第四章配货管理

1、第四章第四章 配货管理配货管理第一节 配货订单的管理与控制一、订单处理模式 一、订单处理模式（一）订单准备将客户所需产品的订货单在指定时间内进行收集和整理。（二）订单传递将准备好的订单传递到相关职能部门。（三）订单登录配送中心将客户的正式订单输入订单处理系统。（四）按订单供货配送中心备货、理货、加工、储存、运输等业务部门按客户订单的要求，各自保质保量的完成任务，确保货物及时准确的送达顾客手中。（五）订单处理状态追踪二、订单处理系统 从接到客户订货开始到准备着手拣货为止的作业阶段，称为订单处理。（一）客户的询价和报价1.要求询价者输入以下数据：客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品等级；

2、2.自动报价系统调用产品明细数据库、客户交易此商品的历史数据库、对此客户报价的历史数据库、客户数据库、厂商采购报价；3.配送中心按其所需净利与运送成本、保管成本等来计算销售价格；4.由报价单制作系统打印出报价单，经销售主管审核后即可送予客户；5.报价单经客户签回后即可成为正式订单。 （二）订单的接受、确认与输入 1.订单接受（1）传统的订货方式 1）铺货 配送中心作为供应商直接将商品放在货架上，一家家去送货，缺多少补多少。 -适用于周转率快的商品、新上市商品2）巡货配送 配送中心派出巡货人员定期到客户处查寻需补充的商品，列出需补充商品的订单，订单处理系统接单后按单配送。 -为客户整理货架、贴标

3、签、提供经营管理意见、市场信息、促销新产品3）电话口头 客户利用电话将需要的商品名称、数量告知配送中心，实施口头订货。4）传真订货 客户将缺货信息整理成文，利用传真机传给配送中心。5）邮寄订单 客户将订货单邮寄给配送中心。6）客户自行取货 客户自行到配送中心看货、补货。7）业务员跑单接单 业务员到客户处推销产品，而后将订单带回或用电话将订单告知公司。 （2）电子订货方式1）订货簿或货架标签配合手持终端机和扫描器 发现商品缺货就用扫描器扫描订货簿或货架上的商品条形码标签，再输入订货数量，利用数据机将订货信息传给总公司或配送中心。 2）pos系统订货 通过pos收银机，在商品库存档内设定安全存量。

4、每当销售一笔商品时，电脑自动扣除该商品库存。当库存低于安全存量时，便自动生成订单，经确认后便通过通讯网络传给总公司或配送中心。3）订货应用系统 利用订单处理系统，将订货信息通过与配送中心约定的共同格式，在约定的时间里将订货信息传出。2.订单的确认1）确认需求品种、数量及日期2）确认客户信用3）确认订单价格4）确认加工包装（是否需要特殊的包装、分装或贴 标签等）5）设定订单号码6）建立客户档案l客户档案的内容：（1）客户名称、代号、等级等；（2）客户信用额度；（3）客户销售付款及折扣率的条件；（4）开发或负责此客户的业务员资料；（5）客户配送区域；（6）客户收帐地址；（7）客户点配送路径顺序；（

5、8）客户点适合的送货车辆形态；（9）客户点卸货特性；（10）客户配送要求；（11）延迟订单（过了订货时间的订单）的处理方式。7）确定存货查询及按订单分配存货的方式8）输出订单资料 订货信息经处理后即可打印或输出出货单据，以展开其他配送业务。 3.订单的输入（1）转换l报价单由系统报价数据转换为订购数据；l计算机网络根据电子数据交换标准格式将数据转换成内部订单文件格式。 （2）核查在客户指定出货日期能否如期出货l库存控制数据库l拣货产能调用数据库l包装产能调用数据库l运送设备长能调用数据库l人力资源调用数据库（3）处理l无法如期配送由销售人员跟客户协调是否分批交货或延迟交货，然后按协调结果修改订

6、单数据文件。l应收帐款的信用额度超出额度由销售主管核准后再输入订购数据。l商品退回按订单号码找出原始订单数据及配送数据，修改其内容并标示退货记号，以备退货数据处理。 （三）订单处理系统的设计要点1.输入数据包括客户资料、商品规格资料、商品 数量等。2.日期及订单号码、报价单号码（报价单号码由 系统自动填写，但可修改）。3.具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品 编号、订单号码、订货日期、出货日期等查 询订单内容的功能。4.具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交 货地点开立发票。 5.可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工 具使用状况、人力资源分配。6.具备单一订单或批次订单打印功能。7

