合约审查程序书

1、合约审查程序书作者： 日期：制定日期1998-11-15主题程序书版次C等级普通修定日期1999.04.30合约审查程序编号YW-P-001页数1 OF 31. 目的 .确保各项合同要求都明确及清晰 , 且公司具有满足所有合同要求的能力2. 范围.适用于审查所有来自客户的订单 （正式口头预告 ）3. 参考文件.3.1. 样品制作程序GC-P-0033.2. 文件与资料管制程序 GL-P-0043.3. 生产管制程序4. 定义MD-P-007无5. 权责5.1 业务部 :明确客户需求 ,合约内容审查与合约变更的通知 ,合约的完成追踪及合约销售令等资料 的保存.5.1 资材部 : 合约数量交期生产

2、进度及产能审查 .5.2 工程部 :新料号产品规格的审查 .6.作业内容.6.1.1. 送样 .6.1.1. 接到客户开模订单 ,业务部开立销售令 （附件一） 及提供相关资料送工程部 ,由工程部确认是否 能承制,回复业务可完成送样时间 ,依样品制作作业程序 制作样品 ,于检测合格后连同相关资料 交业务部,由业务部负责送客户承认 ,样品承认后 ,签认之样品及承认书由业务部交文管中心留档保存并分发至相关单位 .6.1.2. 当客户设计变更有送样要求时 , 业务部将客户提供之信息转工程部 , 由工程部审查后填写”规 格变更通知书” （ECN）, 经主管核准后交文管中心分发至相关部门. 由工程部依 样

3、品制作作业程序制作样品 ,于检测合格后连同相关资料交业务部 ,由业务部负责将样品送客户承认6.1.3. 当有新客户要求送样或客户有新的送样要求时（样品被承认过 ）,由业务部开立”销售令”经主核准后分发至相关部门 ,各部门据此完成其相关作业 .完成之样品检验合格后办理入库 ,业务部 依出货管制程序 领样品送至客户 .6.2 报价:当客户有报价要求时 ,由业务部做报价单（附件二）或 成本分析表 （附件三）当客户 有指定其它格式时则依客户要求，经主管核准后交客户确认6.3. 预告订单 :当客户以预告订单的形式下订单时,业务部根据预告订单内容开立预告形式的”销售令”,发放于相关单位 , 各单位据其完成

4、相关作业制定日期1998-11-15主题程序书版次C等级普通修定日期1999.04.30合约审查程序编号YW-P-001页数2 OF 36.4. 合约审查 .6.4.1. 接到客户订单 , 若客户下订单前曾经送样或报价时 , 业务应审查订单的料号单价与送样或报 价 是否一致.6.4.2. 若有差异时 ,则需通知客户修正 , 如有必要则需再送样或重新报价 .6.4.3. 若接到的订单是客户下过预告订单的正式订单 , 则对比预告与正式订单的差异 ,记录于”销售 令”备注栏内 .6.4.4. 规格审查 .6.4.4.1. 一般规格审查 : 业务接到客户订单 ,所列产品规格属一般产品时 ,由业务部直接

5、审查 .6.4.4.2. 新规格产品审查 .6.4.4.2.1. 业务部接到客户订单时 ,如客户要求产品为新规格 ,开立”销售令”至各相关部门 , 各 部门复审查意见于订单审查栏 . 业务部根据结果回复客户 .6.4.4.2.2. 型号配定 :工程部研究可行性 ,回复意见后根据需要为产品配定型号 .6.4.4.2.3. 业务部需确认客户要求之交货日期不早于”销售令”上产品送样承认日期 , 如果要 求的交货日期转上述日期为早 , 业务部需与各部门联络研究是否交货期可提前 ,业务部收到各 部门肯定回复后可回复客户 .6.4.5. 订单数量及交货期审查 :6.4.5.1. 交货期审查 :如属于已开发

6、之产品 ,当客户下订单的日期至交货日期超过 15 天时 ,由业务部 直接确认交期 .6.4.5.2. 资材部考核成品库存 , 当库存可供交货时 ,业务部安排以库存交货 .6.4.5.3. 若无库存成品或成品库存不够交货时 ,各部门依”销售令”要求完成相关作业 , 如无法按要求 完成交货 , 在”销售令”上同回复业务 ,由业务部负责与客户协商处理 ,作相应调整 ,结果知会各相关 单位.6.4.6. 购买合同确定 : 业务部主管根据以上各项有关资料回复客户 .6.4.6.1. 业务部根据各部门审查结果 , 回复客户 （ 回传合约 ）6.4.6.2. 当审核结果与客户要求有异而客户不接受时 , 由业

7、务部主管决定是否拒绝订单 .6.4.6.3. 若客户提出新的要求时 , 则从 6.4. 起重新评审 .6.4.7. 合约的变更 :6.4.7.1. 当客户对合约的内容进行修改时 , 由业务部开立”订单变更通知单”或以联络单通知各单 位,各部门进行审查回复 .6.4.7.2. 当生产进度安排有困难或因其它原因不能如期交货时 , 由业务部和客户确认可接受的交货日 期,后知会相关部门 .制定日期1998-11-15主题程序书版次C等级普通修定日期1999.04.30合约审查程序编号YW-P-001页数3 OF 36.5. ”合约”销售令”等资料的保存 .6.5.1. 合约 （订单 ）, ”销售令”等

8、资料, 由业务部保存 , 其保存期限为完成合约后一年 .6.5.2. 为管理变更作业 , 变更后之合约和变更前之合约装订在一起 .7. 附件.7.1. 附件一 : 销售令 YW-P-001 017.2. 附件二 : 报价单 YW-P-001 027.3. 附件三 : 成本分析表YW-P-001 037.4. 附件四 : 订单变更通知单 YW-P-001 04发放部门 口工程部 口资材部 口 品保部核准审核制表编号机种料号品名订单数量交货数量交货日期备注审口工程部 核准口资材部核准口组装部 核准口品保部 核准口有口无技术能力承接以库存交货意见意见查口开模口修模完成时间依以上要求交货样品.承认书完

9、成时间另建议交货日期签B.O.M 发行时间其它意见复它意见签 收客户:订单号码 :口 一般规格 口 新规格顺源五金塑料电子厂销售令NO 口 TN- 口 TM- 口 AS-口 P- 口 DF- 口 S-S5顺源五金塑料电子厂广东省东莞市清溪镇铁松管理区电话 :0769-731195678传真 O: 日 期 : ATTN:报价单号 :FROM:报价单本公司很高兴将下列货品之价格及其它各项交易条件向贵公司申报如下 付款方式 : 交货地点 : 包装方式 : 有效时间:项次 品名 料号 单价 备注注:香港帐户资料如下开户名:SUPERIOR CO用户银行 :CHIYU BAN

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