项目群与项目支持办公室

1、       项目群与项目支持办公室                       本章阐述的是计划或项目支持办公室的设立的问题，包括它们的职能、成本和作用。项目群或项目支持办公室的实施项目群或项目支持办公室可以使一个物质实体、逻辑实体或两者的结合。在物质实体的形式下，有员工团队被委派到办公室中;而逻辑实体形式的办公室则没有实施职能的具体员工，它们通

2、过公司的系统、程序和过程获得实施，这样的办公室必须进行监督。因此，有必要设立专门的过程或人员负责确保监控的实施，以及对办公室的定义和实施的必要更形。为什么要设立项目群和项目支持办公室就本质而言，该问题的答案在于为公司提供一个管理焦点，以及处理一下要求的方法：·维持、更新和拓展项目群和项目支持基础设施的职能范围·为项目群和项目的规划提供支持·为项目群和项目的监控提供支持·确保项目群和项目具有技术和商业上的整体性·为获得的经验和知识提供准备·为项目群和项目的支持设施的使用实施审计项目群或项目支持办公室具有哪些职能这一问题就好比在问“一条绳

3、子有多长?”,答案由公司以及它所实施的项目群和/或项目的范围来决定。但是，似乎很多公司已对项目支持办公室的职能达成了相当的共识，尽管各办公室的运营过程和所提供的支持程度存在着很大的不同。以下将分别对公认的项目群支持办公室和项目支持办公的职能范围进行介绍。项目群支持办公室项目群支持办公室提供或者支持的典型职能如下：1. 对项目群内容进行定义2. 对项目群的利益和成本进行量化3. 风险管理与评估4. 明确项目组成5. 对过程实施监控6. 掌握经验和知识7. 提供专业技能8. 维护项目群支持基础设施对项目群内容的定义对项目群内容和需求的明确与公司的战略和业务规划职能相关。首先由项目群主管提议，而后又

4、各计划的执行主管人员或小组(业务变更经理、技术或设计经理和项目群经理)发起。项目群支持办公室可以以多种方式为这一过程提供支持，如通过收集、分析和提出信息来协助明确项目群所处的业务领域及其可能目标。这一支持角色可以是纯行政的，也可以进一步包括公司间或部门间的信息进行收集和分析，从而为项目群提供基准和目标。这一支持很必要，因为它有助于确保任何决策和目标的制定都建立在事实的基础之上，而不是凭空想象的。对项目群的成本和利益的量化一旦确定了业务战略和支持项目群的方向和内容，就必须对它们的成本和利益加以量化。需要量化的内容包括：·预定获得的利益;·实施项目群所需的资源;·对歌

5、资源的利用，包括确切的使用时间及所需的质量和数量。为了对以上过程提供支持，项目群支持办公室要从公司各部门获得有关信息。获得适度准确和最新的信息支持这个过程，可能会引起工作习惯和程序的相应改变。经验表明，对这一问题的忽视以及在设立信息收集过程和支持系统之前未对所需信息加以第一手收集，他将导致建立一个极为官僚的或在不准确信息基础之上的系统。对项目群中风险的管理和评估在实施的整个过程中，风险无时不在，当着手实施一个有意在进行变更的项目群是，涉及很多新鲜事务，其中风险的数量和程度都会激增。有一个应用广泛的方法可对以上风险进行明确和管理。项目群支持办公室有助于确保该过程：·获得执行·

6、具有连续性·定期更新·反映出获得的经验和教训·被不断推进与量化过程相同，项目群支持办公室必须获得有关信息来支持该过程，并确保该信息被正确应用。明确和发起项目形成项目群支持办公室可以为项目群经理提供一系列的支持服务，以助其明确和发起项目群和项目的成份。办公室所需的服务和信息系统可以是独立的，或与用于项目支持的系统相关联。所需信息包括：·项目或系统开发的方法·资源和资产的使用性·规划和控制的标准和系统·项目风险评估信息项目群支持办公室他提供的主要在于对项目群所处地位及其相关方面的研究和定义，以及对组成群的项目的发起。项目群的监控