7、.报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、 商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询 该客户的报价历史、订购出货状况和付款状况等 资料，作为对客户进行购买力分析及信用评估的 标准。8.可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额 度。9.具备相似产品、可替代产品资料，当库存不足无 法出货时，可向顾客推荐替代品以争取销售机会。10.可查询未结订单资料，以利出货作业的跟催。三、配货订单的管理 （一）订单的估价与报价 l存货式配送企业可利用内部早已拟订的标准对外报价；l订单式配送由于供货商不同，产品批次不同，产品间的差异度较大，备货部门必须进行事先估价，并与各部门协调，经确认无误后，由市场部门报价

8、并承接此单。 估价的内容通常包括：1.商品品名、规格、数量及合同金额。2.具体的付款条件，如：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式。3.除特殊情况外，从订单受理到交货之间的期限。4.交货地点、运输方式、距离最近之车站等交货条件。（二）订单的内部管理 1.客户信用 调查客户信用状况。在接受订单之前，必须确定客户是否符合公司的信用管理标准。 2.出货 l“订单式配送”承接订单之前，要获得采购部门的认可；l“存货式配送” 利用电话或电脑查询该种商品的仓库库存量 。3.配货订单 （1）承接订单后，记录品名、数量、单价、交货日期 以及其他条件；（2）在物品出货之前，审核单价、信用额度、付款

9、条件；（3）若订单内容有所变更时，记录变更内容；（4）订单必须加编连续号码；（5）填写多联式订单，分送财会统计、销售、储运等部门；（6）若库存现货不足，市场业务员要与顾客确定新的出货时间；若无货可出，应及时取消出货命令，或请求客户将该笔订购作为待配订单，再等候进货时机。4.配货订单的购销协调 (1)存货式配送企业制做年度预算，部分依需求来采购，部分按计划来采购 ，市场部门定期核查各项商品的库存量，及时调整各商品的进货数量和品种。 (2)订单式配送 1）采购部门提供一定时期内供货的品种和数量，作为市场部门接单依据； 2）市场部门与客户谈判时，尽量争取对本企业最有利的条件； 3）销售部门根据订单的

10、重要性与急迫性决定交货顺序； 4）销售部门排定配送计划时，应预留部分配送能力，以避免紧急插单带来的困扰； 5）定期召开购销协调会； 6）每日下班前（后）召开作业检讨会，总结当日的作业情况，作好次日作业布置。 5.订单量的设定 l有时订单大小呈指数分布，即平均发货量比较适当；l有时少数商品的订单非常大，很多商品的订单非常小。l比较合理的订单量分布形式是对数正态分布，即在总需求中有2-3个大量订单，其他订单相对较小。（三）订单结束控制 1.输入数据库l客户交易此商品的历史数据库；l对此客户报价的历史数据库；l客户数据库。2.总结订单处理过程。 （1）时间因素努力减少时间耗费；（2）供货准确性因素提

11、供准确品种、数量、质量的产品，并运送到正确的交货地点，当需要延期供货和分批送货时，应与客户充分协调沟通，取得客户的同意；（3）成本因素选择适当的出货地点和合理的运输批量及线路，以保证客户的配送成本较低而配送中心的利润适当；（4）信息因素提供准确、完备、快速的信息服务。 3.完善订单处理过程（1）调查公司当前的订单处理系统，绘制流程图；（2）调查现有订单处理流程各节点的时间耗用；（3）绘制订单配送过程的网络结构图；（4）利用流程改善原则完善订单处理过程。第二节 备货管理一、备货概述（一）备货的概念 配送中心根据客户的需要，为配送业务的顺利实施而从事的组织商品货源和进行商品储存的一系列准备活动。

12、备货是配送的基础工作 “存货式配送” -配送中心日常储存一定数量的商品现货,利用现有的商品满足顾客的需要，及时按单进行配送。 “订单式配送” -配送中心需建立广泛而密切的商品供应网络系统，一旦客户下达订单，及时调货，组织备货人员联系供货商，组织客户所需商品货源。（二）备货的内容1.组织货源 组织货源又叫筹集货物或采购货物，是配送中心开展后续配送业务活动的龙头。（1）组织货源的流程 货源需求 认证 发出采 商品入 评价货源 计划 供应商 购订单 库验收 组织工作（1）组织货源的流程 a.寻找供应商 调查供应商的产品在数量、质量、价格、信誉等方面是否满足购买要求； b.传递购买计划和需求信息 以订

