浅谈中学教育档案管理探究

1、浅谈中学教育档案管理探究摘 要 对本文的中学档案管理的两种基本模式进行了研 究。先对电子档案管理与传统档案管理做了简单比较，其结 合笔者多年工作经验对中学的档案管理进行了相关的创新 研究。关键词中学档案管理创新研究一、中学档案管理的两种基本模式目前我国科技迅速发展，特别是电子计算机、原子能和 空间技术的应用相当广泛，科技的技术的引进使人类社会经 济、政治等文化领域的改革。其还影响到人类生活与思维方 式，使得社会生活和人的现代化更加完美。基于传统的学校 档案管理模式，影响最大的当属计算机的普遍应用，及虚拟 空间的发展电子档案以其便利性、宜传播性受到越来越多的 应用；而传统的纸张档案则依赖其优良的

2、稳定性及可靠性依 然有着决定性的作用。二、'电子档案管理”的优点。电子档案管理主要的优点是方便、快捷、直观。而现在 各大小城市的学校基本都应用了专门的计算机系统配置，设 立了网络空间，电脑办公也成为了主流趋势电子档案的直观 平面及易修易整，在学校管理方面发挥着关键作用。有助于 校内管理的快捷化、科学化、透明化，还能促进资源共享。 因电子档案管理的出现，使学校领导、老师、家长及学生不 用进人管理严格看管的档案资料室。只需在电脑一点，即可 无限制查阅相关的信息，这样不仅方便了学校的管理，对于 学生的日常学习情况透有所掌握，更方便于学生与家长已之 间学校的交流。比如：学校在校园网站上公布学生

3、的考勤及学习情况。不仪可以令教育部门对学校的教育工作做出评价，还可使学 校依据数据表现的具体情况，及时调整教师的配置工作及学 生学习的方向。更可使家长们安心。由于电脑的程序是特定 的。人为因素对其的影响非常小，表现出来的数据真实可靠。 从而杜绝了学生罔骗家长。家长对学生的情况一无所知。有 利于三者关系的沟通。学生，尤其是中学生，正值发育的年 纪，思想还不成熟，最容易受到社会上不良风气的影响。沉 迷于玩乐之中。学校作为教育机构，职责主要是帮助学生更 好的学习，为学生提供良好的学习环境。而并非学生的监护 人。家长不能理所应当的认为，既然把学生交给学校，一旦 学生学习出了问题。责任全部都在学校，须知

4、家长才是学生 的"第一人老师”，而且还是终身制的。只有让家长知道学 生的方方面面。才能尽到监护人的职责，督促学生学习，思 想的健康，了解自己孩子的不足，跟学校做好交流。一起努 力为学生铺设前进的道路。这一切都将有赖于电子档案的作用，也只有电子档案的 平面直观性，提供信息的快捷性才能做到。电子档案更适合 在细节上下功夫，可以使得一些并不需要人档，却能反映出 学生的方方面面的数据存在其中，这是传统的纸张文档所不 能比拟的。2. 1电子档案管理的不足之处。电子档案不管有多少优点，缺点然是有所存在。电子档 案管理的流动性、易逝性、电子环境与应用程序的依赖性等。 这些都是整理电子文档的工作人员

5、应付的困难和挑战。做好电子档案是意味着海量的信息，不断更新、添加及 消除，这些工作要是做不好，电子档案就完全失去了其应有 的价值。而且电子档案只能凭借载体呈现，载体一旦出现问 题，则之前的努力就有可能完全白费。东西多了就会出现混 乱。电子档案也一样如此，各种信自虽之前都已分门别类， 可也难免出现差错，虽可修改弥补，但仍会引起不良后果的 产生，尤其是路径出错或不小心删除后，除非精通设备者。 否则很难再次找到。网络安全问题也是制约电子档案的又一大障碍：电脑病 毒层出不穷，各种各样的安全问题一一涌现。一旦把学校文 档管理工作完全置于电子文档上来。问题出现后就町能金产 生崩溃的后果，之前的布置将会全部

