沟通中的书面沟通.

1、二、书面沟通的特点二、书面沟通的特点所传播的内容更便于斟酌能够传递那些难以启齿之言对时间的限止相对小些可以较好的记录当初沟通的情况并容易保存下来 商务写作与一般写作的比较商务写作与一般写作的比较 商务写作商务写作 较为严谨、正式平白直述读者针对性强一般应用第一、二人称 负有一定法律责任 一般写作一般写作 较为宽松、非正式多有修饰读者多层面运用变换的人称通常无须负有法律责任三、 书面沟通应遵循的原则思维清晰敏捷写作目的明确全面了解主体应用换位思考四、书面沟通的基本形式四、书面沟通的基本形式备忘录包括：日期、主体、送交、发送、附件和复印件等要素电子邮件商务信函五、商务信函的组织开头符合信函的目的和

2、读者的需求给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉检查信函的完整性中间段结尾 六、商务信函的种类六、商务信函的种类 肯定性信函肯定性信函告知好消息，综述要点列出细节和背景资料积极的说出可能的消极因素阐明读者受益处结尾充满友善 说明性信函说明性信函阐述主要观点提供背景资料列举有关细节结尾表明友善及乐意提供帮助 负面性信函负面性信函缓冲语开头令人置信的理由明确而婉转的陈述有益的、友好的、积极的结尾 劝说性信函劝说性信函吸引注意力激发兴趣阐明益处明确行动步骤友善结尾书信撰写者清单书信撰写者清单 A写信前写信前 1信的主题是什么信的主题是什么? 2你为什么写这封信你为什么写这封信? 3信的读者是谁信的读者是谁

3、? 主要读者主要读者 其他读者其他读者 4读者对信的主题已了解多少，还需知道什么读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? 现有知识现有知识 需要知道的知识需要知道的知识 B信写完后信写完后 你撰写的信（回答你撰写的信（回答“是是”“”“否否”） 清楚清楚 按逻辑顺序编排按逻辑顺序编排 语法正确语法正确 没有行话和俚语没有行话和俚语 语言简洁明了语言简洁明了 惹入喜爱、有礼貌、有益惹入喜爱、有礼貌、有益 准确准确 完整完整 迅捷迅捷 常用的商务信函的写作常用的商务信函的写作询函回复垂询还价函订货信确认订单函预算报告的写作报告的写作 报告的部分类型报告的部分类型 特别报告特别报告 初始报告初始报告

4、 例行报告例行报告 调研报告调研报告 中期报告中期报告 操作报告操作报告 计划报告计划报告 评估报告评估报告 设计报告设计报告 可行性报告可行性报告 检验报告检验报告 审查报告审查报告 建设报告建设报告 工作报告工作报告 进展报告进展报告 正式报告正式报告 目击报告目击报告 非正式报告非正式报告 报告的基本结构：报告的基本结构： 标题标题 概要概要 目录目录 主体部分主体部分(正文正文) 结论和建议结论和建议如何起草公司年度工作报告如何起草公司年度工作报告 常见年度报告的一般性框架：常见年度报告的一般性框架：第一部分：过去一年的工作回顾。第一部分：过去一年的工作回顾。第二部分：提出下年度工作总

5、体思路。第二部分：提出下年度工作总体思路。第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。第五部分：简要总结，发出号召。第五部分：简要总结，发出号召。 报告撰写者清单报告撰写者清单 1报告的主题、标题是什么报告的主题、标题是什么? 2看报告的读者是什么人看报告的读者是什么人? 主要读者主要读者 其他读者其他读者 3撰写这份报告的原因是什么撰写这份报告的原因是什么? （回答（回答“是是”“”“否否”） 获取读者的支持获取读者的支持 报告调查的结果报告调查的结果 影响或说服读者影响或

6、说服读者 对读者提出的问题进行答复对读者提出的问题进行答复 对读者以外的人提出的问题进行答复对读者以外的人提出的问题进行答复 解释说明问题解释说明问题 报告进展情况报告进展情况 记录事实、信息或观点记录事实、信息或观点 在某一点上树立权威或声望在某一点上树立权威或声望 推销推销 宣传公司组织内外的努力和结果宣传公司组织内外的努力和结果 通知一大群体通知一大群体 为正在进行的工作提供证据为正在进行的工作提供证据 引入或推动关于主题的讨论引入或推动关于主题的讨论 指示命令指示命令 报告的写作 企业经营计划书 协议书、合同 招、投标书 项目可行性报告 申请表七、有效书面沟通的标准七、有效书面沟通的标准清晰清晰完整完整准确准确省时省时树立良好信誉树立良好信誉建立友善关系建立友善关系八、有效书面沟通的策略八、有效书面沟通的策略 正确运用语气正确运用语气专业而不僵硬友善而不虚伪自信而不傲慢礼貌但不卑微克服书面沟通的心理障碍克服书面沟通的心理障碍积极参加公司活动 掌握各种写作技巧树立写作信心多与他人交流 对不同个体进行分析