公文处理培训(2014-11-7)讲述

1、公文处理常识 目 录一、公 文 概 述二、公 文 种 类三、行 文 规 则四、公 文 拟 制五、公 文 审 签第一章第一章公 文 概 述一、什么是公文一、什么是公文？ 公文是党政机关和企事业单位在实施管理、公文是党政机关和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。二、公文的特点二、公文的特点（一

2、）具有法定的作者；（一）具有法定的作者；（二）具有法定的权威性和约束力；（二）具有法定的权威性和约束力；（三）具有很强的政治性和政策性；（三）具有很强的政治性和政策性；（四）具有很强的针对性和时效性；（四）具有很强的针对性和时效性；（五）具有规范的体例格式和特定的处理程序（五）具有规范的体例格式和特定的处理程序。 三、公文的作用三、公文的作用 指挥策令作用；指挥策令作用； 行为规范作用；行为规范作用； 宣传教育作用；宣传教育作用； 传递信息、联系公务的作用；传递信息、联系公务的作用； 凭证记载作用。凭证记载作用。四、公文处理工作的主要内容四、公文处理工作的主要内容发文办理发文办理公文管理公文管

3、理整理立卷整理立卷归档利用归档利用收收文文办办理理公公文文管管理理归归档档利利用用收文办理包括：签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等；发文办理包括：拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等；公文管理包括：文件的公开发布、撤销、废止以及文件的复制、清退等；整理立卷和归档利用包括：文件的收集、整理、 鉴定、保管、统计和提供利用等内容。五、公文处理的目标和基本原则五、公文处理的目标和基本原则l 公文处理工作的目标是实现规范化、公文处理工作的目标是实现规范化、 制度化、科学化。制度化、科学化。l 基本原则是实事求是、精简高效、基本原则是实事求是、精简高效、 集中统一；集中统一；l

4、基本要求是及时、准确、安全、规范。基本要求是及时、准确、安全、规范。第二章第二章公 文 种 类一、常用公文的种类一、常用公文的种类中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例规定党的机规定党的机关公文的种类主要有决议、公报、条例等关公文的种类主要有决议、公报、条例等1414种；种；国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定行政机关规定行政机关公文的种类主要有公告、通告、议案等公文的种类主要有公告、通告、议案等 1313种；种； 企事业单位根据单位的性质和工作特点，常用企事业单位根据单位的性质和工作特点，常用的公文种类有的公文种类有9 9种，分别是：决定、通知、通报、种，分别是

5、：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。 二、各类文种的适用范围二、各类文种的适用范围决定的适用范围决定的适用范围u 决定适用于对重要事项或者重大行决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。定事项。u 主要种类有：嘉奖决定、处分决定、主要种类有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。重大行动安排或重要事项的决定等。报告的适用范围报告的适用范围u 报告适用于向上级单位汇报工作、报告适用于向上级

6、单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。项、上报有关材料等。u 主要种类有：工作报告、情况报告、主要种类有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。答复报告、报送文件或材料的报告等。请示的适用范围请示的适用范围请示适用于向上级单位请求指示请示适用于向上级单位请求指示 或批准。或批准。主要种类有：请求批准的请示、请主要种类有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的求解决问题的请示、请求批转性的请示、请求指示性的请示。请示、请求指示性的请示。报告与请示的区别报告与请示的区别 行文功能行文功能 处理方式处理方式 时

7、间要求时间要求 报告报告汇报情况、反映问题。属阅件，可不回复。报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。 请示请示请求批准、指示和解决问题。属办件，需要办理、批复。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”。项目项目内容内容不同之处不同之处 意见的适用范围意见的适用范围 意见适用于对重大问题提出见解，意见适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。对重要事项提出解决办法。 主要种类有：一是直接指导性意主要种类有：一是直接指导性意见；二是批转执行性意见；三是建见；二是批转执行性意见；三是建议性的意见。议性的意见。 通知的适用范围通知的适用范围l 通知适用于传达上级单位指示，部署通知适用于传达上

8、级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。要有关单位周知或执行的事项等。l 主要种类：批转和转发性通知、传达或主要种类：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。事任免通知等。 函主要适用于不相隶属单位之间商函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。答复问题，请求批准和答复审批事项等。 主要

