ER-PUR-001-1.0 采购部系统作业指导书

1、采购部系统作业指导书29 / 29目录一、采购与系统相关作业示意图3二、系统作业流程图32.1采购系统作业流程32.2工单系统作业流程3三、系统操作步骤43.1基础操作43.1.1 保存方案43.1.2 格式调整43.1.3 工具选项卡4四、采购管理子系统操作指导64.1 请购单查询64.1.1请购单的查询方作业法64.2 维护请购信息74.2.1维护请购信息的查询作业方法74.2.2请购单的指定结束94.3 从请购单生成采购单94.3.1 生成采购单的作业方法94.4采购单的录入、查询、打印、审核104.4.1 录入采购单的作业方法104.4.2采购单的查询作业方法114.4.3采购单的打印

2、作业方法124.4.4采购单的审核作业方法134.4.5 采购单指定结束作业134.5 录入采购变更单作业144.5.1 采购单变更处理的方式144.5.2 录入采购变更的作业方法144.6 送检单的录入、查询、审核、打印154.6.1 录入进货单的作业方法154.6.2送检单的查询作业方法164.6.3送检单的打印作业方法18五、工单/委外子系统185.1委外工单的查询、审核185.1.1 工单操作界面及基本概念185.1.2工单的查询作业方法195.1.3工单的审核作业方法195.2委外领料单录入、打印、查询205.2.1 委外领料单录入作业方法205.2.2委外领料单打印作业方法215.

3、2.3委外领料单查询作业方法215.3委外进货单的录入、查询、打印、审核作业方法235.3.1委外进货单的录入作业方法235.3.2委外进货单的查询作业方法245.3.3委外进货单的打印作业方法255.3.4委外进货单的审核作业方法25六.相关报表266.1已请未购明细表266.2供应商预计进货表27一、采购与系统相关作业示意图二、系统作业流程图2.1采购系统作业流程2.1 1请购作业流程（生产料件）（见附件资料ER-PUR-3-01）2.1 2请购作业流程（非生产料件）（见附件资料ER-PUR-3-02）2.1 3采购作业流程（见附件资料ER-PUR-3-03）2.1 4采购变更作业流程（见

4、附件资料ER-PUR-3-04）2.1 5进货作业流程（见附件资料ER-PUR-3-05）2.1.6退货作业流程（见附件资料ER-PUR-3-06）2.1.7采购核价作业流程（见附件资料ER-PUR-3-07）2.1.8采购核价变更作业流程（见附件资料ER-PUR-3-08）2.2工单系统作业流程2.2.1工单变更作业流程（见附件资料ER-MOC-5-04）2.2.2委外工单领料作业流程（见附件资料ER-MOC-5-06）2.2.3委外工单超领作业流程（见附件资料ER-MOC-5-08）2.2.4委外工单退料作业流程（见附件资料ER-MOC-5-11）2.2.5委外进货作业流程（见附件资料ER

5、-MOC-5-13）2.2.6委外退货作业流程（见附件资料ER-MOC-5-14）2.2.7工单指定结案作业流程（见附件资料ER-MOC-5-15）三、系统操作步骤3.1基础操作3.1.1 保存方案为了提高系统操作效率，把常用的查询方法保存起来，即建立一个方案。操作步骤：Step1 录入查询的条件，如工单别为5160，计划批号包含1508028 Step2 保存方案 点击保存方案 输入方案名称 点击确定 方案结果显示3.1.2 格式调整新帐号第一次使用，或系统重新安装后，系统界面恢复默认状态，不便于操作，可以根据自己的需求调整格式。操作步骤：Step1把常用字段拖到前面来，点击要移动的字段，按

6、住鼠标左键往左边拖调整前字段的顺序：调整后字段的顺序Step2 保存视图点击左上角 资料 选项卡，选择保存视图，下次登录即为调整后的格式。3.1.3 工具选项卡新帐号第一次使用，或系统重新安装后，系统默认单据保存后录入下一笔，数值默认小数点后三位。操作步骤：Step1 打开任意一个操作界面，选择工具选项卡，选择选项 Step2 选择常规选项卡，如右图所示：前2项的勾去掉Step3 选择显示选项卡， 选择数值 把小数位数自动补零的勾去掉设置前后效果对比图：四、采购管理子系统操作指导4.1 请购单查询4.1.1请购单的查询方作业法请购单常用的查询方法：按订单号、单据日期、请购单号等查询案例：查询订

