临床检验所办公用品管理制度

1、1. 目的：为规范办公用品釆购、领用，合理库存、节约成本，特制定本流程。2. 范围：本制度适用于北京xx临床检验所。3. 管理职责：3. 1行政部是办公用品的归口管理部门，负责以下管理工作：3.1.1负责办公用品清单的编制。3. 1.2负责根据各部门的办公用品领用申请，编制采购计划，填写办公用品巾购表，经综合管理部经 理审批后，负责购买、发放。3. 1.3负责办公用品台账的建立和登记，。3. 1.4负责库存管理，做好库存盘点，并做好办公用品仓库管理。3.1.5负责办公用品供应商的评价。3.1.6负责对各部门提交的，已确认的印刷申请单的实施工作。3.2各部门原则上按需定期编制办公用品申领表，交行

2、政部，统一领取。3.3行政部负责人负责对办公用品申购表的审批。3.4行政部负责人负责办公用品管理的监督。4. 定义：4. 1办公用品是指：4.1.1办公所需的日常用品；包括笔、复印纸、本子、文件夹等；4.1.2办公所需的已经确认好印刷版木的印刷品，包括市场宣传资料、各类申请单、工作单、报告打印纸、名片等；4.1.3办公所需的各类电子耗材；包扌舌硒鼓、键盘、鼠标、内存、电话机等；4.1.4办公所需的医用耗材；包括消毒水、试管刷、手术衣、一次性手套、鞋套等。5. 办公用品供应商的评审：5.1采购办公用品至少要有二家以上候选单位，“货比三家”，选择质优价廉者，每半年进行一次办公用品 供应商的评审。5

3、.2供应商选择原则：5. 2. 1以公司降低成本及提高质量的原则为出发点，行政专员必须不断地开发新的供应商。5. 2.2挑选供应商时，应采取公平开放的原则，对不同的供应商來源及供应商均给了同等竞争机会。5.3供应商调查：5. 3. 1供应商的资信调查：由行政专员调查供应商的财务状况及相应的资信度。5.3.2供应商供货能力调査：由行政专员调查供应商的所有经销品种和是否具有实体公司，以保证供应商的供货能力。5. 3.3供应商供货质量保证调查：由行政专员调查了解并确定供应商的供货质量。5.3.4供应商绩效评价：由行政专员通过相关的调查分析，评价供应商的供货服务绩效能力和服务水平。5.4供应商评估：5

4、. 4.1对于选择的新的供应商，行政专员必须要求供应商提供相关资料如营业执照，税务登记证、及其他 合法经营产品所必须的相关证照，并保存于供应商档案中（所有的资质必须加盖供应商红章）。5.4.2选择新供应商时，可以上门调查的供应商，行政专员应对其产品质量、价格、配送能力、售后服务 等进行调查；产品供应商的调查内容及结果填写供应商调查表，并录入供应商登记表。5. 4.3采购专员任何淘汰供应商的行动，必须具备书面报告文件更换供应商申请表，由部门经理审批 后，报主管总经理批核.淘汰必须客观、合理，必须符合下列情况：5. 4. 3. 1产品、质量、配送等方面表现恶劣；5. 4. 3. 2拒绝更换有质量问

5、题的产品；5. 4. 3. 3不合理提价或单方面更改交易条款；5. 4. 3. 4年度考核中，被评定不合格；5. 4. 3. 5年度考核需在每年的1月底之前完成.5.5每个供应商的资质需要进行档案管理，档案包括以下资料：资信证明（营业执照、税务登记证）、产 品详细报价单、采购价格表、供应商考核表、供应商评审表、供应商合作协议（釆购合同）等。档案如需 更新，原历史资料仍需保留。5.6紧急采购情况：原合格供应商因产品或服务不能满足客户需求且情况紧急时，经部门负责人申请，rtl 主管总经理签字后，行政部方可向其他供应商采购，但事后必须对其进行评估。6. 管理内容与要求：6.1办公用品管理：6.1.1

6、办公用品按照合理的储备，由保管办公用品的行政专员书面提出，填写办公用品申购单，经行 政部负责人签字后，行政专员进行釆购。6.1.2不常用的办公用品由使用人员提出屮请，填写办公用品申购单，经使用部门主管签批后，交行 政部负责人签批，由行政专员进行采购。6.1.3办公用品由行政专员进行验收，核对品种、规格、数量与质量，验收合格后办理入库手续。6. 1.4采购后的办公用品必须取得符合财务报销管理标准相关要求的购货发票，并由行政专员按照相关流 程办理报销手续。6. 1.5办公用品的采购原则上不允许其他部门自行采购，在未经行政部负责人允许的情况下由其他部门自 行采购的办公用品，公司不承担相关费用。6.

