供应商管理制度(范例)

1、供应商管理制度(范例) 关于合同与单品确认 ××谈判部是代表公司统一选购商品和确定供应商的唯一部门在确立合同前,供应商须向谈判员供应其厂商资信材料,商品的有关证明及特别商品政府要求的其它证明(供应商须备有传真机,否则不能合作)。*营业执照、组织机构代码、税务登记证复印件。*生产许可证/代理证书复印件。*质量检测合格证/卫生检疫合格证/进京销售许可(对外埠产品)/商检证书(对进口产品)。××超市总部供应商合同,对××超市各店均有效。供应商和××超市及其各店均需遵守执行。合同经双方确认后,谈判部将供应商的基础资料及合同

2、条款的谈判结果录入电脑传送到店,并给供应商在××超市唯一一个“厂商编码”(同一供应商供应××超市不同部组单品,仅在“厂商编号”前加部组号以示区分)。××购销单品清单为合同的重要附件,该附件为××超市选购供应商详细单品的依据,是对确认每一单品基础信息的全面描述。购销单品清单须经双方签字确认,确认后谈判部将单品基础信息录入电脑传送到店,并给每一供应商的每一单品在××超市唯一一个“单品编码”。供应商基础资料和其供应的单品基础信息(单品调整或包装/规格/价格等)如有变动,须以书面形式提前一个月通知谈判员

3、,以便准时更正购销单品清单,变更电脑系统记录的供应商基础资料和单品基础信息。这样就会保证订货、收验货、对帐及结款的顺当,提高双方数据的精确和效率。双方确认合同后并非承诺购买,商品的选购需通过店订货单进行。如对合同或购销单品清单有疑问请与谈判员联系。有关商品及商品促销的全部问题,供应商应与谈判员联系解决。谈判部每星期一、二、四、五为供应商洽谈接待日。为提高效率,请与谈判员预约洽谈时间。为节约来回时间,供应商及其单品基础信息变更和促销确认请尽量以传真形式通知谈判员。关于订/送/验收货店营业部门依据谈判部传送的供应商及单品基础资料,依据店内销售及库存状况向供应商发送订单(订单须是电脑打印,手写订单无

4、效)。订单须以传真方式向供应商下达(非传真方式供应商可拒绝送货,并向公司稽核部反映)。供应商收到订单后,要按订单准时备货并按要求时间送到订货店的收货组。供应商必需按订单送货,与订单不符收货部拒绝收货,商品质量有问题拒绝收货。同样错误不允许重复发生。订单传真不清晰或订量不清晰,请与店指定人员联系确认。临时货量不足或断货,请准时向各店营业主管或经理反映,协商解决方案。长时间(15天以上)断货或供应商已停止生产供应的单品请提前一周向谈判员反映,以便谈判在电脑系统内准时终止,店营业不再订货。收货完成后,供应商请在订/验货单上签字确认。有退货请确认退价、量、额后,在退货单上签字。并记录订/验货单、退货单

5、的流水号。关于对帐和结款店财务部核算员负责与供应商对帐业务。在结款日前15天开始对帐。对帐时间为每星期一至星期五上午9:30到12:00。为节约时间,请供应商在对帐期以传真形式向核算员报数,在确认核算员收到传真后的最晚第三天核算员须向供应商电话答复数额是否相符,如不符双方应预约时间详尽核对。对帐完成后,请按双方核对的数额开具增值税票,并请供应商在结款日前至少7天将税票送至财务部,以保证按期结款。供应商第一次办理结款,请供应:*公司授权的结款代表人的证明,包括公司抬头的信纸、结款代表人的姓名和签名、盖有公司章。*结款代表人的身份证复印件并加盖有公司章(a4规格纸张)。*供应商的开户行及帐号。供应

6、商发生退票,请用公司抬头的信纸说明支票作废原因,并加盖公司章,同时交纳10元手续费。财务部收到作废支票日起五个工作日后重新开具支票。供应商支票遗失,请马上到××超市开户行挂失。如支票未被冒领,自供应商报告之日起30天后财务部重新开具支票。关于工作划分谈判部谈判员负责:供应商的签约、终止,单品的新增、终止、变价等变更,促销,赞助费用。财务部负责:核收区谈判部谈判员与供应商确认的各项赞助费用。店营业/收货组的营业员/主管负责:订货、验货、退货。店财务部核算员/会计负责:对帐、结帐、赔偿。店营业经理负责:长期租用店内堆头、店内广告。供应商在以上各环节遇到问题可投诉于谈判部:谈判经

7、理/区经理;店内:店长。关于业务其它要求我们合作双方都期望向顾客供应最低价优质的商品,这样可以赢得更多的顾客。对于我们双方,这就意味着销量的增加和生意的提升。为此,××超市必需拥有最低成本。为推动店内销售,××超市要求供应商积极参与促销,并支持××超市的促销活动、新店开业和店庆等到活动。××超市期望供应商和谈判员就商品调整、价格调整、促销活动等方面多加交流和建议,并愿与供应商共享销售业绩和市场信息。××超市要求供应商在合作上必需诚恳,供应的全部资信和证明材料必需合法真实有效,供应到店的商品必需与

8、谈判员洽谈选定的商品全都。因商品质量问题导致顾客投诉或政府专业部门检查惩罚的,造成××超市相关损失由供应商补偿。××超市并视严重和影响程度打算是否加重惩罚或终止合作。××超市规定全部业务洽谈必需与谈判员在公司的谈判间进行,全部业务活动公开。××超市为保护我们合作双方的利益和顾客的权益及员工队伍的清廉,全部业务活动公开透明。××超市相信供应商赐予谈判或营业员工的任何好处(如回扣、礼品或其它好处)都会导致双方经营成本的上升和不必要的费用支出,我们不期望有这种状况发生,所以××超市

9、规定:*凡××超市员工,不论职务凹凸,都不得出于个人利益从与××超市有业务往来的公司或个人,收受任何礼品、小费、现金等形式的馈赠。这些馈赠包括:消遣活动票券、有价证券、现金或商品形式的回扣,供应商支付的旅行、节日礼物、餐饮等。*该规定请供应商支持协作。如供应商出于自身利益贿赂××超市员工,一经发觉即终止合作。如××员工出于个人利益向供应商索要或利用权力压制供应商的正常合作,请直接向公司稽核部反映。*供应商赞助××超市的任何费用,都须有谈判员和供应商双方确认的××超市的收费单据,供应商凭此单据到财务部交纳确定的费用,财务部收讫后在收费单据上核章并向供应商开具相应发票,供应商将财务核章的收费单据交给谈判员,谈判员将此单据粘贴在合同中。谈判员未填收费单据或财务部未开具相应发票,供应商有权拒绝交纳。*未按时限交纳的费用,总部凭确认的合同或收费单据有权从应付货款中扣除。关于供应商建议或投诉举报××超市情愿听取接受供应商对双方业务合作有帮助、生意有提升的好的建议或意见。××超市对供应商利益的维护,就是各级严格执行双方确认的合同、协议、单据及公司的规定。供应