7、单号为1601002的所有请购单操作步骤：Step1：打开录入请购单路径：【采购管理子系统】-> 【录入请购单】Step2：输入查询条件 点击查询按钮 选择高级设置 把含单身筛选条件打上“” 单身设置里选择订单号 操作符选择包含或等于都可以，”等于”是绝对的，”包含”范围广 条件栏输入订单号1601002 点击添加按钮 在上述7步后，重复-的步骤，添加后得到查询条件Step3：点击【确定】得到查询结果，如下图4.2 维护请购信息4.2.1维护请购信息的查询作业方法请购单常用的查询方法：按订单号、请购单号、单据日期等查询案例：维护订单号为1601002的所有请购单操作步骤：Step1：打开

8、维护请购信息路径：【采购管理子系统】-> 【维护请购信息】Step2：输入查询条件 点击查询按钮 选择”一般选项“ 查询字段选择订单号 操作符选择等于或包含 条件输入1601002Step3：点击【确定】得到查询结果，如下图Step4：双击左键进入维护信息界面 点击更改按钮 维护采购员信息 维护供应商信息，输入供应商编码 维护采购数量（在订单有赠品则赠品物料无需购买时，请维护正确的数量） 维护预交货日（根据计划需求进行更改） 维护确定的单价（根据公司要求，如没有进行核价的则无需维护单价信息） 当信息确定后表示即将要发出采购单，采购员必须将锁定码（打“”）Step5：保存请购信息-按绿色的

9、“”保存；红色的“×”舍弃。请购分购:（同一笔请购的物料可以多个供应商购买） 请购数量 采购总数量、总金额 各供应商的（数量之和等于请购总数量 各供应商的（比率比率之和等于100%）4.2.2请购单的指定结束对订单取消或数量减少等，不要购买或请购错误的物料需要指定结束，路径：【采购管理子系统】-> 【维护请购信息】双击左键进入单笔信息界面，直接点击指定结束即可完成，如下图4.3 从请购单生成采购单4.3.1 生成采购单的作业方法操作步骤：Step1：打开”从请购单生产采购单”路径：【采购管理子系统】-> 【从请购单生产采购单】Step2：选择生成采购单的条件 锁定选项：系

10、统默认的是未锁定，需选择”已锁定” 选择采购员：点击查询窗口，选择对应的采购员 采购单别：点击查询窗口选择对应的采购单别 在生成采购单，把此项勾选，当采购数量<请购数量，请购单单身会自动指定结束 点击”直接处理”就将锁定的请购信息依供应商分别生成采购单4.4采购单的录入、查询、打印、审核4.4.1 录入采购单的作业方法一般来说采购单是自动生成的，不需要手工录入，特殊的如供应商错误无法变更采购时，可重新录入采购单（注意：原采购单需指定结束，作业方法详见4.4.5）作业步骤：Step1：打开录入采购单路径：【采购管理子系统】-> 【录入采购单】Step2：点击新增按钮，进入采购单录入界

11、面Step3：录入采购单单头信息 点击蓝色按钮进入查询窗口选择对应的采购单 点击蓝色按钮进入查询窗口选择对应供应商代码，也可直接输入供应代码 采购人员信息是在录入供应商信息时已维护上去的，如需更改直接进入查询窗口选择Step4：录入采购单单身信息 输入需要采购的物料品号 输入需要采购的物料数量 输入采购单价（在有核价的情况下） 输入订单号，订单号不可空白Step5：保存采购单信息-按绿色的“”保存；红色的“×”舍弃。4.4.2采购单的查询作业方法采购单常用的查询方法：按订单号、单据日期、审核码等案例：查询订单号为1601002的采购单作业步骤：Step1：打开录入采购单路径：【采购管

12、理子系统】-> 【录入采购单】Step2：输入查询条件 点击查询按钮 选择高级设置 把含单身筛选条件打上“” 单身设置里选择订单号 操作符选择包含或等于都可以，”等于”是绝对的，”包含”范围广 条件栏输入订单号1601002 点击添加按钮 在上述7步后，重复-的步骤，添加后得到查询条件Step3：点击【确定】得到查询结果，如下图4.4.3采购单的打印作业方法如需打印采购单给供应商，第一次打印需先设置凭证格式，打印时选择打印预览，格式正确后再打印作业步骤：Step1：设置凭证格式 选择打印按钮旁边的倒三角号 单击凭证格式 选择A4采购单 Step2：凭证打印预览-Step3：凭证打印机设置

13、选择打印按钮 选择打印机Step4：凭证打印单击【确定】按钮，即可完成打印4.4.4采购单的审核作业方法采购单核对无误后点击审核 按钮完成审核4.4.5 采购单指定结束作业采购人员应定期检查交货的需求性，过期未交的采购件确定不交货时，应将采购单指定结束，避免产生收料单位进行收料作业或采购多余的情况，可通过供应商预计进货表查询（查询方法见6.2）采购单结束状态有3种N：未结束，已交数量<订单数量 Y：已结束，已交数量>=订单数量 Y：指定结束4.5 录入采购变更单作业当采购数量增加或减少、订单取消、未进货完需结案等需录入采购变更单4.5.1 采购单变更处理的方式 直接更改采购单（未进