7、过程一旦建立项目群，公司就必须确保对其进展的定期监控，并在必要时实施控制措施。项目群支持办公室可以通过实施这一职能来为项目群和各项目提供服务。它还有助于明确在何处存在着或可能存在着瓶颈。为了最有效和高效地提供这一支持，有必要在设立信息收集过程之前对这一职能进行规划和建模，从而能简单而准确地对进展报告进行收集和整理。对经验和知识的吸收公司在完成一个项目群后很可能还会实施其他的项目群。因此，将获得的经验和教训用于后面的项目群中就显得十分重要。需要收集的信息包括项目群和项目成分执行过程中所遇到的机遇或问题。项目支持办公室要收集和分析的其他信息还包括预计发生的与实际发生的事情之间的区别，从而为将来项目

8、群的执行留有合适的余地，或使用一定的对策来弥补它。提供专业技能项目群支持办公室作为一个逻辑实体比作为一个物质实体更统一运行。逻辑实体形式的项目群支持办公室中，项目群支持基础设施中掌握着所有的有助于项目群经理的相关信息和支持工具。对这一逻辑实体的基础设施进行维护和更新所需的技能和经验可能存在于多处。如果决定建立物质实体形式的项目支持办公室，公司就要向其委派全职或兼职的人员，他们应具有以下技能：·业务分析能力·财务分析能力·信息技术及其他专业技术·规划和控制能力·战略、风险分析和管理技能·项目群和项目管理技能·信息行政管理的能力

9、项目群支持基础设施项目群支持办公室的一个重要角色是建立、维护和更新项目群支持基础设施。典型的基础设施包括以下内容：·允许项目群经理使用的程序和标准·以前项目群和项目的样本文件·以前项目的资源使用信息·公司注册的资源和其他资产·有助于任何项目群管理过程的软件和其他工具项目支持办公室它能提供的典型作用包括：1. 进行项目定义和规划2. 对项目成本和利益的量化3. 风险管理4. 监督5. 提供经验和知识6. 对项目管理过程和程序进行支持7. 获得经验和知识8. 提供专家技能9. 对项目支持基础设施进行维和项目定义和规划大多数的项目都不是孤独存在的，很

10、可能是项目群或一系列项目中的一部分。项目支持办公室可以协助公司对每个项目进行定义。特别是，它有助于明确和建立各项目间及其本质与内容存在的任何关联。办公室对项目规划过程提供的支持经常与对项目群的支持向重叠，因为两者均涉及对不同目标的项目进行规划。通常，公司对该重叠的应对方式为使用共同的信息基础，但制定不同的应用方式。例如，公司对项目群的规划使用极端的“白描勾勒法”而为项目制定较为详尽的计划。重要的是这些过程是相互联系而又连续的。项目成本和利益的量化对各项目的成本和利益的最初量化可能已经包含于该项目所属的项目群的定义之中。项目群定义过程中的高层次分析对项目群而言，它的精确度是合适的，但对单个项目而

11、言却是远远不够的。因此，通常要将初期的粗糙分析加以细化和更新，使其更为具体和精确。这一过程可以有项目团队来实施。但是，通常情况下，该团队不可能具有索要分析数据的所有聚能。此外，公司对使用连续的方法、标准的核算方法以及其他常规做法(包括公平)的要求，使得项目支持办公室或其他独立团队成为数据分析的较佳选择。风险管理过程计划层次的各项目中都存在风险因素。执行项目是，公司会遇到各种各类的风险。有若干方法可以用来对以上风险加以明确和管理。项目支持办公室可以确保项目的：·实施·连续性·定期更新·对获得的经验和教训的反映·不断获得推进与量化过程相同，项目支持

