公司物资集中采购供应管理办法.

1、 公司物资集中采购供应管理办法第一章 总则第一条 为规范煤炭公司和所属煤矿的物资采购行为，建立起公开、公平的物资采购供应体系，降低采购成本，提高资金使用效益，根据中华人民共和国招投标法和有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。第二条 煤炭公司及统管煤矿采购大型设备、材料、物资、建设工程等购买货物、服务及其相关活动的行为，适用本办法。第三条 采购工作必须遵循公开、公平、公正和质量效益的原则。采购活动一律公开，引入竞争机制，综合考虑供货商的信誉和物资的质量、价格、售后服务、采购费用等因素，坚持质优价廉的原则。第二章 管理机构及职责第四条 煤炭公司建立二级物资采购供应管控组织机构。一级管控组织机构

2、为煤炭公司供应部，二级管控组织机构为各生产矿供应科。 第五条 一级管控组织机构职责。供应部负责制定完善煤炭公司及各生产矿的物资采购供应管理制度，建立健全物资采购运作机制，负责物资的采购、招标、合同签订、发货、质量管理及监督考核等工作，具体内容包括：（一）负责对各生产矿企业物资的采购、招标、合同签订、发货、质量管理、货款结算、监督考核等工作；（二）负责对二级管理机构供应科报送的采购计划审核分类和汇总，并报公司相关领导审批；（三）负责对集中统购物资和二级管控机构供应科自行采购物资类别的界定；（四）负责收集物资供应市场信息，会同二级管控机构供应科编制其自行采购物资指导价格明细表；（五）负责供应商的选

3、择、推荐及考评工作，建立统购物资供应商档案，建立并实行供应商内部市场准入制度，实行优进劣出，动态管理；对存在提供产品质量不合格，售后服务不到位等损害公司利益的供应商列入黑名单，不准其再参加公司组织的招投标及物资供应；（六）建立并管理物资采购招标评审专家库；（七）对所采购设备、配件、材料的质量及价格负责，协调做好物资采购供应过程中的质量管理、价格管理、售后服务等工作；（八）深入生产一线了解设备、配件、材料在生产使用过程中存在的问题，及时把存在的问题汇报给主管领导及反馈给供应商，并提出解决问题的合理化建议；（九）其他为物资采购供应所必要的职责。第六条 二级管理机构职责。供应科，服从于一级管控机构供

4、应部的领导，按照煤炭公司制定的物资采购管理办法进行日常的采购与管理工作，具体内容包括：（一）负责编制本企业的物资采购计划，保证其及时性、准确性，并上报一级管理机构供应部；（二）与财务等部门共同做好自行采购物资的货款结算工作；（三）负责做好煤炭公司统一采购设备、配件、材料及自行采购的设备、配件、材料等物资的验收、保管及发放工作；（四）负责掌握本生产矿企业机电设备、配件及支护材料的使用情况；（五）深入到生产一线了解设备、配件、材料在生产使用过程中存在的问题，及时把存在问题上报供应部；（六）协调好大型设备的售后服务工作；（七）按时参加本单位召开的生产例会；（八）对所采购物资的质量、价格负责；（九）上

5、级供应部及生产矿授予的物资采购供应所必要的职责。第三章 流程管理第七条 物资采购的流程管理为：各生产矿供应科每月25日前向煤炭公司供应部上报经主管领导签批后的次月物资采购计划，煤炭公司供应部收集、审核、分类、汇总后逐级报煤炭公司分管副总经理、总经理、集团公司分管领导审批。第八条 物资计划分为年度计划、月度计划和应急追补计划，物资年度计划的上报时间为本年度12月25日报次年物资年度计划；应急追补计划为物资采购后3个工作日内上报。第九条 计划的编制原则及方法（一）计划编制应本着提前计划、提前编制、提前落实以及实事求是的原则。二级管理机构供应科编制物资年度计划时，应同时依据本单位年度生产任务、工程量

6、、成本费用指标和项目预算定额等基础数据，参考历史消耗，科学编制，力求全面、准确。（二）物资月度计划要求严格按照物资管理系统中的物资分类，将物资编号、名称、规格型号、技术参数、需用数量、需用日期填写清楚。加工周期长的物资，上报时应预留加工周期；外部委托加工件，应提供有效的图纸、质量标准和技术要求。（三）生产维修计划所需用的材物资计划，一般由生产部门按照各生产矿下达生产计划和制定的主要物资消耗定额、生产部门维修材料费、综合消耗定额以及事故设备备品等进行编制。（四）大修、技改、扩修和基建工程所需用的材料物资计划，应根据各级生产矿审批的初步设计材料、设备清册，由二级管控机构分工程项目编制材料物资总需要