7、2办公用品的领用和结算6. 2.1办公用品领用时间规定：a. 办事处的领用吋间：根据公司车辆送货的线路安排，各个办事处在跑线路规定吋间的前一个星期，将 填写好的办公用品领用申请单交客户服务部内勤处，由客户服务内勤将办公用品领用申请单交给 行政专员，由行政专员进行备货；b. 实验室的领用时间：在每个月末的28日递交下半个月的办公用品领用申请单，在月屮的15 fi递交 本月下旬的办公用品领用中请单，并在1日和16日分两次领取办公用品（遇到假日时间前移）；c. 公司后勤支持部门领用时间：每个星期的星期五，以部门为单位对办公用品进行领用；原则上，没有其他特殊情况，各个办事处、实验室、部门按照以上的领用

8、时间对办公用品进行领用；対于 特殊情况，行政部将进行特殊处理。6.2.2印刷品的领用，需提前十天报综合管理部，行政部对印刷品进行印刷备货印刷用品申请单。6. 2.3价值10元以下的办公用品的领用，由领用人在本部门办公用品领用屮请单上填写领用记录，行 政专员予以发放相应的办公用品。价值10元以上的办公用品的领用，领用人填写办公用品领用申请单, 经部门主管签批后，交行政部负责人签批，由行政专员发放相应的办公用品；办公用品领用原则：a. 在领用办公用品时，除一次性用品外（如胶水、信签等），可重复使用的物品（如：笔芯等）第二次领 用时需以旧换新。b. 耐用型办公用品（如计算器、订书器、电话机等）经过合

9、理的使用期或质量原因不能使用的，领用时 需以旧换新。6. 2.4办公用品的发放以部门为单位进行登记办公用品领用登记表，每月由行政专员统计出各部门的办 公用品的数量及费用数。6.2.5各部门应本着“降本增效”的原则，严格控制办公用品领用数量，杜绝浪费现象发生。6.2.6行政专员每月进行办公用品的出入库登记，填写月度办公用品出入库登记表，统计月末库存数和 各个部门办公用品分摊表，23日前报行政部负责人和主管总经理签批；审批后，由行政专员在财务系 统里面做好各部门分摊记录，25 s交财务部。7. 1其他事项7.1.1员工离职时，必须将本人在离职前两年内领用的耐用型办公用品退还到行政部（办事处的离职人

10、员， 退还到寝室长处），行政专员在确定离职人员悉数归还相关办公用品后（办事处归还的物品，由行政专员和 寝室长确定），所有归还的物品必须附退还清单，退还清单需有离职人员和接收人员共同签名，行政部负 责人方能在离职交接单中签字。7. 1.2管理办公用品的行政专员因工作调动、离职时，行政部必须对实物、帐薄、票证的盘点进行清查， 并履行交接手续责，以便分清责任.7.1.3打印机、扫描仪等固定资产由使用部门进行日常维护，11!现故障，责任部门无法排除吋，需立即交行政部处理.7. 1.4行政部对耐用办公用品进行定期检查，如非正常损坏或遗失，当事人应按物品的原价进行赔偿。8、相关文件及表格:bjda-rf-

11、005 表 1bjda-rf-005 表 2bjda-rf-005 表 3bjda-rf-005 表 4bjda-rf-005 表 5bjda-rf-005 表 6bjda-rf-005 表 7bjda-rf-005 表 8bjda-rf-005 表 9bjda-rf-005 表 10供应商调查表供应商登记表更换供应商申请表供应商考核表供应商评审表办公用品审购单办公用品领用申请单办公用品领用登记单印刷品屮请单办公用品月末分摊表供应商调査表bjda-rf-005 表 1一、供应商资料（由供应商填写）1、供应商名称：性质：2、地址：3、法人代表： 联系电话4、人员情况总人数管理人员办事人员配送人员

12、（1）所经营的优势产品明细:（2）产品的库存量/及时供货的保证（3）对运输的保证：口直接送货上门口第三方送货上门买方直接上门提货口买方到第三方提货备注：本公司声明以上所填资料均属实，随时欢迎客户来公司核实 填表人：职位：日期：二、调查结果分析（由本公司填写）现场调查/评估结果日期：不合格供应商审批：评佔人：1、调查结论列为合格供应商行政部：供应商登记表bjda-rf-005 表 2供应商名称联系电话联系人地址及邮编登记人登记时间备注合格供应商名册供应名称录入时间录入人批准人备注更换供应商申请表bjda-rf-005 表 3当前供应商名称当前供应商供产品名称产品规格中请更换供应商原因：未來供应商

13、情况分析：未来供应商产品名称产品规格i应商品情况产品价格备注申请人： 批准： 日期申请人： 批准： 日期：供货情况产品价格备注供应商考核表供应商名称：地址：电话：联系人：传真：考核期间：年月至年月考核内 容1 产品质量满意度2.产品交货期 满意度3.产品价格满nv4.售后维修保 养5.产品退、换满 意度考核成绩满意一般 不满意满意 一般不满意满意一般不满意满意 一般不满意满意 一般 不满意原因说 明（可 另附 纸）考核结 论合格不合格（说明：以上考核成绩中不满意成绩多于1个（含1个）时为不合格，将被淘汰，不满意 成绩小于1为合格可继续使用.2、3、4、5项由综合管理部填写；1项由实验诊断部、病 理诊断部等相关部门填写）考核人： 批准：考核时间：年月日供应商评审表bjda-rf-005 表 5资质号 证 记 务 税级 等 信 资信息程 工 务 服 易 贸 发 开 造 制 联系信编 邮真 传人 系 联11 1 a m一e经营信息商务条款评审情况元元审 评 度 年元元资质提供诸况 无 冇目扌,s ix日 人月年-意见人月r一tt审核:制表人:编制日期:办公用品申购单部门主管:行政部经理:申购人:购买物吊数量现库存屮请理由价格办公用品领用申请单bjda-rf-005 表 7月度口 临时口申请部门:申请日期： 年 月 日序号名称规格型号单位数量需用日期备注办公用品领