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文档简介

1、毕业研究生材料归档注意事项说明一、档案盒的填写：a、案卷题名：中国海洋大学+学院名称+专业名称+ 届（毕业年度，如2015届）+研究生类别（如：工程硕士研 究生或同等学力硕士研究生等）+研究生姓名+毕业论 文及评审材料b、责任者：研究生院c、编制日期：研究生自入学至毕业的时间（如：200309200607）e、d、保管期限：长期如论文有密级，请在密级处填写秘密，并将涉密申请表附于卷内。f、卷盒左上角的档案号栏：hd实际毕业年度-jx1216（如：hd-2015-jx1216）g、其它没有说明的栏项空口由档案馆统一填写 请各位注意：以上事项应书写工整，不应有涂改，如不慎写错，应用 刀片轻轻刮掉然

2、后覆盖填写正确内容。二、卷内目录的填写：（请注意，此表必须打印，不能手写）此表应注明研究生类别（如：工程硕士）a、顺序号：大流水号填写（1、2、3、4顺延）b、责任者：研究生本人姓名4、综合考试表（博士）5、工程博士工程技术结题报告（工 程博士）6、工程博士工程技术结题报告考核专家组成审批表 （工程博士）7、工程博士工程技术结题报告考核表（工程博±）8、答辩委员会组成审批表 9、论文答辩会议记录和决议书10、授予学位通知书11、学位申请书（第十一项说明 内容是必须有的，如个别人还有其它材料需归档可在前十项后 顺延排列。如其中一份材料有缺失，必须在此条目录后面的备 注栏里标注“缺”字样

3、）d、r 期：以上题名对应项的发生时间（如：20060130）e、页 号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。三、卷内备考表的填写：1、如此份档案有需说明的特殊情况，应将其特殊原因以文字形 式予以说明（如材料有缺少，不齐全等），填写在“盒内文件情况说 明”下方。2、无论有无情况需说明，都应在此页的整理人处签字，由研究生 本人签写，检查人处由班长或研究生秘书签字盖章，后由研究生院负 责人签字盖章。3、请将此页用胶水粘贴于盒内底部案卷整理注意事项:1、“卷内目录”下端与表格之间应注明研究生类别（如:工程硕士）2、卷内文件的排列顺序应与卷内文件目录填写顺序一致3、案卷材料中严禁有圆珠笔、

4、铅笔、蓝色钢笔字迹出现，如有，请自行处理。处理方法：a、用黑色签字笔或钢笔描写一遍；b、将此页复印一份，与原件一同存放于档案内，排放顺序为：复印件在前，原件在后。两页均需编写页码。4、已装订成册的毕业论文使用原有页码无须另编页码，页码自第二份材料起编，延用论文印刷页（如：论文印刷页到“100”，第二份文件材料页码从“101”编起）。无论反面正面，只要有字就为一页,也就是说只要此页有字就应编写页码，页码分别写在正面页的右下角和反面页的左下角。请注意：必须用黑色签字笔或钢笔填写，禁用蓝色钢笔.铅笔、5、将编写好页码的后续材料用订书机订好。装订方法：除论文外的所有材料，将原有订书钉去除，整理整齐后，在材料左侧的装订 线处，以上、下两个钉为标准，重新装订。请

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