完成你的指派工作

1、完成您的指派工作(工作的进行方法 )一 .导言 :一般而言 ,新进人员的第一项工作是从接到主管的命令开始 ,首先从主管的指示 ,明白要完成 甚么事情 ,接下来开始实际地进行指示的任务 ,最后向主管报告工作的结果 ,这个程序是基层 人员完成工作的基本程序 .本章即针对如何接受命令 ,如何进行您的 ,工作如何向主管报告三个步骤做详细的说明 . 1 命令接受方法步骤 1 主管呼叫您的名字时步骤 2 记下主管交办事项重点 步骤 3 理解命令的内容2 如何进行您的工作(1) . 达成状态的工作目标(2) . 解决问题的工作目标3 如何进行您的工作 以 PDCA 完成达成目标的程序4 如何进行你的工作 以

2、问题解决程序达成解决问题的目标步骤 1 明确的目标、标准 步骤 2 发现问题点 步骤 3 要因分析 步骤 4 确定要解决的课题 步骤 5 拟定对策 步骤 6 做出行动计划 步骤 7 执行行动计划 步骤 8 效果确认 步骤 9 标准化5.企业人工作的基础守则(1). 比上司期待的工作成果做得更好(2). 懂得提升工作效能与效率的方法(3) . 一定在指定的期限内完成工作(4) . 工作时集中精神 ,专心工作(5) . 任何工作都要用心去做(6) . 要有防止错误的警觉心(7) . 做好整理、整顿(8) . 秉持工作改善意识(9) . 养成节省费用的习惯6.有效的报告方法报告对象报告时机(1) .

3、 做好计划时(2) . 中间报告(3) . 紧急报告(4) . 工作完成时报告的原则(1) . 口头报告的原则(2) . 书面报告的原则 企业人自我成长自检作业 : 自检作业 9 接受命令的检查要点 自检作业 10 主管交办事项备忘表 自检作业 11 工程程序化计划表 自检作业 12 实施日程表 自检作业 13 问题解决九步骤 自检作业 14 工作进行的检查要点 自检作业 15 向主管报告的检查要点1. 命令的接受方法多数的新进人员抱着既期待又紧张的心情 ,等着主管交办第一份工作 ,希望能成功地把第一份工作做好 ,以赢得 主管的好感 .主管通常以二个角度来评价您的表现 :一个是你的工作结果 ,

4、另一个是您工作进行的态度 .因此 ,这两 个项目都是您学习的重点 .当主管指示第一份工作时 ,你该如何做呢 ?下面的三个步骤及注意点能供您参考 .步骤 1 主管呼叫您的名字时主管指派工作时 ,第一个动作一定是呼叫您的名字 ,听到主管叫您的名字时 ,你可如下的回应 :立刻回答 “ 是”,迅速走向主管 .注意点 1 用有朝气的声音立刻回答 .注意点 2 不要闷声不响地走向主管注意点 3不要用 “做甚么”“甚么事 ”等同辈的用语回答注意点 4 带着您的记事本 ,以便随时记下主管的指示步骤 2 记下主管交办事项的重点新进人员初进公司 ,对公司的诸多事情并不熟悉 ,沟通上必定比较吃力 .因此 ,您最好记

5、下主管交办事项的重点 ,以 避免遗漏 .做备忘录 ,除了防止遗漏外 ,还有下列的用意 :(1) 具有核对的功能(2) 日后工作进行中，可根据备忘录记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查您的工作状况.(3) 可避免日后如 “有交待”“没听到”等纷争发生.步骤 3 理解命令的内容一位人事部门的主管想要了解最近半年来人员的离职状况,交待一位新进人员统计人员离职数目 ,请他三天以后报告.三天后 ,接受命令的新进人员向主管报告半年内总共离职30 名员工 ,主管接着问各部门离职的人数有多少不同年资的离职人员各有多少 ,男性、女性各占多少人 ,这位新进人员一概答不上 ,来主管不悦地说 ,我给您三天的 时间

