文件与资料控制程序

1、文件名称 文件编号版本号 文件与资料控制程序页 码第5页 共5页分发号1.0目的确保与质量管理体系有关的文件和资料不被误用，规范公司文件的制定与管理。2.0适用范围公司与质量管理体系相关的内部及外来文件。3.0职责本程序由行政部负责实施；相关部门及人员配合执行（工程部负责对技术文件进行管理）。4.0定义4.1质量手册：对公司经营组织及其机能的概括性、原则性的摘要说明。4.2程序文件：对公司质量管理体系事务之处理方法、手段、顺序等方面的说明。4.3作业指导书：为执行质量管理体系要求，对所规定采用的具体方法、手段及判定要领等方面的描述。4.4受控文件：凡与质量管理体系运行紧密相关且其分发、变更、回

2、收等动作皆须受到管制的文件。4.5非受控文件：凡与质量管理体系运行相关性不大或作为资料发给某部门参考，其更改或废止时不需通知该部门的文件。4.6 技术文件：对产品、材料等规定其技术指标、检验方法、加工工艺、包装等技术方面信息的文件。5.0内容5.1文件的分类：5.1.1从管制属性上分为：受控文件和非受控文件。5.1.2从形式上分为：书面文件、媒体文件（如电子邮件）、实物文件（如样品）。5.1.3从文件来源上分为：内部文件、外来文件。5.1.4 从文件内容上分为：技术文件、非技术文件。5.1.5从文件架构上分为四级：一级文件：质量手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业指导书及管理性文件；四级文

3、件：表单、记录、图纸、资料、样品等。5.2文件与资料的编号或标识（识别）：5.2.1所有内部书面文件的编号均以GS开头，GS代表珠海镇东有限公司。5.2.2质量手册的编号为GSQM001，QM代表质量手册，001为质量手册的标志代号。5.2.3程序文件的编号为GSQP+ISO9001：2000版质量管理体系-要求相应要素(1位)+文件序号(1位)，QP代表程序文件。5.2.4作业指导书的编号为GSWI；管理性文件的编号为GSMF。WI代表作业指导书；MF代表管理性文件；第一个和第二个表示相应的管理或监督执行部门代码，其后的两个代表两位文件流水号。部门代码：1.总经办：GO 2.厂 办：FO 3

4、.行政部：AD4.生产部：PD 5.物控部：MD 6.业务部：SD7.工程部：ED 8.品质部：QD 9.财务部：FD10.采购部：BD 11.设备部:ID5.2.5质量体系所引用的外来标准、法律、法规等，其编号以原有编号为准，如原无编号，则编号为GSQE。QE代表外来文件，前面的六个代表年月日，后面的两个代表外来文件的文件序号。5.2.6公司内部使用的产品图纸等技术文件、资料的编号：依CAD制图管理办法等文件的规定执行（国家或行业标准规定除外）。5.2.7质量管理中所涉及的电子邮件、客户技术资料、客户样品等外来文件，由相关部门根据实际情况对其编号或标识，保证其可识别性。5.2.8表单编号：相

5、应文件编号+两位流水序号+版本号（国家或行业标准规定除外）。5.3文件版本说明：5.3.1版本编号方法：，前一个表示文件的版号（编号从AZ），后一个表示修订次数，即修改码（编号从05）。5.3.2版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A0A1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1B0。5.4文件的编写、审查、批准及分发层次： 各部门、单位拟定草案，经相关权责人审查（必要时经讨论、会签）、批准，并确认发放范围，由行政部（技术文件由工程部负责）进行发放。文件名称拟 制审 查核 准分发单位质量手册管理者代表管理者代表总经理各部门主管程

6、序文件部门主管管理者代表总经理相关单位三级文件负责人部门主管管理者代表/总经理相关单位5.5文件的修订：5.5.1非技术文件的修订：由原制定单位人员填写文件变更通知单说明原因及变更内容并经相关权责人审查、批准后交行政部，由行政部将原文件作修订并登记。5.5.2技术文件的修订：技术标准由工程部人员填写文件变更通知单说明原因及变更内容并经相关权责人审查、批准后，将原文件作修订并登记；图纸、技术资料按设计与开发控制程序等文件的规定执行。5.6内部文件的发行与回收：5.6.1受控文件的发行：（内部受控文件正本不盖“受控文件”印章）a. 非图纸类的受控文件由管理部门按照发行范围填写文件分发/回收记录表，

7、在复印文件上盖“受控文件”印章后（空白表单除外），将文件发放到领用单位，并要求领用单位签名确认。b. 技术文件需经过工程主管或总经理的同意才可外传或外发。c. 公司内部使用的图纸，由工程部根据实际情况确定发放范围，由相关权责人员填写图纸发放/回收记录表并在复印件上盖“受控文件”印章后，将图纸发放到领用单位，并要求领用单位签名确认。5.6.2受控文件的回收a非图纸类的书面受控文件在新版发行时，领用单位必须将旧版本文件交给文控文员，文控文员方可发放新版文件。文件回收后，必须盖上作废章并销毁，不能再次使用。b图纸类文件的回收参照图纸使用管理办法中的4.4，图纸回收后由工程部统一管理、控制。5.6.3

8、非受控文件的发行：a. 依据各部门（单位）的需求，由公司相关单位参照5.6.1之a.作业(但不盖“受控文件”印章)。b. 当公司外部有需求时，需经过拟制部门同意后，才能将非受控文件交至外部需求者（无需作登记）。5.6.4非受控文件的回收 a公司内部的所有规章制度在新版发行时，同时回收旧版文件，领用单位负责人在文件发放表上签名确认。 b对于不需要回收的其它文件，由领用单位负责人自行处理。5.7外来文件的管制：5.7.1对于与质量管理体系有关的外来法律、法规、标准等，由相关部门向提供此类文件的单位咨询并购买，经管理者代表核准并由行政部对其首页加盖“受控文件”印章后即可纳入质量管理体系；其发行参照5

9、.6.1之a.作业。5.7.2对于客户提供的技术资料，由相关部门负责同客户联系并及时取得最新版本，经相关权责人员核准后，交工程部纳入受控技术资料管理。（外来图纸要求加盖“受控文件”印章）5.7.3对于客户样品，由业务部负责同客户联系并及时取得后交工程部管理（标识、登记等）；若因需要而提供给生产、检验等人员，则其发放与回收应由工程部按样品管理办法的规定进行受控管理。5.8文件的使用与管理：5.8.1对质量管理体系运作起重要作用的各个场所，都应配备相应的有效版本文件。5.8.2非技术性受控文件应保持干净、严禁涂改，技术性受控文件的更改应按照相关规定执行。5.8.3属“受控文件”但未盖“受控文件”印

10、章的书面文件或盖了“受控文件”印章再复印的内部文件一律无效。5.8.4盖了“受控文件”印章的外来文件，若要发放，需在复印件上加盖鲜章“受控文件”后方能生效。5.8.5受控文件有破损、模糊、缺页或丢失等情况，相关部门应及时申请更换或补发。5.8.6借阅文控室的受控文件，须经相关权责人员核准并登记后方可进行。5.8.7行政部应在文件一览表上标明文件最新版本状况。5.9文件的归档管理5.9.1受控/非受控文件修改后，必须将最新版文件在档案室指定的位置进行保存（技术文件保存在工程部）；若受管制的文件进行修改，档案室（或工程部）根据相关文件进行修改，并在规定的时间内送相关部门进行审核，并按指定日期发放。5.9.2受控/非受控文件修改后，正本文件必须保存在档案室