电子档案的特点及其发展趋势

1、电子档案的特点及其发展趋势陈利花山西潞安矿业（集团）有限责任公司摘要：计算机技术和现代信息技术己经运用到人们牛活的方方面面，随之而来的是电 子档案的产生。与传统档案相比，电子档案有明显的优势。所以电子档案的产生 有其必然性，并且以后的发展必然会更加趋于标准化、法制化、信息化和集约化。关键词：电子档案;优势;局限;发展趋势;电子档案指的是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，是基于计算 机等电子设备形成的各种信息记录。电子档案具有节省空间、查询方便、操作简 捷等优点。档案管理人员可以准确、快速地在计算机等电子设备上完成对档案的 收集、整理、检索和利用等方面的工作，极大地提高了工作效率。所

2、以，电子档 案具有明显的优势。一. 电子档案的优势1. 提高了档案管理的效率。电子档案管理是通过计算机的应用来实现的，电子档 案管理系统的建立能帮助人们快速完成立卷、归档、检索、利用等环节，减轻档 案工作者的劳动强度，提高其管理效率。2. 减少了档案的人为损毁。传统的纸质档案要靠人工操作进行归档和储存，存在 损毁的风险，容易造成档案的缺失。而电子档案通过计算机整理完成，避免了人 工操作的失误，使档案能保存得更加完整、持久。3. 加强了机密档案的安全。纸质档案通过人工完成一整套的环节，容易造成机密 档案的泄露，而电子档案通过计算机操作，按照设定的保密程序运行，可以更 好地确保机密档案的安全性。4

3、. 优化了档案的整体质量。电子档案管理系统按照统一的程序完成档案的收集、 整理，确保了档案整理规则的统一、规范，能进一步优化档案的整体质量。5丰富了档案的利用途径。电子档案的岀现，使档案的利用更加快速、便捷。电 子档案利用的首要途径为拷贝，这个与纸质档案的利用类似，但强调拷贝载体 提供给利用者时，必须把文件转换为标准文档存储格式。其次是通过通信传输， 即利用网络传输电子档案，将档案资料提供给固定的查档单位，档案的通信传 输便于实现档案资源的远距离共享和交流。三是系统内设置权限直接利用。利用 者登陆档案管理系统平台，通过提前获取的用户名和密码，在平台上实现直接 查询。用户直接查询能实现多人对同一

4、电子档案的共享。当然，电子档案也有其难以避免的局限性。二、电子档案的局限性1对电子设备的依赖性。电子档案从其牛成、储存到传输、利用等环节都是通过 计算机实现的，档案信息中的文字、图形，都是计算机信息的输出形式，电子档 案不能脱离电子设备而存在。这就需要相应的资金、技术和软硬件设备的投入。2与载体的可分离性。电子档案既可以保存在计算机上，也可以转换到磁盘、光 盘等其他的载体上，还可以实现不同载体之间的相互复制及网络之间的传输。因 此，电子档案可以脱离特定的载体而存在，具有相对的独立性。这种独立性给电 子档案的传输和利用带来了方便，但也给电子档案的真实性和完整性带来了考 验，对电子档案的安全管理提

5、岀了更大的挑战。三、电子档案管理的要点尽管电子档案对档案管理提出了更高的要求，但随着计算机技术以及电子信息 技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐成为主流的档案管理模式，电 子档案管理需要注意以下几个要点：首先，应该构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，即电子档 案管理系统，各相关业务系统应内置电子文件归档工具，且实现归档接口向电 子档案管理系统推送电子文件及其原数据的功能，以实现档案管理的信息化转 变以及电子信息的档案化管理。二是电子档案涉及的内容主要包括数字化的存量档案、信息化的增量档案和结构 化的数据库三个方面。三是所创建的电子档案是具有保存价值的历史记录或作为法律依据

6、的电子信息。随着信息技术的不断进步，电子档案的发展一定会更加趋于标准化、法制化、信 息化和集约化。1.标准化。由于电子档案是伴随科学和信息技术的发展而产生的新生事物，其应 用发展还处于探索之中。目前国家档案局和国家发展改革委员会正在不同的领 域、不同的行业分别进行试点，所以相关的标准都是方向性、指导性的，但随着 时代的发展和试点的完成，国家必将会出台更多、更细的行业标准，电子档案的 发展也必将趋于更加标准化。2法制化。电子文件的无痕编辑，使电子档案的安全性颇受质疑，但目前政府的 相关部门已经从实际出发，结合工作实际，分析电子档案的特点和局限，着手 制定更加健全完备的法律法规，旨在利用法律的约束

7、力，指导和监督电子档案 走向法制化。3. 信息化。电子档案的发展离不开基础设施建设，配备与高端电子技术相匹配的 各类电子设备，不断更新、升级电子档案管理软件和查杀毒软件，设置防火墙， 保障电子档案网络安全是必然的趋势，同时，配套的专业技术人才的引进和培 养也是必不可少的，而以上这些措施必然会导致电子档案的发展更加趋于信息 化。4. 集约化。电子档案的发展还会驱使档案实现集约化管理，通过建立网络联合等, 实现跨单位、跨行业、跨区域档案协同管理机制。总之，电子档案的不断发展是时代进步的必然，尽管相关的法制还需要完善， 相关的技术也需要提升，但有了政府、相关部门、档案工作者的共同参与、共同 努力，电子档案必将走向更加良性的发展轨道，为新时代的社会主义建设提供