浅谈监理资料管理工作(已发表)

1、浅谈监理资料管理工作摘要：随着监理行业的不断发展，监理资料管理工作要求也越来越高，监理资料的管理工作也显得越来越重要。监理人员在预控、规范、科学、优质地进行质量、进度、投资、安全以及协调等方面实施监理控制工作中，如何抓好监理资料的管理工作，应该是每位监理人员值得探讨和深思的话题。笔者就监理资料管理的重要性、监理企业在招聘人、培养人以及监理资料管理围绕 的“四勤”工作等方面进行了一些浅谈。 关健词： 监理资料 重要性 四勤1引言随着监理行业的不断发展，监理资料管理工作要求也越来越高，监理资料的管理工作也显得越来越重要，已成同行共识。监理人员在预控、规范、科学、优质地进行质量、进度、投资、安全以及

2、协调等方面实施监理控制工作中，如何抓好监理资料的管理工作，应该是每位监理人员值得探讨和深思的话题。监理资料的管理工作均贯穿于一系列的控制目标工作中。如何抓好建设工程的监理资料管理工作，实现建设工程的各项控制目标。下面，我就监理资料管理的重要性、监理企业在招聘人、培养人以及资料管理围绕 “四勤”工作方面进行一些浅谈，以求共勉。2监理资料的特点 2.1监理资料很具有广泛性、信息量大。监理信息资料来自于建设单位、施工单位以及上级主管部门等等；来自于工程建设的各个阶段；来自于质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个控制目标。建设工程周期长，生产工艺复杂，材料使用多以及影响因素多，涉及面广，内容多。

3、2.2监理资料很具时效性、真实性。监理资料的形成过程是一个系统的过程，来自于全方位、全方面的过程信息，能真实地反映项目建设实施的动态过程，其资料能全面反映不同阶段、不同目标的各类信息，很具有实用性价值。2.3监理资料很具有动态性。监理人员对项目实施目标控制本身就是动态控制，涉及到不同阶段、不同目标的各类信息资料的收集、整理、归档，是一个动态的过程。2.4监理资料很具有系统性。监理资料是从监理投标、中标以及合同签订后参与工程项目监理活动开始，直至完成监理服务，在其之中与监理活动密切相关的信息资料收集、加工、传递以及反馈的是一个系统的过程。3监理资料管理的重要性 3.1监理资料是监理工作的保护依据

4、建设工程施工过程中时常会出现质量缺陷和安全隐患，导致质量和安全事故的情况也时有发生，一旦出现问题后，在问题原因调查、事故分析和责任界定方面，监理资料可作为重要依据。3.2监理资料管理工作是实现控制目标的基础监理控制目标工作包括质量、进度、投资的控制、合同管理、安全管理以及协调工作，这些控制工作中均包含着信息资料管理工作。监理信息资料是监理人员进行建设工程目标管理的客观依据。随着监理行业的不断发展，资料管理的作用显得越来越重要。对监理资料进行科学的管理可以提高监理工作效率，可以促进监理工作的开展，资料工作管理好了，监理工作就有好的成效，能快速解决监理工作中的问题，反之，会导致工作混乱，最终影响正

5、确决策，将受到来自各方的负面影响，甚至要受到相关处罚。因此，我们监理人员要始终抓好资料管理工作。3.3监理资料是工程检验、评估以及结算、调处合同争议的依据 监理的工作应该通过资料能准确反映，监理记录包括开工条件审批、工程巡检和过程验收、工程形象进度检查、合格工程计量、工程款支付、工程竣工资料核查记录以及对施工过程中不合格项和事故问题处理记录等渗透到监理工作的各个方面，因此，监理工程师可充分利用及时收集、整理，形成的文字、图像等资料依据，来解决实际矛盾，处理各类纠纷，协调各种关系，做好工程验收和评估工作，促使目标的实现。   工程竣工验收后，在工程结算、审计时，往往会出现一些

6、争议问题，也就必须从施工过程中的社会环境变化，施工期间的自然环境变化以及人员、机械投入、材料、工艺、设备运行等情况资料反映入手，通过对监理资料中的监理日志、方案审批记录、监理旁站记录、材料验收、工序验收、会议纪要记录资料等方面的数据，结合出现问题进行剖析，准确查找出原因，从而为结算、合同争议调处等提供可靠的依据。某工程建设项目土方开挖外运监理过程中，施工方为达到自身利益目的，经常以雨天道路淋漓，在不积极采取措施的情况下，以土方不能外运为由，迟迟拖运，甚至不运土方。针对出现的问题，监理为抓好进度、成本控制工作，监理过程中在例会上口头和书面签发监理通知单提出要求施工方要采取措施，加快外运进度，并同

