人力资源工作实操学习笔记之3：入职管理

1、入职管理一、入职管理的工作流程：准备工作t收取资料t入职培训t订立合同t领取物品t 部门报到t资料存档一结束检查1、准备工作：新员工和公司都要做，具体工作如下表示：入职管理的准备工作执行部门准备内容人力资源部1、再确认：新员工录用条件、任职岗位、岗位工作内容、薪酬等级及福利待遇、合同 期限、试用期限、试用期考核标准等企业的和一项决定的落实情况（必须是书面的）2、提前发放录用通知书3、劳动合同文本、员工手册、人事规章制度、入职培训资料及考勤卡、工作证、出入 证、员工物品领用记录卡、就餐卡、入住卡等资料的准备行政部捉供工作设施：工作场地、工作桌椅、工作工具、工作电脑、用餐、更衣柜、工作服及住宿，等

2、等网络信息部准备开通公司局域网系统、erp系统、0a系统的口令设置及密码，等等用人部门做好接收新员工的岗位培训、安全培训及工作条件、工作环境等的准备工作注：录用通知书是事关企业与劳动者之间确认劳动关系开始的法律文件，不可马虎。2、收取资料：新员工递交其本人的资料，重在让新员工对口己递交的资料真实伪性负责。 为什么要新员工递交有关资料呢？首先法律规有相关规定，如中华人民共和国劳动合 同法8/26/39/91条，明确了因劳动者不符合录用条件或者有过错时，金业依法解除劳动 合同是不需要支付补偿金的。而当企业运用这些法规条款时，要对劳动者过错的事实负 有举证责任，因此，需要劳动者递交相关的证件、证明和

3、资料。新员工递交的资料具体如下表：资料名称具体资料及作用复1、身份证凭z证明员工的出生年月、性别、户籍所在地等；用以确认劳动者实际年龄、 办理社保或公积金开户、人才引进手续、招工登记等。2、毕业证书凭之证明员工的文化水平，是企业的录用条件z（一般基础操作人员的录用卬3、学位证书不不需要学历或学位证书）。件4、职业资格证书凭z证明员工具备某项职业技能；冇些工种要求员工必须具备相关资格才可上 岗位，如电工上岗证、驾驶证，会计上岗证等。原5、离职证明凭之证明新员工已与原来企业结束劳动关系；未结束原劳动关系就不能与新公 司建立新劳动关系，就不能录用。件6、劳动手册某些城m给每个就业人员都发放一术劳动手

4、册，记载着劳动者在企业就业的时 间、企业名称等信息，此本跟着劳动者走，每进一公司，就交付人事部，在离 职时由人事部在本子上填写劳动者在职的起始和终止时间，盖上公司以章，还给劳动者。无此本，就业将产生问题。7、体检报告凭之证明员工最近身体健康状况；除了部分行业或工种必须持有健康证才能上 岗外，口入职体检报告衣明新员工患冇某种疾病，就可以肯定是入职以前就已 患病，与木司无关，以便界定责任，如无体检报告，则易产生纠纷。8、一寸免冠彩色照片n张用來给新员工办理冇关证件，如工作证、门禁卡、社保卡、医疗卡等。9、银行储蓄卡号用來发放工资，卡号账户银行等具体信息一定要正确。10、原竞业限制说明凭z明确知道新

5、员工与原企业是否签署过竞业限制协议。如冇，则企业用人需慎重。否则，公司可能会承担这一类的事件连带责任的风险11、原培训服务期责任说明凭之证明新员工是否与原企业签署过培训服务期协议。如有，需确认新员工是 否已经完成培训服务期协议的义务。12、社保及公积金转出手续单凭之可证明新员工是否与原企业办理了离职手续。若发现新员工没有转出社保 和公积金，本企业将无法为具缴纳社保和公积金。注1:需要提供竞业限制协议和培训服务期协议等证明的新员工，是指一些可能被竞业限制的人员和接受过企业专业技术培训的人员，而非针对所有人。注2：当发现新员工的原企业没有对其社保和公积金办理转出手续，致使本企业无法缴纳时，一定要与