9、种类有：征询意见函、请求批主要种类有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。准函、答复意见和答复审批事项的函。 函的适用范围函的适用范围 批复适用于答复下级单位的请示事项。批复适用于答复下级单位的请示事项。 批复与复函的区别：批复属下行文，复函批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项。对不相隶属的单位复下级单位的请示事项。对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。以答复。 批复的适用范围批复的适用范围 会议纪要的适用范围会议纪要的适

10、用范围 会议纪要适用于记载和传达会议情况会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。和议定事项。 主要有：一是以会议纪要为文种，以主要有：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要。我公司常用的是第一种形印发会议纪要。我公司常用的是第一种形式，例如，式，例如，客服系统终验会会议纪要客服系统终验会会议纪要。三、怎样选择和使用公文种类三、怎样选择和使用公文种类（一）一）根据行文目的确定根据行文目的确定公文种类。公文种类。（二）（二）根据行文关系确定根据行文关系确定公文种类。公文种类。（三）（三）根据行文单位的职根据行文单位的职权确定

11、公文种类。权确定公文种类。如请求上级单位批准、如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，给予指示、帮助支持的，应使用应使用“请示请示”；安排；安排部署工作的，应使用部署工作的，应使用“通知通知”；指导下级工；指导下级工作的，则应使用作的，则应使用“意意见见”。（一）一）根据行文目的确定根据行文目的确定公文种类。公文种类。（二）（二）根据行文关系确定根据行文关系确定公文种类。公文种类。（三）（三）根据行文单位的职根据行文单位的职权确定公文种类。权确定公文种类。受文单位是上级的，应受文单位是上级的，应选用选用“请示请示”、“报告报告”等上行文种；受文单位等上行文种；受文单位是下级的，应选用是下级的

12、，应选用“通通知知”、“批复批复”等下行等下行文种；向不相隶属单位文种；向不相隶属单位行文应使用行文应使用“函函”等平等平行文种。行文种。“会议纪要会议纪要”和和“意见意见”在上行、下在上行、下行和平行文中皆可使用。行和平行文中皆可使用。（一）一）根据行文目的确定根据行文目的确定公文种类。公文种类。（二）（二）根据行文关系确定根据行文关系确定公文种类。公文种类。（三）（三）根据行文单位的职根据行文单位的职权确定公文种类。权确定公文种类。如如中国共产党机关公文中国共产党机关公文处理条例处理条例和和国家行政国家行政机关公文处理办法机关公文处理办法规定规定的文种，有的只能由党的的文种，有的只能由党的

13、机关或行政机关使用，企机关或行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，事业单位则不能随意使用，例如，例如，“公报公报”、“议案议案”等文种。等文种。第三章第三章行 文 规 则一、行文应遵循的基本规则一、行文应遵循的基本规则u行文原则：确有必要、注重效用。可发可不发的公文坚决行文原则：确有必要、注重效用。可发可不发的公文坚决不发，纠正不发，纠正“发文越多，对工作越重视发文越多，对工作越重视”的误区，从源头上的误区，从源头上治理治理“文山文山”问题。制发公文要符合实际，有针对性。问题。制发公文要符合实际，有针对性。u行文权限：行文权限：1.1.不得越级请示和报告；不得越级请示和报告；2.2.上级单位

14、的职能部上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。门根据授权，可向下级单位行文。u行文要求：行文要求：1.“1.“请示请示”应当一文一事和主送一个单位，需应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。级单位。2.“2.“报告报告”中不得夹带请示事项。中不得夹带请示事项。3.3.公文一般不直公文一般不直接报送领导同志个人。接报送领导同志个人。4.4.涉及其他部门职能的事项，部门之涉及其他部门职能的事项，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。二

15、、行文方式二、行文方式（一）逐级行文。逐级行文是上行文和下行文的最基本的行一）逐级行文。逐级行文是上行文和下行文的最基本的行文方式。在上行文中，下级单位应直接向其上级单位报告情文方式。在上行文中，下级单位应直接向其上级单位报告情况、提出请求；在下行文中，上级单位应对其所属的下级单况、提出请求；在下行文中，上级单位应对其所属的下级单位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下达。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责达。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，有利政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指的原则，

