版销售与收款循环内部控制制度

1、销售与收款循环内部控制制度目录1x总则111控制目标11. 2适用范围113制定依据12、销售与收款的内部控制12. 1不相容岗位分离12. 2销售与收款内部控制要求22. 2. 1订单控制制度22. 2. 2销售合同控制制度32.2.3销售发货控制制度32.2.4销售发票控制制度32.1.5记录销售控制制度32.1.6收款控制制度42.1.7退货业务控制制度42.1.8售后服务控制制度42. 3业务归口办理42. 4岗位定期轮换52. 5经办销售业务人员的素质要求52. 6授权批准52. 6. 1授权方式52. 6.2审批权限52.6.3审批方式62. 6. 4批准和越权批准处理63、销售与

2、收款流程的具体控制 73. 1销售与收款业务流程73. 2订单和签约控制83. 2. 1订单和销售谈判83.2.2合同订立83.2.3合同审批93.2.4合同保管93. 3发货控制93. 3. 1发货期的确定93.3.2产品的生产与开发（库存不足）103.3.3发货通知103.3. 4发货控制103,3.5发运控制113. 4销售发票开具控制113. 5销售货款控制113.5.1货款催收和管理113.5. 1. 1 催收113. 5. 1.2催收记录113. 5.1.3收款业务办理123.5.2应收账款管理123.5.2. 1应收账款台账123. 5. 2. 2与客户核对应收账款133. 5.

3、 2. 3账龄分析和坏账处理133. 5. 2. 4应收票据管理133. 6销售记录控制143. 6. 1销售过程记录143.6.2销售台账143.6.3销售档案管理144、监督检查144. 1监督检查主体144. 2监督检查内容144. 3监督检查结果处理： 155、销售退货1551控制目标155. 2适用范围155.3制定依据155. 4销售退货条件165. 5岗位分工和授权审批165.5.1不相容岗位分离165.5.2业务归口办理165.5.3授权批准165.5.3. 1授权方式165.5. 3. 2审批方式 165. 6退货业务流程175.6.1销售退货程序175.6.2退货审批内控要

4、求185.6.3退货、换货处理196、销售与收款内部控制的相关表格196.1客户信用调查表196.2收款控制的相关表格206. 2. 1支票登记表206. 2. 2收款状况报告表216. 3账款催收的相关表格216.3.1应收账款、票据日报表 216. 3. 2应收账款明细表226.3.3应收账款帐龄分析表23销售与收款循环内部控制制度控制目标(1) 规范销售行为；(2) 防范销售过程中的差错和舞弊；(3 )降低坏账风险；(4 )降低销售费用,提高销售效率。12适用范与营销部有直接关联的所有财务事项，与营销部无直接关联(如：因销售产生的采购资金调度、生产安排等等)不在本办法所辖范围内。(1)

5、中华人民共和国会计法；(2 )内部会计控制规范一基本规范(试行)；(3 )国家其他相关法律、法规。2. 销售与收款的内部控制21不相容岗位分离(1) 办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立；(2) 企业在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判，谈判人员至少应有两人以上，谈判人员与订立合同的人员相分离；(3) 销售审批与赊销政策审批等信用批准相分离；(4) 编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离;(5) 填制发票人员不能同时担任发票复核工作；(6) 发货通知单的编制人员不能同时执行存货提取、产品包装和托运 工作；

6、(7) 发货员与仓库保管员分离；(8) 办理退货验收的工作人员不能负责退货记账工作；(9) 销售人员应当避免接触销货现款；(10 )企业应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的 书面批准；(11)应收账款的记账人员不能兼任应收账款的核查工作；(12 )应收账款的记账人员与现金保管工作要分离；(13 )销售政策和信用政策的制定人员与执行人员分离，信用管理岗位 与销售收款岗位分设；(14 )销售业务人员与发票开具人员分离； (15 )公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。2.2销售与收款内部控制要求2.2.1订单控制制度(1) 根据不同的客户和销售形式设计多种订单格式,以满

7、足企业内部 各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要；(2) 规定订单在企业内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准 不鷗；(3) 实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进1=行管理和控制,以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。2.2.2销售合同控制制度(1) 根据授权的订单，与客户签订经过管理层核准过的销售合同;(2) 销售合同签订要经过双方签字、盖章；(3 )销售合同连续编号。2.2.3销售发货控制制度(1) 仓库只有在收到经过批准的销售审批单才能发货；(2) 装运部门在货物装运之前独立验证，从仓库提取的商品都附有经批准的销售单。2.2.4销售发票控制制度(1)

