1办公室工作人员的岗位职责及工作说明

1、1办公室工作人员的岗位职责及工作说明综合办公室职员的岗位职责及工作说明文员是客户进入学校的第一个接待人员，也是能让客户对学校的产生第一印象的重要人员之一。文员工作的表现挺直影响着学校的形象，所以作为文员要从礼仪、素养、力量等方面不断地完善自己，仔细做好本职工作。直属部门：学校办公室适用范围：各分校综合办公室职员主管、文员根本要求：1品德端正，有亲和力，注重个人仪表,在工作岗位上要仪表干净，仪容端庄，仪态大方。工作时间要精神饱满，精力集中，在客户面前，留意自己的坐、立、行走姿态。2具有良好的人际关系处理力量、综合协调力量、组织及公关力量；有较强的分析、解决问题力量，思路清楚，思维缜密，心细，责任

2、心强，能独立完成学校交付的各项工作任务，并能承受较大的工作压力。3. 工作细致仔细，爱岗敬业、忠诚负责，工作看法主动乐观；要热情主动地接待客户，微笑问候，敬语领先，敬重客户的意愿，对客户不得漫不经心，爱搭不理，显出无所谓的样子，尤其是对一些有特别要求的客户，不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时，应按先后次序一一受理，同时向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不乱，有条有理。要讲究职业道德，注重信誉，确保质量，按规定收费，代客保密。前台办公既是效劳的场所，又是接待客户的地方，肯定要做到环境卫生干净，整体布置井然有序，使客户有舒适、便利、信任感。4.办事仔细、讲究效率,对工作程序的执行效

3、果负责。承办文档管理、接听电话、接待询问、收费开票、同学管理等项业务时，要做到精确、快捷、细心、周到，杜绝过失。客户假如对学校效劳有不满时，文员应做耐烦说明，不应置之不理。说明时说话看法要谦和，语气要委婉，是要耐烦申诉事情的原委，严禁转化为与客户一比高低的争论。5娴熟用法office办公软件及自动化设备。6理解本校的进展历程、根本构架、核心优势及各位教师的特点、优势，熟识课程设置、班级支配、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定，做一名专业、称职的课程参谋。岗位职责及工作说明：一、负责本工作区域，办公室、教室及校门前的清洁卫生。1、每天准时上班，开窗通风，将本人工作区域，办公室、教

4、室及校门前整理清洁、整齐本人工作区域时刻保持良好的卫生环境、要求光明干净、一尘不染；家具摆放整齐；办公桌无文件累积，文件整齐标准；常常维护教室及厕所的卫生状况，准时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理本人工作区域一次。2、每堂课后，帮助教师将静物及其他物品，摆放整齐，将全部东西归位摆放好，如：衬布、静物、画板、画架、范本、凳子等等。二、考勤记录教师、同学根据学校考勤规章制度要求，当天的考勤当天处理，做好每周小结，统计每月考勤并交财务部做帐，留底。仔细负责，实事求是，不徇私情，保证考勤精确、真实、有效。因事、因病请假前，需做好考勤交接班工作。教师：1、每日做好教师的考勤工作，每

5、月月底将教师考勤统计并输入电脑，注明全勤和缺勤次数，并具体注明缺勤的缘由如：迟到、早退、病假、事假、旷工等等、注明各班主教、协教教师姓名。同学：2、每日做好同学的考勤工作在考勤前把本周请假的同学名字先登记在考勤表中，并注明缘由，在上课30分钟内提示各班教师进展考勤，并统计每位同学的出勤和缺勤，并且注明相应的缘由，同学两次将来上课，要提示教师或自己挺直打电话与家长联络，并注明将来上课的缘由，在每月月底将同学的考勤记录输入电脑。三、会议记录要求预备充分，支配周全，接待周到，组织完善。学校重要会议：1、会议议程的拟定。2、确定与会人员。3、会议通知起草和发送。4、会议文件的预备。5、会议场所确实认及

6、会场布置。6、会议签到及记录。7、与会人员的接待工作。日常工作会议：1、检查会场环境是否洁净干净。2、检查会议通知是否到位。3、检查会议文件预备是否齐备。负责有关会议的预备工作并做好记录；并且准时完成会议中各时间段的工作支配，整理睬议纪要。四、材料入库存及出库绘画用品、教材、教学碟等1、每次学校新购置的材料、教材、教学碟等等，要准时入库并具体记录时间、品名、规格、数量。2、每日同学购置的绘画材料或教材，需具体的记录下来，如未交完材料费的需在下次上课时落实到位，并记录下来。3、教师每日期领用的材料需具体记载并注明材料用处。4、每期奖品发放都有具体的记录，并把每个班同学获奖名次及奖品名称存档，奖品

7、发放时间截止后，要准时的提示各班主任教师把多余的奖品归还学校要清点核对。5、每月月底最终一个星期，协作出纳、总仓库进展存货盘点，并制定出一份具体的清单和报表如上月库存量、出售量、教师领用数量等。五、负责学校资料的打印、复印当日工作，当日完成、管理文件，整理内部资料，并建立具体的档案。要求：1、流程齐全；2、分类合理；3、处理准时；4、管理标准。1、对全部文件先进展识别，并分类登记，再分别办理。2、外来文件：按挨次编号，准时送批和传递发放，并留下记录。内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于校长看阅。3、外来公函、通知及文字资料：准时送交校长阅示，依据校长批示正确办理不急的文件资料放置

