办公室管理手册

1、办公室管理手册一、办公室组织架构图1二、办公室岗位岗位7（一）办公室主任岗位责任7（二）人事专员岗位责任8（三）行政专员岗位责任9（四）司机岗位责任9三、办公室管理制度10（一）印章及证照管理10（二）办公资产管理11（三）会务管理11（四）办公日常费用管理11（五）公司人员聘用12（六）辞退和辞职12（七）教育和培训13（八）考勤管理13（九）请假管理14（十）临时用工管理14（十一）资产采购管理15（十二）档案管理16一、组织架构办公室组织结构图如下：办公室主任1人3人事专员 2人 行政专员 2人司机 3人二、办公室部门及各岗位职责1、办公室部门岗位职责1.1 行政工作1.1.1 协助领导

2、制定工作计划，起草文件、报告、总结规划、决定、及以公司名义发出的行政公文。1.1.2 协助领导做好公司各部门的考核、监督及协调工作，督促检查各部门工作计划的落实情况与规章制度的执行情况。1.1.3 负责协调公司各类会议的联络与会议筹备工作。1.1.4 协助领导做好日常工作，组织、安排公司会议，做好记录，检查决议落实情况，及时汇总向公司领导汇报。1.1.5 负责公司的机要管理与保密工作;档案管理工作(各类档案资料的内部收集、整理和归档)。1.1.6 负责各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报，传阅、催办，并做好整理归档工作。1.1.7 负责来客来访的接待工作(包括信访接待与处理)

3、。1.1.8 负责公司工商年检、变更及各类合同的收集与管理，以及法律事务工作。1.1.9 协助领导组织处理公司内部各种突发性事件。1.1.10 做好员工交通、车辆管理工作。1.1.11 做好办公用品管理工作。1.1.12 做好公司印章管理工作。1.1.13 负责公司内部的安全保卫工作1.2 人事工作1.2.1负责公司组织机构及岗位设置、变动的管理1.2.2 负责员工招聘工作，人员需求预算、岗位描述、招聘要求、招聘和面试的日常工作、招聘进度、成本/渠道/效率的分析、试工转正、晋升、转岗管理等。1.2.3 负责劳动关系管理，合同工录用/退工、外地劳务工管理、人才引进/居住证手续、员工合同的签订/续

4、签(含各类补充协议)、合同编写/修订、员工慰问、新员工报到手续、出国人员报批手续、离职人员违约处理。1.2.4 负责薪资福利管理。薪酬福利情况调查及计划建议、工资奖金、人事统计报表、劳动人事年检。1.2.5负责员工考勤管理。考勤记录审核统计、工时统计、人事信息收集/管理、档案管理、离职人员手续、离职情况分析和建议、考勤卡/胸卡/临时卡管理1.2.6负责员工考核与发展。各部门人事方面工作的指导/协调/审核/监督、人力资源文件系统的建立/维护/管理/协调、人事资料内部信息管理与协调、员工工作目标制定及绩效评估管理、季度/年度奖金报批手续、员工奖惩、人员计划的控制1.2.7负责员工培训管理。制定公司

5、培训战略规划和实施纲要/根据公司年度工作计划、各项考核结果和各部门提出的培训计划，分析培训需求，并统筹安排，形成中短期培训计划/制定公司年度培训的财务预算，并管理调控培训经费/培训资源的开发与管理/做好培训项目和重点培养人才的培训档案的建立与管理/组织实施员工入职培训、岗位培训的效果评估。2、办公室各岗位职责办公室主任岗位职责编号：（ ）基本信息岗位名称办公室主任岗位层级中级 所属单位芜湖新华联文旅分公司所在部门办公室直接上级总经理直接下属人事专员、行政专员、司机岗位目的协助芜湖文旅公司总经理负责管理人力资源与行政工作。岗位职责序号职责范围具体工作任务权重（%）1招聘管理制定招聘计划；完成招聘