8、 指定专人负责发票的保管和使用,明确发票管理制度；(2) 发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起讫号；(3) 发票使用人所开具的发票必须以发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填列各项内容；(4) 财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。2.1.5记录销售控制制度(1) 依据附有有效的发货单和销售单的销售发票记录销售；(2) 财务人员独立检查销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性；(3) 定期检查应收账款的明细账与总账的一致性；(4) 定期向顾客寄送对账单，有异常情况向相关财务人员

9、反映。2.1.6收款控制制度(1) 准确记录收款，保证所有的收款均已记录；(2 )收款后,全部的货帀资金如数、及时地入库存现金、银行存款日记账；(3) 确保所有的收款记录于收到的期间内。2.1.7退货业务控制制度(1) 建立退货损失惩罚制度；(2) 设立独立于营销部的销货争议处理机构；(3) 建立销售折让优先制度；(4) 理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序；(5 )建立退货、索赔、销售折让审批制度；(6)建立退货验收制度和退款审查制度。1=12.1.8售后服务控制制度(1 )在规定的质量担保范围内为客户提供良好服务，又必须将保修费 用降到最低标准；(2 )企业必须根据自身商品的特点z对服务对

10、象、服务的时间范围、服务标准、服务单位、服务业务的手续等建立相应的内部控制制度。23业务归口办理(1) 销售业务部门主要负责处理订单、签定合同、执行销售政策和信用政策、催收货款；(2) 发货业务部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜；(3) 财务部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收；(4) 销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具；(5) 严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。24岗位定期轮换办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。25经办销售业务人员的素质要求(1)具备良好的职业道德和业务素质；(2) 熟悉公司产品的生产工艺和流程;(3) 熟悉国家有关的法律法规，国际

11、惯例以及对外贸易知识；(4 )符合公司规定的岗位规范要求。26授权批准2.6.1授权方式(1) 销售业务除公司另有规定，需经股东大会或董事会批准的销售事 项外，由公司总经理审批；(2) 公司总经理对各级人员的销售业务授权,每年初公司以文件的方 式明确。2.6.2审批权限项目审批人审批权限1、销售政策、信用政策总经理(1) 制定和修订(2) 以总经理办公会议形式1 1 1 申疋(3) 以内部文件等形式下发执行2、销售费用预算董事会(1 )按预算管理实施办法规定审批3、销售价格目录表和扌斤扣权限控制表总经理或授权审批人(1) 制定和修订(2) 以总经理办公会议形式r i 11 1 i 申疋(3)

12、以文件或其他方式下达执行人员执行4、销售价格确定和销售合同签订总经理授权审批(1)按公司授权审批5、超过公司既定销售 和信用政策规定范围 的特殊事项总经理(1)总经理办公会或其他方式集体决策2.63审批方式(1) 销售政策和信用政策、销售价格目录和折扣权限控制等政策性事项,由总经理召开办公会议或授权总经理决定，并以文件或其他形式下达执行；(2 )销售业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。2.6.4批准和越权批准处理(1) 审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定，在授权范围内 进行审批，不得超越审批权限；(2) 经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理销售业务；(3) 对

13、于审批人超越授权范围审批的销售业务，经办人有权拒绝并应当拒绝,并及时向审批人的上一级授权部门报告。3. 销售与收款流程的具体控制321.订单和销售谈判(1) 销售业务员负责客户订货的管理,填制连续编号的订货单；(2 )建立批准销售的顾客名单，顾客未被列入已批准销售的顾客名单,由销售经理核准审批，销售赊销业务由信用管理部门对客户信用状况进行审核；(3) 在销售合同订立前，由公司业务员就销售价格，信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判(4) 重大合同的谈判，谈判人员至少有两人以上；(5) 销售谈判的全过程应有完整的书面记录,并有双方的签字盖章。3.2.2合同订立(1) 合同订立前，信用额

14、度由信用管理人员经信用评估后确定；(2) 超过信用额度的合同，必须按公司授权，事前进行审批，未经审批,合同不得签订;(3 )合同签订按公司授权，由经授权的有关人员与客户签订销售合同,金额重大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见；(4 )合同条款应符合中华人民共和国合同法。3.2.3合同审批(1) 营销部应当对合同进行审核，主要审核销售价格，信用政策、发 货及收款方式等项目是否违反公司规定；(2) 公司签订的销售合同按公司授权进行审批,合同未经审批程序， 不得将合同交予客户。3.2.4合同保管(1) 合同审核签订生效后,其原件必须齐备并存档,原件缺失的需及 时向相关的销售业务员索取。如

