费用报销管理制度-高新技术企业财务制度模板

1、XXXX有限公司费用报销管理制度版本号20文件编号*CW-2019-05编制部门财务部编制*批准*2019-01-01 修订2019-01-01 实施费用报销管理制度1目的1.1为了加强公司费用的报销管理，明确各项费用的报销标准，规范财务报销的 申请和审批流程，有效地控制费用支出，特制定本制度。1.2本制度所称的费用包括通讯、办公、差旅、招待、维修、车辆、培训等日常 发生的费用。其中，差旅费和业务招待费详细规定分别按公司颁布的差旅费报 销管理制度和业务招待费报销管理制度执行。1.3本制度适用于公司总部及控股子公司。1. 报销原则2.1预算控制原则：公司根据批准的年度费用预算进行费用控制管理，超

2、出预算 范围外的费用都将实行严格审批，未经批准的预算外费用开支不予报销。2. 2事前报批原则：除有年度预算的费用外，其他费用开支要求事前申请，经批 准后实施，未经批准的费用开支不予报销。2. 职责分工3.1费用报销申请人负责如实、清晰、完整地填写“费用报销单”，并规范粘贴 相关原始凭据。3. 2部门负责人或分管领导对员工费用报销申请的真实性和合理性进行审核。3.3财务部负责审核原始票据的合法性、真实性、是否符合公司制度流程及费用 标准。3. 4公司总部莆事长或子公司总经理对是否报销进行批准。3.5出纳人员负责根据审批程序完善后的"费用报销单”安排报销。3.6审讣人员负责对费用发生真实

3、性，票据、金额的真实性、报销程序的规范性， 进行监督抽查。3. 报销管理3.1各种费用核算内容及对应的费用科LI序号科目核算内容1工资薪金各部门人员工资、补贴、绩效奖、年终奖等薪酬性开支（销售提成或佣金 除外）2社会保险费为员工缴纳的养老、医疗、生育、工伤和失业保险费3住房公积金为员工缴纳的住房公积金4工会经费按国家规定缴纳的工会经费5商业保险费为员工购买的各类商业保险6职工福利费用于员工福利开支的费用（如：员工慰问金、节日礼金、生日礼金、结婚 礼金、房租补贴等）7培训费员工提升业务能力和素质产生的培训费用，比如内部培训费用、外聘讲师 费用、专业技术人员的继续教育、参加各种机构组织的培训等8劳

4、务费各部门发生的资料翻译费、市场调查费、临时用工等外购劳务费用；9劳动保护费向员工发放的工作服、手套、洗衣粉等劳保用品，解壽剂等安全保护用品， 清凉饮料等防暑降温用品等10招聘费报纸、网络等媒体招聘广告费用；猎头公司费用；现场招聘费用等:11办公费各部门领用办公用品、工具、耗材（如墨盒、色带、打印纸）；办公消耗 品（如纸杯、矿泉水、咖啡、茶叶）；刻童、印刷（如名片、内部信笺、 报销单）、书报、杂志等费用12差旅费因工作需要到公司所在的外地办理公务或参加培训、会议发生的交通费、 住宿费、误餐补贴等出差费用（不含公司派车或出差人驾驶公司车辆办理 公务报销的油费、过路费等车辆费用）13市内交通费指在

5、公司所在市区内办理公务乘坐公交车、轻轨或出租车（需相关领导批 准）产生的市内交通费用14业务招待费因工作需要对外的日常接待、政府公关、银税关系维护及市场拓展、客户 关系维护等发生的餐饮、娱乐、旅游、礼品、礼金等费用。15通讯费各部门人员座机、特殊常用使用手机部门的手机津贴及宽带上网费用16车辆使用费公司小车所发生的保险、路桥、油我、停洗车费、修理费、年检等（不含 槽车、工程车）/内部员工车辆补贴/自驾车輛外出公干、探亲报销的油我、 过路费等车辆费用17邮寄费各部门发生的与业务需要有关的快递、邮寄费（如邮寄样品、合同、发票、 收据等）18会议会务费组织召开会议产生的场地、资料、设备使用等费用；各