16、有利政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。挥。（二）平行行文。不相隶属的单位之间，在互相告知事项、（二）平行行文。不相隶属的单位之间，在互相告知事项、联系工作、商洽公务时，都可以采用平行行文的方式直接行联系工作、商洽公务时，都可以采用平行行文的方式直接行文。文。三、请示应当一文一事三、请示应当一文一事 请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多部门，上级单位需花费多项内容，则可能涉及较多部门，上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅批复

17、，不利于请示事较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能贻误工作。能贻误工作。四、报告中不得夹带请示事项四、报告中不得夹带请示事项 请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式亦有不同。请示的目的主要是用于向上极单理的方式亦有不同。请示的目的主要是用于向上极单位请求指示，上级单位须给予答复。报告的目的则主位请求指示，上级单位须给予答复。报告的目的则主要是供上级单位了解情

18、况，向上级单位提供信息和建要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复。报告中若涉及请示事项，议，上级单位可只阅不复。报告中若涉及请示事项，应另外用请示行文，与报告严格分开。应另外用请示行文，与报告严格分开。 这个问题我们在以前的培训中讲过多次，但有的这个问题我们在以前的培训中讲过多次，但有的单位还是以单位还是以“请示报告请示报告”的形式上报公文，这样的公的形式上报公文，这样的公文综合部都原文退回，要求以正确的文种和内容重新文综合部都原文退回，要求以正确的文种和内容重新上报。上报。第四章第四章公 文 拟 制一、草拟公文的基本要求一、草拟公文的基本要求（一）行文必须有针对

19、性，做到有的放矢。一）行文必须有针对性，做到有的放矢。（二）文种的使用应当根据行文的目的和行文关系确（二）文种的使用应当根据行文的目的和行文关系确定。定。（三）内容要全面、客观、真实地反映实际情况。（三）内容要全面、客观、真实地反映实际情况。（四）行文要重点突出，条理清楚，层次分明，结构（四）行文要重点突出，条理清楚，层次分明，结构严谨。严谨。（五）涉及其他部门职能的事项，应征求有关部门的（五）涉及其他部门职能的事项，应征求有关部门的意见，并履行会签手续意见，并履行会签手续。 二、草拟公文前的准备工作二、草拟公文前的准备工作（一）了解有关背景。（一）了解有关背景。（二）（二） 学习相关政策。学

20、习相关政策。（三）（三） 把握领导意图。把握领导意图。（四）（四） 确定行文方式。确定行文方式。（五）（五） 设计文稿框架。设计文稿框架。三、公文的语言要求三、公文的语言要求（一）表述明确。（一）表述明确。（二）表意准确。（二）表意准确。（三）语言平实。（三）语言平实。（四）用语得体。（四）用语得体。（五）用词庄重。（五）用词庄重。用词准确清楚，造用词准确清楚，造 句合乎语言规范，句合乎语言规范，句与句之间逻辑联句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其系紧密，能恰如其分地说明情况、阐分地说明情况、阐述做法、表达思想。述做法、表达思想。三、公文的语言要求三、公文的语言要求（一）表述明确。（一）表述明确。

21、（二）表意准确。（二）表意准确。（三）语言平实。（三）语言平实。（四）用语得体。（四）用语得体。（五）用词庄重。（五）用词庄重。根据不同的语言环根据不同的语言环境，正确使用精确境，正确使用精确词语（例如词语（例如“同同意意”“”“不同不同意意”“”“不得不得”等）等）或模糊词语（例如或模糊词语（例如“近期近期”“”“大多大多数数”“”“原则同意原则同意”等），使表述恰当等），使表述恰当准确。准确。三、公文的语言要求三、公文的语言要求（一）表述明确。（一）表述明确。（二）表意准确。（二）表意准确。（三）语言平实。（三）语言平实。（四）用语得体。（四）用语得体。（五）用词庄重。（五）用词庄重。说明

22、要浅显，议论要精当；说明要浅显，议论要精当；要言之有物，言之有理，通要言之有物，言之有理，通俗易懂；在表达上，应多用俗易懂；在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用朴叙述、说明等方式，多用朴实、平和的语言。一般不用实、平和的语言。一般不用描写或抒情，少量使用议论。描写或抒情，少量使用议论。例如，例如，“请示请示”中常用中常用“妥妥否，请批示。否，请批示。”作为结束语，作为结束语，注意注意“请批示请批示”后面是句号，后面是句号，而不是感叹号，这个错误很而不是感叹号，这个错误很多单位都有过，请予以纠正。多单位都有过，请予以纠正。三、公文的语言要求三、公文的语言要求（一）表述明确。（一）表述明确。（二