13、单方式传递购买计划和需求信息给供应商并商定结款方式，以便供应商能够准确地按照配送中心的要求进行生产和供货； c.评价货源的组织工作 通过评价货源的组织工作,以寻求提高备货效率的模式。（2）选择供应商选择供应商的步骤是：确认供应商的资格l能否提供优质的产品；l发货是否及时；l发货的数量是否准确；l价格是否合理以及服务态度是否良好。确认供应商的能力l供应商能力和质量体系的评价；l对产品样品的评价；l对比类似产品的历史情况；l对比类似产品的实验结果；l对比其他用户的使用经验。实施合约控制l信任供应商的质量体系；l随发运的货物提交规定的检验（试验）数据及过程控制记录；l由供应商进行100%的检验（试验

14、）；l实施本企业规定的正式质量体系；l由本企业或第三方对供应商的质量体系进行定期的评价；l内部接受检验或筛选。 验收验收控制的工作程序主要包括：l检验部门对购进的货物进行点数、称量或度量；l对所购进货物由验收人员编制并签署按程序编号的验收报告；l超过原订货数量的进货不得验收，若有批准例外；l验收时，若发生拒收，应清楚地持签表明；l收货中发现数量不足时，应立即进行核查调节；l凡发生应有运输人或销售人员负责的材料短缺、材料损坏或退货等情况，应立即办理追索。 检验 企业必须建立健全取样制度，采取“封闭”检验法，对货物实施检查，对不合格的采购品，由采购部和其他相关部门综合评定，确定处理意见。（3）树立

15、先进的采购思想“准时化采购”（just in time） 在恰当的时间、恰当的地点，以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品，是现代配送中心组织货源的基本思想。采购人员的三个责任： 寻找货源、商定价格、发展与供应商的协作关系并不断改进。“准时化采购”要求： 企业成立两个团队。 精选少数供应商，建立伙伴关系。制定计划，确保“准时化采购”有计划、有步骤的实施。 搞好供应商的培训，确定共同目标。 2.储存货物。 （1）商品储存的合理数量（2）商品储存的合理结构（3）商品储存的合理时间（4）商品储存的合理空间二、备货的作用（一）备货可使配送中心的配送活动得以顺 利开展。（二）备货可使社会库存结构合理，降

16、低社会总成本。（三）备货可使配送中心节约库存空间，减低配送成本，增加经济效益。 三、备货方式 （一）与mrp(material requiring planning)系统相结合的备货方式l mrp系统：一种以物料需求计划为核心的生产管理系统。l配送中心利用这一系统，将客户的需求计划、供应商的供货信息和自己的配送计划集成起来，实行同步性一次生成采购计划。l适宜为生产企业实施原材料、零部件配送 运用mrp系统进行备货的主要步骤：1.商品查询2.编制计划3.控制采购权限，规范采购管理 4.控制库存量5.建立供应商文件认证目标，以保证购进商品的质量6.通过提供多种查询途径（如采购单号、供应商号）跟踪采

17、购订单以及采购合同执行情况7.控制付款程序（二）以jit方式为主的备货方式ljit方式： 配送中心准时进货、准时配货、准时送货。l恰时恰量的准时进货是jit方式的关键。l利用jit方式进行备货，一方面可以保证各种商品订货量的准确性及相应的产品质量，另一方面可使企业得到准确和及时的批量运输。 实施jit方式备货的主要步骤： 1.实施“看板”管理 2.获取信息，进行订货 3.确保需求数量 4.确定进货时间 第三节 配货管理一、配货的概念 配送中心为了顺利、有序、方便的向众多客户发送商品，对组织进来的各种货物进行整理，并依据订单要求进行组合的过程即为配货。 配货的内容l理货:指理货人员根据理货单上的

