第二章 日常事务管理(二)

1、日常事务管理（二）主讲：第一节 资料整理一、整理名片（一）名片提供的消息1.显性信息2.隐形信息（二）名片的整理保存1.收集2.名片的整理与保存3.利用二、编发简报（一）简报的编发程序1.收集2.加工3.传输4.利用（二）简报的编发方法 1.简报的结构 （1）报头 （2）报文 （3）报尾 2.报文的写法 （1）按语 （2）标题 （3）正文三、制作剪贴簿四、制作摘要卡第二节 约会安排一、约会安排的基本方法（一）分析约会 知己知彼 经常和老板见面的几类人：（按优先安排顺序） 1）经理的上司或上司的代表； 2）本单位的重要客户； 3）政府官员或媒介人员； 4）级别与经理相仿的，而且与经理关系密切的官

2、员（对等的人）； 5) 与经理关系密切的下属（领导的群众基础）； 6) 经理的直系亲属和关系密切的私人朋友。 知彼：了解对方及单位的情况 应记住他们的个人特征（姓名、年龄、性别、职位；通信地址和电话号码；与经理的关系状况） 和所在单位的有关情况（单位名称、规模、经营范围、经营状况、在社会上的影响；与本单位的关系；单位的详细地址、电话号码、休息日）。 知己：了解老板安排约会的习惯 经理一周工作日中的哪一（些）天可以安排约会？ 在可为经理安排约会的那一（些）天中，哪些时间可以安排约会？ 经理希望一次约会一般安排多长时间? 几个约会之间是否要安排休息时间？ 经理一般希望把约会安排在哪里？ 哪些人与经

3、理的约会应优先安排人？ 约会安排好后，应该怎样通知和提醒经理？ （二）安排时间 约会不能安排在什么时间？（排除法） 各种节假日和每周休息日 ； 每周第一个工作日的上午和最后一个工作日的下午； 每天上班开始后的一小时内和每天下班前的一小时内； 各种节假日前后的一、二天； 临近午餐和晚餐的时间 ； 经理出差或度假的出发和回来的那一天 ； 本单位有重大活动的那一天； 有特殊的政治和宗教意义的那一天。 （三）约会提醒 （1）如果为上司安排了一个外面的约会，在他离开办公室之前，最好打电话再确认一下； （2）特别重要的约会，在接近约会的时间前，应该与对方再联络，确保约会顺利进行； （3）安排约会时要向对方

4、说明约会的内容、时间是得到上司同意的； （4）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒； （5）必要时需要电话与信件的相互补充确认；（四）约会变更1、主动取消约会怎样争取对方的谅解，以尽可能少的伤害别人，你需要做什么事？ 1）尽快（及时）通知对方。）尽快（及时）通知对方。2）向对方表示歉意。）向对方表示歉意。3）解释取消的原因。）解释取消的原因。 4）有必要的话再次安排约会。）有必要的话再次安排约会。 2、被动取消约会 1、首先表示感谢 ； 2、表示谅解； 3、表示合作。 二、约会安排的注意事项 （一）注意上司的时间表 （二）注意时间留有余地 （三

5、）注意适当保密第三节 现金管理 （一）领取保存 零用现金必须经企业领导和财务负责人批准后方能领取和使用。根据办公室每月的平均开销，一般领用的零用现金数量是几百元至几千元。 （二）支付范围 （1）支付本市的交通费及停车费； （2）支付邮资费； （3）支付少量的办公用品费用； （4）支付接待用茶点费； （5）支付小额的通讯费用； （6）其他公司规定列入办公室费用的开支等； （三）建立账簿1.零用现金账簿（四）规范使用零用现金领用凭单二、零用现金的报销 当支出的费用累加到一定数额或到了月末，秘书应到财务部门报销，并将现金返现到零用现金箱中进行周转。第四节 银行业务 一、银行账户 （一）银行账户的分类 1.基本存款账户 2.一般存款账户 3.临时存款账户 4.专用存款账户 （二）银行账户的开立 （三）银行账户的变更