23、）表意准确。（二）表意准确。（三）语言平实。（三）语言平实。（四）用语得体。（四）用语得体。（五）用词庄重。（五）用词庄重。按行文关系掌握好分按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，下行文，应要求明确，语气坚决。语气坚决。三、公文的语言要求三、公文的语言要求（一）表述明确。（一）表述明确。（二）表意准确。（二）表意准确。（三）语言平实。（三）语言平实。（四）用语得体。（四）用语得体。（五）用词庄重。（五）用

24、词庄重。语言要端庄、郑重、语言要端庄、郑重、严肃、认真、不带有严肃、认真、不带有任何个人的情绪和感任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范情色彩；要使用规范化的书面语和公文专化的书面语和公文专用语，不使用略语、用语，不使用略语、冷僻字和方言土语，冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强尽量少用专业性太强的术语和名词。的术语和名词。四、拟制公文标题的注意事项四、拟制公文标题的注意事项（一）公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。其一）公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。其中，发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。中，发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。例如，例如

25、，关于印发公文处理办法的通知关于印发公文处理办法的通知。这里。这里“铁通河铁通河南分公司南分公司”作为发文机关可以在标题中省略，也可以不省略。作为发文机关可以在标题中省略，也可以不省略。“印发印发公文处理办法公文处理办法”是事由，是事由，“通知通知”是文种。是文种。（二）（二） 公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。的主要目的，并正确选用文种。（三）（三） 公文标题中除了书名号，一般不使用其他标点符号。公文标题中除了书名号，一般不使用其他标点符号。特殊情况可以使用引号和括号。例如：关于印发特殊情况可以使用引号和括

26、号。例如：关于印发铁通河南分铁通河南分公司公司“三重一大三重一大”决策制度实施办法（修订稿）决策制度实施办法（修订稿）的通知的通知 。五、拟制主送单位的注意事项五、拟制主送单位的注意事项 主送单位是指公文送达的主办单位。拟写主主送单位是指公文送达的主办单位。拟写主送单位应注意准确、规范、有序。送单位应注意准确、规范、有序。 准确是指公文的主送单位一定是具有该公文准确是指公文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位。规范是指主送单位要写全称、规受理权限的单位。规范是指主送单位要写全称、规范简称或统称。有序是指对普发的下行文，受文单范简称或统称。有序是指对普发的下行文，受文单位应有固定的顺序。一般

27、不同层级之间用逗号，同位应有固定的顺序。一般不同层级之间用逗号，同一层级之间用顿号。例如，省分下行文主送常用一层级之间用顿号。例如，省分下行文主送常用“铁通河南分公司各部门，各市分公司、业务支撑铁通河南分公司各部门，各市分公司、业务支撑中心、工程公司：中心、工程公司：”六、如何确定抄送单位六、如何确定抄送单位 抄送单位是指除主送单位以外需要执行抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。或知晓公文的其他单位。 会签的文件应抄送有关会签单位；呈报会签的文件应抄送有关会签单位；呈报上级单位的请示件，不抄送下级单位。上级单位的请示件，不抄送下级单位。七、如何表示公文的结构层次序数七、如何

28、表示公文的结构层次序数 公文的结构层次序数，第一层为公文的结构层次序数，第一层为“一、一、”；第二层为第二层为“（一）（一）”；第三层为；第三层为“1.”1.”；第四层为；第四层为“（1 1）”。注意，第三层阿拉伯数码是下角圆点。注意，第三层阿拉伯数码是下角圆点而不是顿号，即应为而不是顿号，即应为“1.”1.”，而不是，而不是“1 1、”。在实际中，如果不需要全部四个层次，在只有一个在实际中，如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：只有一个层次时，可在层次时，可在“一、一、”或或“1.”1.”中选用；只有两个中选用；只有