14、货的） 通过录入采购变更单处理 将原采购单指定结案，另开一张新的采购单已确定的采购单且已经发出采购者，应保留变更信息且应由采购变更通知相关单位处理变更事宜4.5.2 录入采购变更的作业方法案例：如未进货完的物料不需要再进货时通过采购变更单指定结束作业步骤：Step1：打开录入采购变更单路径：【采购管理子系统】-> 【录入采购变更单】Step2：点击新增按钮，进入采购变更单录入界面Step3：录入采购变更单单头信息 输入需变更的采购单单别和原采购单单号 填写变更原因，便于后续追溯Step4：录入采购变更单单身信息 点击蓝色箭头所指的按钮进入查询窗口，选择需要指定结束的物料信息 把原来订单采

15、购数量改为与原已交量一样 把采购数量改为与已交量一样，指定结束栏会自动打勾，表示指定结束。Step5：保存采购单信息-按绿色的“”保存；红色的“×”舍弃。Step6：采购变更单核对无误后点击审核 按钮完成审核4.6 送检单的录入、查询、审核、打印4.6.1 录入进货单的作业方法作业步骤：Step1：打开录入进货单路径：【采购管理子系统】-> 【录入进货单】Step2：点击新增按钮，进入进货单录入界面Step3：录入进货单单头信息 点击蓝色箭头所指的按钮，开窗查询进货单别，选择对应的单别名称 供应商编号，可进入查询窗口选择，也可直接输入Step4：录入送检单单身信息 点击蓝色箭头

16、所指的按钮进入查询窗口， 查询字段选择订单号 操作符选择包含 条件选择1601010 点击查询按钮，查询到这个单还没进货的物料 对需要进货的物料进行选定打“”，点击【确定】即可 输入实际的进货数量 如果是做批号管理的物料（如包材），则批号需输入，配件、原材料等未做批号管理，则无需输入Step5：保存进货单信息-按绿色的“”保存；红色的“×”舍弃。4.6.2送检单的查询作业方法送检单常用的查询方法：按进货单号、单据日期、审核码、订单号等按进货单号查询法送检单号查询是最简单最便捷的方法，直接按凭证上的单号输入即可，查询条件设置如下： 按单据日期查询法单据日期查询法可查询指定日期的进货单，

17、查询条件设置如下：按审核码查询法用途：检查单据审核的及时性，检查有无漏审核的单据单据有4种审核状态：N未审核、Y已审核、U审核失败、V作废，根据需要选择，一般按未审核查询，查询条件设置如下：按订单号查询法操作步骤点击查询按钮选择高级设置 把含单身筛选条件打上“”单身设置选择订单号 单身设置操作符选择包含 单身设置条件栏输入订单号1601010 点击添加按钮添加后得到查询条件点击【确定】得到查询结果，如下图4.6.3送检单的打印作业方法作业步骤同【4.4.3】 注意凭证格式的选择五、工单/委外子系统5.1委外工单的查询、审核5.1.1 工单操作界面及基本概念 预计产量：生管安排的计划数量； 已生

18、产量：该工单良品入库且入库单已审核的数量； 报废数量：该工单报废单已审核的数量； 需领用量：完成预计产量所需的材料数量 已领用量：该工单的领料单已审核的数量 未领用量：需领用量-已领用量，正数表示未领够，负数表示已超领； 最少需领用量：严格按照BOM组成用量计算，是系统控制缺领的依据； 状态码：工单生产状况，共5种状态1. 未生产 : 工单录入或发放完毕后的默认值。 2. 已发料 : 工单生成第一张领料单且审核时更新，同时更新实际开工日 3. 生产中 : 工单己发料且已部分入库 Y. 已完工 : 最后一批入库使得生产量+报废数量>=预计产量时 y. 指定完工:工单开工生产后，生产数量虽小

19、于预计产量，但已满足订单要求必须将此工单指定结案，并进行退料处理，以避免计划误差；工单平衡的条件：已领用量 = 已生产量 + 报废数量 5.1.2工单的查询作业方法工单常用的查询方法：按计划批号、产品品号、材料品号等查询 5.1.2.1 按计划批号查询法计划批号为计划部门安排生产的制令单号，我司按订单号作为批次管理，计划批号一般等同于订单单号。适应情形：查询指定订单号对应的工单信息使用时机：查询工单生产进度：领料、入库、报废等数据信息案例4-1：查询订单号为1509055的外委工单 操作步骤：Step1：打开录入工单路径：【工单/委外管理子系统】-> 【录入工单】Step2：设置查询条件

