会议管理办法(修改)

1、第1页共11页会议管理办法（修改）会议管理办法第一章总则第二章会议形式和内容第三章会议要求第四章 会议室管理第五章罚则第六章附则第一章总则第一条为加强公司会议工作的管理，保证会议的效率和质 量，建立规范的会议制度，保持良好的会议秩序，根据公司的有 关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条本办法的适用范围为公司.各部门和全体员工。第三条公司或者各部门召开会议，是为了解决公司或者各部 门在经营和管理过程屮存在的问题。公司及各部门应当充分利用 会议的形式解决实际工作问题。在召开会议前，应当做好充分的 准备，并拟定需要会议研究解决的会议议题。第四条召开会议时，应当本着突出主题.节约时间.简洁高效

2、. 各抒己见的原则进行。公司禁止召开无准备.无主题.毫无结果的 会议。第五条 公司召开的会议由总经理办公室（下简称总经办）负 责第2页共11页组织，各部门会议由部门负责人组织。组织会议的部门需要其 他部门配合或者协助的，应当以工作联络单的方式通知总经办， 由总经办予以协调。第二章会议形式和内容第六条本办法所称的会议形式包括股东会会议董事会会议. 总经理办公会议.公司工作例会.公司全体员工会议.现场办公会议. 部门工作例会以及其他形式的会议等。第七条 股东会会议 股东会会议由公司全体股东参加，由董 事会召集，由董事长主持。股东会会议的主要职责是：（一）决定公司的经营方针和投资计划；（二）选举和更

3、换董事，决定有关董事的报酬事项；（三）选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项；（四）审议批准董事会和监事会的报告；（五）审议批准公司的年度财务预算方案.决算方案；（六）审议批准公司利润分配方案；（七）对公司增加或者减少注册资本作出决议；（八）对发行公司债券作出决议；（九）对公司合并分立变更公司形式.解散和清算等事项作第3页共11页出决议;（）修改公司章程；（一）对向股东以外的人转让出资作出决议。股东会会议一般每年召开一次。i 般于每个会计年度终结后6个月内召开，并应当于会议召开日15日以前通知股东。第八条董事会会议董事会会议由公司全体董事参加，由董 事长召集和主持。一般每年度召

4、开二次会议，参加会议的人数一 般不少于董事会总数的三分之一。董事会会议的主要职责是：（一）负责召集股东会，并向股东会报告工作；（二）执行股东会的决议；（三）决定公司的经营计划和投资方案；（四）制订公司的年度财务预算方案.决算方案；（五）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；（六）制订公司增加或者减少注册资本的方案；（七）拟订公司合并.分立.解散的方案；（八）决定公司内部管理机构的设置；（九）聘任或者解聘公司总经理，根据总经理提名聘任或者解聘公司副总经理.总工程师.总会计师和总经济师，并决定其报 酬事项。O制定公司的基本管理制度。第4页共11页第九条 监事会会议 监事会会议由公司全体监事参加，由

5、监 事会主席召集和主持。监事会会议的主要职责是：（一）检查公司财务；（二）对董事.总经理和副总经理执行公司职务时违反法律.法规或者公司章程的行为进行监督；（三）当董事和总经理和副总经理的行为损害公司利益时，要求予以纠正；（四）提议召开临时股东会。监事会可根据情况随时召开监事会会议。第条总经理办公会议 总经理办公会议是公司经营管理层决 定重大事项的重要会议形式，由总经理或常务副总经理召集和主 持。参加人员为公司经营管理班子成员。公司总经办负责人应当 列席总经理办公会议。会议内容涉及的相关部门负责人和相关人 员可以列席会议。会议的主要任务是：（一）讨论.研究决定有关公司决策.计划等方面的重要问题；

6、（二）协调各部门工作屮存在的问题；（三）研究处理临时性.突发性的重要问题；（四）听取相关部门的专题汇报并决定有关问题；第5页共11页（五） 其他需要提交总经理办公会议解决的相关问题。总经理办公会议由总经办负责人或者由会议主持人指定的人 员负责记录，必要时整理印发会议纪要。会议纪要应当由总经理 或常务副总经理签发后下发，并由总经办负责督办。第一条在总经理办公会议召开前，由总经办负责人搜集与会 人员提交会议讨论的内容，整理后交与会议主持人，以便确定会 议议题。议题提交人提交议题前，应当做好充分准备，拟定岀解 决问题的方法方案和建议，供会议讨论决定。第二条公司工作例会 公司工作例会是公司定期召开的会

7、议 形式，包括公司月工作例会和周工作例会。会议由公司总经理或 副总经理主持，参加人员为公司经营管理层和各部门负责人。会 议时间为：月例会是每月的28日下午15：00,周例会是每周五下 午15：00举行，因公司工作需要会议时间调整的另行通知。工作例会的主要任务是：（一）传达贯彻和学习有关法律.法规以及政策文件的有关精神；（二）通报和总结本月 （本周） 的工作计划落实情况， 安排 下月（下周）的工作计划任务；（三）讨论处理各部门在工作屮需要协调的问题；（四）其它应当由工作例会解决的有关问题。总经办在会议前，应当负责向各部门收集会议的议题，并作 好有关文件.材料的准备工作。会议由总经办秘书记录。需要