6、新 员工签署一份书面确认文件，有此书面记录，就可证明企业为什么一直没有给予新员工办理能加社 保和公积金的真正原因，从而免责。（下附免责书面记录文本）关于无法输林*员工社保（公积金）的缘由确认书员工：我公司依据国家规定，为您办理参加社会保险及住房公积金手续。但是，因您的原公司没冇办理转移 或转出手续（或者其他原因），致使我公司无法为您办理继续参加社会保险和住房公积金的手续。请您立即与原公司联系，迅速办理转移或转出手续，以便我公司可以顺利为您办理续缴手续。在您的社保保险和住房公积金手续未转移或转出期间的责任，由您自己担当。特此双方确认。（注：本确认书一式两份，公司与员工各持一份）公司（盖章）员工（

7、签名）日期： 年 刀 日日期： 年 刀 日 谁对新员工资料真伪负责？如果企业采取进行背景调查的方式核实新员工资料的准确与真实性，那么，责 任就是企业钏，与劳动者无关，事后企业将很难要求劳动者承担这方面的责任；与此同时，背景调查费时 费力费财不好做，因此一般普通员工不必要启动背最调查；而中华人民共和国劳动合同法26条规定 劳动者提供了虚假资料，致使公司违背意愿签订的劳动合同，是无效或部分无效的。因此：要求新员工h 己对递交的资料其真实性和准确性负责。 如何能证明是新员工自己对资料真伪负责？不能简单的“收纳”相关资料，可以请新员工在其递交的所冇资料上签署自己的姓名及h期，如“原件己收冋，此复印件与

8、原件一致辞，确认人：确认时间： ”如下图示:屮华人ic共和国 亠居比身份ue再件己收回，忧 “石认人：图3-2让员工在资料上签字 新员工资料不齐怎么办？要看具体缺什么资料，区别对待。假如缺劳动手册、或者离了只证明、或者缺体 检报告等，i定不能先入职，后补资料。（如果体检报告已去体检，有相关回执，只是因报告晚儿天拿到 的，可以根据实际用人紧迫程度，选择是先入职还是等几天入职）注：建议人资管理者等待新员工的体检报告出来后，根据情况为其办理入职。因为据中华人民共和国劳 动合同法相关规定，劳动者生病的医疗期如在劳动合同有效期内，用人单位是不能单方解除或终止 劳动合同的；并且入职前体检，可以界定劳动者患

9、有的职业病由何方负责。3、入职培训：重点在于让新员工由“一切都陌生”快速转变为“这些我都明白和认同了”。新员 工入职培训，从三方而着手： 公司整体的介绍：公司历史与愿景、公司纟fl织结构、主要业务/公司政策与福利、公司和关程序、绩效考 核/公司各部门功能介绍、公司培训计划与程序/公司培训资料的发放，发回新员工提出的问题。 相关政策需要仔细解释并说明：给薪办法/升迁政策/安全规定/新员工福利/人事制度（考勤、加班、请 假、休假、劳动合同变更、续签、解除、终止及离职办理等和关规定）/公司对新员工的心态、意识及行为 准则方而的耍求。 入职培训后的检查（考试）：培训后可通过考试方式检验员工是否已知晓企

10、业各种要求，考试内容包括： 新员工对公司管理制度的知晓程度/新员工对人事制度规定的知晓程度/新员工对公司要求新员工应具备的 心态、意识及行为准则的知晓程度。k附儿个新员工入职培训的范木：附表1新员工入职培训表姓名：部门：岗位：入职时间:序号培训项目培训日期培训人培训教材1欢迎新员工，致欢迎词备案文档2培训计划、要求简介备案文档3公nj简介：(1) 基本概况(2) 公司丿力史、精神、经营理念和未來发展(3) 公司经营场地、企业logo、网站(4) 产品介绍、市场覆盖地域及客户评价(5) 公司组织机构及各部门主要负责人(1) 影像资料(2) ppt资料4(1) 人爭规章制度简介：入职手续规定、员工