6、类协会、组织的年 费等；参加行业会议的报名费、资料费等19租赁费各部门办公经营场所、设备设施、交通工具、植物租摆等租赁费用20水电气费指日常耗用的由公司承担的的水费、电费、气费支出21物管费指由公司承担的物业管理费22维修费各部门的办公设施、设备、房屋等的修理费用和维修耗用的材料（达到资 本化条件的应记入固定资产）23销售提成按公司营销政策规定销售人员应享有的各项销售提成奖励24销售佣金销售业务发生时支付给中间人的报酬，中间人必须是有权从事中介业务的 单位或个人，但不包括本公司员工25广告费公司对外广告所产生媒体费用（比如电视、报刊、网络、公交、路桥等广 告）26业务宣传费公司对外宣传所产生的

7、参展我用、宣传单、宣传册、促销等非媒体宣传 费用27财产保险费指为公司财产安全保值向保险公司购买保险产生的费用28入会会费指加入各种协会或组织交纳的会员费用29检测认证费产品检测报告及认证费用，30审计评估费外聘会计师事务所或其他中介机构进行审计、评估产生的服务费用=31法律事务费外聘律师、代理人费用，诉讼过程中产生上交相关政府机关部门的诉讼费 用，律师顾问、咨询费用等。32中介咨询费除审计、评估、法务外的其他需中介机构参与的咨询、服务我用。（如代 办工商登记、代办商标燉著作品著作权等知识产权、代办各类公司资质、 外聘专家顾问等）33税费残疾人保障金、拉圾处羞费等34研发支出开发新品发生的材料

8、消耗、样件、检测等费用；研发人员工资、办公费、 项目人员奖励；图书资料费用；研发设备折旧等：:35软件维护费维护软件正常运行发生的相关技术、服务等费用36安全生产费经营管理活动中购买防火、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏等低值安 全设备（未达资产确认条件的，如买灭火器）；对安全设施、设备的日常 维护费用；消防检测费用等与安全生产有关的费用支出37折旧费各项固定资产（如房屋建筑物、办公家具、运输工具、电子设备）计提的 折旧费用38无形资产摊销土地/商标/商誉/知识产权等摊销费39长期待摊费用摊 销摊销期限在一年以上的费用摊销转入金额。40其他费用除上述明细项目外的其他费用（若预计年度内频繁发生或

9、累计金额较大的 则应新增明细进行核算）说明：办公用品的采购统一山行政人事部负责，各部门在月底填制次月的办公用 品申请单（金额控制在预算以内），山行政人事部汇总后统一申请，经批准后统 一购买，购买回来后办理入库手续，各部门领用时要在办公用品领用单或出库单 上签字，行政人事部要根据办公用品的名称、规格、单价、数量及领用部门做好 台账，每月底交给财务部核对并计入各部门费用。4.2根据费用的类别和性质不同，分为对内报销和对外支付两种付款方式，原则 上以上费用的发生能签合同的必须签订合同，有合同的费用支付填制付款申请 单，无合同的费用支付填制费用报销单。4. 3暂借款及核销4. 3.1员工办理公司业务需

10、要借现金或支票，应填写借支单；对同一种事项 经常需要借款的，比如采购零星办公用品需用的资金等，可以视情况申请备用金。4. 3.2借支单填写内容：借款人所属部门、借款日期、借款种类、借款人、 借款事由、借款金额（大小写）、预计归还时间等；借支单不得涂改，有涂改 财务部拒绝受理；4. 3. 3现金借款不得超过10000元，超过10000元（不含）原则上应使用支票, 特批的除外：比如借支业务招待费、差旅费等。4. 3.4借支单审批流程：经办人填写借支单-一部门负责人审核一-财务负责人审核-一有审批权限的领 导审批一出纳付款4. 3.4暂借款归还期限不得超过一个月（备用金半年核销一次，即每半年还了再

11、借），如暂借款超过规定期限仍未核销，则其当月薪资应在暂借款核销后才能发 放，且不得再借款。每月月底，财务部将暂借款超过一个月的人员名单交行政人 事部，行政人事部从经办责任人个人工资中扣除相应尚未核销的借款额，如当月 工资不足扣除，所欠余额在以后各月中继续扣除，至扣完结清为止，特殊情况除 外：比如到月底正在出差行程中的人员、发票正在邮递途中或其他特殊情况。 4.4暂借款核销及费用报销4.4. 1员工办理完业务，应尽快办理暂借款核销手续；4.4.2员工核销借支单或报销日常费用，应粘贴原始单据，填写费用报销 单；4.4.3费用报销单审批流程：经办人填写费用报销单一部门负责人审核一部门分管领导审核一会