8、在待处理文件夹内。内部通知、报告：准时送交校长阅示，依据校长批示正确办理不急的文件资料放置在待处理文件夹内。4、学校各部门单位送交校长签字的，依据送交人的看法赐予准时传递办理。5、重要的和紧急的文件，须提示校长。每天将送交校长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。6、依据文件积累的状况，对全部的文件分类装订，准时进展存档，并作好相应记录，便于查阅。7、特长班、合作学校同学的联络电话的整理，要按班级整理、存档。8、负责学校书籍的分类，做出具体的编号和管理。教师及同学借用、归还教材和教学课时都需要具体的登记，并归位放好，在肯定时间内还未将教材和教学碟归还的，办公室催促归还。9、学校原始资料的存

9、档：a、每次学校组织的活动相片录像、外出写生相片录像及教学相片录像等等资料的存档分类存档b、学校全部打印的资料，办公室都要留一份存底，并按资料类型存档c、学校全部书写打印资料的原件资料或文件，办公室都要保存并存档。10、新生报名表填写完毕后，需进展检查，看是否具体登记，如同学的试课状况提示主教教师具体填写新生的试课状况、指导教师、支配在哪个班级、是否交费等等，并将交完费用的同学报名表按班次存档编号，并准时把新生联络电话输入电脑和填写到同学花名册上。附：详细见新生报名入学流程六、负责同学管理工作。幼儿园看法评价表各其他的资料，并将教师的教案和范画整理好与搜集好。1、每周将各幼儿园的考勤记录输入电

10、脑，各幼儿园的看法评价表及幼儿优秀作业的整理及存档。2、把幼儿园、特长班的同学各项获奖状况和同学的积分状况整理好，并存档。3、教师的教案及范画出入要有具体的记录。a、定期的提示教师将范画入库，并且把新范画按类型进展编号再存档。b、教案及范画借出时要具体记录借出入的姓名、时间、名称、编号、归还时间，在规定时间内未把教案及范画交上来，办公室要准时提示。准时登记工作日志，做好同学、家长根本信息的搜集、文件归档、保管整理工作，对文件数据的精确性负责。熟识同学及家长状况，能有效地与同学、家长沟通，能准时、精确的处理各种突发大事。熟识各班级、各任课教师的教学状况，保证准时有效地与各教师进展沟通，合理支配同

11、学排班、调班、上课、调课的工作。七、负责管理办公室的电脑和电话，并做出具体的电话记录。1、电话管理：a、学校工作人员因工作需要可用法电话，超过出三分钟须记录，不能用学校的电话打私人电话。每日的报名电话和其他重要电话，需当日记录下来b、电话铃响在三声内须接听，标准用语：“您好！黄红蓝美术学校。再见。在接听电话中看法须亲切、恳切、耐烦，接听电话做留言记录、讯息处理，记录、反应信息的上传下达，有急事须与主管领导准时获得联络。2、电脑管理：a、爱惜电脑，每日将电脑清理一次，保持干净、洁净。b、负责学校文件的打印和复印、学校工作人员因工作需要可用法电脑，电脑不得玩嬉戏、上等，在上班时间中不得听歌。八、接

12、待工作要求：1、谦谦君子，热情接待，笑脸相迎，茶水相待。2、询问来宾状况：来访目的，有无预约及身份状况等。3、熟识学校的教学管理各项工作及同学开班状况，做好客户效劳，解答客户询问，在不影响工作的状况下，带客户到其要求的地点。对客户询问不知的内容，主动关心询问相关的其它工作人员，直到问题解决，特别状况准时向校长请示。4、与家长、外单位客人等做到良好的沟通，不得以任何理由与家长、外单位客人发生争吵，有冲突必需准时解决。九、平安要求：保密要求：遵守保密原那么，增加保密观念，严格按工作程序办事，不分布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属保密和事项。同学平安：依据黄红蓝美术学校平安管理制度的规定严格执

13、行。对同学要有爱心，多关注同学，理解同学，在课间休息或下课回家时，要重点留意同学回家时是否有家长接。主动协作任教教师同学的平安管理工作。学校财产平安：a、常常检查水、电、办公用品用法状况是否正常，发觉损坏或异样状况马上内上报；下班准时关闭电源、关闭门、窗等，杜绝平安隐患。b、爱惜学校的公共财产，不得私自将公物带走。c、管理办公各种财产,合理用法并进步财产的用法效率, 本着开源节流的原那么催促改良用水、用电铺张现象，提倡节省。十、收费开票的工作规定：1、熟识学校有关同学收费的标准与规定，做好集中收费和日常同学收费工作。2、严格执行先收费后开票的工作流程，检查现金收付业务是否漏单、错单、多收或少收，发觉问题准时进展更正处理同时上报领导。3、准时将现金及票据上交出纳，并且协作出纳仔细核对无误前方可交接。4、严格根据退费流程办理同学的退费工作，协调好各方面的关系。十一、按要求做