6、任务（根据实际情况）。20%2培训管理制定培训计划；完成培训任务（根据实际情况）。10%3绩效管理进行绩效面谈；督促各部门完成部门考核（根据绩效考核结果，为员工晋升、加薪等提供依据）。10%4薪酬管理进行薪酬管理（在完成考核与考勤的情况下）；做出市场薪酬数据调查。10%5员工关系管理进行员工入离职，员工数据、五险一金、用工备案的等相关工作管理。5%6人力资源规划制定年度人力资源规划(根据公司运行实际情况)。5%7制度管理制定并完善人力资源与行政制度；监督制度执行。5%8档案管理完善月度员工花名册、员工其他档案完整率100%。5%9固定资产与低值易耗品管理建立并完善的固定资产管理台账；建立并完善

7、的固定资产管理台账。5%10公文、证照管理管理公文与证照；建立使用台账。5%11费用控制控制部门各项工作成本；节省多余开支，保证重点工作完成。5%12后勤保障与福利保障后勤资源；协调并保障水、电、通讯、网络、用车等办公需求；建立使用台账；发放节日福利（根据实际情况）。5%13日常管理工作负责制定本部门员工的业务布置及考核工作；配合其他部门完成相关工作；完成上级领导交办的各项工作。10%工作联系内部联系公司各部门及其他相关联新华联旗下公司外部联系政府部门、其他非本集团公司任职资格教育背景大学本科或相当于以上专业知识与技能要求一、专业知识1、本科及以上学历。2、熟练掌握人力资源管理、行政的专业知识

8、，熟悉商业管理业务流程。二、技能要求1、掌握OFFICE等办公软件应用。2、具有高度的责任感和奉献精神，良好的道德品质和职业操守。3、具备优秀的书面和口头表达能力，有较强的工作执行力，具备较强的沟通、协调、组织能力。工作经验5年以上大型企业工作经验，相关大型企业三年以上专业部门管理岗位工作经验。专业技术职称人力资源管理师资格认证二级人力资源管理师及以上其他特殊要求 备注任职者签字直接上级签字审批人审批日期人事专员岗位职责编号：（ ）基本信息岗位名称人事专员岗位层级基层所属单位芜湖新华联文旅分公司所在部门办公室直接上级办公室主任直接下属/岗位目的协助上级领导处理人力资源相关工作，保证人力资源工作

9、顺利进行。岗位职责序号职责范围具体工作任务权重（%）1招聘协助经理完成招聘任务（依据当年人力资源规划，根据实际情况）。30%2培训完成培训工作组织与实施（依据当年人力资源规划，根据实际情况）。10%3员工关系完成员工花名册、档案、入离职、五险一金等相关工作。15%4考勤管理完善考勤管理（根据制度要求）。 10%5绩效协助经理完成绩效面谈；完成数据汇总（根据各部门考核情况，汇总数据零误差）。10%6薪酬确保薪酬数据充裕时间报交财务部，确保工资数据准确无误。10%7制度协助经理完善人力资源制度规范；监督制度执行。10%8日常其他工作完成上级领导交代的其他工作。5%工作联系内部联系公司各部门外部联系

10、其他非本集团但与本职工作相关公司及相关政府部门任职资格教育背景大学本科或相当于以上专业知识与技能要求一、专业知识1、熟练掌握人力资源管理专业知识。2、熟悉商业管理业务流程及特点。二、技能要求1、形象气质佳，具有高度的责任感和奉献精神，良好的道德品质和职业操守。2、具有较强的文字能力、团体合作能力与沟通协调能力。3、掌握OFFICE等办公软件应用。工作经验3年以上相关岗位工作经验，有同行业工作经验优先。专业技术职称人力资源管理师资格认证二级人力资源管理师其他特殊要求 备注任职者签字直接上级签字审批人审批日期行政专员岗位职责编号：（ ）基本信息岗位名称行政专员岗位层级基层所属单位芜湖新华联文旅分公

11、司所在部门办公室直接上级办公室主任直接下属/岗位目的协助办公室主任完成行政工作，保证行政工作顺利进行 岗位职责序号职责范围具体工作任务权重（%）1制度协助办公室主任执行管理制度；监督制度执行。20%2公文起草相关公文文件。10%3会议管理完成会议准备及通知工作；完成相关会议纪要，保证传达信息准确性。10%4资产管理协助经理完成固定资产管理；完成易耗品管理；完善管理台账。15%5证照与印章协助经理完成公司证照、印章管理；完善使用台账。20%6用车协助经理进行用车管理；监督车辆使用情况；完善用车台账。10%7福利发放日常福利、节日福利。5%8档案管理负责财务档案外的各类档案（包括电子档案的整理、保