15、销售业务员不补回的，在计算销售奖金时扣 除该笔业务的销售额,并报销售经理追收；(2) 营销部负责将合同按省份或销售区域归类存档，以便于统计和查 阅；(3) 销售合同按年、按销售区域装订成册，在产品营销部保存3年以 作备查；保存3年以上的，将未收款的或有欠款单位的合同清理另册保管， 已收款合同报销售经理批准后销毁处理。另外，财务部门保存销售合同的复 印件，保存年限同销售合同原件的保存年限。3.3发货控制3.3.1发货期的确定销售业务员在接受订货、签订合同时,根据产品库存情况和公司生产周期确定交货期限:(1) 库存足够的订货，按客户要求确定交货期；(2) 库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力

16、与客户协商确定交货期。3.3.2产品的生产与开发(库存不足)(1)库存不足的订单，由销售人员与生产部门协调，发出生产任务单,由生产部门组织生产；(2)业务员在接到用户提岀的新产品开发意向后,要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，由业务员填写新产品开发申请表，经公司有关部门会签后交技术开发部组织开发。3.3.3发货通知(1) 销售业务人员根据客户定单及合同填写调货计划单；(2) 调货计划单由仓库负责办理发货和运输事宜。3.3.4发货控制(1)仓储部门根据"调货计划单"组织备货、发货，根据发货实际数 量开出单；(2 )出库单一式四份(仓库、第三方物流、承运人 销售业务员

17、)，连 续编号；(3 ),货到后销售业务人员和收货人应该对实收数量确认签字;33.5发运控制(1) 仓库根据调拨计划与发货实物进行核对;(2) 仓库根据合同要求组织运输或代办运输;(3) 仓库必须要求承运人在出库单上签名。3.4销售发票开具控制(1)销货发票由财务部门指定的专人负责开具； (2 )开票人员必须以客户的购货合同和业务员反馈的客户签单为依据；(3) 开票人员按税务部门的规定开具销售发票；(4) 开具的发票必须从主管税务部门购买或经主管税务部门批准印制的税务发票；(5) 财务部定期对销售发票开具进行检查。3.5销售货款控制 3.5.1货款催收和管理3511催收(1) 企业应当建立应收

18、账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。 货款催收由营销部办理,财务部门督促营销部加紧催收,并协助办理;(2) 对催收无效的逾期应收账款,由营销部会同财务部门申请，经财 务总监审核,董事长批准,通过法律程序予以解决。3.5.1.2催收记录(1) 营销部在向客户催收货款时，应做好催收记录，并尽可能取得客 户的签证;(2) 公司营销部会同财务部门定期或不定期向客户发出催收函,并将发函凭证保存,作为催收记录的依据。3.5.1.3收款业务办理(1) 公司财务部门应当按照现金管理暂行条例、支付结算办理 和内部会计控制制度一货币资金等规定，及时办理销售收款业务；(2) 财务部门应将销售收入及时入账,不得账

19、外设账,不得擅自坐支 现金。同时所有交易尽量采用非现金交易,如转账支票、电汇或者银行承兑 汇票销售人员除事先经财务部门授权外,应当避免接触销售现款。3.5.2应收账款管理3.5.2.1应收账款台账(1)公司营销部业务员按责任范围建立应收账款(含发出商品)台账, 及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度使用情况；3)营销部业务员定期与财务部门核对应收账款余额和发生额，发现(2 )财务咅b门按客户进行应收账款核算,对长期往来客户的应收账款, 按客户设立台账登记其余额的增减变动情况；(及时查明原因，并进行处理；不符”(4) 营销部信用管理人员进行客户信用调查，填写"客户调查表&

20、quot;,建 立客户信用档案根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限 与现金折扣比率;应对所有客户建立完善的客户档案，并对客户资料实行动 态管理，及时更新，每月至少对其复查一次，出现大的变动,要及时进行调 整,调整结果经公司授权审批人批准。相关资料由内勤人员，销售业务员和 财务部门提供;(5) 营销部确定的客户信用额度，必须经公司授权审批人批准后方可执行。3.5.2.2与客户核对(1)宮销部业务员每半年7客户核对应收货款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，向财务部门报告，并进行处理；(2)财务部门每年至少一次向客户寄发对账函,对金额重大的客户，财务部门认为必要时或营销部提出申请时

21、派人员与客户对账，发现不符时向上级报告,会同相关部门及时查明原因，并进行处理。3.5.23账龄分析和坏账处理(1)财务部门定期对应收账款账龄进行分析，编制账龄分析表，对逾期账款进行提示,并建议相关部门采取加紧催收措施或其他解决措施；(2)企业对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其1=1进行审查，确定是否确认为坏账。单位发生的各项坏账,应查明原因，明确 责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理;(2)公司财务部门对已核销的坏账，应当进行备查登记，做到账销案存，已注销的坏账又收回时，应当及时入账，防止形成账外款。3524应收票据管理(1)公司应收票据的取得和贴现必须由保管票据以外的

