时间管理与个人成效讲座

1、讲师：孟儒昭人生的每一刹那都是唯一的人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年时间的秩序时间的秩序时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时

2、刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理什么是时间管理时间管理就是管理时间？案例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰3、下班回家交通堵塞 4

3、、看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们

4、？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes” 救命救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法平均平均8080岁寿命岁寿命一寸光阴一寸金1-20

5、、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3大石头大石头小沙子小沙子水水杯子理论目标目标静思静思秩序秩序I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+ U+I+ UI U+I U时间管理技巧一：区分时间的重要性和紧迫性时间管理技巧一：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大

6、影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 偏

7、重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生时间管理技巧二：时间管理技巧二：4D原则原则时间管理技巧三：时间管理技巧三：80/20原则原则80/20原则于工作中的应用 20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作 比如，想泡壶茶喝。当时的情

8、况是：开水没有；水壶要洗，茶壶茶杯要洗；火生了，茶叶也有了。怎么办？ 办法二：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。 办法一：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法三：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。时间管理技巧四：统筹方法时间管理技巧四：统筹方法一：全局观点二：凡事谋划三：预判能力四：善抓关键时间管理技巧五：授权时间管理技巧五：授权捡西瓜也不丢芝麻1、授权有道 2、给谁授权？ 3、哪些事情可以授权？ 4、授权为什么困难？ （1）授权

9、太过随意。 （2）不忍心给员工更大的压力。 （3）不信任被授予权力者 （4）犹豫不决、反复无常 （5）无反馈式的授权 （6）自己重新做一遍 Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%80%的结果来源的结果来源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它做正确之

10、事，做好它时间管理技巧六：时间管理自然法则时间管理技巧六：时间管理自然法则时间管理技巧七：生物钟利用时间管理技巧七：生物钟利用 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间时间管理技巧八：计划制定时间管理技巧八：计划制定避免分散注意力避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。时间管理技巧九：抽屉原理时间管理技巧九：抽屉原理顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原则去选择二者的区别就

11、是选择，有选择比没有意识去选择好时间管理要点说明时间管理要点说明确定优先顺序确定优先顺序基本任务基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务。你应当完成的任务你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从 不会去做的事。不甚重要的任务不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。时间管理要点说明时间管理要点说明 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三个文件档案2、Organize all items according to the 4Ds 根据4D原则整理好所有东西3、Work through “Do”pi

12、le 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面时间管理要点说明时间管理要点说明产品说明书了解产品印刷售后服务图片题纲初稿规格注意事项维修点打印美工公司简介拍照大脑图时间管理要点说明时间管理要点说明个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人Specific 具体的Measurabl

13、e 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与价值相关的Tractable 可跟进的SMARTWhat I am here for ?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Make a list. 分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答组织下属Productivity Challenges 对生产率的挑战对生产率的挑战1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理2、T

14、elephone interruptions 电话打扰3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标4、Attempting too much 贪多嚼不烂5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 无效授权7、Cluttered desk/losing things 桌面杂乱无章/找不到东西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say “No” 不会说“不”10、Meetings 会议学习分配工作学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做将阻碍减到最低将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有： 电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件琐事集中处理！琐事集中处理！培