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文档简介

1、n学校办公室会务工作程序 一、会议的预备 1.接到有关会议通知后,学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参与人员范围以及要求等,通知办公室秘书。 2.承办秘书应准时做好各项预备工作,包括根据会议性质和要求预备材料,确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等,并将预备状况向学校办公室负责人汇报。 3.根据会议的要求(如录音、录像、投影、照相等),要事先通知有关单位(部门)预备。 二、会议的通知 1.承办秘书根据会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知,经学校办公室主任核准后,通过办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项;下周会议通知一般应于上周五

2、下午4点前发出。 2.临时召开会议,可采用电话通知。如无法通知到当事人,需请其他人转告时,承办秘书应记录受话人的姓名和接听时间,以备查考。 3.承办秘书应准时将会议通知和反馈状况向办公室负责人汇报。 三、会议的服务 1.由学校办公室担当会务工作的会议,一般状况下,学校办公室相关工作人员应提前预备好会议需用的座签、音响、茶水等,并在会议开始前1015分钟进场,检查会场状况。 2.设置会议签处处,会议开始前向大会主持人报告会议到会状况。对缺席人员要准时反馈到相关单位,要求告知缺席原因。 3.承办秘书预备好专用的记录本以及符合存档规定的书写工具,做好会议记录。如需特别记录工具,则应在会议开始前30分

3、钟调试完毕。 4.会议记录应包括会议时间、地点、主要内容、与会人员状况、会议进行状况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容;负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和精确性。 5.会议结束后,负责记录工作的秘书应依据会议性质和要求,在2个工作日内草拟会议纪要或状况通报,经学校办公室负责人核准后,报请会议主持人签发。 四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈 1.如会议有关决议需要抄送有关单位、部门执行,承办秘书应在2个工作日内起草会议决议执行通知单,经学校办公室负责人核稿,交会议主持人签发后,发送有关单位、部门。对会议确定的一些急办事项,应准时通知有关单位、部门抓紧办理。 2.承办秘书应准时了解会议决议执行通知单的落实状况,做好督办工作,办理状况要准时把握,并向学校办公室负责人汇报。 五、会议有关材料的存档 1.涉及保密内容的会议材料应统一回收,视不同性质分别存档或销毁。 2.会议记录本、会议决议执行通知单(存根联)、会议纪要、状况通报、会议发言稿以及

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