提升企业档案管理水平探索

1、提升企业档案管理水平探索【摘要】随着经济社会的快速发展，如何管理好、 使用好档案成为摆在企业管理者面前的一个重要课题，本文 就如何更好的提升企业档案管理水平，使其更好的服务于企 业的科研、生产、决策等各环节，提出一些探索意见。【关键词】企业档案管理 科学规范一体化管理档案管理是企业基础管理工作中的重要环节，要以''四 化”建设（专业化、信息化、标准化、高端化）为抓手，全 面提升企业的档案管理水平，更新档案管理观念，创新档案 管理模式，加强档案资源开发，只有这样才能为企业的生产、 经营管理和决策提供一流的服务，为企业持续健康发展做出 更积极的贡献。1以管理专业化为基础，建立高效务

2、实的档案组织体系 组织领导到位。要建立健全档案管理组织体系，全方位、 全过程高效推进档案管理工作。企业主要领导要高度重视档 案管理工作，重要工作亲自部署，重大问题亲自过问，重要 环节亲自调度，重要事项亲自督办，确保企业档案管理工作 与企业效益同步发展。管理科学规范。要把档案工作纳入企业的整体发展规 划，在全面完成档案管理规划的基础上，继续制定并落实新 一时期档案工作发展规划，明确年度工作任务，制定分阶段 实施计划，确保档案管理工作的规范性、科学性和系统性。 要开展档案专业自评和综合自评，通过自查，发现在业务建 设、信息化建设以及设施设备建设等方面的问题，制定改进 措施计划，明确“量、质、期”要

3、求，做到“责任、压力、 操作、监督”四到位。人员配备充足。根据企业发展需要，企业档案室要配备 专职档案员数名，应具备专业技能及副馆员以上职称，还要 面向基层配置兼职档案员。只有完备的档案管理三级网络和 相对稳定的档案工作队伍，才能有力保证企业档案管理工作 的正常开展。要高度重视档案管理教育培训工作，每年通过 组织档案法、档案管理考核办法等法规制度的培训考 核，使有关管理干部和专业技术人员掌握档案管理的基本知 识和工作技能，成为企业档案管理工作的能手。2.以档案信息化为核心，加快推进档案管理现代化步伐 优化协同办公系统应用。要迅速推广应用协同办公系 统，充分认识该系统对档案管理信息化的重要意义，

4、全面组 织人员参加培训班，对档案管理模块提出应用改进建议，使 系统更加符合企业档案管理工作的实际。加深与企业信息系统的融合。依托生产管理系统(pms), 实现生产建设领域档案数据的实时更新、查阅、操作的全数 字化管理。以空间图形(gis平台)为载体，建设完善图模 一体化平台，对每次操作的数据进行自动记录存储。积极开发档案信息资源。充分利用现代化设备，将文书 档案、音像档案、科技档案全部录入档案数字化管理系统， 实现了档案的网上存贮、统计、分类、检索、开发和异地查 阅等功能。加强档案实体与信息的安全防护，企业档案信息 数据库全部实现异地备份，确保网络传输及档案数据库的安 全。3以流程标准化为抓手

5、，为中心工作提供高效便捷的服 务实现档案资料收集标准化。要严格规范基础档案资料的 收集工作，明确划分车间、部室资料归档的职责、范围和要 求，确保文书档案、财务档案、实物档案以及科技档案的及 时、完整移交，要做到档案完整率、归档率和准确率均达到 100%o实现档案查询标准化。积极拓宽档案服务内容，建立起 科学完善的档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、 字号索引目录、底图目录以及机读目录等多种检索工具平 台，最大限度满足档案使用者的需求。规范电话咨询、来人 查询、提供资料、出具证明等档案查询标准服务流程，为企 业工作的正常开展和领导的科学决策提供方便快捷、翔实可 靠的资料服务。实现档案资源加

6、工标准化。深入开发利用档案信息资 源，有计划开展档案资源的深层次、标准化加工，积极编写大事记、史料汇编、资料汇编等编研资料，促进企 业各项工作的顺利开展。强化档案管理工作的上下联动，形 成政令畅通、资源共享、协调一致的集约化档案管理工作新 机制。4.以配套高端化为支撑，打造先进的档案管理软硬件环 境坚持高端引领、加大投入，持续加强档案管理软硬件设 施建设，为档案管理水平的提升提供坚强支撑。强化硬件环境建设。根据企业发展需要和档案工作规 划，要拓展档案管理办公区域，实行库房、阅览室和办公室 的三室分开，档案管理库房实用面积、配置密集均要满足新 形势下企业档案管理工作的需要。强化技术装备完善。提高

7、档案管理高端装备水平，引进 数码相机、复印机、绘图仪、大型工程扫描仪、文件扫描仪 等全套数字化设备，提升企业档案管理数字化、信息化和实 用化水平。有能力的企业可安装投运pde档案管理系统，实 现档案管理系统与企业各信息系统的无缝链接，将文档、科 档查询系统进行集成统一，新增图纸矢量化、文档ocr、0a 文件导入等功能，实现文档一体化管理。强化档案安全管理。严格按照档案管理“九防措施”要 求，在库房配齐温、湿度测试仪以及灭火器等消防器材，配 备了 1211卤代烷自动灭火系统，确保档案安全管理工作万 无一失。从管理与技术两方面加强档案数据库安全工作，对 于可开放的档案，通过内部网络公开提供利用，属不公开的 档案信息从物理层面杜绝与局域网的连接。同时，企业档案 信息数据库要全部实现异地备份，保证企业档案数据库的安 全可靠。面对企业发展的新形势、新任务、新挑战，要进一步增 强档案管理工作的紧迫感、责任感和使命感；按照档案管理 “集团化运作、标准化建设、信息化应用”的管理要求，全 面推进档案管理机制、标准制度、信息化和素质能力“四个 建设”，加快推进档案管理现代化和工作价值的“两个提 升”，推动档案管理不断迈上新的台阶，为企业创新发展提 供更