12、计审 核-一财务负贵人审核一有审批权限的领导审批一出纳报销。4.4.4工资发放、五险一金缴纳，由行政人事部编制工资表，工资表必须山工资 核算员签字、复核人签字、授权审批领导签字，工资核算员填制费用报销单， 附工资汇总表、五险一金汇总表等，交财务部审核、分管领导审批后，出纳方可 发工资进员工个人工资卡；4.4.5公司车辆发生的的相关费用（包括汽油费、维修费、保险费、年检费、过 桥过路费）需统一经行政人事部审核，其中汽油费发票需注明时间、里程表行驶 里程，维修费在报销时必须附经领导批准的报修申请单及维修明细清单。4. 5对外付款4. 5.1对外进行结算付款应使用付款申请单，如付办公用品、装修工程款

13、、 租赁费、财产保险费、广告费、业务宣传费、软件维护费、销售佣金、审计评估 费、中介咨询费、法律事务费、软件维护费、购买服务器等签订了合同需支付的 费用。4. 5. 2按合同管理制度规定需签定合同的对外支付款项应签订合同，合同的主要 条款应作为付款要件，会计人员审核后，在合同台账中记录付款时间、付款金额、 凭证号等。4. 5.3付款申请单曲申请人填写，付款单必须明确注明付款方式：支票、汇票、 电汇、网银支付等，一般情况下不得支付现金。要明确注明收款人的全称、账号、 开户行，明确付款内容及相关的合同号、协议号，并按相应付款流程审批。4. 5. 4付款申请单一事一批，且一张付款申请单不能拆分付款，

14、如付一部分付现 金，另一部分付支票或网银支付。4. 5. 5付款申请单的收款人要与开具发票的台头一致，与合同或协议的台头一致, 否则需补充委托收款的协议后方可支付。4.5.6公司原则上坚持凭发票付款，对于暂时不能取得发票的，须在付款申请单 上注明取回发票的时间和经办人签字，并做好欠票登记，逾期仍不能取回发票的 III经办人负责催讨，如确定发票已无法收到，公司将视情况由经办人承担付款金 额10%-50%之间的赔偿责任，从经办人当月或以后各月的工资中扣除。4. 5. 6对外付款的审批流程经办人填写付款申请单一部门负责人审核一-部门分管领导审核-一会计 审核财务负贵人审核一有审批权限的领导审批一出纳

15、付款。4.6归还银行借款、外部拆借款、支付利息、支付审计评估费等财务专项费用， 由财务部填制付款申请单，主管领导审批，出纳方可付款。5. 原始票据的财务审核要求5.1原始票据上印有税务局或财政局监制章，必须加盖对方单位发票专用章，否 则视同白纸发票退回处理。5. 2严格禁止以收据和口条替代发票，若冇发现作退回处理。5. 3原始票据台头应列明公司全称，不能少一个字，也不能错一个字。5. 4购买实物的原始票据正文应详细列明日期、品名、单价、规格、数量、金额 （金额大小写必须相符）。凡以笼统名称及汇总金额列示时，还应附有售货单位 出具的明细单。5. 3票据一般不能跨年度报销，当年12月前取得的票据可

16、在下年度1月份之前 报销；5.6原始单据粘贴要求5. 6.1原始票据按不同类别，分类、分层汇总粘贴，不得将单位名称、内容、金 额等重要项目粘贴在一起；5. 6. 2票据应使用胶水或不干胶进行粘贴，禁止用订书机、大头针或回形针装订; 5.6.3票据应分类粘贴，按票据粘贴单（纸）从上至下，从左至右均匀分布后进 行粘贴。票据粘贴好后，再对齐“费用报销单”单据的左上角粘贴。5.6.4票据过长的需按“费用报销单”单据的大小进行折叠，票据过多的可分儿 张票据粘贴单（纸）进行均匀粘贴。5.8费用报销单或付款申请单应按照报销审批流程顺序传递票据，填写单据必须 使用黑色钢笔或签字笔工整书写，字迹清楚，大小写金额必须一致且不能涂改, 附件粘贴必须整齐5.7会计人员在审核时对不合法、不合规的原始凭证予以退回，并要求经办人补 正。5. 8会计审核的内容包括:5.8.1报销依据是否充分，附件是否齐全，对于采购物品、维修材料是否附有明 细清单,；5. 8.2原始票据是否符合要求，原始发票的合法性、真实性，原始单据填写粘贴 的规范性、等票据粘贴的正确性；5. 8. 3大额款项是否签订合同并按合同要求付款；5. 8. 4资产或物品购置是否办理验收手续、出入库单据是否齐全；5. 8.5报销费用的合理性、准