7、时如实向建设方进行情况汇报。建设方为调动施工方的工作积极性，与其单位签订了关于工期提前奖励，拖后罚款的补充协议，要求工期必须在10天内完成。施工方在利益驱使下，采取了增加运输车辆和延长工作时间措施，来加快施工进度，但最终因管理等原因导致滞后三天时间，工程竣工结算时，施工方和建设方就工期协议有关费用产生了争议。针对此争议，当时我们在监理日记中查找了施工阶段的天气情况、夜间土方拖运情况以及监理工程师进度类通知单内容情况，并进行了细致情况罗列工作，最终分析认为不是合同约定的恶劣天气原因导致，而是施工方在前期土方外运中工作延误多，投入运输车辆不足，工作计划安排以及管理不善原因等导致，后经监理资料证实，

8、施工方不得不心服口服，最终按协议内容受到了相应处罚。 4、监理资料管理工作的几点浅谈4. 1监理企业抓好人员的招聘与培养工作，努力做到人人懂管资料，人人会管资料。目前，监理机构中或多或少存在头脑灵活的监理人员，不能跑勤于施工现场；能跑勤于施工现场的人员发现问题不说或“不会”说；能讲会说的监理人员不能做到勤于记录的现象。总之，真正意义上具备“四勤”工作全能的监理人员很是少见。近些年来，监理企业普遍存在招聘人员有一定的难度，招聘到理想中的监理人员更是难上加难，但企业为了生存以及满足监理行业发展需求，还是要面对现实，多想办法。监理企业要有创新意识，采取多方位、多角度的招聘方法，结合 “四勤”工作内容

9、，制定工作标准和人才激励机制，提高选聘工作要求，并实施吸引人才机制和人才储备战略，确保选聘到有健康的体魄、较强的责任心和较高的专业技术水平和执业技能的人员，选聘一个用好一个，并尽最大努力留住人才，为充实项目监理机构用人打下坚实的基础。监理企业应从职业道德、工作责任心、专业技术、业务技能等方面对企业员工进行培训，使之能逐步成为“四勤”全能人员，并充分结合项目特点、建设方的需求以及项目总监对人力资源需求等方面进行综合考虑进行人员配备，最大程度地满足总监在工作需求方面做到灵活地机动互补和调配工作，使人力资源组合使用效果最大化，能组建成一支具有较高战斗力的整体，能适应和满足各类需求，为较好地实现项目控

10、制目标服务。4.2抓好交底、专人负责  总监理工程师是监理资料管理的责任主体，总监理工程师应高度重视资料工作。在第一次工地会议上，监理进行交底时，总监应就江苏省建设工程施工阶段监理现场用表（第四版）的使用对承包单位、建设单位进行交底，使承包单位、建设单位明确本监理现场用表的使用要求，并对资料工作在工程中地位及重要性、表式使用规范化，在资料报验程序时间、来文收发要求、内容措词规范等方面逐一阐明；在监理内部会议上就整个监理资料管理提出目标要求，提出指导性的意见，在实施过程中随时检查，关心监理资料的收集、整理、归档工作；同时，总监理工程师应指定专人具体实施资料管理工作，并将资料工

11、作作为年终考评的参考依据之一。 4.3加强业务学习，做好 “监、帮”工作  监理人员一定要加强业务学习，掌握有关资料工作方面的国家及地方有关的政策、法规、技术标准文件以及规范要求、熟悉图纸，对建设部统一要求的资料、省里面要求的单位（子单位）工程资料、市里要求的平行检验资料以及工程实体行为资料等，作为监理人员应掌握；对各工序检验批和隐蔽工程内容以及划分要清楚；对施工单位须报验和监理所需的资料内容要清楚，另外，我们监理人员要多渠道地进行学习，对一些过了时的资料管理工作要求，要及时更新，自身的资料管理系统要升级，切不可在未搞明白的时候，就对被监理方或者建设方提要求，影响监理工作，