7、量计划。（五）备品备件计划，由二级管控机构供应科会同相关部门根据实际需用的设备类型和数量，核定合理的储备定额后编制。消耗后的补充备品备件计划，由生产矿使用部门提出申请，报供应科核签后，报豫煤煤炭公司供应部审批。（六）各类计划实行一次性申报制度，严禁重复申报，计划催办、变更、撤销等均采用书面申请的形式。（七）需对已报送的物资计划中的物资的品种、规格型号或采购数量进行变更时，应及时报送变更申请书。（八）违反以上要求，影响和延误生产工作的责任自负，并追究相关当事人责任。（九）计划审批流程图各单位供应科报矿长审批煤炭公司供应部审核、分类、汇总（附单位计划原件） 煤炭公司分管副总经理审批煤炭公司总经理审

8、批 集团公司分管领导审批第四章 采购管理第十条 采购工作必须遵循公开、公正、公平和质量效益的原则。采购活动一律公开，引入竞争机制。采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。五不购包括：（一）没有书面提供采购计划，未经领导审批的不准采购；（二）材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合适的不购；（三）无煤安标志和产品合格证的不购；（四）考评不合格的产品不购；（五）仓库中有能够代用的材料不购。三比一算为：比质量、比价格、比售后服务，算成本。第十一条 采购工作的组织。（一）物资采购订货坚持质量第一，择优选厂，在同等条件下就近采购。（二）零星材料和急需材料经本单位相关领导及供应部批准后，由供应科负

9、责采购。（三）供应部集中采购的物资原则上均采用公开招标的方式。对项目比较简单、从招标效费比上不值得采用公开招标和邀请招标方式的，以及情况特殊不宜采用公开招标的项目，经分管领导、总经理和集团分管领导批准，可采用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。1.竞争性谈判采购。供应部针对实行竞争性谈判采购项目提出谈判过程、谈判内容、合同主要条款以及参加投标供应商名单，提交招标采购组审核后，由煤炭公司供应部及相关人员与投标供应商逐一进行谈判，从中选出最优的投标供应商作为中标者。2.询价采购。供应部在实施采购时，根据投标供应商的报价，技术条件，售后服务等综合因素，择优选择中标单位。3.单一来源采购。仅适用

10、于专业性强，供货渠道单一的设备、配件的采购，招标采购组应在对比该类产品近期合同价格基础上与供应商进行价格谈判，最终确定该类产品的合同价格。（四）在订货、采购和加工过程中，采购人员应认真核对设备与材料物资的名称、型号、规格、数量及技术要求。（五）委托外加工材料采购人员应核实图纸、技术参数和原材料要求，提回成品后应组织有关人员及时验收。（六）对单次采购金额1万元（含1万元）以上的各类物资设备及服务由煤炭公司供应部集中采购。1-10万元（含10万元）的经领导批准后可实行询价采购等方式，10万元以上的原则上在集团公司企管部的监督下实行招标采购。（七）对单次采购金额1万元（不含1万元）以下的各类物资设备

11、，在供应部的监督下由各生产矿供应科自行采购。（八）应努力争取先使用后付款、货到验收合格后付款或先使用后分期付款，以防范资金流失风险，节约资金。第五章 招标管理第十二条 招标管理机构及职责煤炭公司供应部为招标管理机构，主要职责为：（一）编报项目招标计划；（二）审核项目的招标条件；（三）组织招标前期准备工作，包括发送招标公告或邀请函、抽取评标成员名单等；（四）组织招标文件和标底的编制工作；（五）组织发售标书和开标会议，负责招标会议记录及招投标文件、资料的整理和归档工作；（六）负责通知中标单位；（七）负责向集团公司和行政监督部门报批、报告和备案。第十三条 招标工作的准备（一）招标工作的准备。供应科根