12、办公室必须获得有关信息和技能来支持该过程，并确保该信息被正确应用。办公室能够纵览项目的全过程，这一独特的地位可以确保开发出来的任何新的风险规避战略和风险牵制战略都能被适当地用于其他的项目。监控过程项目一旦发起，相关项目组就必须对其进展定期监控，并在必要时实施控制措施。项目支持办公室可以通过实施这一职能来为项目群和各项目提供服务。它还有助于明确在何处存在着或可能存在着瓶颈。为了最有效和高效地提供这一支持，有必要在规划的过程中实施该职能，并对事实信息加以收集，从而能简单而准确地对进展报告进行收集和整理。可以使用假设分析(what-if analysis)对项目的最终结果进行分析，并将分析结果后应用

13、于为控制过程提供进一步的支持。为了提供最有效的监控，在提供信息的系统被进行之前，有必要对该功能进行计划和建模。提供经验和知识项目支持办公室为公司提供的典型信息是从以前项目中获得的、与目前项目的管理相关的经验和知识。它可以是最简单的说明-口头的建议、指导或忠告。项目支持办公室应可以为项目提供人员或资源，已成立项目管理小组或专家小组来协助项目工作。采用这种类型 的支持办公室能使项目保持整体的连续性，因为用其他方法很难实现。确实，如果有高效的基础设施包括程序、系统和标准的支持者以及集权式的职能，那么，项目经理及项目管理团队的其他成员同时涉及几个项目是可能的。该战略可以使公司对项目经理的需求锐减。对项

14、目管理过程和程序进行支持这一标题下包含很多的行为。与其将其一一列出，不如探讨一下项目管理过程和程序所需的支持有哪些。通常包括：·对项目管理文件的更新和维护·项目核算·资源合同的行政管理·获得资本·与外部供应商的联络·订立合同和其他谈判·制定工作计划和时间表·项目进展报告·定义标准·质量控制检测的行政和组织管理·档案管理·配置管理以上工作哪些分配给指导办公室，那些分配给专家部门、项目经理或项目开发团队，必须在项目任命前加以确定。获得经验和知识项目支持办公室的最后职能，可能也是其

15、存在的主要原因，在于从以前的项目中汲取经验和知识。这一职能有助于对项目管理和系统开发普通使用程式性方法。项目支持办公室收集的信息包括：·以前项目中使用的技能·公司中可利用的技能·有效和无效的项目或系统开发方法·开发套路·样本产品必须对以上信息进行收集和整理，使其能被办公室循环用于实现以后的稿纸项目和项目群。提供专业的技能项目支持办公室可以作为一个逻辑实体，而不是物质实体运行。逻辑实体中，选民支持基础设施中掌握着有助于项目经理完成任务的所有相关信息和支持工具。但需要对该基础设施进行维护和庚型，而所需的技能和经验可能存在于公司内部的多处-包括使用该

16、基础设施的项目经理们。如果决定建立物质实体形式的项目办公室，公司就要像其委派全职或兼职的人员。他们应具有以下技能：·项目管理·质量管理·配置管理·规划和控制能力·风险分析能力·顾问支持·信息行政管理的能力项目支持基础设施项目支持办公室的一个重要角色是维护和更新(甚至建立)支持基础设施。典型的基础设施包括以下内容：·允许项目经理使用的程序和标准·以前项目的样本文件·以前项目的资源使用信息·有助于任何项目管理过程的软件和其他工具项目支持办公室的成本和收益公司必须对项目支持办公室授权调查范围

17、及其建立和运行的商业案例进行准确而公认的定义。否则，就不可能理解该办公室的真实目的，公司无法从中获得增值，很可能混淆该办公室的角色而经常下降为一个行政支持部门。以下将探讨公司该如何定义办公室存在的原因和商业案例。建立项目支持办公室的原因有必要首先确定公司投资建立项目支持办公室的原因，而后再开始构建商业案例之前对办公室的授权调查范围进行定义。其中应明确办公室所应提供或加以支持的职能，及其所提供的服务范围。建立项目支持办公室的原因可以分为两类：·直接的财务原因·定性的和间接的财务原因直接的财务原因直接的财务利益主要是减少项目群和项目经理(昂贵的资源)在执行项目群和项目管理过程所

