会议流程细化

1、会务实操细化工作流程表序号办理流程责任人主要工作内容及要求完成情况备注1会前协调根据接单要求，协调有关部门组建会务工作组。V争取做到每个员工明确 自己的责任和位置；充分了解会议主题；V明确会务总指挥及会务工作分工。2起草会议 邀请函会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。注意与领导及时沟通会 议议程；3（稿）呈办公室 主任审核审核会议安排是否妥当；必要时可会议讨论；审核通知行文是否准确。4呈领导审 核、签发签发会议邀请函。5制作正式 邀请函格式规范；行政组负责检查，送领 导审阅；附件齐全；份数合理；盖章正确。6发岀正式邀请函及时发出邀请函；邀请函发放登记表 ，专门人员进行登记；发放范围准确

2、；邀请人员名单提前确定。7明确参会 人员及时收集、汇总参会回执；司机、车辆分工明确；明确到会时间；确定参会人员名单；订车、订房、订餐。8会议资料 准备讲话稿；呈送领导审阅资料；新闻稿、会刊会议口号、标语议程、项目资料会议口号、标语9会务工作 组通讯录手机保持畅通每人一份；人员随时待命10会场及餐会预定提前预定会场、安排餐会地点。与领导协商确定地点；协调好会议服务人员11会议礼品礼品规格是否需要与领导协商；发放方式12会议其他 用品纸、笔相机、录音笔电脑、1盘投影、光盘序号办理流程责任人主要工作内容及要求完成情况备注13会前准备应提前一周对会议各项准备工作的进度情况进行检查。 内容包括：安排会场

3、布置人员；会议材料准备进展；场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；出席领导落实；颁奖席、记者席安排（如需要）；灯光、音响、录音、多媒体；饮料；空调；电子设备；签到布置；安全保卫；车辆安排及交通指示；天气情况掌握及相关用品准备；就餐及食品卫生检查安排；礼仪策划及彩排安排；对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到 等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；会场工作职责分工。14会场布置 险查根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。大会前一天下午确保完 成；场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；出席领导落

4、实；会议材料准备是否齐全；颁奖席、记者席安排（如需要）；灯光、音响、录音、多媒体；饮料；空调；电子设备；签到布置；安全保卫；车辆安排及交通指示；天气情况掌握及相关用品准备；就餐及食品卫生检查；礼仪策划及彩排；对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到 等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实：明确会场工作职责。15临会前最 后协调确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注 意各环节之间的衔接；大会前一天下午进行；进一步明确各会务人员现场工作职责；查漏补缺。序号办理流程责任人主要工作内容及要求完成情况备注16会前现场 组织工作会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；参会领导专人接待，全

5、程陪同；签到处做好来宾 记录，及时制作通讯录；现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关冋 题；参会人员签到、发放会议材料工作等；组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；引导记者到指定位置就座（如需要）；引导出席会议领导到指定位置就座。拍照17会中现场 工作会议服务人员到位；安排专门人员进行拍 昭：八、5会议记录、拍照；话筒音量调节，PPT切换，背景音乐切转等设备音效 保障：会议材料回收；领导交办其他事宜。会议结束后合影18会后餐会 安排引导就餐餐会地点简单布置；餐后送宾应急安排餐会合影（如需要）19会后资料 整理整理讲话稿；收集媒体报道稿件；相片处理；会议录音、摄像等纪要汇编；相关资料发布；制作会议简报。20会后其他 工作安排费用结算；办公室统筹安排；设备，物品回收归库，场地恢复；来宾回访。