8、整理 印发第6页共11页会议纪要的，总经办应当在当日整理完毕。会议纪要由总经 理签发。第三条部门工作会议部门工作会议由部门负责人召集和主 持，应当每周召开一次，时间由本部门自行确定。本部门全体人 员参加。必要时可以邀请主管副总经理参加。部门工作会议的主要内容是：（一）总结阶段性工作，制定工作计划；（二）制定本部门资金计划；（三）处理本部门事务；（四）其它需要部门工作会议解决的问题。会议应当由各部门负责人指定专人记录。按照公司会议纪要 的总体要求，形成部门例会会议纪要。会议纪要应报主管副总经 理阅知。第四条现场办公会议公司领导.有关项目负责人及其他相关 人员根据工程项目或者工作的实际需要，可以不

9、定期举行现场办 公会议，以便有针对性地.及时地解决相关问题。 会议应当指定专 人负责记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成现场办公会会 议纪要，会议纪要应报主管副总经理阅知。第五条全体员工会议 公司根据实际情况的需要，不定期地 召开全体员工会议。会议由总经理或副总经理主持。参加人员为 公司全体员工。全体员工会议的主要内容是（一）传达政策或文件的有关精神；第7页共11页（二）总结年度或者季度工作情况，部署年度或者季度工作 任务；（三）开展管理层和员工的对话，沟通思想和感情；（四）表彰对公司做出突岀贡献的部门或者员工；（五）公布对严重违反公司规定或者给公司造成重大损失员工的处分决定；（六）其它应当

10、通过全体员工会议解决的事项。第六条公司或者各部门可以根据工作的实际需要召开其他形 式的会议。如专题会.恳谈会发布会和展览会等。第三章会议要求第七条公司的各类会议，法律或者公司章程有明确规定的， 按照规定办理。没有明确规定的，按照本章的规定办理。第八条股东会会议.董事会会议在召开前，总经理应当就会 议议题指定专人征询相关部门的意见，进行整理并讨论后形成议 案，报总经理审核后提交会议讨论。第九条各部门需要提请总经理办公会议讨论审议的内容，应 当事先准备文字简炼的汇报材料，并经主管副总经理审核同意后，送总经办登记。由总 经办提交会议讨论。第二条工作例会每周定期准时召开，不再另作专门通知。如 遇特殊情

11、况无法召开的，由总经办另行通知。第二一条参加会议的人员应当衣着整洁，准时到达会场，并 做第8页共11页好开会的准备，不得迟到。如有急事不能参加会议的，应当在 会前与会议主持人请假，并委托代表参加。第二二条开会期间，与会人员应当注意力集中，认真做好会 议记录。不得有喧哗.争吵.私语.抽烟或者无故在会场内随意走动 等扰乱会场秩序的行为。第二三条参加会议的人员所带的移动通讯工具应当保持静音 或者振动状态。由于工作原因必须接听的电话，应当与会议主持 人请假并轻步走出会场后再接听。第二四条会议期间，参加会议的人员应当遵守会议纪律，听 从会议主持人的指挥。未经会议主持人许可不得擅自离开会场， 不得早退。第

12、二五条开会时，主持人和发言人应当紧紧围绕会议议题进 行，不能脱离会议议题，不允许开小会。第二六条在会议议题和内容有限的情况下，会议时间一般应 当控制在1小时以内。由于特殊情况，无法按既定时间结束会议 的，会议组织者应当在会前通知屮予以明确说明。第二七条会议应当由专人负责记录。需要制作会议纪要的， 在会后应当及时拟制会议纪要。会议纪要经总经办负责人核稿后 报请主管副总经理审核，并报总经理签发后印发。第二八条会议作出决定的有关事项，相关部门或员工应当认 真全面地遵照执行。总经办负责催办和督查。第四章会议室管理第9页共11页第二九条公司的会议室由总经办负责统一管理和调配使用。各部门由于工作原因需要使

13、用会议室及会议室用品的，应当 提前一日到总经办领取并填写会议室使用申请单（见附件 一），经部门负责人签字并报主管副总经理批准后交总经办，以 便总经办统一安排。第三条根据会议的实际情况，需要使用相关部门或者其他会 议室的物品时，应当事先征求相关部门的意见。使用其他会议室 的物品应当经总经办同意。使用完毕后，应当立即返还或者通知 相关部门进行查验并取回。第三一条各部门应当指定专人负责办理使用会议室的手续， 布置会议室，借用.保管和返还会议用品。第三二条各部门在使用会议室时，应当自觉保持室内清洁。 会议结束离开时，应当对会议室进行必要的整理并关闭灯具及空 调。同时应当注意保持会议室物品的原状，会议室

14、内与会议无关 的物品，不得随意挪动。禁止随意拿走会议室的物品。第三三条由总经办组织的会议，会议用品应当由总经办负责 统一整理和收回。其他任何部门和参加会议的人员不得将会议用 品随意带走。其他部门组织的会议，招待等会议用品应当在会后 及时交到总经办并办理相应的手续。第五章罚则第三四条总经办对会议准备不充分的，对总经办负责人给予 罚款10100元的处罚。第10页共11页第三五条参加会议的人员无故迟到.早退的，给予罚款10100元的处罚。第三六条参加会议的人员未按规定将移动通讯工具作静音或 者振动处理的，每次给予罚款10元的处罚。第三七条 参加会议的人员无故缺席的，给予罚款50200元的 处罚。第三八条参加会议的人员因有事不能参加会议未按照公司规 定请假的，每次给予罚款1050元的处罚。第四条参加会议的人员有扰乱会议秩序的其他行为的，给予 相应的纪律处分。第四一条对会议决定的事项不予执行或者执行不力的，对相 关责任人给予相应的纪律处分。第四二条总经办对会议室管理不当的，给予总经办负责人50