电子档案管理和传统档案管理利弊分析

1、    电子档案管理和传统档案管理利弊分析    李永艳摘 要 档案管理随着我国信息技术的发展也在不断进步，电子档案的出现大大提高了传统档案的管理效率，解决了传统档案管理中很多复杂的问题。但是，电子档案管理也存在着很多弊端，如信息安全方面，基于此，本文对电子档案管理和传统档案管理进行了利弊分析，希望能对档案管理水平的提升有所帮助。关键词 电子档案管理 传统档案管理 利弊分析：g276 ：a1 从操作环节分析传统档案管理与电子档案管理的利弊1.1 档案收集归档传统档案收集归档是将有查考价值的文件材料收集齐全后进行分类组卷。传统档案收集归档初期工作量较少，非

2、常直观，易于辨认，但材料归档周期长。电子档案接收归档比传统档案管理稍复杂，当档案管理人员在收到文件时要在第一时间内对文件进行编号、标注分类、标注主题词等，电子档案生成之后再利用网络将文件传输给上级管理部分或直接存储起来。电子档案归档相较于传统档案归档管理，工作量更多一些，不过通过电子档案归档的方式能更好的保证档案的完整性，而且更便于下个环节的工作，并且电子档案归档的周期较短，档案信息的时效性更佳。1.2 档案鉴别整理传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，在档案归档之后还要对档案进行鉴别，这个环节就是复核，这

3、就是传统档案鉴别方式。这种方式工作流程较为繁琐，而且需要大量的人工操作完成，不利于档案工作的有效开展。电子档案的鉴别方式相较来说非常快捷，它是通过系统自动识别的方式来进行鉴别的，系统会从内容和技术两个方面进行分析，它要分析档案的可读性和使用范围，还要分析文件中是否存在病毒，防止有人通过电脑病毒来窃取信息，这种鉴别方式大大的提高了档案鉴别的效率，但也存在很多弊端，在进行系统分析时，影响了档案的价值，同时系统识别的质量不如传统档案鉴别的好，会存在一些误差。1.3 档案存储方式传统档案管理方式在存贮的时候需要人工进行存贮，持续的时间是非常长的，这样就会消耗大量的人力、物力和财力，档案种类和数量会持续

4、增加，在档案的使用上也是非常不便的。电子档案管理的储存介质有很多，电子档案可以存储在计算机光盘、硬盘中，当然，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，有效提高了档案管理的工作效率。1.4 操作效率传统档案查阅由于物理限制，想要查阅某份档案，就需要强大的工作量，存储的档案越多越不利于文件的查找，而且还需要到当地的档案藏馆，且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案管理提高了传统档案管理的效率，采用数据传输方式进行资料的共享与传递，我们在查找档案时，只需要将想要查询的档案名称输入进去，就能很快的将电子档案调取出来，不受空间和时间的限制，不再具有文件打印、文件张贴

5、需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。2 从操作内容分析传统档案管理与电子档案管理的利弊2.1 档案信息的真实性传统的纸质档案鉴别审核严格，一旦形成内容和形式基本不再变化，保管得当，原始性和真实性容易保证。电子档案易于删改变化，载体多样，单从内容、形式和载体特征难以确定档案的原始性和真实性。而且电子档案将原来看得见摸得到的纸质档案形式变为虚拟的电子档案形式，在进行录入的过程中，稍有失误就会导致档案信息失去其真实性，其信息内容出错的概率和机会远高于传统档案。2.2 檔案管理的操作性传统档案归档、整理、应用全为人工操作，工作量繁杂庞大。电子档案管理则是应用先进的信息技术，大大降低了同任务下档案

6、管理的工作量。不过，电子档案管理的工作方式需要很强的专业知识，它对管理人员有较高的专业技能要求。操作人员不仅要会电子档案管理的相关操作技能，还要有计算机多种软件的操作技能和安全防护意识。2.3 档案管理的安全性传统档案的文件材料大部分都是纸质的，所以其安全性极易受到威胁，要想保证档案的完整性和安全性，就必须有完善的管理措施，必须保证档案室的干燥，还要防止火灾，防止虫蛀。电子档案是数字化信息，没有上述存贮安全隐患。但电子档案存储载体多，数据程序复杂，部分程序出错易影响整个档案信息库的安全性。此外，电子档案管理主要是利用计算机进行存储，应用计算机就不能完全避免计算机的安全隐患病毒和网络攻击。因此，电子档案管理虽然不必担忧环境因素的影响，但是需要加强网络安全的防护，以确保档案的安全。3结束语总之，电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，但是，在现阶段或未来很长一段时间内，电子档案管理还不能完全替代传统档案管理，我们必须不断分析电子档案管理与传统档案管理的利弊，取其精华，去其糟粕，为未来的档案管理事业做出贡献。参考文献1 谢传奇.电子档案管理和传统档案管理利弊分析j.黑龙江科技信息，2017，（08）：156.2 秦立新.传统档