11、试用期规定、考勤规定、 请假规定、加班规定、工资核算规定、员工转 正规定、岗位调动规定、员工绩效考核规定、 员工离职规定、员工合理化建议规定、员地申 诉规定、员工奖圖规定、员工福利(食堂、宿 舍、浴室、工作服、通勤车)规定(2) 员工关爱：(1) 人丿j资源管理制 度及相关管理规定(2) ppt资料5财务制度方面：差旅管理规定、主要财务政策财务管理制度6消防(禁烟)规定消防管理规定7安金4:产规定安全管理规定86s管理规定6s管理规定9紧急事故及灾害处理方法(1) 案例资料(2) 影像资料(3) 公共资料10个人卫生、形象礼仪、待人接物、工作心态、行为意识、团队合作11其他(如到本公司或市区的

12、交通介绍等)注:(1)本表单在员工培训时与培训考勤表、培训考试表、培训考核表配套使用(2) 培训中有新内容增加，则在表中添加(3) 6s管理说情如下图：整理(seiri)将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的琶下来，其他的都消 除掉。目的：腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的工作场所。整讀(seiton) 一 留下来的必要用的物品依规定位苴摆放，并啟苴整齐加以标识。目的：工作场所一 目了然，消除寻找物品的时间，整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品。漬扫(seiso)各工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境。目 的：稳定品质，减少工业伤害。

13、活洁(seiketu)各整理、整顿、清扫进行到底，芥且制度化，经常保持环境处在美观的状态。目 的：创造明朗现场，维持上面3s成果。素养(shitsuke) 每位成员养成艮好的习惯，并厦守规则做事，培养积极主动的精神(也称习惯 性)。目的：培养有好习惯、厦守规则的员工，营造团队精神。安全(security)重视成员安全教育，每时每刻都有安全第一观念，防范于未然。目的：建立起安 全生产的环境，所有的工作应建立在安全的前提下。用以下的简短语句来描述6s,也能方便记忆：整理：要与不要，一第一弃整顿：科学布局，取用快捷洁扫：渚除垃圾，美化环境漬洁：清洁环境，贯彻到底素养：形成制度，养成习惯安全：安全操作

14、，以人为本附表2张二员工入职统计表统计部门：人力资源部序号入职日期姓名性别入职部门入职1 1 i /a-.冈位联系电话身份证号码部门主管签名确认附表3部门员工岗位培训表序号培训项冃培训日期培训人培训教材1欢迎新员工、致欢迎词备案文档2培训计划、要求简介备案文档3本部门简介：（1 ）基本概况（2）主要工作任务（3）主要工作场所及设备装置（4）部门组织机构及主要负责人（1）影像资料（2）ppt资料4木岗位操作标准、流程、工艺要求及相关规定（1）影像资料（2）ppt资料（3）现场演示（4）案例资料5本岗位消防（禁烟）规定6木崗位女全生产规泄7本岗位6s管理规定8本部门人事管理（考勤、请假、加班等）规

15、定备案资料9本部门相关规定备案资料姓名:部门:岗位：入职时间:注：（1）本表单在员工培训时与培训考勤衣、培训考试农、培训考核表配套使用时填写:（2）培训中冇新内容增加，则在表末添加；（3）本农单适合新员工及老员工换岗前的培训使用附表4-月份新员工入职培训落实检查表检杳li期检杏项目新员工入职培训实施情况检查人检查标准见附表1 新员工入职培训表被检查人职务新员工基本情况见附表-新员工入职统计表应培训人数人实际培训人数人，完成率：应培训内容见附表-新员工入职培训表实际培训情况实施培训的时间、考勤、考试、学员意见反馈等内容的检查培训效果跟踪新员工违纪事件：起，每起事件的原因，再培训记录培训考核新员工