12、据采购清单的内容及市场信息提出招标方式、招标原则、时间安排。采取邀请招标方式的，应初步提出邀标单位名单，同时对拟邀标单位的资格进行审查，必要时组织招标采购组成员对拟邀标单位进行实地考察，以确认投标单位。（二）招标文件的编制。根据招标项目的物资采购清单编制招标文件。主要内容包括：招标说明、投标人须知、投标要求、项目技术要求书、合同条款、付款方式等。（三）发放标书。根据招标方式的不同，可采用向社会公告、电传以及邀请不特定的有资质能力的法人或其他组织参加投标；必要时，可召开发标会，就项目内容、要求等事项向投标单位具体沟通，并接受投标单位的相关咨询。第十四条 开标（一）在投标供应商投标书送达并符合开标

13、条件后，由招标采购组按招标文件确定的时间地点进行现场公开开标。开标时，应公开对投标文件的密封情况进行检查，并记录整个开标过程。（二）投标文件有下列情形之一的，招标管理机构不应接受：1.一投标截止时间后送达的；2.未密封或者未按招标文件要求密封的。招标管理机构应当记载投标文件的送达时间、密封情况是否符合招标文件的要求，并由接受人和送达人签字。 （三）开标应在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间，在招标文件预先确定的地点公开进行，招标管理机构应及时通知评标委员会成员、集团公司及行政监督监察、法律顾问等相关人员。（四）开标过程应该在严格保密的情况下进行，所有参加开标人员应在会议签到表上签名，

14、招标管理机构人员应记录整个开标过程并存档备查。第十五条 评标（一）评标工作由评标委员会根据招标文件的要求对不同投标供应商标书中物资的技术条件、质量、报价、售后服务承诺、付款要求等内容进行认真评审和排序。（二）参与招标的评标委员会成员必须为5人（含5人）以上单数，且技术、经济、安监等专业人员不得少于成员总数的三分之二。项目公开招标时，由招标管理机构在评标专家库中随机抽取评标人员；项目邀请招标时，评标人员由评标领导小组确定。评标委员会应当在开标前二十四小时内组成，其名单在中标结果确定前应当保密。有下列情形之一的，不得担任评标委员会成员： 1.投标人或者投标人主要负责人的近亲属；2.与投标人有经济利

15、益关系，可能影响对投标公正评审的； 3.在招标投标活动中因违法行为受过刑事处罚或行政处罚的。 （三）评标委员会职责1.听取投标人的标书报告；2.审阅投标文件并质疑与项目投标内容相关的问题；3.根据评标办法对投标人做出客观、公正评定；4.形成书面评标报告，推荐第一、第二候选中标人；5.向评标领导小组汇报评标结果。第十六条 中标（一）招标管理机构根据评标委员会的意见进行审核、确认中标供应商后，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）所有开、评、定标过程中的相关文字材料最终由招标管理机构归档保存。（三）开、评标过程中，下列情况下视为废标：1.未加盖投标人公章及未经法

16、定代表人或者法定代表人委托的代理人签字的；2.超过招标文件规定的项目完成期限的；3.附有招标人不能接受的条件的；4.明显不符合技术规格、技术标准要求的；5.以联合体方式投标而无共同投标协议的；6.载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件要求的； 7.以他人名义投标的；8.采取不正当手段谋取中标的；9.其他不符合招标文件实质性要求的。（四）如经评标委员会评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，报经公司主管领导批准后可以否决所有投标，重新依据本程序组织招标活动。第六章 合同管理第十七条 合同的签订。（一）物资的采购订货需签订书面合同，合同的签订必须遵循中华人民共和国合同法。（二）签订的

17、合同必须依据经招标确定的供应商或竞争性谈判等方式确定的供应商执行。（三）物资订货合同的后续洽谈原则上由供应部组织生产、技术、集团公司安监局等有关人员及各生产矿相关部门参加。（四）填写的合同需核对产品名称、技术要求、数量单价、运输费用、交货时间、交货地点、质保期并填明售后服务的具体条件。（五）合同的签订双方应为各生产矿企业与供应商签订，煤炭公司供应部负责组织合同内容洽谈、协调与监督管理。必要时报集团公司企管部、法律顾问审核。（六）每份合同一式六份，供方一份，各生产矿企业、财务、供应科各一份，供应部、集团公司企管部各一份。供应部建立合同台账，统一编号，存档备案。第七章 仓储管理第十八条 物资验收入