18、内容说明，按照出货优先顺序、储位区域号、配送车辆趟次号、门店号、先进先出等出货原则和方法，把需要出货的商品整理出来，经复核人员确认无误后，放置到暂存区，准备装货上车的工作。l配装:指集中不同客户的配送货物，进行搭配装载，以充分利用运能、运力的工作。二、编制配货计划（一）配货工作的基本任务 -保证配送业务中所需的商品品种、规格、数量在指定的时间内组配齐全并装载完毕。 （二）配货的原则1.准时性。2.方便性。 3.优先性。（1）具有优先权的客户；（2）依客户等级划分，重要性程度比较高的客户；（3）依订单交易量或交易金额划分，对于公司贡献 度大的订单；（4）依客户信用状况划分，信用较好的客户。 （三

19、）配货计划的编制1.编制配送计划的主要依据是:（1）根据订货合同确定客户的送达地、接货人、接货 方式，客户订货的品种、规格、数量及送货时间 等。（2）根据配送商品的性能、状态和运输要求，决定运 输工具及装卸搬运的方法。（3）根据分日、分时的运力配置情况，决定是否要临 时增减配送业务。（4）充分考虑配送中心到送达地之间的道路水平和交 通条件。（5）调查各配送地点的商品品种、规格、数量是否适 应配送任务的完成。 2. 配货计划编制步骤（1）进行市场调查l哪些商品是畅销品？l其畅销的原因是什么？l这些商品在本配送中心的日需求量将是多少？l它们继续畅销的时间会有多长？各种商品的生产周期和需求周期时间是

20、多少 。 （2）确定配货顺序 1）实际生产经营的周期性和淡旺季 不同企业的淡旺季不同,处于旺季的企业急于赶 工、抓时机，往往要货急、要货数量大，而旺季一 过，这些企业的需求倾向明显发生变化，需求量降 低或根本不需要。 2）优先原则 拥有优先权、交易量大、信用度好的客户享有优 先配货的权利。（3）确定配货作业指标 1）分拣配货率 分拣配货率是指从库存的货物种类中分拣出的货物种类占全部库存货物种类的比重。计算公式为：lphd=pi/zi式中： zi库存种类数 pi分拣种类数 phd分拣配货率l分拣配货率越高，说明分拣配货效率越好 影响配货人员配货效率的因素：l单位时间内处理订单的件数和处理货物品种

21、数l每天的发货品种数l每个订单的品种数l每个订单的作业量与配货人员的数量l中心内作业场地的宽度及允许作业的时间 2）配货方式和配货路线l自己的配送业务类型l商品的品种数l客户订单的数量 计算机信息系统打印商品配货路线图（3）配货人员的数量和机械类型及种类l配货人员包括理货人员和装卸人员两种。l一轮配货如果人多速度就快，但过多的人员会造成人均工作量的不足，l配货人员的数量与配货机械的自动化程度有着密切的关系。4）确定配装方案l商品间的理化性能l客户指定地点的路径方向及区域等方面问题l相关原则 商品性能相近、 路线方向一致或区域同属（4）进行指标控制 1）定期对各项指标进行考评l定期对计划的执行情

22、况进行监督检查，l评价各种指标的完成进度和质量。2）修订和调整配货计划l市场环境发生了变化，客户的需求也随即发生调整，计划人员要及时研究新的市场需求，修订配货计划。l管理人员在制定计划时对情况了解不足，编制计划有误，使实际与计划难以衔接；管理人员主动修订计划l配货人员执行不利，造成计划没有按期完成。管理人员加大管理力度，敦促基层配货人员增强责任心。3.配送计划的下达和执行（1）配送计划的下达 （2）配送计划的执行1）按配送计划组织进货。2）配货发运。3）送达。三、选择配货方式（一）拣选式配货 拣选式配货是由负责理货的工人或理货机械，巡回于货物的各个储货点，按理货单指令，取出所需货物，巡回一遍，则为一个客户将货配齐。 1.拣选式配货的形式（1）人工拣选配货（2）人工加手推作业车拣选配货（3）机动作业车拣选配货（4）传动输送带拣选配货 （5）拣选机械拣选配货（6）回转式货架拣选配货 2拣选式配货的适用范围（1）客户数量不多，但需要的种类颇多，且每种商 品的需求数量差异较大。（2）不同客户间需求的产品种类有较大的差异。（3）客户临时的紧急需求。（4）客户需求的大件商品。（二）分货式配货 分货式配货又称播种式配货，是由负责理货的工人或理货机械每次集