6、打乱。黑客的入侵，私 自篡改资料，都是存在于电子文档之中的主要问题。这些问 题可使电子档案的优点全部变为缺点，学校也不可能完全防 范此风险，投入也不可能像政府、金融机构那么大。电子档 案的不稳定性可见一斑。三、'传统档案管理”传统的纸张档案可以对上述问题加以弥补。传统的纸张 档案在我困有悠久的历史，纸张档案各个环节的工作都有严 格要求。国家法律对此也有严谨的规定，而且纸张档案的公 信力是最强的，也很符合现阶段人们的工作习惯，国家各个 环节的章程制度中传递的也均为盖着红章的纸张档案。印章 代表着单位责任。只有盖着单位红章的纸张才是真正有效的 凭证当然这也跟纸张的易复制性和易修改性有关，没

7、有单位 的盖章证明，便无法清楚辨别纸张内容的真伪。学校建立纸张档案时，应按中学档案资料收集范围细 目建立。教导处、总务处等行政职能部门和团委应设档案 柜分别明确专职或兼职人员具体管理。全面系统地建立健全 学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为序 建立，教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人 头建立。学生学籍档案按届、按班分类建立。3. 1传统档案管理的不足之处。这样严密的安排，固然能做到很好的协调性、保密性， 但同时也失去了很大的灵活性，势必会影响到学校档案利用 的效率。同时学校档案的范围也会缩窄。跟不上时代的脚步。四、新世纪中学档案管理创新研究目前档案工作人员的重要使命应

8、是不断创新，通过开发 和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制。更高效的为 学校管理工作服务。4. 1档案服务方式的创新。通过档案室网页的开发，加强网上利用服务。在目前信 息化时代，与学校工作有密切关系的学生、教职工、家长需 要密切与学校网站及档案管理服务系统对接。了解学生的动 态信息。所以，档案部门要充分利用学校网站开发制作自己 的网页，及时更新上网数据和信息，实现档案信息的网上检 索，为学生、教职工及家长提供更好的服务；档案部门与宣 传部门密切配合，可以将学校重大活动中形成的新闻录像档 案数字化并及时归档，建立数据化视频档案数据库：学生学 习目录，缴费记录，方便人们查询的同时，保护好学生隐

9、私。4. 2建立电子文件自动上传的工作路径。档案管理部门需要在新形势下改变传统工作模式。建立 文件自动上传收集功能。目前在计算机上形成的电子文件收 集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸张 档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和 上传就即时完成。在网页上建立电子文件自动上传的工作路 径，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。 其优点是方便、快捷，不必递交专门的文件，教务处就可方 便地把上传工作做好，学生也可在最短的时间内查到需要的 信息。4. 3开展即时在线查询服务社会的信息化全面改变了人们工作、学习和生活的环境 使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统

10、、信息网络 及时准确地获得多种信息。因此，档案部门可在网站上提供 查询和资信服务，通过汇编相应的专题、提供数据库查询、 电子信箱等服务方式，让信息需求者与档案部门通过电子邮 件在网上进行快速通讯。进行信箱交流，回答学生、家长对 档案材料真实性与可靠性的咨询，更好的互动，以便对学生 状态的切实了解。五、档案服务领域的拓展。5. 1档案信息服务的社会化、多主体由主要为上级领导和教育部门服务。转化为对学生、家 长的全方位服务。须知学生才是学校最主要的主体，不重视 学生的学校势必无法生存，以前因条件不够或因保密方面的 原因无法为学生及家长们服务，如今有了网络技术的应用， 要重视此方面的服务。否则会减少社会对学校的信任，影响 学校生源。5. 2加强横向联合，把档案管理工作作为重点来抓须知学校网站就是学校的对外窗口，影响着学校管理工 作的方方面面，档案部门的工作人员也不再是单纯的档案保 管员。还应是学校的窗口部门，直接关系到学校的发展。因 此，必须下大力气来抓档案管理工作，更好的促进学校的全 面发展。也必须打破单个学校各自为政的局面，建立起学校 和学校之间的联系。