12、管、借阅、销毁等管理）；负责组织、指导、检查长春商管公司各部门文档管理人员的文件归档、整理、保管、移交等工作。5%9其他工作完成领导交代的其他事项。5%工作联系内部联系公司各部门外部联系其他非本集团但与本职工作相关公司及相关政府部门任职资格教育背景大学本科或相当于以上专业知识与技能要求一、专业知识1、档案管理、会务组织、熟悉相关政府部门流程。二、技能要求1、较强的管理能力。2、公文写作能力。3、熟练使用办公软件。4、熟练使用操作办公自动化设备。工作经验3年以上行政管理工作经验。专业技术职称资格认证其他特殊要求 备注任职者签字直接上级签字审批人审批日期司机岗位职责编号：（ ）基本信息岗位名称司机

13、岗位层级基层所属单位芜湖新华联文旅分公司所在部门办公室直接上级办公室主任直接下属/岗位目的协助上级领导处理用车相关工作，保证用车工作顺利进行。岗位职责序号职责范围具体工作任务权重（%）1用车工作负责领导用车、招商部接待商户用车，行政工作外出用车等其他公司相关业务用车；安排行车时间、行车路线；做好节油节能并提供行车记录，保管好车辆的各种技术资料；做好车辆整洁工作。30%2车辆费用与报销控制车辆费用；报销相关票据。25%3车辆保养负责车辆保险关系处理、验车、售后维修、维护、定期对车辆保养等相关工作。20%4安全执行安全责任制和操作规程，遵守交通规则，文明行车，确保行车安全，及时补充行车所需的材料、

14、资产。20%5日常其他工作完成上级领导交代的其他工作。5%工作联系内部联系公司各部门外部联系其他非本集团但与本职工作相关公司任职资格教育背景专业知识与技能要求一、专业知识1、熟练掌握驾驶技术。二、技能要求1、形象气质佳，具有高度的责任感和奉献精神，良好的道德品质和职业操守。2、具有熟练的驾驶技术。3、熟悉行政司机工作流程。工作经验5年以上相关岗位工作经验，有商业企业经验优先。专业技术职称驾照资格认证C1/B2驾照其他特殊要求 备注任职者签字直接上级签字审批人审批日期三、办公室管理制度1、印章及证照1.1 公司营业执照及公章由办公室指定专人进行保管并严格按照印鉴使用管理规定进行使用。1.2 建立

15、登记制度，加强监控，严格把关，出现问题要追究管理人的责任。1.3 公务用章，必须置于保险柜存放，不准将印章放于明处。1.4 因签订合同或特殊情况需将印章携带外出的，需报经总经理批准，由印章管理人登记备案，并专人保管，以防失窃。1.5 印章管理人要经常检查，定期清洁，确保良好使用效果。本人外出时，经项目经理同意后，可将印章委托保管，并办理好相关手续。1.6 公文、合同、信函、重要资料及日常事务性等用章需由总经理批准。1.7 使用印章时由使用人将材料整理完备并填写登记表后，按规定报批方可盖章。1.8 使用印章应将时间、编号、用章部门、内容、经办人等相关情况详细登记，已备查阅。1.9 加盖印章后，对

16、于上报下发的公文、函件、资料等入工作需要，应复印留存。用章情况，管理人同机输入计算机内，已备审查。1.10加强用章管理，确保万无一失。杜绝因使用和管理不当造成经济损失和引起经济纠纷。否则，将承担为此造成的相关责任。2、办公财产管理2.1 办公室要严格审查、核定各部门申报的办公用品购置计划，严格控制办公费用支出。2.2 办公用品由办公室统一购置、保管，未经批准不得随意购置（特殊情况例外）。2.3 办公室严格执行办公用品领用手续，厉行节约，遵循领用定时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。2.4 各部门要由专人负责领取资产，并在领取单上签字，由办公室登记造册保管。2.5 各部门办公