6、 ,您只给我统计出一个总离职人数 .上面这个案例 ,虽然是因主管交待事情不够清楚而造成 ,但是若您在接受命令能注意到下列几点 ,您将可避免上 述的误解发生 .注意点 1 不清楚的地方询问清楚为止 .注意点 2 尽量以具体化的方式 ,和主管确认命令的内容 .注意点 3 要让主管把话说完后 ,再提出意见或疑问 .你能注意上述的三个注意点 ,相信您已能把握理解主管命令的原则.命令如果被误解了 ,后面的行动 ,必然徒劳无功 .命令的理解是如此的重要 ,在实务上没有一套具体可行的方法.我们应如何正确地把握住命令的具体内容呢 ?6W3H 是一个达成有效沟通的方法 ,它能保障人们沟通的内容达到正确性,透过

7、6W3H 的方法同样能让我们对命令的内容有正确的认识 .6WWHATWhat 指要做的是甚么及描述达成命令事项后的状态.例如前例中人事主管要做的是半年内公司离职人数的统计他要的统计资料的状态是部门别的离职人数、 年资别的离职人员、 男、女别的离职人数及总离职人数 ,经由 what 的质问 ,您能确认主管期望的东西和您想的东西是否一致 .WHENWhen 是指甚么时候要完成 ,工作允许的期间或甚么时候要完成那一部份的工作.很多事情都是有时效性的 ,例如开会要报告的资料 ,开完会才做好 ,它的效用已大打折扣了 ,因此 ,对时间的要求 ,千万不要有任何的疏忽 .WHEREWhere 泛指各项活动发生

8、的场所 .不同的场所能代表不同的意义 ,适当的场所能取得工作上的胜利.例如年终检讨会可在公司内部举行 ,也有许多公司一定选在外面能提供会议厅的饭店举行.WHOWho 指完成命令要接触或关联到的对象,如担当者、责任者、参与者 .WHYWhy 指理由、目的、根据 .Why 能让我们更能洞悉我们为甚么这样做而不那样做 .WHICHWhich 指各种选择可能及优先级 .Which 能让我们思考保持更多的弹性 ,同时也让我们知道甚么事情可以选择,也提醒我们必须决定我们的选择 .3HHOWHow 指方法、手段、如何做 .HOW MANYHow many 指需要多大、 多少、 以计量的方法让事情更具体化 .

9、例如容纳 30 人的会议室、 希望邀请 500 人参观新 产品发表会 .HOW MUCHHow much 指预算、费用 .您能透过 6W3H 的方法 ,相信您必能具体无误地理解主管下达的命令.2. 如何进行您的工作 了解二个类型的工作目标接受了主管的命令 ,了解主管交办的事项后 ,你手头上取得了第一份指派的工作任务,完成这项主管指派的工作就是您目前的工作目标 ,这个工作目标即成为你需要努力达成的工作.一 .工作目标的二个类别 :1. 达成状态的工作目标 :达成状态的工作目标 ,是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业内的各个员工必须完成的目标.2. 解决问题的工作的目标解 决问题的目标是

10、指我们在工作上碰到问题发生 ,使我们的目标与现状产生差距 ,或和我们的预想与期望不一样 因此 ,必须采取一些解决问题的手段去克服问题 ,使问题消失不再发生 .二 .评估问题性质的两个步骤 :步骤 1 问题的优先级用紧急性、重要性、妥当性区分问题的优先级 .1. 紧急性不管问题的大小 ,必须立刻解决 .例如失火了 ,最先要解决地是进行灭火的动作 ;装配在线发现某一零件有重大问 题 ,应立即停线 .2. 重要性一些重要性问题未必是很紧急的 .例如防火、 防灾是重要性的问题 ,但它不一定是紧急性的问题 ;工厂取得各项质 量的论证如 ISO9000 是重要的事情 ,但您不能把它当成紧急的事情处理 ,因

