探析建筑工程档案整理的具体措施

1、探析建筑工程档案整理的具体措施【摘要】建筑工程档案是建筑建设活动中形成 的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监 理文件、施工文件和竣工图的统称。本文就建筑工程 档案整理存在的问题，提出建筑工程档案管理的措施。【关键词】建筑工程；档案整理；问题；措施前言：建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、 设计、策划起到借鉴、指引作用，还是工程改造、维 修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程 科学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑 工程的建设周期较长、施工人员多、施工规模大、牵 涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以， 本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给 出可行性

2、高、效果好的档案管理措施，从而对竣工档 案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案 管理的规范化发展起到一定的引导作用。一、建筑工程档案整理存在的问题1、档案材料的不完整档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的 问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左 右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后 没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配 套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案 材料更是寥寥无几。2、缺乏统一有效的管理模式从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专 门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程 档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管， 形成

3、的档案材料五花八门。3、缺乏复合型的档案管理人员档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏 档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以 适应工作的需要。4、管理意识薄弱，技术设备落后由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益, 因此在工程建设中，档案管理未得到应有的重视，导 致建筑工程档案管理存在着敷衍性质，专职档案管理 机构缺乏，无法实现建筑工程档案管理的有序化、系 统化。同时，在工程建设中，建设资金多投入到工程 生产环节之中，对档案管理的投入不够，不仅导致了 专业工程档案管理人才的流失，同时还导致档案管理 中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严 重缺乏2。5归档缺乏完整性，档案

4、质量不达标据统计，在当前的建筑工程档案管理中，由于归 档不及时、缺乏规范性等，归档的完整性严重不足， 归档档案的完整率低于80%,档案“回补”现象突出， 虚假填写等不良现象大量存在，档案的真实性与同步 性都遭到了严重的削弱，档案价值不高。此外，在建 筑工程档案管理中，档案管理质量不容乐观。一方面， 档案内容质量不达标，内容不完整、不规范、错漏以 及遗失现象严重；另一方面，档案案卷质量偏低，封 面、装订以及编写等方面都缺乏规范性，漏编或缺页 的现象非常普遍。二.建筑工程档案管理的措施11.加强工程档案管理人员的职业培训随着时代的发展，建筑业不断引人新技术、新材 料和新设备，极大推动了建筑工程事业

5、的发展，不断 出现的新特点需要在档案工作中不断进行新的改革和 调整，只有加强对档案管理人员的职业培训，才能够 保证工程档案管理工作与时代的发展同步。新时代的 工程管理人员除了具备专业的档案管理知识外，还需 要了解新科技，改善服务意识，提高服务质量，把先 进的计算机技术和网络技术应用到档案管理工作中去, 不断学习工程建设方面的新规定、新标准和新法规， 并能够在实际工作中做到严格执行和灵活运用。职业 培训还能够提高档案管理者的责任意识，加深对档案 工作意义的理解，从而提高档案管理的质量。2充分发挥现代科技在工程管理档案中的作用信息技术极大的推动了社会的发展，提高工程档 案的管理水平离不开先进的科技

6、，建筑工程档案本身 就是一种信息资源，除了完善纸质资料外，还要大力 倡导使用缩微档案、磁介质档案、电子文件档案，开 发角度、多层次的信息资源。在实际工作中可以吸收 和借鉴美国、德国、荷兰等国家的先进技术和经验， 这些国家所推行的cad光盘技术极大提高了档案管理 的质量和效率，每个施工单位都可以参照我国制定的 紅ad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求来 大胆进行探索，尝试开发使用适合本单位的档案检索 系统，推动工程档案管理朝着更加科学化的方向迈进 lo3、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设 项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材 料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该 明

7、确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料 的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。4、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发 建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。 大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案 在工程档案中的运用。5、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中 频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发 生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传 递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来 龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整 性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或 信息。6、建立档案管理信息库。要加速档案管理的技术 化和网络化

8、，必须要建立和完善档案管理信息数据库，这样可 在很大程度上拓宽信息渠道，快速提供信息服务，从 而实现国家对档案管理的宏观调控。首先，要及时补 充、维护数据信息库，对扫描的材料及补充的数据能 相互转换，迅速生成各种数据表、登记表、审批表等， 减少重复劳动，确保档案信息的管理及时有效;其次， 系统软件的设计要有实用性、快捷性和前瞻性，主要 信息项也要统一，在录入数据时要仔细核实，确保档 案信息的完整性和有效性；最后，要强化对档案信息 管理安全保护，不仅要在同种载体上复制，还要建立 在异种载体上备份制度，档案信息管理系统不得将涉 及个人隐私的信息录入数据库，以保护个人隐私权。7确立并推广实施档案管理的激励与考核机制众所周知，合理、公平的激励考核机制有利于激 发出档案管理人员的工作热情。因此，各个参建单位 要不断健全考核机制，按照项目档案管理办法的有关 规定对原先管理工作经验进行汇总，以将详细的奖优 罚劣机制制定出来。除此之外，在建设工程时，建设 单位应当及时汇总并推广交流档案管理所获取到的经 验及成效，从而有利于基层档案员的实践能力的不断 提升。结束语：科技在迅猛发展，社会在不断进步，建 筑行业也在技术和经济的推动下日新月异，档案管理 部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义。 档案工作创新是一种精神，能体现人类的一种精神面 貌，同时也是一种学