29、两个层次时，可用层次时，可用“一、一、”或或“1.”1.”表示。表示。八、各类文种的一般写法八、各类文种的一般写法决定的一般写法决定的一般写法 决定一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组决定一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。成。（一）决定缘由。概括地写明决定的根据、目的、意义及（一）决定缘由。概括地写明决定的根据、目的、意义及背景，常用背景，常用“特作如下决定特作如下决定”、 “ “现决定如下现决定如下”等启承等启承语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。（二）决定内容。写明决定事项的具体内容、原则、办法、（二）决定内

30、容。写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等，要求用语准确简练，语气肯定。措施、要求、规定事项等，要求用语准确简练，语气肯定。（三）执行要求。即提出执行本决定的要求、意见或期望。（三）执行要求。即提出执行本决定的要求、意见或期望。应当注意的是，决定的标题一般要求完整地写发文机关、应当注意的是，决定的标题一般要求完整地写发文机关、事由和文种三个部分。事由和文种三个部分。请示的一般写法请示的一般写法 请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。（一）请示缘由。即请示事项的的原因、背景、理由和依据，（一）请示缘由。即请示事项的的原

31、因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。的重视。（二）请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具（二）请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。需注意的是，请求事项一定要明确，以便题的态度或意见。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。上级单位作出准确的判断和答复。（三）结束语。常用（三）结束语。常用“妥否，请批示妥否，请批示”、“以上当否（妥以上当

32、否（妥否），请审批（批复）否），请审批（批复）”或或“特此请示，请批复特此请示，请批复”等作结束等作结束语。语。拟写请示应注意什么拟写请示应注意什么（一）注意行文规则。例如，请示要一文一事，一般情况下不得越级请示，一）注意行文规则。例如，请示要一文一事，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等。不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等。（二）陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是应尽可能地联系全（二）陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。（三）请示事项

33、要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单（三）请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。（四）注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门（四）注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门见山，讲需求要明确具体。见山，讲需求要明确具体。（五）请示事项或涉及其他单位职能，应履行会签手续，必要时在文中对（五）请示事项或涉及其他单位职能，应履行会签手续，必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明。有关单位的会签意见予以说明。（六）请示件应给上级单位留出研究决策的

34、时间，特别紧急的事项，应在（六）请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，应在请示中说明紧急原因。请示中说明紧急原因。拟写报告应注意什么拟写报告应注意什么（一）报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介（一）报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖达要精练清晰，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。沓。（二）报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得（二）报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。当，并要

35、注意表达的条理性和逻辑性。（三）报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级（三）报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。如何拟写批复如何拟写批复 批复的结构一般是：批复的依据，批复的具体内容、希望和要求。批复的结构一般是：批复的依据，批复的具体内容、希望和要求。（一）批复的依据。一是要写明针对什么请示所作出的批复，要求严谨、（一）批复的依据。一是要写明针对什么请示所作出的批复，要求严谨、明确。例如：明确。例如：“你单位你单位关于关于XXXXXXXX问题的请示问题的请示（文号）收悉（文号）收悉”，注，注意不可简单写

36、成意不可简单写成“X X年年X X月月X X日来文收悉日来文收悉”。二是若以有关规定或文件精。二是若以有关规定或文件精神为依据作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标引有关文件或规神为依据作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标引有关文件或规定的名称、文号或条款序号，以备执行中查考。定的名称、文号或条款序号，以备执行中查考。（二）批复的具体内容，主要写明针对下级单位请示事项所作出的指示（二）批复的具体内容，主要写明针对下级单位请示事项所作出的指示或批准决定，以及相关补充内容。拟写时要注意：一是文字精练，言简或批准决定，以及相关补充内容。拟写时要注意：一是文字精练，言简意赅，态度鲜明，语气肯定。

37、二是对同意性的批复一般不需说明理由，意赅，态度鲜明，语气肯定。二是对同意性的批复一般不需说明理由，只明确表态即可，有时需对同意事项作几点原则规定；对上报规划、方只明确表态即可，有时需对同意事项作几点原则规定；对上报规划、方案的批复，要对需要注意的问题加以强调；对否定性的批复，要简述原案的批复，要对需要注意的问题加以强调；对否定性的批复，要简述原因、理由。三是批复内容若涉及其他部门，应会签或协商有关部门。因、理由。三是批复内容若涉及其他部门，应会签或协商有关部门。（三）希望和要求，主要是从上级单位的角度，提出一些补充性的意见，（三）希望和要求，主要是从上级单位的角度，提出一些补充性的意见，或提出