18、库。（一）物资验收就是对物资名称、规格型号、到货数量、技术参数、生产厂家、商标、生产日期、质保书等各种证件进行验收。（二）验收要有供货方、采购员、验收员、库管员共同进行。库管员填写入库单，编制并管理台账。（三）验收人员严格按照煤炭公司最终审批的采购计划及签订的物资采购合同，做好入库验收工作，做到无计划、无合同的物资不验收。（四）设备验收入库必须及时编号、建账、建卡，按其规格型号分类摆放，挂牌管理。（五）煤矿矿用品，必须先进行物资验收前的“三证一标志”检验。“煤矿矿用产品安全标志证书”由供方人员出示，要严格检验其证件的编号、有效期以及证件的真伪，严格核对证件所使用的生产厂家、产品名称、规格型号、

19、煤安证书编号与实物标牌是否相符；凡伪造的证件、证件规定与实物标牌不符及超期使用的证件，一律不准验收。（六）所有采购物资经检验合格后（包括煤安证书等证件的检查验收）方能办理入库手续。特殊物资如井下防爆电缆、井下用阻燃皮带等还要取得质量技术监督部门的检验合格证明，方可办理入库手续。第十九条 物资保管与管理。（一）仓库必须按照材料、配件分类指定目录，按类别管理并建立物资管理台账，台账做到入库、出库、结存日清月结。（二）按类别及物资性能，将所用材料、配件整理上架（台）存放，吊挂货卡，做到卡、帐、物三符合。（三）配件按机型建账，存放。（四）废旧物资应单独建账、建卡，分类存放，并建立月度报表。（五）非本库

20、工作人员不准进入库房，贵重物资必须经保管员允准，方可进库领取，库内要严禁烟火。第二十条 物资发放管理。（一）仓库保管员对物资安全完整负责，未经批准，不得擅自动用、调拨。（二）使用单位领料应先填写领料单，经主管领导签字后交由保管人员，由保管人员填写单价后发放物资。（三）保管人员发放物资应认真核对领料单上物资名称、规格型号、领用数量，并及时点交。（四）规定交旧领新的物资，要执行交旧领新制度。回收的旧品，每月月底统计上报物资供应部，建立交旧领新台账。（五）可以复用的物资应按先用修复的、后用新的原则发放。第二十一条 各生产矿企业仓库保管员应于每月30日前向本单位财务科及公司供应部报送经主管领导签字的收

21、发存报表，一式两份，加盖单位公章。第二十二条 物资管理人员应认真定期开展仓库盘点工作，并将盘点报表报送供应部及本单位财务科，接受供应部和财务部的不定期抽查和监督管理，即时处理物资收发过程中出现的正常盈亏。第二十三条 仓库保管员应牢固树立全心全意为生产服务的意识，做到二十四小时发料。第八章 质量管理第二十四条 供应部从采购、验收、使用及质量事故责任追究和经济索赔四个环节加强对采购物资的质量管理。第二十五条 强化物资验收入库工作，按照谁验收、谁负责、谁使用、谁监督的原则，明确工作责任，把好物资质量的第一道关口，加强物资使用过程的监督。第二十六条 对于安全标识或标记缺失的物资或存在明显质量问题的物资

22、，一律不得发放出库并做好记录。对于存放时间超过规定期限的大型材料，如输送带、钢丝绳、电缆等，使用前必须送质量检验部门进行质量检测，合格后方可使用。第二十七条 各单位在使用过程中发现材料或设备有质量问题，应立即书面形式将有关问题报供应部。供应部在3个工作日内协同有关业务部门提出处理意见。凡因质量问题引发生产事故者，除按规定对责任人进行责任追究外，还须向供货厂商进行经济索赔。第九章 结算审批程序第二十八条 入库物资的结算审批（一）物资结算应具备以下条件：1.审批的物资采购计划单；2.与计划单相对应的发票；3.与计划单相对应的物资采购合同；4.与计划单相对应的入库验收单。（二）物资结算审批程序1.煤炭公司供应部对集中采购的物资履行相应的审批手续后向各生产矿下达付款通知单。付款通知单应载明如下事项：（1）付款单位名称；（2）收款单位名称；（3）采购物资名称或批次；（4）合同总金额、已付金额、未付金额；（5）本次申请付款金额；（6）审批部门及人员签字、盖章位置；（7）下达时间。2.审