12、造成工作失误，有损监理形象。专职资料管理人员要遵循总监理工程师的领导，对资料收集、整理、分类、归档中存在的问题，要及时向总监理工程师汇报，取得总监理工程师的指导、支持和帮助。监理人员要充分调动施工方资料员的工作积极性，要求其积极配合监理资料管理工作；对施工方的资料员实行“监、帮”结合原则，切不可情绪化、态度恶劣，或者不理不采，造成恶性循环，有碍工作。监理人员要利用专题会对资料管理工作作具体要求，也可通过联系单形式进行书面说明，总之，要通过科学化的、系统化的、理性化的方式进行控制，抓好资料管理工作。4. 4做好“四勤”工作，确保资料真实、有效监理人员努力做好“四勤”工作，即做好脑勤, 腿勤, 嘴

13、勤和手勤，抓好监理资料的管理工作。所谓脑勤, 就是要在资料管理方面善于思考；嘴勤就是在涉及资料工作时要经常讲, 反复讲；腿勤就是对于资料管理工作不怕苦,不脱离现场；手勤就是将掌握的信息资料，及时做好相关记录、整理以及归档工作。4.4.1 脑勤即监理人员首先要从思想上高度重视资料工作，要有一个好的工作态度，要根据建筑行业的发展需求、资料管理工作要求、项目工程特点等，形成一套资料管理的工作程序和方法，保持工作思路清晰，灵活地开展资料管理工作。总之，监理人员应通过思考，总结工作中好的和存在不足的方面，做到持续改进，找到成功经验之法、失败之因，逐步促进和完善监理资料管理工作。4.4.2口勤监理机构内部

14、就资料管理工作情况要进行互通，对不明白、不清楚的要问，对处理不了的问题，要向总监理工程师多报告。监理工作中，一般情况下应尽量少说、多想、多干，但在发现问题时，工作汇报中、会上发言中，该说就要说，而且要敢于说，大胆地说，要做到说的有道理，有水平。在监理过程中经常会发现资料方面存在问题，作为监理人员一定要在第一时间告诉施工方，向施工方说清问题存在的方面，并要求施工方进行整改，切不可不管，任其发展，造成不良后果；在各类会议中要能就施工方在资料管理方面的问题以及工作注意事项等方面要进行讲解和要求，做到有总结、有预控，充分发挥监理工作的主导作用，为实现目标控制打好基础工作。4.4.3腿勤监理工作是需要每

15、一位监理人员在工程施工现场及时获取信息，并对各类信息进行加工、处理的进行动态的控制工作。监理规划、细则对监理人员的规范性、程序性开展工作，起到了明确地指导作用，能否把其内容中“中心工作”落实到实处，关键要靠每位监理人员的腿勤，到工地跑现场来抓工作。作为监理人员，要经常走出办公室，多到工地巡查情况，掌握施工现场的及时信息、真实情况，增强监理工作的针对性和时效性。一是要除去常坐办公室的不良习惯。二是要常跑工地，在工作中努力营造与施工方、建设方打成一片的工作氛围，以工地为“家”，学习于工地，在工作中努力做好“学生”，向有经验的人员学习，学习他们的专业技术以及处理复杂事务的能力。三是除去惰气，多为建设

16、单位服务，对施工单位实行过程控制，多深入到工地，主动和施工单位交流，及时掌握信息，收集第一手资料。这样在对施工方的报送资料核查其真实性、同步性和准确性方面，很有帮助，另外通过“跑工地”收集到的资料，其可信度会大大提高，服务工作将更令人满意。4.4.4手勤监理人员在做好了以上“三勤”工作的同时，要及时将掌握的信息资料及时记录，牢记“事事有记录”原则。监理人员对施工方报审的各类方案、材料及构配件、设备以及隐蔽工程的检验验收报审文件给予及时审批；对质量、进度、投资、安全等方面工作中发出的监理工程师联系单、通知单等形成的文字和图像资料，都要及时收集、整理；对组织召开的工地例会、各类工作专题会议以及进行的各项专项检查、验收等工作资料也要做到及时收集、整理；对不可抗力出现的停工情况，要记录好工程停工或者局部范围停工期间，施工单位的一些活动情况，包括人员投入，机械闲置等情况进行资料收集、整理并及时填写监理日记。因此，监理资料应随着工程实施进展而及时收集、及时整理，对存在问题及时处理，确保资料的真实性、时效性，为实现工程的目标控制，提供可靠的、有力的保障。 5结语资料管理工作具有艰巨性、复杂性和长期性，是一个系统管理工程。资料管理工作要做好，绝不能单靠监理机构中的一个或几个人来完成，而是要靠我们每一个监理人员的共