20、 点击查询按钮 在查询字段选择计划批号 操作符选择包含 条件栏输入1509055Step3：点击确定，得到查询结果，如图4-1所示图4-1 工单查询结果5.1.3工单的审核作业方法核对工单的供应商是否正确，订单号是否完整且正确，预计产量是否正确，预交货日是否正确，以上信息准确无误后审核5.2委外领料单录入、打印、查询5.2.1 委外领料单录入作业方法 供应商根据生产计划依工单所需材料提出领料需求，要求先开领料单再领料。操作步骤：Step1：打开录入领料单路径：【工单/委外管理子系统】-> 【录入领料单】Step2： 点击新增按钮，进入领料单录入界面Step3： 录入委外领料单单头信息 点

21、击蓝色箭头所指的按钮，开窗查询领料单别，选择对应的领料单单别名称 点击蓝色箭头所指的按钮，开窗查询供应商，也可直接输入供应商编码 点击按钮进入查询窗口选择对应的部门Step4： 录入领料单单身信息-选择工单信息 点击工单单别的开窗按钮，自动切换另一个领料单录入界面提示：一定要点工单单别的开窗，如果格式不正确，请先调整格式，作业方法参照4.1.2 点击工单单别的开窗按钮，如果已知工单单别和单号，也可直接录入 查询窗口的查询字段选择计划批号 查询窗口的操作符选择包含 查询窗口的条件输入订单号1507027 用鼠标单机查询按钮 在对应的工单信息前的选定框打“”Step5：录入领料单单身信息-录入领料

22、数量 单击维护按钮 单击退出 输入欲领数量Step6：保存领料单信息-按绿色的“”保存；红色的“×”舍弃。5.2.2委外领料单打印作业方法到仓库领料先把领料单打印出来，第一次打印需先设置凭证格式，打印时选择打印预览，格式正确后再打印。操作步骤同【4.4.3】注意凭证格式5.2.3委外领料单查询作业方法委外领料单常用的查询方法：按领料单号、单据日期、审核码、订单号等 5.2.4.1 按领料单号查询法领料单号查询是最简单最便捷的方法，直接按凭证上的单号输入即可，查询条件设置如下：（注意：委外领料单单别为5599）5.2.4.2 按单据日期查询法单据日期查询法可查询指定日期的领料单，或按日

23、期统计领料单的数量，查询条件设置如下：（注意：委外领料单单别为5599）5.2.4.3 按审核码查询法 用途：检查单据审核的及时性，检查有无漏审核的单据单据有4种审核状态：N未审核、Y已审核、U审核失败、V作废，根据需要选择，一般按未审核查询，查询条件设置如下：（注意：委外领料单单别为5599）5.2.4.4 按订单号查询法思路：在单身设置中找到订单号字段，如需查询所有工单的领料单，则只需选择订单号，操作步骤： 点击查询按钮 选择高级设置 把含单身筛选条件打上“” 单身设置选择订单号 单身设置操作符选择包含 单身设置条件栏输入订单号1512035 点击添加按钮如需查询指定工单，需同时选择工单单

24、别和订单号字段。 在上述7步后，重复-的步骤，单身设置分别选择工单单别等于5599，添加后得到查询条件5.3委外进货单的录入、查询、打印、审核作业方法5.3.1委外进货单的录入作业方法作业步骤：Step1：打开录入委外进货单路径：【工单/委外子系统】->【录入委外进货单】Step2：点击新增按钮，进入录入委外进货单界面Step3：录入委外进货单单头信息 点击蓝色箭头所指的按钮，开窗查询进货单别，选择对应的单别名称 委外供应商代码可直接输入，也可进入查询窗口选择Step4：录入委外进货单单身信息提示：一定要点工单单别的开窗，如果格式不正确，请先调整格式，作业方法参照3.1.2 点击工单单别

25、的开窗按钮，或直接输订单号，如果已知工单单别和单号，也可直接录入 查询窗口的查询字段选择订单号 查询窗口的操作符选择包含 查询窗口的条件输入订单号1410046 用鼠标单机查询按钮 在对应的工单信息前的选定框打“” 输入正确进货数量Step5：保存委外进货单信息-按绿色的“”保存；红色的“×”舍弃5.3.2委外进货单的查询作业方法委外进货单常用的查询方法：按委外进货单号、单据日期、审核码、订单号等按委外进货单号查询法委外进货单号查询是最简单最便捷的方法，直接按凭证上的单号输入即可，查询条件设置如下：（注意：委外进货单单别为5999）按单据日期查询法单据日期查询法可查询指定日期的委外进货单，查询条件设置如下：（注意：委外进货单单别为5999）按审核码查询法用途：检查单据审核的及时性，检查有无漏审核的单据单据有4种审核