17、用品或财产要认真管理，实行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失，由部门或个人负责。2.6公司办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，办公室将追究相关人员责任。2.7 因工作需要配备给个人的用品，在工作调动或离岗之前，必须归还单位，正常易损品除外。2.8 办公室应将公司所有财物分类记入台帐，定期盘点、核查，并将核查情况汇总上报总经理。3、会务管理3.1 办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确召开会议的时间、地点、参加人员、会议内容、目的以及与会人员须携带的文件材料和其它相关事项。3.2 办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后

18、的文件退收工作，会议文件的立卷归档，会议文件汇编，完善会务工作。3.3 对相关部门执行会议决议情况进行督办，并将其执行结果注册归档。内部会议必须做到保密。3.4 若举办大型会议，办公室必须事先开好工作人员会，让其明确与会者的各自分工，以便各负其责，相互衔接，密切配合，保证会议顺利进行。3.5 办公室负责会议室管理，并监督公司员工爱护会议室的设施，保持会议室清洁，任何人不得损坏会议室的桌椅、茶具、烟缸等财产。4、办公室日常支出的核准4.1办公室日常管理经费由办公室严格参照年初预算支出计划中的数额核定，差旅费用标准依据财务管理制度中的规定执行。4.2 办公费用的报销先由经办人签字、会计审核票据，然

19、后由办公室主任核准、签字，最后由总经理批准签字后支付。5、公司人员的聘用5.1各部门在年初须将人力资源计划表、部门年度增员计划说明表提报办公室，办公室整理综合后，将人员招聘计划表上报总经理及集团总部，并经审核下发后方可执行填写本公司求职申请表。5.2 应聘人员应认真填应聘登记表，确保所填信息真实、准确。5.3 进入复试人员经领导面试确认后，按流程进行入职申报，审批通过后方可入职。5.4 新员工如试用期到期，则应填转正申请表并经上级领导批准按流程申报后予以转正。5.5 凡有以下情形之一者，除因情况特殊经总经理核准者外，不得任用。5.5.1 剥夺公民权利尚未复权者。5.5.2受有期徒刑公告或通缉，

20、尚未结案者。5.5.3 吸食毒品或其他代用品者。5.5.4 身体缺陷、患传染病或健康欠佳者。5.5.5 未满十六岁者。6、辞退和辞职6.1公司对有下列行为之一者，给予辞退：6.1.1 一年之内记过三次者。6.1.2 计旷工3日及以上者，全年累计旷工1个月者。6.1.3 挪用公款，收受贿赂、酬金者。6.1.4 工作疏忽，贻误要务，致使公司蒙受重大损失者。6.1.5 违抗命令，擅离职守，情节严重者。6.1.6 聚众罢工、怠工，造谣生事，破坏生产秩序者。6.1.7 仿效上级主管人员签字，盗用印鉴或涂改公司文件者。6.1.8 有破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、财物及文件资料等行为，使公司业务遭受损失者

21、。6.1.9 品行不端、行为不检，屡教不改者。6.1.10 擅自离职为其它公司工作者。6.1.11 违背国家法令或公司规章，情节严重者。6.1.12 泄露业务秘密，情节严重者。6.1.13 为个人利益虚报工单、冒领各项费用者。6.1.14 年终考绩不合格者。6.1.15 工作期间因受刑事处分者。6.1.16 员工在试用期内被发现不符合录用条件者。6.1.17 严重损毁公司形象，影响恶劣者。6.2 本公司辞退员工时，应于事前30日内告之，并由其所在主管向员工出具员工辞退通知书。6.2.1被辞退员工无理取闹、纠缠领导，影响本公司正常生产和工作秩序的，本公司将报公安部门，按照治安管理处罚条例的有关规

22、定处理。6.2.2 综合部在辞退员工后，应及时登记并更新员工花名册记录。6.2.3 公司各部门辞退员工必须经综合办备案，总经理审核批准方可执行。6.2.4 本公司员工因故辞职时，应首先填写离职申请表交上级主管签发意见，再送办公室审核，并经总经理批准后方可办理相关手续。6.2.5 公司员工无论以任何理由提出辞职申请，自提出之日起，交接所有岗位工作及相关资料，交接完全后方可辞职。6.2.6员工辞职申请被核准后，在离开公司前应填写移交清单，办理移交手续。6.2.7 员工辞退、辞职手续未按规定程序办理，公司有关部门应视其情况，按有关规定妥善处理，否则由部门负责人承担责任。7、教育与培训7.1 公司举办