16、试用期合格，转正人数人，合格率%检杳结论检查结果确认上述检查内容是否属实，双方予以签字确认：检查人签字：被检查人意见：签字：日期：注：木表单由检查人填写，被检查人予以配合并签字确认。附表5-川份员工岗位培训落实检查表检杳h期检杳项目检查人检查标准被检查人部门员工基本情况见附表本部门员工岗位培训计划表应培训人数人实际培训人数人，完成率：%应培训内容见附表-员工岗位培训表实际培训情况实施培训的时问、考勤、考核、员工意见反馈等内容的检查培训效果跟踪员工违纪事件：起，每起事件的原因，再培训记录。培训考核员工培训前后的工作绩效成绩的分別记录：检杳结论检查结果确认检查人签字：被检查人意见：签字：fi期：附

17、文1-入职培训考试卷（部分）培训者姓名： h期：得分：1、入职员工是否参加由人力资源部组织的上述内容的讲解培训：o是；o否。2、上述培训涉及的内容是否清楚和明白:o是;o否。3、除了上述内容，还有什么需要公司告知的：o有；o没有。4、工作中遇到任何问题，第一时间找谁：；第二时间找谁：o5、若遇私事不能出勤上班，怎么办？ °6、请请假缺勤，将受到何种惩罚？ o7、若员工本人冇离职想法需要终止合同，怎么办？ 。8、若员工不进前告知公司离职，或采取不辞而别而不履行劳动合同的，公司将如何处理？ °9、本人的权利、义务和职责有哪些？ o10、终止劳动合同时，需要办理何种手续？ =4、

18、订立合同:按中华人民共和国劳动合同法7/10条，企业录用了新员工，何时与其订立劳动 合同，时间有三种：未报到入职前订立；办理入职手续的同时，未进入岗位工作前订立；入职 手续办理完毕业，先上岗工作，在一个月的时间内订立。注：建议采取“办理入职手续的同时，未进入岗位工作前订立”这种，这样风险基本上能控制。 尤其是：新员工入职时，需在劳动合同订阅完毕后，再安排其进入部门和岗位工作（先订立， 后工作）；入职后30天内订立劳动合同是合法的。但是如果采取“先工作，后订立”的做法， 容易发生超30天还没订立劳动合同的情况，对企业是不利的；有时人资管理者也需要想法预 防有人利用法律条款，刻意制造企业违规而图财

19、的情况；劳动合同一定要是劳动者本人签字， 千万不可由他人代替签字，否则将导致合同无效。5、领取物品：向工作的员工提供劳动必需的工具、设备及保护设施，是企业的义务；相关劳动法 规定，企业不能因为提供工具、设备及保护设施，要求劳动者缴纳押金，或者扣留劳动者的证 件；处理和防范劳动者不诚信的行为，确保企业提供的工具、设备及保护设施完好，最有效的 办法是做好相关的领用记录和管理规定。新员工入岗工作需要领用的物品具体如下： 工作必备物品，工作服、办公用品、工具、电脑、id 口令密码等 管理必备物品，考勤卡、工作证、出入证、员工手册、劳动合同、物品领用卡等 暂时保管物品，住宿钥匙、办公室钥匙等附表6员工物

20、品领用记录卡领用物站记录归还物甜记录序号物品名称数量发放部门领取时间本人签收数量收入部门归还时间经办人签字12345678910注：本表单在员工离职时，必须提交公司人力资源部确认。另：工作服收取押金违法，但企业工服是笔不小的支出，如何办妥有关事宜？只能在内部管理上 下功夫。比如配备工更衣室及更衣柜，制定一些相应配套规定如：工作服只能在工作场所及 工作时间穿，不能穿着（或携带）离开公司；公司保安（门卫）要责任检查进出物品，员工 将工作相关物品带出的，需主动配合接受检查；工作服的清洗保洁，统一由行政部进行；刚 入职的员工发放清洗过的回收工作服，工作一段时间（如一周后）才发放新工作服等等。6、部门报到：人资管理者把新