11、为质量的改善与提升是日积月累的 ,非 一僦可及的 ;改善员工薪资及福利是重要的事情 ,但也要公司整体考虑后有能力负担才能执行 .3. 妥当性妥当性指设定解决问题的目标本身是否妥当 .例如 X 产品在市场由于性能劣于竞争产品 ,并且质量不稳定 ,销售 量不振 ,营销部门提出加强促销以解决 X 产品销售不振的问题 ,此时我们应考虑这种解决问题的目标是否妥当.步骤 2 区分问题的类别问题有不同的形态 ,为了帮助我们了解 ,我们可把它分成三个种类 :1. 发生型问题所谓发生型的问题指的是现状与目标或标准已发生了差距.例如我们体温的标准是 37C,若是用温度计量了体温发现是38C,那么我们可以说身体有了

12、问题 ，这类的问题只要有明确的目标或标准 ，它是很容易判断的.2. 谋求改善问题谋求改善的问题是把现在的目标或标准往上提升 ,例如短跑的选手想把目前 100公尺 11.5秒的成绩往上至 11秒, 那么如何克服自己目前起跑、跨步、爆发力等的可能改善点是我们要面对的问题.3. 潜在的问题潜在型的问题是我们预测未来环境的更动 ,可能会带给我们哪些问题例如上海要成为亚太营运中心 ,那么一定会 加速国际化及市场化 ,国际化 ,市场化当然会带给我们许多机会 ,但也必定会带给我们一些竞争上冲击 ,我们必须 着手准备解决一些在未来可能发生的潜在的问题 .当你知道了您的工作目标是属于那一类 ,你就能知道原则上该

13、如何进行 .例如您的工作目标是达成型的目标 ,您 将行明确您要达成的目标 ,再研究你要经由那些手段或方法去做 ;若您的工作目标是问题解决型的 ,首先你必须 找出产生问题的真正原因 ,然后针对原因提出解决对策 .三 .面对目标的态度 :知道了自己这项工作的目标后 ,对要完成的目标 ,您该秉持甚么态度呢 ?首先,对目标要有一个正确的观点 .目标是甚么呢 ?目标必须要有一些难度才能称得为目标 ,否则目标将没有多大意义 .因为有困难度的目标 ,在我们 完成它的过程中 ,您的能力也随同在成长 .因此,对稍有难度的目标 ,我们不应该排斥或抱怨 ,你应该把它当成好的 锻炼机会 .但是若遇到异常困难的目标，您

14、应该和您的主管商讨如何处理，千万不要自己明知无法完成，而挨到目标的期限到了,才向主管反映，因而延误了工作的进度.若是您能在中途坦诚地向主管报告您无法克服的困难，主管必能给您适度的援助或调整工作的内容.有了正确面对目标的态度后，接下来您可依一定的程序去完成您的工作3.如何进行您的工作-以PDCA完成达成目标的程序甚么是 PDCA?P是计划（PLAN）、D是执行（DO）、C是检查（CHECK）、A是改正再执行（ACTION）.PDCA是工作进行的程序，不管您的工作范围多大或多小，都可依循PDCA的程序进行.例如公司在年初要达成的销售目标、利润目标及如何达成的策略，公司内各个部门根据计划开始进行工作

15、（do），年终会有召开检讨会检查（check）工作进行的结果，根据检查的结果修正后反映在次年度的计划中（acti on）,这是公司进行年度目标达成工作所采行的PDCA.为甚么工作一定要依循 PDCA的程序呢？因为PDCA的循环能改善您的工作水准 ，也就是说您的工作能力能经由 PDCA的循环过程得到提升,PDCA能让您产生较高的绩效.计划有不同的层次.例如层次较高、内容较复杂的年度经营计划；也有层次较低、内容较单纯的计划例如活动计划.就公司的新进人员而言，您是在起步阶段，在做计划时若能把握住工作的顺序、步骤，相信您对于您的工作能做岀有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，我们把它称为“程