23、各种定期或不定期的业务教育与培训，为公司打造高绩效的团队。7.2 有关教育与培训，其参加人员、课程、时间、地点等按公司员工培训计划办理。7.3 本公司为了教育与培训的顺利执行，需指派有关人员担任课务负责人，被指派者不得借故推诿，而应认真负责各项事务。7.4 员工培训分为：7.4.1 职前培训：新进人员应实施职前培训，由办公室统筹办理，具体内容为：公司简介、岗位职责及规章制度等的讲解。7.4.2 工作特点、部门业务及工作需求的说明。7.4.3 指定有经验的专业人员进行辅导。7.4.4 在职培训员工应不断研究学习本职技能，各级主管应随机施教，以求精进。7.4.5 专业培训：视业务需要，挑选优秀干部

24、到各职业培训机构接受专业培训。回公司后就“理论与实践的结合”提交书面报告，开课讲授，使本公司同事共享其利；或邀请专业学者来本公司做系列专题讲座，以增进员工专业综合素质。7.5员工培训待遇及义务7.5.1 公司委派专职人员学习，其学费、旅差费按公司规定给予报销。7.5.2 凡参加各类短期培训者，需由本人向公司综合办公室提出申请，根据公司需要，由总经理批准方可参加。7.5.3 员工参加培训其计划表、记录表、考核表如实填写后存档。8、考勤管理办法8.1 公司员工工作日上下班时间规定： 上午：8：3012：00 下午：1：305:30 8.2 公司员工周工作天数需根据公司的工作情况而定，通常为5天制。

25、特殊情况下具体工作天数由办公室拟定，呈报总经理核准后执行。8.3一般出勤规定8.3.1员工迟到（打卡后没有在规定时间进入办公区的视作迟到）、早退在半小时内的，每次扣减当月工资30元；半小时至1小时的，每次扣减当月工资50元；1小时至2小时的每次扣减当月工资100元；一月内累计3次以上迟到在2小时内的员工，公司将给予警告处分；。8.3.2迟到、早退超过2小时的，公司将扣减相应缺勤工资并处以记过处分；连续12个月内累计迟到、早退10次以上者予以解除劳动合同。员工迟到、早退2小时以上，擅离职守、无故空卡的，视为旷工；每旷工1次，扣罚月薪的10%，给予警告处分，年薪制人员当月无效益工资；年内旷工累计1

26、5次或连续旷工3天以上者予以辞退8.3.3 旷工：请假未批准或假期已满未续（续假需请部门主管呈报总经理批准）而擅自不到者，视为旷工。员工旷工一天扣发当日工资，旷工两天或两天以上加倍扣发。连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者解聘。员工旷工不满半天按半天计。8.4 公司员工加班8.4.1员工每日应办事项，应当日完成。如遇特殊情况或紧急事务，必须在上班时间外完成，须填写加班申请单，且必须在规定时间内完成。因故不能加班者，事先征得部门主管同意，方可离开工作岗位。各部门对所属人员的加班申请事项应认真核实。员工在加班时间内擅离职守且完不成任务，除不核发加班费外，还要视情节轻重予以惩处。加班结束后，要在加班

27、单上注明加班时间内的工作内容。公司员工在国家法定日加班，由总经理酌情考虑。8.5 哺乳期间女员工上下班规定：哺乳期间女员工上下班时间：上班前可晚半小时签到，下班前可提前十五分钟签退。8.6 公司所属员工的考勤，从已聘用并通知上班之日起开始，月底由部门主管将考勤表呈报总经理，总经理核准签字后交财务主管，依公司相关规定办理。9、员工请假管理办法9.1 请假手续9.1.1 公司本部员工请假，需填写请假申请表，填妥请假日期、请假事由及相关项目，报请部门直接上级主管核准后方可请假离开工作岗位，办公室记载、汇总、存档。9.2 请假权限公司本部员工请假半天内由部门负责人批准，半天以上须向总经理作请假说明，总

