文档管理制度

1、文档管理制度部门文档管理制度（试行）一、目的文档是企业重要的智力资产，文档一般以电子文档的形式存在，从内容上，有商务合同，会议记录， 客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一 个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运行 阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管 理就是将这些大量的文档，Excel,图片，影音进行存 储，分类和检索。文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序 的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强了部 门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一 规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有 效的文件、文件材料的收集管理1. 每一阶段的文档，由行业负责人将

2、进行该项工作 形成的全部文件材料系统整理后， 送交管理员归档。2. 编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理 员归档时，应登记并双方签名。附：见文档管理入库登记表 3. 战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会 资料，协会资料或宣传资料。4. 每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。注：文档收集管理现处于试行阶段，试用 2个月，待 文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1. 重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。2. 部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。3. 部门的各种

3、工作计划，总结，报告，会议记录， 部门制度，公司资质等资料。4. 部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业 厂商目录，供应商信息调查表等资料。5. 市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调 研，展会图片，视频，音频等资料。6. 软件信息资料，包括办公软件， DEMO学习资料 等资料。四、文档规范1. 页面设置各类文档一律采用A4纸张大小，页边距一律采取:上、下2.5cm,左3cm,右1.5cm,行间距取多倍行距（设 置值为1.5）;字符间距为默认值（缩放100%间距： 标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有 副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。2. 字体要求文档所用字体要

4、求为微软雅黑。3. 字号主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用” 小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用” 小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用” 小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标 题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑 体。英文字体应与中文字体相对应，字体为五号TimesNew Roman。4. 图、表格式1. 图：要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑 体。2. 表：表中参数应标明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表内内容米用五号微软雅黑体字。5.

5、 Excel 格式Excel表格按照以上 Word文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体6.文档格式凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传 由管理员在电子文档前页附上文档编码表。如下图：PPT五、文档版本管理文件编号版本/修改文件管理名称1.文档的状态变迁规则文发布日期档的状态可分为“草稿”、“正式”和“修改”三种 文档建立时，状态为"草稿”，通过评审后，其状态变 为"正式”。此后若更改文档，则其状态变为"修改”， 当文档修改完毕重新通过评审时，状态又变为“正式”。2.文档版本号标识文档的版本号

6、规则与文档的状态有关。处于“草稿”状态的文档的版本号格式为O.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修正，YZ的取值应 递增。YZ的初值和增幅由用户自己把控。处于"正式”状态的文档版本号格式为 X.Y，X为主 版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9.文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.如果文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档的附件，附件版本一次为1.0、1.1、。当附件的变动积累到一定程度时，文档项的Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适 量增加。当文档升级幅度比较大时，才允许直 接增大X値。处于“修改”状态的文档的版本号格式为 X.YZ.

7、文档 正在修改时，一般只增大Z値，X.Y値保持不变。当 文档修改完毕，状态成为“正式”时，将 Z値设置 为0,增加X.Y値。参考23.文档版本控制文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中， 如创建文档、文档的变更和文档的评审等。在项目开 发过程中，绝大部分的文档都要经过多次的修改才能 最终确定下来。对文档的任何修改都将产生新的版本。由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好” 所以就不能抛弃归档的旧版本。版本控制的目的是按 照一定的规则保存文档的所有版本，避免发生版本丢 失或混淆现象，并且可以快速准确地查找到文档的任 何版本。六、文档更改与发放管理1. 各行负责人对文件和资料若要进行对外发放

8、，报 备信息管理员并在文档资源申请表登记内容包括： 发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人 名字。附：见文档资源申请表 为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项如 下：1. 参考文档级别，所有级别3以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。2. 对其他部门发放文档，视情况给予加密或不加密格式。参考申请表部门负责人意见。3. 对其他合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业负责人填写文档资源申请表4. 统一发放人为信息管理员。2. 文档级别参考如下：文档级别分为5类。类别5为最高级别，类别1为 最低级别。类别5文档分类如下：公司对外宣传PPT签订的合同，协议书，公司资质，