16、序化计划”程序化計劃砰五個尹釁：步驟1明確了解工作進行的目的及理由佃破）?爲什麼要胡J步驟2確定要儆哪些事項（whaO?步薜3識來做?明確責任者及協助者（who）?步礫4甚麼時候要完成Oh闭）步幽5明確如何進行及進行的順序步（bowto）您日常工作中能应用这五个步骤去思考如何进行您的工作，将能养成一种合理的思考方式，这种合理的思考能让您工作非常有效率，您的主管将会很乐意及安心地将更重要的工作交由您处理4如何进行您的工作-以问题解决程序达成解决问题的目标前面已经说明过问题有不冋的类型，但不管是甚么类型的问题，解决时都有三个重点是我们不能疏忽的1. 找出问题的真正原因问题的原因和问题的现象是不同的

17、是吃止痛药，但止痛药的药效过后.例如腹部疼痛的疼痛是一个现象，若根据现象解决问题的话，您的对策将会，疼痛的问题仍然会出现，因此，解决问题和医生看病是一样的，不知道引起疾病的真正原因是无法药到病除的.例如腹部疼痛可能是吃坏了东西，也可能是着凉，更可能盲肠炎、腹膜炎，或也可能 是其它原因造成的，除非医生找岀真正的原因，对症下药，否则腹部疼痛的问题是无法解决的.工作上产生的问题由于牵涉到人的心理层面，想要找岀真正的原因，往往比医生看病还要困难.例如员工的离职率增加 ,想要查明离职人员的离职原因,当您向离职人员询问时,他也许告诉您的是兴趣不合,但真正的原因是和主管无法相处 ;他告诉您的是想要出国深造,

18、但没多久您听到他已在别的公司上班.因此要提醒您 ,当您提出解决问题的方法实际执行后发现效果不佳时,您务必要回头再检验一下,找出问题原因是否真正的原因.2. 找出解决问题的重点对策解决问题的对策也许有很多,但真正的重点对策只有几项,因此 ,您要能在许多对策中选出效果最大的几项重点对策 . 例如您要解决客户的抱怨次数增加的问题,要把重点对策放在解决客户抱怨频度最高的项目及会引起客户退货的项目 ,先行解决 .3. 订出问题解决的行动计划 :订出周全的行动计划,您才能整合人、物、财等各项资源,在一定的期间内有效率地解决您的问题.行动计划类似于前面提过的程序化计划的步骤,思考时要注意下面的四个项目.A.

19、 要做甚么 (what)?B. 谁来做 (who)?C. 甚么时候完成 (when)?D. 各项行动如何进行 (how to)? 把握了这三个重点,相信您在处理任何类型的问题,您必定都能有高水准的表现 .也就是要明确 “工作项目 ”、“担当者 ”、“期限 ”及“行动进行的顺序 ”. 上面的三个重点是您想要有效地解决任何问题都不可遗漏的重点.一般来说 ,在工作场所上的问题解决方法有标准的 9个步骤 ,虽然并不是每一个问题的解决都一定要依循这9个步骤 ,但了解这 9个步骤能让您解决问题时有一个范例可以依循,相信对您会有帮助.问题解决的九个步骤步骤 1明确的目标1. 首先自己要有明确目标、 标准 ,

20、知道自己想要达成的目的或状态,您才能发现会有甚么问题出现,例如您有每月销售 20万元的销售目标后,您销售金额若仅能10万元 ,您才可能发现销售方面有了问题:产品先有标准规格的设定后 ,才能发现与规格不全的问题 .步骤 2发现问题点1. 积极的秉持您的问题意识及改善意识.2. 掌握现状、调查现状、密切注意现状,随时注意可能的总是点.3. 辨别问题的种类 ,规格的差异 .a.与目标、标准、规格的差异 b.同业竞争所引起的问题c.策略执行不能达到预期的效果d.外在环境变化所引起的.步骤 3发现问题点1. 辨别问题的现象与产生现象的原因 .2. 针对问题点 ,找出真正的原因 .3. 整理归纳各项原因