28、经理批准后将签批后请假单交办公室存档。9.3请假须知：9.3.1 公司本部员工请假申请表交由办公室存档管理。9.3.2 公司员工如遇急重病或突发事故不能亲自办理请假手续，必须在当日委托同事或以电话口头请假，假满返回后补办请假手续，不得超过三天。9.3.3 员工请病假三天（含三天）以上，必须附有医院证明于当日或次日交部门主管并呈报总经理处，办理病假手续。9.3.4 员工请假若理由不充分或妨碍工作开展，部门主管可酌情不予准假、延期给假或缩短假期。9.3.5 请假未核准而先行离开或假期已满且不到勤者，以旷工论处。员工若发现请假记载有误（只限当月），应即时向部门主管查询更正。9.4 请假管理：9.4.

29、1 公休假依法律、法规之规定，并结合公司的实际情况如期休假或推迟休假。9.4.2 事假需本人亲自办理，提前申请，一般一次不超过三天，全年一般不超过二十天。超过规定期限按旷工论处，且假期内不发工资。9.4.3 工伤假：因公受伤，经医院证明确实无法工作者，准请工伤假。9.4.4 婚假：公司员工结婚，给假10天，假期内工资照发。9.4.5 女员工分娩，假期20天，特殊情况适当延长假期，假期内工资照发。员工本人或配偶的直系亲属去世，一般给假3天，假期内工资照发。超过3天后的时间段，工资停发。 10、临时人员管理办法10.1雇用10.1.1各部门招聘临时人员，应填“临时人员雇佣核定表”经办公室通过，总经

30、理核准后，方可雇佣。10.1.2临时人员报到时，各部门应向办公室提交临时人员的相关资料供办公室备案。10.2管理10.2.1 临时人员于工作期间可请工伤假、事病假以及婚、丧假，其请假期间除工伤假外均不发给工资。10.2.2 临时人员的考勤、出差等归办公室管理。10.2.3 停止雇用临时人员于工在期间如有不能胜任工作或者工作期满，雇用部门应予终止雇用，终止雇用的临时人用应填写“离职申请（通知单）”经主管核签后，送到办公室，凭此结算薪资。11、资产采购、入库、出库、归还管理办法11.1资产的采购：11.1.1凡公司购买的工作所需用品，由部门填写采购申请单后，报总经理批准备签字后，办公室方可购买。1

31、1.1.2 临时急需购买之资产，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买资产。11.1.3 购申请表，经办公室核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为到财务部报账的原始凭证之一。11.1.4 资产的采购原则上由二人以及二人以上参与购买，不得由一个人购买。11.1.5 如所购资产属瑕疵产品或伪劣产品，由采购人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。11.2 资产的入库与出库：11.2.1 采购人员将资产购回后要填写资产入库单，凭销货发票和入库单到财务部按规定办理报销手续。入库单上必须要有经办人、资产保管人、部门负责人签字和办公室经办人签字。资产入库后，资

32、产管理员应及时填写台帐。11.2.2 出库：资产出库时，待办公室主任签字后，资产保管员和领用人员要在资产出库单上同时签字。领用人要在出库单上注明出库资产的品牌、规格、型号及新旧、完好程度等情况。 11.3 资产的归还：11.3.1 领用人将所用的资产归还时，资产保管员要对资产的完好状况，损毁程度仔细检查，并将检查情况计入资产归还记录单，报办公室主任复检，同意入库后方可入库。11.3.2 如果所归还的资产损毁情况严重超出正常使用时磨损、折旧的范围，资产保管员按照公司的相关规定，有权要求资产领用人做出相应的赔偿，并将情况上报综合办主管。11.3.3 如领用之资产价格昂贵，资产损毁程度严重或丢失，要

33、将情况如实上报总经理，由总经理做出处理。具体细则参考办公用品管理制度12、档案管理12.1档案分类和内容12.1.1 档案管理应分类编号并严格要求进行统一管理存档。12.2 档案的编制和要求12.2.1档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。12.2.2 如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。12.2.3 档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。12.2.4 需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。12.3 档案存放管理交接原则12.3.1档案