18、消耗的精力。理想的情况是商业案例的准备着进行工作量化或事实工作量的减少进行确定/评估。经验表明没有项目支持办公室，项目群和项目经理通常需要花费起实施项目和项目群管理过程的全部可用精力的7%17%.如果设立项目支持办公室对主要的基础职能(包括规划和监控)提供支持，那么以上百分比将会减少一半。定性的和间接的财务原因这一类的原因在于设立项目支持办公室主要是为了对项目群和项目管理过程实施更好的监控，以及确保公司从其他项目群和项目中获得的经验和知识中受益。有的利益是可以量化的，而有些则是无形的或间接的。此时的商业案例应以成本规划而不是直接节余为基础。程本规避的示例如下：·减少因重复犯错而好费的

19、精力·减少开发标准而好费的精力开发商业案例-成本分析成本的过程中常犯一个错误是不能全局地在全公司范围内对成本因素进行分析和评估。为了避免这类的错误发生，也为了为分析人员提供一个工作起点，可以使用下面的和对清单。项目支持办公室提供服务的成本是什么与成本计算相关的项目支持办公室的各项活动如下：1. 对所提供的信息/数据的收集：·所需的信息/数据进行定义·对数据的收集和清楚成本加以计算·对数据短缺所造成的成本进行评估/计算2. 项目支持办公室基础设施的成本：·对所提供的项目群或项目支持基础设施的内容加以定义·对基础设施的开发和设置进行评估/

20、计算·明确和定义该基础设施的维护成本3. 闲置成本：定义公司在以下过程中引起的成本：·对办公室成员的研究过程，和对将来项目群或项目所应提供的支持的明确过程。·能为将来的项目群和项目提供支持的基础设施的准备过程。开发商业案例-利益同样，在对利益进行评定的时候也很容易忽视对公司进行广泛深入的观察。以下核对清单可以为利益计算提供起点。使用项目支持办公室的利益与各项项目支持办公室活动相关的利益如下：1. 知识的获取·项目群和项目经理卡法项目群和项目管理过程文件(规划书和报告)所需消耗的精力减少了多少?2. 焦点的集中·从中央审计或政策职能中获得的利益有

21、哪些?·为项目或项目群提供所需(如突发情景导致的资源缺乏)的稀有资源所带来的利益有哪些?3. 增值·公司将一个项目或项目群中获得的经验应用于其他项目群和项目所带来的价值有哪些?4. 优点中心·公司避免以前的错误所带来的利益有哪些?·缩短新的项目和项目经理的学习时间所带来的利益有哪些?其他考虑项目支持办公室还可能担当项目群和项目经理的审计或顾问的角色。如果它担任了这样的角色，从其他渠道提供此项服务的利益和成本也要计算在内。在开发商业案例的过程中，也值得考虑是否为使用项目支持办公室服务的公司部门实施一个收费机制。如果确定实施这一机制，那么该办公室存在的原因既

22、变得十分简单又可能更为复杂。变得简单是因为可以通过使用其的人员状况开确定它存在的原因，因为如果它不能带来紧急利润，人们就不会使用它。而当向公司和使用办公室的服务的项目群和项目经理们出售这一想法时出现若干问题时，这一机制就会变得十分复杂。同样，对成本-利益的分析也会变得十分复杂。小结一个公司是否需要建立和实施项目支持办公室在很大程度上取决于它自身所处的环境。该办公室所应具有的职能也是如此。有必要：·对公司对这些服务的需求加以定义·在统一的框架内实施各项服务，从而从对项目群和项目的投资中获得最大利益·为了公司的将来，项目支持办公室对目前的项目支持和项目的经验和知识加以吸收和保存。本章阐述的是计划或项目支持办公室的设立的问题，包括它们的职能、成本和作用。项目群或项目支持办公室的实施项目群或项目支持办公室可以使一个物质实体、逻辑实体或两者的结合。在物质实体的形式下，有员工团队被委派到办公室中;而逻辑实体形式的办公室则没有实施职能的具体员工，它们通过公司的系统、程序和过程获得实施，这样的办公室必须进行监督。因此，有必要设立专门的过程或人员负责确保监控的实施