21、.4. 找出几项最重要的原因 .步骤 4 确定要解决问题的课题1. 根据要因分析的结果 ,发现要解决的课题很多 ,如果无法同时解决所有的课题 ,就要选出几项重要的课题解决 .2. 有些要因恐怕来自客观的环境 ,不是凭自己主观的力量就能消除要因.例如汇率、利率、关税的变动 .步骤 5拟定对策1. 思考出针对要因的解决问题点的对策 .2. 针对客观环境产生的要因 ,找出减低影响或规避的方法 .例如避免汇率的风险可采用远期外汇买卖及外币存 款的手段 .3. 提出多项对策 ,以便选择最适合的因应之道 .步骤 6做出行动计划1. 明确作业项目、担当者、期限及行动进行的顺序 .步骤 7执行行动计划1. 注

22、意执行时是否确实依据行动计划的内容进行 .2. 随时了解实施的状况 .步骤 8效果确认1. 调查执行的结果是否能有效地将问题解决 .2. 若问题仍然无法解决 , 要调查执行行动计划时是否有偏差,若没有偏差表示对策无效 ,此时需重新回到步骤 2及步骤 3 上,重新再做 .步骤 9标准化1. 订定的标准化作业方式要能简单、浅显易懂,每个人都能够实施 .2. 倡导标准化的作业方式 ,让每个人都能遵守 .现在您已进一步了解 “达成目标 ”的工作进行步骤 ,也知道 “处理解决问题工作 ” 的步骤 ,同时也知道进行每一 个步骤要如何地思考 ,我们可以说您已具备了完成新进人员各项工作的基本能力,循着这些步骤

23、只要您多完成一份工作、多解决一个问题 ,您的工作能力及工作质量都会逐日提升,您也必定会成为一个乐观进取、勇于接受挑战的企业人 .5 企业人工作的基础守则节 5-3 、5-4 介绍了执行工作的程序 ,您能将这些程序应用在工作上,相信对您有效地完成工作一定有很大的帮助.节 5-5 我们将介绍一些企业人工作的基础守则,这些守则能让您工作时更像一位企业人士.守则 1 比上司期待的工作成果做得更好您完成每件工作都比上司要求的水准更好一些,上司必然很快地的对您产生信赖感,能放心地把更重要的工作交给您 ,您将有更多的机会学习更多的经验、扩充更多的能力,成为上司值得倚赖的右手 .守则 2 懂得提升工作效能与效

24、率的方法效果是做对的工作 ;效率是用最有效的方法把工作做好, 请您参考下面的方法提升效果与效率 .(1) 依工作的重要性决定完成工作的优先级(2) 依工作的重要性决定投入工作的时间(3) 同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行(4) 不断地思考是否更有效率的工作方法(5) 备齐以往的做法、相关的资料、相关的信息，当做工作前的参考.(6) 请教有经验的前辈 .(7) 随时订岀完成工作的期限 .(8) 准备好必要的工具、材料、器材(9) 避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡焉用牛刀.(10) 避免用过小的手段达成较大的目的以造成无法做到，如螳臂挡车.守则 3 一定在指定的期限内完成

25、工作工作完成的时间确定后 ,您一定要遵守期限完成 ,最好能提早完成 ,预留一些检查的时间 ,让您能检查是否有疏失 或遗漏的地方 ,以确保工作的精确 .守则 4 工作时间 ,集中精神 ,专心工作做事要有做事的态度 ,您要关心您的工作 ,要有完成工作的意愿 ,工作时间集中精神、 专心工作 ,不要一面工作一面 和同事聊天、谈笑或吃零嘴 .守则 5 任何工作都要用心去做不管多么单纯的工作 ,您都要用心去做 ,用心去做是指您要避免错误、改善速度 ,让工作更容易进行 .守则 6 要有防止错误的警觉心工作上的错误都是由这些原因造成的 ,您要随时注意自己有下列这些状况 .1. 使用一些未经确认的信息2. 工作

