2021-11-27 1313、办公室如何处理接收到

30、的信息？、办公室如何处理接收到的信息？ 1414、办公室如何保证信息及时、安全、办公室如何保证信息及时、安全、准确的传递？准确的传递？ 1515、请制作一份电话留言记录表。、请制作一份电话留言记录表。 1616、接打电话时应做到哪些？、接打电话时应做到哪些？ 1717、接打电话时应注意什么？、接打电话时应注意什么？ 1818、举例说明哪些信息应在办公室保存。、举例说明哪些信息应在办公室保存。 1919、如何有效安排约会？、如何有效安排约会？ 2020、办公室如何支持、强化企业的整体、办公室如何支持、强化企业的整体管理管理2021-11-27 根据交流目标选择不同的交流方式； 会议以及远程会议的

31、基本要求； 工作日志管理以及安排事务性约会； 撰写简单的书面交流信函； 设计和填写简单的表格； 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； 按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。2021-11-27第五部分第五部分 : 工作交流、个人效率、工作交流、个人效率、 团队精神团队精神 中心思想： 办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以实现个人和团队目标。2021-11-27 主要内容：主要内容： 一、一、选择正确的交流方法选择正确的交流方法 二、各种会议的组织二、各种会议的组织 三、使用日志管理工作时间三、使用日志管理工作时间 四、

32、用书面形式进行交流四、用书面形式进行交流 五、办公室中进行沟通的辅助工具五、办公室中进行沟通的辅助工具 六、努力实现团队目标六、努力实现团队目标 七、遵守单位规定及评估业绩七、遵守单位规定及评估业绩2021-11-27交流效率和团队精神交流效率和团队精神交交流流方方法法会会议议组组织织日日志志管管理理书书面面交交流流沟沟通通工工具具团团队队目目标标规规定定评评估估2021-11-27 一、一、选择正确的交流方法选择正确的交流方法交交流流方方法法发送信息的方法及取决因素 .利用电子邮件及其他电信工具 利用会议开展交流 利用邮政服务开展交流 2021-11-27 一、一、选择正确的交流方法选择正确

33、的交流方法 1 1、发送信息的方法及取决因素 大多数人发送信息的方法有大多数人发送信息的方法有： （1）传统的邮寄系统 （2）使用电信系统2021-11-27 通常采用何种信息发送方法取决于如下通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：因素： （1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。 （2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。 （3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。2021-11-27 （4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或

34、传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。 （5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。 （7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。2021-11-27 2、利用电子邮件及其他电信工具 利用电子邮件进行交流的优缺点： 电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的

35、信息是否已被收件人收到。 2021-11-27 电子邮件的优点在于：电子邮件的优点在于： （1）信息发送的速度快 （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营成本。 （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接收人同时接受到信息，方便快捷。 （4）使用密码等功能能保证信息安全。 （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。 （6）正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。2021-11-27 电子邮件的缺点有：电子邮件的缺点有： （1）收件人必须有

36、兼容的设备 （2）因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费收件人的时间。 （3）人们需经过一定的学习或培训，才能成功熟练地使用电子邮件。2021-11-27 使用电信工具进行书面交流使用电信工具进行书面交流 除了电子邮件外，传真、电传等电信系统也可以进行书面信息的交流，电传机曾是信息交流的重要手段，但随着信息技术的发展，很多新的设备已基本代替了电传机的使用，现代企业很少再使用电传机来交流信息。传真机是现代企业常用的信息交流工具， 2021-11-27 其优点在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作为一种书面文件，能作为事实和数字的证明，同时能进行归档以备查询， （3）相对于邮寄而言，费用较低。

37、 （4）功能较全的传真机也可通过计算机发送信息。 使用传真发送信息时其缺点在于： （1）传真信息只能发送给有传真机的单位。 （2）不易保证信息的保密和安全。 （3）想互相商讨信息比较因难。 通常在发送完信息后，还需打电话进行跟踪确认 2021-11-27 3、利用会议开展交流利用会议开展交流 会议做为信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）参会人员互相交流各自的意见和思想 （2）参会人员就某一主题互相商讨信息 （3）就某些重大问题和工作程序进行决策 （4）信息发布2021-11-27 会议交流的优点在于会议交流的优点在于： （1）面对面的交流，彼此能更好地理解对方的意图 （2）会议是管

38、理人员与员工相互交流以推行新规程的重要手段，同时也给大家提供一个提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识的机会。 （3）现代会议能通过投影仪等设备更形象地进行信息交流。 （4）会议之后能形成会议纪要或书面决定。 （5）参加会议的人也可通过会议纪要更深入地理解会议内容。2021-11-27 会议交流的缺点在于会议交流的缺点在于： （1）浪费时间。会议进行中可能会因为某些人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人说话罗嗦或谈论不相关的问题而浪费时间的情况。 （2）浪费金钱。有些大型的会议可能会花费大量的钱的交通费用和住宿费用上。 2021-11-27 4、邮件和快递服务在交流中的优缺点、邮件和快递服务在

39、交流中的优缺点是什么？是什么？ 答：尽管现在有很多发送信息的电子方法，但邮寄和快递服务仍是发送信息的重要手段，邮件和快递服务的优点在于： （1）收到的纸面信息能归档以备查询。 （2）保密信息能通过挂号邮寄或快递服务直接交付到收件人手中，因而比电子方法更安全 （3）能获得发送和接收凭证。2021-11-27 （4）能收到文档的原件 （5）当大批量地邮寄信息时，邮费可申请特殊优惠 邮件和快递服务的缺点： （1）因程序复杂而浪费时间，需要材料装袋、信封封口、到邮局邮寄等 （2）费用较高，需要纸、信封、邮费等支出，如果是航空邮寄大宗文件，则价格更加昂贵 （3）相比电子系统而言，发送速度较慢 （4）邮件

40、可能会丢失或错投2021-11-27 二、各种会议的组织二、各种会议的组织 1、 会议的类型有哪些？会议的类型有哪些？ 答：会议的类型主要有以下几种：答：会议的类型主要有以下几种： （1）正式会议，如董事会、股东大会等）正式会议，如董事会、股东大会等 （2）非正式会议，如部门工作会议等）非正式会议，如部门工作会议等 （3）社团会议，如俱乐部会议）社团会议，如俱乐部会议 （4）定期会议，如年度大会、月总结会）定期会议，如年度大会、月总结会 （5）非定期会议，如紧急会议、临时会议）非定期会议，如紧急会议、临时会议2021-11-27 2、 会议议程及主持人的议程是什么？会议议程及主持人的议程是什么？ 答：会议议程是会议上所要讨论内容及其顺序一览表，通常要在会议开始前发到参会人员手中，会议议程上的项