22、主管的书面批准；(2)公司由出纳保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款,已贴现票据应在备查簿中登记,以便日后追踪管理；(3) 对逾期未能实现的应收票据,经财务总监批准,转为应收账款,并通知相关责任人员及时催收。3.6销售记录控制3.6.1销售过程记录公司在销售与发货各环节设置相关的记录,填制相应的凭证,对销售过 程进行完整登记。3.6.2销售台账(1)营销部应设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况；(2 )销售台账应当记载有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据资料;(3)营销部的销售台账(按月)与财务部门核对。3.6.3销售档案管理营销

23、部应定期对销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票、客户签收回执等文件和凭证进行相互核对，并整理存档。4. 监督检查4.1监督检查主体(1) 公司监事会:依据公司章程对公司销售与收款管理进行检查监督；(2) 公司财务部门：依据公司授权”对公司销售管理进行财务监督；(3) 上级对下级进行日常工作监督检查。4.2监督检查内容(1)销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况:重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象；(2)销售与收款业务授权批准制度的执行情况:重点检查授权批准手 续是否健全,是否存在越权审批行为；(3) 销售的管理情况：重点检查信用政策、销售政策的执行是否符

24、合 规定；(4) 收款的管理情况：重点检查销售收入是否及时入账，应收账款的 催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定;(5) 销售退回的管理情况:重点检查销售退回手续是否齐全、退物是否及时入库。4.3监督检查结果处理:对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，公司有关责任部门和责任人应当采取措施,及时加以纠正和完善。5. 销售退货51控制目标(1) 防止销售退货业务中的差错和舞弊；(2) 减少退货损失;(3 )规范销售退货业务行为。5.2适用范围本制度适用于公司销售退货管理,全资子公司参照执行。5.3制定依据(1)中华人民共和国会计法； (2 )内部会计控制规范一本规范(

25、试行)； (3 )国家其他相关法律、法规及公司的相关规定。5.4销售退货条件公司售岀的产品岀现下列情况应该允许退货：(1)由于产品本身缺陷，如质量问题、贮运、损坏；(2 )产品品种、规格、型号与合同不符；(3 )经授权批准人批准的其他原因。5.5岗位分工和授权审批5.5.1不相容岗位分离(1)退货的审批人与执行人分离；(2 )质量检验与审批人分离；(3) 负责退货的销售业务员与仓库保管员分离；(4) 退货业务与会计业务分离，退货人员与退款人员分离。5.5.2业务归口办理(1) 销售退货业务由营销部办理；(2) 退货质量检验由质检人员办理；(3 )退款由财务部门办理。5.5.3授权批准5.53.

26、1授权方式销售退货业务由公司总经理授权审批人审批。5.53.2审批方式审批人员根据质检报告,在退货审批表签批。货业务流程5.6.1销售退货程序no5.6.2退货审批内控要求项目操作人内控要求1、客户退货 申请(通知)客户(1) 有明确理由,附有质量不符或与合同 不符的检验报告；(2) 一般通知经办业务员或销售管理科。2、退货申请审核销售业务员(1) 核实退货原因；(2) 填写退货申请并签署建议;(3 )提取退货样本或依据公司退货政策或合同，通知客户退货。销售经理(1) 对退货申请和客户提供的退货资料进 行审核，填写退货审批表，登记退货申请台 账；(2) 属质量问题，通知质检人员质检。3、质检质

27、检员(1) 及时对退货样本或从退货产品中抽样 检验；(2) 出具检验报告；(3 )与相关部门分析，提出质量改善措施。4、审批授权审批人(1)按授权范围审批；(2 )及时审批，审批后及时送交销售内勤。销售经理(1) 根据审批意见，及时通知销售业务员 转告客户退货；(2) 对客户退货后返货(换货)的，通知 仓库发货。5、退货、换货通知(1)正式通知客户退货,并与客户商定退货补偿方式：退款或换货(注：销售合同已销售业务员明确的除外并且一般销售合同应有退货的(2 )向客户取得相关退货凭证。563退货、换货处理(1)授权审批人审批后，方可执行退货业务；(2)货物退公司或公司指定地点后，须经质检人员检验和仓库人员清点后/办理入库手续：质检部门对客户退回的货物进行检验，并出具检验证明； 仓库人员在清点货物、注明退回货物的品种和数量后，填制退货入库单；(3)需要办理退款的退货，财务部门应对检验报告、以及退货方出具的退货凭证等进行审核后，方可以办理退款手续，支付退货款须经授权审批人审批。6. 销售与收款内部控制的相关表格6.1客户信用调查表1=1客户信用调查表,是通过调查与销售客户有关的公司、人员，例如销售客户的供应商、管理层、员工等，经过调