9、类别4文档分类如下：有关行业的调研报告，展会论坛的调研、行业厂商目录，供应商信息调查表类别3文档分类如下：部门的工作计划总结报告 ，重要会议报告或 会议纪要。DEMO类别2文档分类如下：部门制度，部门会议记录，展会图片，视频， 音频。类别1文档分类如下：办公软件。事务性文档2.已归档的正式文档，如需更改，请报备给信息管理员,1.由其更改文件版本号及发布日期。必要时备注。对于纸质文档编号更改，文档封面附上文档编号更改表附：见文档编号更改表 2.已归档的正式文档电子版含 PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写如下表格表二：文件更改记录表文件编号文件管版本/修改理名称发布日期3.所有归档文档更改

10、，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx七、文档分类ID l*.丄、；T債jBF 晞的口少力Ml2 IL IT：KO2)"业I ftU-it iXOU庐'VlteaW<*t«c(XMJ-.k >. <I-PPT HDE)mm粥呦收目列P3)备TF*S丈件* CW+F.W+J* H+IISi)'r'.illftLi(CA)rbfe+kMT)ftSl'J #* fDA*R CTJr*>巾坊朋會脅料ix)悔負帯鬥g专无斤I to：snw*(01)MtIKH UR)BCJ仝，.Sf.W iQAI*.Ot.VM

11、ODi_.pm02.Ur.M'l C£ iir.r « up'TflOOl.TAMlQA01 QAfl?,'l IJ £Mk ' DSi.n，al'> 1 us2ifl-Klk 'DS3Jk if. Ofi fAfh DP2J架图软什斛(SW办二软杵Of JDtMO it>M*Ji*I 4L1>料 <v< IJtt »ci<PTJ图一：战略合作部文档分类框八、编码定义编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以 下各表表一部门代码缩写战略合作部Strategic co-o

12、perati on departme nt -SC资料类别代码缩写行业资料In dustryIn formati on-ID项目资料ProjectIn formatio n-PJ合同协议Con tract agreeme nt-CA市场资料Marketi ngIn formatio n-MT部门事务Departme ntAffairs-DA软件资料SoftwareInformation-SW影音资料Video&AudioIn formati on-VA表二文档类别代码缩写各行业方向资料文件A.B.C.D Z,夹Aa Zz.各项目名称文件夹PJ+名称+项目+日期简写注:各行业方向资料文件

13、夹定义为：A-智慧城管，B- 城市一"通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政 务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安 全生产，J-智慧城建，K-智慧环保，L-中间件，M- 智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农 业，依次类推，Z-物联网综合各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写如XX新城项目招标， 文件名为PJXX新城项目1206 （其中1206为2012年6月）文档性质代码缩写ID-行业资料行业调研报告X（X为各行业代码缩写）01会议纪要X（X为各行业代码缩写）02行业丿商目录X（X为各行业代码缩写）03供应商信息调查表X（X为各行业代码

14、缩写）04行业宣讲PPTX（X为各行业代码缩写）05CA-合同协议框架协议Framework agreeme nt -FA合同Con tract-CTrMT-市场资料市场展会资料Exhibiti onIn formati on -EX国外展会资料OverseaExhibiti on OE国内展会资料DomesticExhibitio n-DE公司宣传资料Promoti onIn formatio n-PM协会资料SocietyIn formatio n-SO专家库Expert database-EDDA-部门事务部门信息Departme ntIn formatio n-DI部门制度Departme ntSystem DS部门计划Departme ntPlan-DP培训资料Trai ningIn formatio n-TR部门名片制作Bus in ess Card-BC公司资质Qualificatio n-QASW-软件资料办公软件OfficeSoftware-OFDEMODEMO-DM学习资料Lear ningIn formatio n-LEVA-影音资料视频Video-VD音频Audio AD图片Picture-PT编