38、希望和执行批复的有关要求等。或提出希望和执行批复的有关要求等。函的一般写法函的一般写法 函分为发函与复函。函分为发函与复函。 发函主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和发函主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请求批准事项等。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因请求批准事项等。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因和目的；主体部分写商洽、询问和请求批准事项的内容，要和目的；主体部分写商洽、询问和请求批准事项的内容，要写得具体、清楚；结尾常提出希望和要求，用语要得体。写得具体、清楚；结尾常提出希望和要求，用语要得体。复函主要用于针对复函主要用于针对 来函作出回复。拟写时，正文开头部分要

39、来函作出回复。拟写时，正文开头部分要引述来函，然后用引述来函，然后用“经研究，现函复如下经研究，现函复如下”过渡到下文；主过渡到下文；主体部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复；结尾可用体部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复；结尾可用“此复此复”、“特此函复特此函复”等作结束语，也可不使用结束语。等作结束语，也可不使用结束语。拟写函应注意什么拟写函应注意什么（一）行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。（一）行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。（二）函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限，复函（二）函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限，复函时则应该迅速、及时。时则应该迅速、

40、及时。（三）函的标题、启承语和结束语：（三）函的标题、启承语和结束语：1 1、发函，标题一般为、发函，标题一般为关于关于XXXXXXXX的函）；正文启承语一般的函）；正文启承语一般为为“现函告如下现函告如下”；需要结束语的，如请示解决困难的函，；需要结束语的，如请示解决困难的函，可用可用“请予支持请予支持”等。等。2 2、复函，标题一般为、复函，标题一般为关于关于XXXXXXXX的复函的复函；正文启承语一；正文启承语一般为般为“现函复如下现函复如下”；需要结束语的，如答复意见的函，可；需要结束语的，如答复意见的函，可用用“以上意见，请予考虑以上意见，请予考虑”等。等。拟写意见应注意什么拟写意见

41、应注意什么 拟写意见时，应注意意见的适用范围，如建议性意见与拟写意见时，应注意意见的适用范围，如建议性意见与建议性请示、指示性意见与指示性通知的使用区别。建议性建议性请示、指示性意见与指示性通知的使用区别。建议性请示的行文目的是请求单位批准或指示，而建议性意见的行请示的行文目的是请求单位批准或指示，而建议性意见的行文目的是对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导同文目的是对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导同志参考；指示性通知具有一定的约束力，而指示性意见则侧志参考；指示性通知具有一定的约束力，而指示性意见则侧重于原则性的方向性，目的是让下级单位知道该怎样做，但重于原则性的方向性，目的

42、是让下级单位知道该怎样做，但在具体方法上，可以根据本地区、本单位实际情况有创造性在具体方法上，可以根据本地区、本单位实际情况有创造性地开展工作。地开展工作。什么是附件及附件说明什么是附件及附件说明（一）附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进（一）附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。（二）附件说明是指正文后标识的说明附件的文字，应在正（二）附件说明是指正文后标识的说明附件的文字，应在正文下空一行标注。标时应注意：文下空一行标注。标时应注意： 1.1.在公文正文之后标注的附件序号和

43、名称，应与所附附件在公文正文之后标注的附件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。的顺序和名称一致。 2.2.附件应与正文一起装订，如果不能装订在一起时，在附附件应与正文一起装订，如果不能装订在一起时，在附件左上角第一行顶格标注该公文的发文字号，并在其后标识件左上角第一行顶格标注该公文的发文字号，并在其后标识附件。附件。第五章第五章公 文 审 签一、公文审核的作用一、公文审核的作用（一）公文审核是保证公文质量的重要环节。（一）公文审核是保证公文质量的重要环节。审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，精简文件数量的作用。精简文件数量的作用。（二）公文审核为领导签发公文奠定良好的基（二）公文审核为领导签发公文奠定良好的基础。公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作础。公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动上，提高单位的工作效率。上，提高单位的工作效率。公文审核应重点把握行文关系、政策法规、协商会签、语言文字公文审核应重点把握行文关系、政策法规、协商会签、语言文字和体例格式等五个方面，具体包括：和体例格式等五个方面，具体包括：（