26、上的专业知识或技巧不充分3. 疲倦、不能集中心力4. 情绪低潮、不稳定5. 联络错误、协调不足6. 把一知半解当做全部知道7. 不注意、草率、马虎8. 成见、专断9. 无现任感10. 不遵守作业规定守则 7 做好事理整顿办公用品、器具依定位放置用完的工具立刻返还走道、通路不随便放置东西.档案、公文、书信 等编号管理 .各种办公用品、文书仔细规划放置地点 .守则 8 秉持工作的改善意识您除了要有 “目的意识 ”、 “问题意识 ”外,您还要秉持改善意识 .注意下列五个方法 ,以改善你手头上的工作 .(1) 简单化 是否能用更简单、更省力的方法进行 ?(2) 代替化 是否能用机器代替 ?是否能用别的

27、途径代替 ?(3) 统合化 是否能将两样工作合并处理 ?(4) 分散化 是否能分开做更有效率 ?(5) 废止化 这项工作是否真有必要 ?是否能废止 ?守则 9 养成节省费用的习惯节省不等于吝啬或苛刻 ,节省是不浪费公司的资源 ,浪费公司的任何资源就等于是浪费公司的利润,企业人要养成节省公司费用的习惯 .下列九个注意点 ,请您遵守 :(1) 合理的使用电话(2) 有效率的使用办公文具及复印机(3) 节省电费、水费(4) 不要不当加班(5) 做好避免不良品的措施(6) 做好机器维护 ,并正常操作机器(7) 做好预算 ,控制预算(8) 要有成本意识(9) 爱惜公司的资6 有效的报告方法报告是接受指示

28、命令的人向下达命令的人陈述执行的结果及经过.报告是接受命令人的一切工作义务,命令与报告可说是组织内沟通的基础 ,接受一份工作的命令后 ,若最后没有履行报告 ,可说您这份工作仍未结束 .一 .报告的对象报告的对象是向您直接下达命令的主管,应该尽量避免向其它部门的主管或更高层次的主管做超级报告,除非是您的主管指示您这样做 .二.报告的时机1. 做好计划时当 您做好工作计划时 ,可以先向主管报告 ,让他先了解您的计划内容 ,并能籍着说明计划向主管确认及讨论一些 问题 ;接受主管的指示 ,修正您的计划 ,最后要让您的计划得到主管的认可.记住计划是您未来行动的蓝图 ,计划在得到主管认可前 ,往往需经过多

29、次地向主管报告及修正的过程,千万不要中途气馁或失去信心 .2. 中间报告对一些需要较长时间才能完成的工作,您在工作进行的途中 ,要向主管报告您的进行状况 ,一方面让主管安心 ,另一方面也让主管知道您做了些甚么事情 .3. 紧急报告工作进行期间 ,发生了重大的问题 ,可能严重影响到目标的达成 ,您必须向主管做紧急的报告 .4. 工作完成时工 作终了时一定要向主管报告 ,否则辛苦的工作结果可能因失去时效而变得毫无价值.三.报告的原则一.口头报告的原则口头的工作报告有一些原则 ,您必须把握住这些原则 ,才能做好有效率的报告 .一般新进人员容易犯的缺点的报 告过于琐碎 ,或像写日记般将处理的事情依发生的顺序 ,详细报告处理的经过 ,虽然报告的人非常努力用心地陈 述 ,但是您有没有想想看 ,听报告的主管心里急想要听的是甚么?哪些项目是他有兴趣听的 ?主管有多年工作经验 ,他知道要掌握那些重点就能了解您的工作进行状况,他的工作非常忙碌 ,又要面对多数的部属向他报告 ,因此 ,有效率的报告 ,一定要能配合主管的处境 . 如何配合主管的处境呢 ?下面几个原则能让您作出有效率的报告.1. 先说结论 主管最想知道的是您工作的结果如何,因此您报告时的顺序为结论 -经过-理由 .2. 简洁、正确口头报告特别要注意简洁、 正确 ,千